Articolo originale pubblicato giovedì 28 aprile 2011

Qualche volta si tende a esagerare con il desiderio di condivisione. È proprio necessario infatti vedere l'ennesima fotografia di un gatto, ascoltare tutti i sintomi di un raffreddore o sopportare sino alla fine lo spettacolo di un amico che propone tutto il repertorio di Diana Ross al karaoke?

È evidente che in alcune situazioni si esagera con la condivisione. Molte delle azioni svolte durante il giorno tuttavia dipendono dalla possibilità di ottenere l'input di altre persone o di mostrare un prodotto finito.

Con Office Web Apps sono disponibili maggiori opportunità di condividere documenti di Office senza dover apprendere come utilizzare un nuovo strumento. Se è necessario soltanto inviare un documento, è sufficiente allegarlo alla posta elettronica. Questa soluzione invece diventa inadeguata se si collabora con diverse persone e lo scambio di allegati si intensifica oppure se l'utente con cui si condivide un documento non dispone della stessa versione di Office. In questi casi, Office Web Apps rappresenta la soluzione ottimale.

Collaborare a un documento

Office Web Apps consente di controllare gli utenti autorizzati a visualizzare e modificare i documenti. È possibile inviare per posta elettronica i collegamenti ai documenti anziché allegare il file vero e proprio: in questo modo si evita di consumare lo spazio di archiviazione della posta elettronica e di diffondere diverse versioni di uno stesso documento. I colleghi del team potranno semplicemente fare clic su un collegamento per visualizzare il file direttamente in Office Web Apps. Potranno apportare modifiche semplici (se autorizzati) nel browser oppure aprire il file in Office nel proprio PC o Macintosh per apportare modifiche più sofisticate.

In Excel Web App e OneNote Web App è inoltre disponibile una caratteristica, denominata creazione condivisa, che consente di lavorare a un documento nell'applicazione di Office Web Apps contemporaneamente ad altri utenti, semplificando in questo modo la modifica di un report di gruppo, l'immissione di dati in un foglio di calcolo del team e così via.

Esibire il proprio lavoro

In genere si conosce sempre qualcuno che utilizza una versione di Office diversa dalla propria. Mostrare il proprio lavoro a queste persone può essere complicato, a meno che non sia possibile essere presenti di persona. Cosa accade se la formattazione viene danneggiata? I PDF offrono una buona soluzione per i file di Word, ma non sono altrettanto validi per presentazioni di PowerPoint che possono aver richiesto molto lavoro. Con Office Web Apps è sufficiente inviare un collegamento per il documento desiderato e gli utenti potranno visualizzarlo nel proprio browser senza dover aprire Office nel PC. Al tempo stesso si avrà la certezza che il documento conserverà l'aspetto che gli è stato originariamente conferito.

Office direttamente nel sito

È inoltre possibile condividere informazioni, opinioni o esperienze con altre persone tramite un blog o un sito Web. Office Web Apps può essere utilizzato anche in questi casi, consentendo di incorporare file di PowerPoint e di Excel direttamente nel sito. Questa può essere un'ottima soluzione, soprattutto se si desidera condividere una tabella di dati oppure foto di famiglia. È sufficiente archiviare in SkyDrive il documento che si desidera condividere e quindi ottenere il codice di incorporamento e copiarlo nel sito. Gli utenti possono visualizzare il documento direttamente nella pagina oppure aprirlo nella modalità di visualizzazione a schermo intero dell'applicazione di Office Web Apps e scaricarlo. Sono disponibili ulteriori informazioni sull'incorporamento di una presentazione o di un foglio di calcolo.

Jennifer Winters
Applicazioni di Office 

 

 

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