Voi chiedete… Noi rispondiamo... Che cos'è la creazione condivisa?

Di recente abbiamo ricevuto diversi messaggi di posta elettronica in cui ci veniva chiesto che cos'è la creazione condivisa, da quali prodotti è supportata e per quali motivi può magicamente smettere di funzionare.

In termini tecnici:

La funzionalità di creazione condivisa semplifica la collaborazione consentendo a più utenti di operare in modo produttivo sullo stesso documento senza interferire sul lavoro degli altri o senza escludersi a vicenda.

In termini più semplici:

Per creazione condivisa si intende la modifica simultanea. Due o più utenti possono infatti agire su parti diverse di uno stesso documento.  Mentre un individuo lavora sulla sua parte di documento, un altro può intervenire sulla propria senza che l'uno interrompa l'altro.  Immaginate di trovarvi nella stessa stanza dei cinque del comitato che stava lavorando alla stesura della Dichiarazione d'indipendenza americana con una piuma d'oca come penna, dell'inchiostro e una pergamena.  Purtroppo costoro disponevano di un'unica piuma e la loro preoccupazione era quella di non escludersi l'un l'altro da un documento (file) oppure di dover aspettare il loro turno per poter utilizzare la piuma e l'inchiostro.

Quando un documento viene modificato da più persone, viene visualizzato un avviso popup simile a quello mostrato nella figura seguente:

Microsoft Office 2010 offre la funzionalità di creazione condivisa per documenti di Microsoft PowerPoint 2010, Microsoft Word 2010 e Microsoft OneNote 2010 in SharePoint Server 2010. Questa nuova funzionalità è inoltre supportata Excel Web App e OneNote Web App  e richiede SharePoint Foundation 2010 oppure un account di Windows Live SkyDrive. 

All'interno di ogni applicazione la creazione condivisa viene applicata in modo specifico.  In Word viene bloccato solo il paragrafo su cui l'utente sta lavorando.  In PowerPoint e in Excel viene bloccata rispettivamente la diapositiva o la cella in uso.

La creazione condivisa rappresenta il comportamento predefinito per Word 2010 con accesso a server di SharePoint 2010. Vi sono tuttavia alcune situazioni che impediscono la creazione condivisa:

·         Tutti i coautori devono utilizzare Office 14.

·         Attualmente in Word l'unico tipo di documento disponibile per la creazione condivisa è .docx.

·         È inoltre possibile che il documento disponga di funzionalità non compatibili con la creazione condivisa, ad esempio IRM/DRM, macro, crittografia, impostazione Segna come finale e così via. 

·         La creazione condivisa inoltre non è possibile se i documenti inclusi in una raccolta documenti di SharePoint hanno l'estrazione richiesta attivata.

 

La creazione condivisa è la soluzione ideale per ovviare ai metodi di lavoro precedenti basati sull'invio di un documento per numerose revisioni e sulla laboriosa preparazione di una "versione finale" in cui fossero riunite tutte le modifiche.    Se non avete ancora provato, prendete un collega e aprite insieme un file per vedere come funziona. 

Buon divertimento.

Per ulteriori informazioni:  Panoramica della creazione condivisa (SharePoint 2010)

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in You Asked… We Answered...What is Co-Authoring?.