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Creazione di un flusso di lavoro di SharePoint 2010 utilizzando SPD 2010 e Visio 2010: procedure e domande frequenti

Creazione di un flusso di lavoro di SharePoint 2010 utilizzando SPD 2010 e Visio 2010: procedure e domande frequenti

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Articolo originale pubblicato giovedì 19 maggio 2011

Sam Chung-Salve, mi chiamo Sam Chung e ricopro la carica di Program Manager nel team di SharePoint Designer. In questo blog illustrerò come utilizzare Visio 2010 e SPD 2010 insieme per creare flussi di lavoro. Esaminerò inoltre alcuni problemi e domande comuni che molti si trovano ad affrontare quando utilizzano i due strumenti insieme.

Per preparare il campo abbiamo bisogno di alcune informazioni di contesto a proposito della relazione tra SPD e Visio. Sono già disponibili alcune risorse relative al modo in cui utilizzare i due strumenti insieme, in particolare gli interventi sul blog seguenti descrivono questo aspetto dal lato di Visio:

http://blogs.msdn.com/b/visio/archive/2009/11/23/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-1.aspx

http://blogs.msdn.com/b/visio/archive/2010/01/19/sharepoint-workflow-authoring-in-visio-premium-2010-part-2.aspx#comments

Tali post di blog sono tuttavia alquanto datati, pertanto ho deciso di riesaminare interamente questo aspetto. Approfondirò inoltre alcune aree e affronterò alcuni problemi comuni che sono stati riscontrati.

Contesto

Per questo blog partirò dal presupposto che non avete consultato altre informazioni relative a Visio e SPD, definendo quindi il contesto. Se avete già una certa familiarità con Visio e SPD vi suggerisco di saltare questa sezione e passare a quella successiva.

Il team SharePoint Designer 2010 a collaborato con il team Visio per consentire agli utenti di utilizzare i due strumenti insieme per creare e visualizzare i flussi di lavoro. Questo blog sarà incentrato maggiormente sull'aspetto della creazione di questa relazione e non approfondirà invece la visualizzazione sul lato server (questo argomento verrà trattato in un altro blog).

La creazione di un flusso di lavoro può svolgersi in due modi. Gli utenti possono utilizzare una finestra di progettazione comune basata sulle frasi in SPD per creare/modificare i flussi di lavoro oppure possono utilizzare il client Visio. Poiché la creazione dei flussi di lavoro nella finestra di progettazione basata sulle frasi è un processo alquanto noto, mi concentrerò sul modo in cui gli utenti possono utilizzare il client Visio per creare e modificare flussi di lavoro.

**NOTA** Dovete disporre di Visio 2010 Premium per poter eseguire queste operazioni. È inoltre necessario che SPD 2010 e Visio 2010 siano installati insieme nello stesso computer.

Questa relazione è stata creata per aiutare tutti quelli che hanno una maggiore dimestichezza con Visio a utilizzare un'area di progettazione più familiare. L'area di progettazione di Visio offre inoltre una visione assolutamente univoca del flusso di lavoro che può risultare utile a molti utenti durante la progettazione/revisione dei flussi di lavoro. Sebbene l'intero flusso di lavoro non possa essere creato in Visio, gli utenti possono comunque creare la struttura generale del flusso di lavoro e quindi completare l'impostazione dei parametri mediante SPD.

Creazione di un diagramma flusso di lavoro in Visio

1. Avviate Visio 2010 Premium.

2. Create un nuovo diagramma.

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3. In Categorie di modelli (Template Categories) selezionate Diagramma di flusso (Flowchart).

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4. Selezionate quindi Flusso di lavoro Microsoft SharePoint (Microsoft SharePoint Workflow).

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5. Premete il pulsante Crea (Create) sulla destra.

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***Nota*** La scelta di unità di misura USA o metriche non comporta alcuna differenza, poiché entrambe determinano la creazione dello stesso diagramma di flusso di lavoro.

6. Verrà visualizzata un'area di disegno vuota. Prima di iniziare, dovete inserire la forma di inizio clip_image010 e la forma di fineclip_image012.

· Tutti i flussi di lavoro di SharePoint devono contenere queste forme.

· Tutte le forme dei flussi di lavoro che aggiungete devono essere inserite tra queste due forme.

7. Tutte le forme dei flussi di lavoro sono state organizzate in categorie nel riquadro dello stencil.

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· Forme rapide: contengono le forme posizionate nella parte superiore di ogni singola categoria.

***Nota*** Le forme rapide rappresentano un'ottima soluzione per velocizzare il processo di creazione del flusso di lavoro. Ogni categoria nello stencil dispone di una sezione di forme rapide. Ad esempio, se osservate la categoria Azioni del flusso di lavoro di SharePoint (SharePoint Workflow Actions), noterete che c'è una linea sottile che separa l'insieme di azioni superiore da quello inferiore.

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Le azioni posizionate nella parte superiore sono le forme rapide per quella categoria. Le forme rapide non vengono selezionate automaticamente in base all'utilizzo o ad altri aspetti. In realtà le forme incluse in questa sezione sono definibili dall'utente. Provate a fare clic e a trascinare qualsiasi forma sopra la linea, vedrete che tale forma diventerà parte dell'elenco delle forme rapide. Potete quindi utilizzare queste forme per velocizzare la creazione del diagramma. Le prime quattro forme rapide vengono visualizzate come opzioni di ghosting sulle forme nell'area di disegno. Basterà posizionare il puntatore del mouse sulle punte delle frecce celesti ai lati di qualsiasi forma per visualizzarle.

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· Azioni del flusso di lavoro di SharePoint (XXX unità) [SharePoint Workflow Actions (XXX units)]: è l'area in cui vengono memorizzate tutte le azioni del flusso di lavoro di SharePoint.

· Condizioni flusso di lavoro di SharePoint (XXX unità) [SharePoint Workflow Conditions (XXX units)]: è l'area in cui vengono memorizzate tutte le condizioni del flusso di lavoro di SharePoint.

· Terminatori del flusso di lavoro di SharePoint (XXX unità) [SharePoint Workflow Terminators (XXX units)]: è l'area in cui potete trovare le forme di inizio e fine del flusso di lavoro descritte nel passaggio 6.

***Nota*** Le Azioni del flusso di lavoro di SharePoint (SharePoint Workflow Actions) mostrate nel riquadro dello stencil non sono filtrate in base al tipo di flusso di lavoro che desiderate creare. In genere quando create un flusso di lavoro in SPD, l'elenco di azioni mostrato viene filtrato in base all'insieme di azioni che sono pertinenti per il tipo di lavoro che state creando. Se pertanto state creando un flusso di lavoro elenco, potrete vedere solo le azioni del flusso di lavoro elenco, analogamente a quanto avviene per i flussi di lavoro del sito o i flussi di lavoro riutilizzabili. Nel client Visio non viene tuttavia applicato alcun filtro all'elenco di azioni messo a vostra disposizione. Se quindi create flussi di lavoro utilizzando Visio, dovrete accertarvi di utilizzare solo le azioni che sono pertinenti per il tipo di flusso di lavoro che state creando.

Le azioni specifiche per il flusso di lavoro del sito non sono disponibili in questo riquadro, pertanto non potrete creare flussi di lavoro del sito utilizzando il client Visio. Durante l'impostazione noterete che non sono disponibili opzioni per creare flussi di lavoro del sito basati su un diagramma di Visio.

8. Aggiungete ora le forme che preferite e create il flusso di lavoro. Per questo blog ho creato un esempio molto semplice.

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***Nota*** Non dimenticate di impostare le opzioni Sì/No (Yes/No) per tutte le forme condizionali. Un modo rapido per eseguire questa operazione consiste nel fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei connettori di una forma condizionale e scegliere Sì (Yes) o No.

Esportazione/importazione tra Visio e SPD

Tenteremo ora di fare in modo che il diagramma di Visio passi da Visio a SPD. Nelle prossime sezioni verranno illustrati i modi migliori per eseguire questa operazione.

Passaggio da Visio a SPD

1. Dopo aver creato il diagramma, quando siete pronti per inviarlo a SPD dovete premere il pulsante Esporta (Export).

· Questo pulsante si trova nella scheda Processo (Process).

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2. Se sono presenti errori nel diagramma, verranno visualizzati nel riquadro degli errori.

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***Nota*** A questo punto Visio verifica che il diagramma che state tentando di inviare a SPD possa essere convertito direttamente in un flusso di lavoro. La verifica si limita tuttavia all'ambito compreso tra la forma di inizio clip_image025 e quella di fine clip_image027. Al di fuori di questo ambito potete quindi posizionare qualsiasi forma di Visio vogliate. Verificate tuttavia che tra le forme di inizio e fine siano presenti solo forme di flusso di lavoro e che siano connesse correttamente.

3. Presupponendo che la convalida venga superata (in caso contrario, risolvete gli errori e riprovate), verrà visualizzata la finestra di dialogo Esporta flusso di lavoro (Export Workflow) in cui potete specificare dove salvare il file VWI. Selezionate una posizione, assegnate un nome al file e premete Salva (Save). Nell'esempio ho denominato il mio file Flusso di lavoro semplice (Simple Workflow) e l'ho salvato sul desktop.

***Nota*** Il file VWI salvato rappresenta un file Open XML, ovvero un file ZIP che contiene altri file. Potete utilizzare il vostro programma di compressione preferito per decomprimere il file ed esaminare i file in esso contenuti. In genere troverete i file seguenti:

[tipo_di_contenuto].xml

Workflow.vdx

Workflow.xoml

Workflow.xoml.rules

I file che solitamente vi interessano di più sono quelli con estensione vdx e xoml. Il file vdx è il diagramma di Visio che avete appena creato, mentre il file xoml rappresenta il flusso di lavoro effettivo che verrebbe eseguito dopo la pubblicazione. In questa fase i file xoml non contengono molti elementi in quanto il flusso di lavoro non è ancora stato configurato correttamente SPD. Una volta completata la configurazione del flusso di lavoro, se dovessimo esportare di nuovo il flusso di lavoro da SPD, notereste molti più elementi nei file xoml. Vedreste anche un file workflow.config che contiene ulteriori dettagli relativi al flusso di lavoro. Per il momento non ci occuperemo di questi file e procederemo con il passaggio successivo.

Per ulteriori informazioni sui file Open XML, consultate il collegamento seguente: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa338205(v=office.12).aspx

4. Passeremo ora all'importazione del file VWI in SPD. Aprite SPD e stabilite una connessione al vostro sito di SharePoint 2010 preferito.

5. Fate clic sul collegamento dei flussi di lavoro presente nella barra di spostamento sinistra.

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6. Premete quindi il pulsante Importa da Visio (Import from Visio) sulla barra multifunzione.

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7. In questo modo verrà visualizzata l'Importazione guidata (Import Wizard). Selezionate il file VWI e premete il pulsante Avanti (Next).

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8. Assegnate un nome al flusso di lavoro e selezionatene il tipo.

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9. Se tutti i passaggi sono stati eseguiti correttamente, dovreste visualizzare una schermata simile alla seguente:

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Modifica del flusso di lavoro

1. Potete ora iniziare a importare i parametri per ogni singola azione all'interno del flusso di lavoro. Al termine di questa operazione, il flusso di lavoro dovrebbe avere l'aspetto seguente:

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2. Prima di passare alla pubblicazione, aggiungiamo un'altra azione al flusso di lavoro. Io ho inserito una semplice azione di registrazione nella cronologia alla fine del flusso di lavoro.

clip_image041

***Nota*** Questa è una nota molto importante. Se avete intenzione di aggiungere, eliminare o spostare azioni nel flusso di lavoro, ci sono buone possibilità che il diagramma iniziale non avrà lo stesso aspetto quando lo osserverete nella visualizzazione sul lato server. Ciò accade poiché, quando si modificano le posizioni delle azioni in SPD, il componente aggiuntivo di Visio all'interno di SPD deve ricreare dinamicamente il diagramma e ridefinire il layout dell'intero diagramma. Per questo motivo l'aspetto potrebbe risultare diverso da quello previsto. Se pertanto la visualizzazione sul lato server è importante, dovreste procedere come segue:

a) Esportate il flusso di lavoro da SPD in Visio.

b) Modificate il diagramma.

c) Esportate il diagramma da Visio a SPD.

d) Ripubblicate il flusso di lavoro, senza modificarlo di nuovo in SPD.

3. Pubblicate il nuovo flusso di lavoro che avete creato.

Conclusione

Avete potuto sperimentare in modo rapido e diretto cosa comporta il passaggio da Visio a SPD. Spero che vi sia stato di aiuto. Ho provveduto a consolidare le note relative a quello di cui abbiamo parlato sopra nella sezione seguente di Domande frequenti e suggerimenti.

Potete pubblicare le vostre domande di seguito. Cercherò di rispondere al maggior numero di domande possibile.

Spero inoltre di creare nelle prossime settimane un altro post di blog di completamento nel quale descriverò il passaggio da SPD a Visio, insieme ai problemi che possono sorgere quando si tenta di aggiornare un flusso di lavoro esistente con un diagramma di Visio.

Grazie per l'attenzione.

Sam

Domande frequenti e suggerimenti

1. Dovete disporre di Visio 2010 Premium per poter creare un flusso di lavoro di SharePoint 2010. È inoltre necessario che SPD 2010 e Visio 2010 siano installati insieme nello stesso computer.

2. Quando si crea un nuovo diagramma del flusso di lavoro SharePoint 2010 di Visio, la scelta tra unità di misura USA o metriche non comporta alcuna differenza, poiché entrambe determinano la creazione dello stesso diagramma di flusso di lavoro.

3. Le forme rapide rappresentano un'ottima soluzione per velocizzare il processo di creazione del flusso di lavoro. Ogni categoria nello stencil dispone di una sezione di forme rapide. Ad esempio, se osservate la categoria Azioni del flusso di lavoro di SharePoint (SharePoint Workflow Actions), noterete che c'è una linea sottile che separa l'insieme di azioni superiore da quello inferiore.

clip_image042

Le azioni posizionate nella parte superiore sono le forme rapide per quella categoria. Le forme rapide non vengono selezionate automaticamente in base all'utilizzo o ad altri aspetti. In realtà le forme incluse in questa sezione sono definibili dall'utente. Provate a fare clic e a trascinare qualsiasi forma sopra la linea, vedrete che tale forma diventerà parte dell'elenco delle forme rapide. Potete quindi utilizzare queste forme per velocizzare la creazione del diagramma. Le prime quattro forme rapide vengono visualizzate come opzioni di ghosting sulle forme nell'area di disegno. Basterà posizionare il puntatore del mouse sulle punte delle frecce celesti ai lati di qualsiasi forma per visualizzarle.

clip_image017[1]

4. Le Azioni del flusso di lavoro di SharePoint (SharePoint Workflow Actions) mostrate nel riquadro dello stencil non sono filtrate in base al tipo di flusso di lavoro che desiderate creare. In genere quando create un flusso di lavoro in SPD, l'elenco di azioni mostrato viene filtrato in base all'insieme di azioni che sono pertinenti per il tipo di lavoro che state creando. Se pertanto state creando un flusso di lavoro elenco, potrete vedere solo le azioni del flusso di lavoro elenco, analogamente a quanto avviene per i flussi di lavoro del sito o i flussi di lavoro riutilizzabili. Nel client Visio non viene tuttavia applicato alcun filtro all'elenco di azioni messo a vostra disposizione. Se quindi create flussi di lavoro utilizzando Visio, dovrete accertarvi di utilizzare solo le azioni che sono pertinenti per il tipo di flusso di lavoro che state creando.

5. Le azioni specifiche per il flusso di lavoro del sito non sono disponibili in questo riquadro, pertanto non potrete creare flussi di lavoro del sito utilizzando il client Visio. Durante l'impostazione noterete che non sono disponibili opzioni per creare flussi di lavoro del sito basati su un diagramma di Visio.

6. Non dimenticate di impostare le opzioni Sì/No (Yes/No) per tutte le forme condizionali. Un modo rapido per eseguire questa operazione consiste nel fare clic con il pulsante destro del mouse su uno dei connettori di una forma condizionale e scegliere Sì (Yes) o No.

7. Quando tentate di esportare un diagramma da Visio, il programma verifica che il diagramma che state tentando di inviare a SPD possa essere convertito direttamente in un flusso di lavoro. La verifica si limita tuttavia all'ambito compreso tra la forma di inizio clip_image043 e quella di fine clip_image027[1]. Al di fuori di questo ambito potete quindi posizionare qualsiasi forma di Visio vogliate. Verificate tuttavia che tra le forme di inizio e fine siano presenti solo forme di flusso di lavoro e che siano connesse correttamente.

8. Il file VWI salvato rappresenta un file Open XML, ovvero un file ZIP che contiene altri file. Potete utilizzare il vostro programma di compressione preferito per decomprimere il file ed esaminare i file in esso contenuti. In genere troverete i file seguenti:

[tipo_di_contenuto].xml

Workflow.vdx

Workflow.xoml

Workflow.xoml.rules

I file che solitamente vi interessano di più sono quelli con estensione vdx e xoml. Il file vdx è il diagramma di Visio che avete appena creato, mentre il file xoml rappresenta il flusso di lavoro effettivo che verrebbe eseguito dopo la pubblicazione. I file xoml non contengono molti elementi quando vengono esportati da un nuovo diagramma di Visio in quanto il flusso di lavoro non è ancora stato configurato correttamente SPD. Una volta completata la configurazione del flusso di lavoro, se dovessimo esportare di nuovo il flusso di lavoro da SPD, notereste molte più informazioni nei file xoml. Vedreste anche un file workflow.config che contiene ulteriori dettagli relativi al flusso di lavoro.

Per ulteriori informazioni sui file Open XML, consultate il collegamento seguente: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/aa338205(v=office.12).aspx

9. Se avete intenzione di aggiungere, eliminare o spostare azioni nel flusso di lavoro, ci sono buone possibilità che il diagramma iniziale non avrà lo stesso aspetto quando lo osserverete nella visualizzazione sul lato server. Ciò accade poiché, quando si modificano le posizioni delle azioni in SPD, il componente aggiuntivo di Visio all'interno di SPD deve ricreare dinamicamente il diagramma e ridefinire il layout dell'intero diagramma. Per questo motivo l'aspetto potrebbe risultare diverso quello previsto. Se pertanto la visualizzazione sul lato server è importante, dovreste procedere come segue:

a) Esportate il flusso di lavoro da SPD in Visio.

b) Modificate il diagramma.

c) Esportate il diagramma da Visio a SPD.

d) Ripubblicate il flusso di lavoro, senza modificarlo di nuovo in SPD.

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Creating a SharePoint 2010 Workflow using SPD 2010 and Visio 2010: How-To & FAQ

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  • Non offre chiarezza e spiegazione in "Modifica del flusso di lavoro"