Perché Office? "Per avere il controllo sui progetti"

L'esecuzione dei progetti è importante, indipendentemente dalla persona per cui si lavora o dal reparto in cui si opera. È necessario sapere chi è responsabile delle diverse attività e dove si trovano le informazioni, ma anche tenere tutti aggiornati quando qualcosa cambia.

Qui è Jennifer Kensok che vi scrive ancora in qualità di responsabile di prodotto per Office (leggete il mio ultimo post su un cliente che utilizza Excel e PowerPivot). L'esecuzione dei progetti è un'attività su cui ho imparato molto quando ho iniziato a lavorare per Microsoft, la maggior parte delle volte con grande fatica su progetti che presentavano non pochi problemi. Da allora, ho capito quali sono alcuni aspetti fondamentali e uno di questi è la necessità di archiviare i documenti del team in SharePoint e di portarli offline in un'area di lavoro di SharePoint. Il mio team attualmente dispone di un blocco appunti condiviso di OneNote 2010 in una raccolta all'interno del nostro sito del team di SharePoint, dove teniamo le note relative alle riunioni e ci scambiamo idee e commenti sui piani in corso. Avendo i nostri documenti offline nell'area di lavoro di SharePoint, immagineposso lavorare su documenti e fogli di calcolo tramite SharePoint Workspace 2010 anche se non sono connessa o se sono lontana dalla rete. Quando posso di nuovo connettermi, SharePoint esegue automaticamente la sincronizzazione delle modifiche che ho apportato. Perciò quando sono in viaggio, ad esempio per recarmi a un evento di gala per il lancio di Office 2010, possono modificare come voglio i documenti del team in aereo, accedere alla rete dall'albergo e andare alla cena mentre SharePoint Workspace carica le modifiche in SharePoint.

Gli utenti a volte si interrogano sulla funzionalità di sincronizzazione di SharePoint Workspace e sui problemi di controllo delle versioni che possono verificarsi se più persone agiscono contemporaneamente su uno stesso documento. Siamo assolutamente consapevoli di questo genere di problemi e monitoriamo costantemente i commenti nel blog per cercare di essere di aiuto (fateci perciò sapere se avete problemi). Allo stesso tempo siamo al corrente di quanto SharePoint Workspace si stia rivelando utile per i clienti. Ne è un esempio hhpberlin, un'agenzia di consulenza per la sicurezza antincendio con sede a Berlino in Germania su cui il mio team ha scritto un case study per il lancio di Office 2010. Tale società fornisce servizi durante tutte le fasi di qualsiasi progetto di costruzione, che si tratti di edifici uso ufficio, di stadi o di aeroporti. Essendo un'azienda che fornisce servizi professionali, le principali risorse di hhpberlin sono il suo personale e il relativo know-how. Con un'attività in espansione e un elevato numero di progetti da gestire, i dipendenti sono alla continua ricerca di metodi per collaborare meglio e condividere le conoscenze acquisite. Il CIO, Stefan Truthän, ci ha detto: "La nostra società si è evoluta negli ultimi anni, lasciandosi alle spalle un modello aziendale che prevedeva un solo ingegnere in loco impegnato su un unico progetto locale per produrre l'output finale. Ora lavoriamo con team internazionali e questo ci obbliga ad attingere alle conoscenze e all'esperienza del personale dell'intera organizzazione per completare i progetti".

clip_image004Durante le ispezioni, gli ispettori di hhpberlin devono trovarsi fisicamente presso un sito in costruzione, dove spesso hanno a disposizione solo connessioni Internet a bassa larghezza di banda o addirittura nessuna connessione. Mentre effettuano le ispezioni, devono immettere dati sulla sicurezza antincendio in documenti quali moduli di Microsoft InfoPath 2010, elenchi di SharePoint o altri file di Word. Scattano inoltre foto da allegare alla documentazione che archiviano in OneNote.

Quando completano un'ispezione, possono archiviare tutte le informazioni raccolte in un'area di lavoro di SharePoint. Quando si connettono di nuovo alla rete, tutti questi dati vengono sincronizzati in modo sicuro e automatico con un Centro Progetti che hanno creato in SharePoint. Questo sistema funziona anche se la connessione è a bassa larghezza di banda perché SharePoint Workspace 2010 trasmette solo pacchetti di aggiornamento anziché i file o i documenti interi. Come spiega Stefan, "Il nostro Centro Progetti ci consentirà di snellire il processo di organizzazione e caricamento dei dati relativi ai progetti. Con SharePoint Workspace 2010 e SharePoint Server 2010, hhpberlin sarà in grado di ridurre in modo significativo il tempo necessario agli ispettori per eseguire le attività post-ispezione una volta che rientrano in ufficio". Questo risparmio in termini di tempo consente agli ispettori di aumentare del 10-25% i giorni dedicati alle ispezioni in loco, con un conseguente incremento degli introiti per la società.

Come il mio team, anche hhpberlin utilizza OneNote 2010 per mantenere organizzato il contenuto dei progetti archiviato in SharePoint. Grazie alle funzionalità di ricerca ora migliorate e ai nuovi indicatori di creazione e modifica, i membri del team hanno constatato un reale aumento della produttività perché possono trovare rapidamente quello di cui hanno bisogno e vedere subito chi ha aggiunto o modificato il contenuto. Andreas Dahlitz, Senior Engineer e manager di progetto presso hhpberlin, ha spiegato quanto segue: "OneNote, SharePoint Server e SharePoint Workspace ci aiutano a condividere tutte le note delle riunioni e la documentazione aggiornata con l'intero team, con un conseguente miglioramento della produttività e un aumento della quantità di progetti che possiamo accettare". Sfruttando l'integrazione tra Office 2010 e SharePoint Server 2010, i dipendenti di hhpberlin possono effettivamente espandere la loro attività e questo si traduce in un numero più elevato di edifici con protezioni antincendio per tutti noi.

Leggete molto altro ancora sui clienti di Office 2010 e cercate a breve altri miei post "Perché Office".

Questo è un post di blog localizzato. L'articolo originale è disponibile in Why Office? "To keep projects on track".