Article original publié le mardi 18 décembre 2012

Ce billet de blog a été rédigé par Scott Bradley, ingénieur Principal Escalation pour Office dans le groupe Services de support technique Microsoft.

L’accès délégué est une fonctionnalité Outlook qui permet à une personne d’agir pour le compte d’un autre utilisateur Outlook, plus particulièrement pour accéder aux dossiers partagés et envoyer des demandes de réunion. Il est couramment utilisé pour les tâches qui incombent aux assistants et aux responsables, telles que la planification et l’envoi de réunions par un assistant pour le compte d’un responsable ou la supervision du courrier électronique d’un responsable par un assistant. 

Lorsqu’un délégué utilise plusieurs boîtes aux lettres au volume non négligeable, nous parlons de scénario de super-délégué.

Prenons l’exemple de Jane, super-déléguée au plus haut niveau de l’entreprise. Jane utilise Outlook 2010 chaque jour, à longueur de journée, pour consulter son courrier électronique, gérer ses informations de réunion, etc. Elle se sert des différentes fonctionnalités d’Outlook 2010 avec une grande efficacité et son objectif est d’accomplir chacune de ses tâches d’une façon globalement performante.

Jane possède un profil Outlook qui contient :

  • deux boîtes aux lettres supplémentaires (celles du dirigeant et de son assistant) en plus de la sienne ;
  • un dossier de calendrier avec plusieurs milliers d’éléments (le calendrier du dirigeant contiendra également au moins autant d’éléments) ;
  • un fichier OST (Offline Store) qui oscille entre 25 et 40 Go ;
  • des dossiers courants (Éléments supprimés, Éléments envoyés) avec un nombre élevé d’éléments (plus de 20 000).

Très souvent, un super-délégué doit également respecter les contraintes de gestion de données que vous avez implémentées dans votre organisation. Par exemple, imaginez que vous avez configuré votre environnement de la façon suivante :

  • Les fichiers PST ne sont pas autorisés dans l’environnement. Pour diverses raisons, les fichiers PST (fichiers Personal Store) qui permettraient à Jane d’utiliser des outils d’archivage côté client pour réduire la taille du fichier OST ne sont pas autorisés.
  • La gestion des enregistrements Microsoft n’est pas implémentée, car nous aurions une fonctionnalité côté serveur définie pour contrôler la taille des fichiers de données.
  • Les boîtes aux lettres de l’entreprise de Jane sont des boîtes aux lettres Office 365, ce qui signifie que toutes les connexions aux boîtes aux lettres s’effectuent à l’aide du protocole HTTP. Les considérations réseau empêchent une expérience en ligne qui fournirait de bonnes performances.

Cela vous semble compliqué ? Nous pouvons vous aider. Au fil des ans, Microsoft a développé un ensemble de meilleures pratiques pour la configuration de scénarios de super-délégués. Ce billet de blog traite des recommandations pour :

  • la configuration de scénarios de super-délégués pour Outlook 2010, avec notamment des considérations relatives au calendrier et au nombre limite de délégués ;
  • la taille du fichier OST ;
  • l’analyse proactive ;
  • la formation des super-délégués ;
  • le nombre maximal de règles.

Recommandations pour la configuration de super-délégués pour Outlook 2010

Pour configurer des super-délégués, vous avez le choix entre deux options principales, chacune présentant des avantages et des limites. Le facteur déterminant pour chacune de ces configurations est de contrôler la taille du fichier OST. Pour ces recommandations, nous ne prendrons pas en compte les scénarios dans lesquels l’accès aux dossiers s’effectue en ligne, car les latences généralement associées à l’accès en ligne poseraient plus de problèmes que les considérations de performances entourant la taille du fichier OST.

Option A : ajouter le compte du gestionnaire en tant que compte Exchange secondaire (plusieurs comptes Exchange)

Avantages

  • Lorsqu’un compte est ajouté en tant que compte Exchange supplémentaire, un fichier OST est créé pour ce compte et les données du compte sont mises en cache dans le nouveau fichier OST. Dans cette configuration, la taille du fichier OST de délégué n’augmente pas.  
  • Le compte Exchange supplémentaire peut être configuré avec le même jeu de fonctionnalités qu’un compte de boîte aux lettres « principal », si bien que vous pouvez, par exemple, choisir de NE PAS mettre en cache certains dossiers, ou de définir un filtre de synchronisation sur certains dossiers pour mettre en cache moins de données.
  • Ceci est la seule configuration mise en cache qui n’affecte pas la taille du fichier OST du délégué.

 Inconvénients

  • L’utilisateur n’est pas vraiment un délégué au sens strict du terme. Il agit « AU NOM » du gestionnaire. Le courrier électronique provient du compte du gestionnaire et non pas du compte du délégué pour le compte du gestionnaire. Les demandes de réunion arrivent uniquement dans la Boîte de réception du gestionnaire.
  • Le délégué doit connaître le mot de passe du gestionnaire ou suivre des étapes supplémentaires avec une autorisation totale sur les boîtes aux lettres pour que le compte Exchange supplémentaire soit configuré correctement.
  • La nomination de Jane en tant que déléguée officielle dans une configuration à plusieurs comptes Exchange n’est spécifiquement pas prise en charge. Voir http://support.microsoft.com/kb/981245/EN-US pour plus de détails.

À la fin de ce billet de blog, vous trouverez une description et une capture d’écran qui illustrent la façon de créer un compte Exchange supplémentaire, ainsi que l’ajout d’une boîte aux lettres supplémentaire.

Option B : utiliser le partage au niveau des dossiers

Avantages

  • Cette option fournit l’ensemble des fonctionnalités de délégué standard : le courrier électronique est envoyé « pour le compte » du gestionnaire, les demandes de réunion arrivent uniquement dans la boîte de réception du délégué, etc.
  • Il n’est pas nécessaire de connaître le mot de passe du gestionnaire pour accéder aux dossiers.
  • Il est possible de choisir quels dossiers sont partagés et non partagés pour contrôler la taille du fichier OST.

Inconvénients

  • Limites de la configuration du contrôle au niveau des dossiers par rapport au filtrage de synchronisation.
  • Tous les dossiers partagés sont mis en cache dans le fichier OST du délégué.
  • Cette option requiert une attention particulière quant à l’accès total aux boîtes aux lettres.

Si vous décidez que la configuration du partage au niveau des dossiers (option B) correspond aux meilleurs scénarios pour les super-délégués, vous devez comprendre les trois méthodes de configuration des dossiers partagés et les implications de chacune de ces méthodes. Plus particulièrement, il est vital de comprendre la fonctionnalité de « mappage automatique » d’Exchange/Outlook et la façon dont elle prend part aux méthodes de partage de dossiers.

Méthode 1 : Délégué standard/partage de dossiers : dans cette méthode, vous utilisez simplement la fonctionnalité de délégué d’Outlook 2010 pour assigner un délégué. Dans le cadre de la configuration du délégué, des listes de contrôle d’accès sont attribuées aux dossiers du délégué et il est alors possible d’accéder à ces dossiers à partir de l’ordinateur du délégué par l’intermédiaire de diverses options incluses dans l’interface utilisateur (Ouvrir le dossier d’un autre utilisateur, Ouvrir le calendrier partagé, Demande de partage, etc.). Cette méthode n’implique ni ne requiert AUCUNE autorisation pour la boîte aux lettres complète.

Méthode 2 : Ajouter une boîte aux lettres supplémentaire : cette fonctionnalité « héritée » de l’onglet Options avancées des propriétés du compte permet à l’utilisateur d’ajouter la boîte aux lettres STORE du gestionnaire à son profil. Ce n’est pas la même chose que la fonctionnalité de comptes Exchange multiples qui était décrite dans l’option A ci-dessus. Cette méthode de partage requiert au moins l’autorisation « dossier visible » à la racine de la banque de boîtes aux lettres. 

Méthode 3 : Autorisations totales de boîte aux lettres/mappage automatique : lorsque vous attribuez des autorisations totales de boîte aux lettres pour un utilisateur à une boîte aux lettres du gestionnaire, Exchange envoie les informations figurant dans les données de découverte automatique qui indiquent à Outlook d’ajouter automatiquement la boîte aux lettres partagée dans le profil. Ceci crée un ensemble de faits uniques et particulièrement intéressants :

  • La boîte aux lettres du gestionnaire est ajoutée automatiquement dans le profil de l’utilisateur délégué sans choix ni interaction de l’utilisateur.
  • Tous les dossiers du magasin du gestionnaire sont mis en cache dans le fichier OST de l’utilisateur.
  • Si le gestionnaire dispose d’une boîte aux lettres d’archive, ce magasin apparaît également dans la liste des dossiers de l’utilisateur ET les données d’archive du gestionnaire sont mises en cache dans le fichier OST de l’utilisateur.

En raison des effets secondaires actuels du mappage automatique, nous recommandons de ne pas l’utiliser dans ces scénarios de super-délégués. Exchange Server 2010 SP2 fournit une applet de commande PowerShell visant à désactiver la fonctionnalité de mappage automatique, que vous devez utiliser lors de la configuration de l’accès aux dossiers partagés.

Le choix de la méthode de partage des dossiers sera déterminé par les besoins d’accéder au dossier défini. Si l’utilisateur délégué doit accéder à tous les dossiers dans le magasin du gestionnaire, les recommandations seront les suivantes :

  1. attribuer le niveau approprié d’autorisation à la boîte aux lettres et aux dossiers nécessaires ;
  2. désactiver le mappage automatique pour la boîte aux lettres du gestionnaire si un « accès total » à la boîte aux lettres a été accordé à l’étape 1 ;
  3. utiliser la méthode 2 « Ajouter une boîte aux lettres supplémentaire » pour ajouter le magasin du gestionnaire à l’arborescence de l’utilisateur délégué.

Cette configuration permettrait de :

  • mettre en cache les dossiers partagés (requis pour les performances globales) ;
  • conserver l’ensemble des fonctionnalités de délégué standard (envoi par procuration, traitement des demandes de réunion) ;
  • permettre un contrôle commun via l’interface utilisateur sur les filtres de synchronisation (ce qui fournit un certain contrôle sur le volume des données mises en cache dans le fichier OST du délégué) ;
  • ne pas subir les comportements indésirables de la fonctionnalité de mappage automatique.

Recommandations supplémentaires liées aux délégués

Choisir entre l’ajout de délégués Outlook et l’ajout de délégués Exchange

Outlook et Exchange ne donnent pas le même sens au terme « délégué ». Pour Exchange, un « délégué » correspond simplement à une personne dotée du droit d’envoi par procuration pour un autre compte. Pour Outlook 2010, le terme « délégué » se rapporte à un jeu complet de fonctionnalités composé du droit d’envoyer par procuration, d’autorisations sur les dossiers du délégué, d’une règle de transfert pour transférer les demandes de réunion au délégué, ainsi que de divers extraits de code et propriétés pour effectuer le suivi d’éléments supplémentaires, par exemple combien de mois à l’avance le gestionnaire publie ses informations de disponibilité, etc. Par conséquent, à la question concernant la façon dont les délégués doivent être ajoutés, si vous souhaitez le jeu complet des fonctionnalités d’un délégué Outlook, nous vous recommandons d’utiliser Outlook pour ajouter les délégués. En revanche, si votre objectif est seulement d’utiliser la fonctionnalité d’envoi par procuration ou seulement de disposer d’autorisations sur les dossiers partagés, nous vous recommandons plutôt d’utiliser les outils Exchange pour ajouter les délégués. 

Considérations liées au calendrier

Le seul problème spécifique qui se pose quant à l’utilisation d’autres outils est qu’Exchange et Outlook traitent tous les deux les autorisations sur le dossier de calendrier de façon un peu spéciale. Il existe un dossier spécial à la racine de la boîte aux lettres, nommé « dossier d’informations de disponibilité », qui est utilisé dans le cadre du jeu de fonctionnalités du délégué. Les autorisations sur ce dossier doivent être identiques aux autorisations sur le dossier de calendrier. Lorsque vous utilisez Outlook ou Exchange pour définir des autorisations sur le dossier de calendrier, les autorisations sont aussi implicitement appliquées à ce dossier spécial. Si vous utilisez des outils tiers qui affectent les autorisations et les délégués, rien ne vous garantit que les autorisations appropriées s’appliqueront au dossier spécial d’informations de disponibilité.

Limites concernant le nombre de délégués

Aucune limite intentionnelle n’est appliquée au nombre de délégués que vous pouvez attribuer à une boîte aux lettres. Dans une couche inférieure à la fonctionnalité (couche MAPI, appel NSPI (Name Service Provider Interface) utilisé pour ajouter le droit d’envoi par procuration, etc.), vous finirez probablement par atteindre une limite qui empêchera l’ajout d’un n-ième délégué, mais ce nombre se situe au-delà de la pratique recommandée.

L’équipe Outlook teste généralement quatre (4) délégués comme maximum recommandé pour une boîte aux lettres. Cette recommandation s’appuie plus sur l’aspect pratique de l’utilisation du calendrier que sur de quelconques limites de performances ou de taille. L’utilisation de plus de quatre délégués génère des scénarios potentiellement complexes, notamment dans le monde actuel des appareils mobiles, OWA, compléments Outlook, etc.  Cette complexité rend impossible la gestion du calendrier. Nous vous recommandons également de suivre les meilleures pratiques publiées pour l’utilisation des demandes de réunion. Par exemple, répondez toujours à une demande de réunion, configurez le logiciel de sorte que seuls les délégués reçoivent une copie complète de la demande de réunion, etc.

Respect des meilleures pratiques des fabricants de matériel et des éditeurs de logiciels

Vous devriez éventuellement envisager d’inclure les meilleures pratiques et la documentation données par tous les fournisseurs de calendriers tiers dans votre environnement. Par exemple, si vous utilisez des appareils Android, Apple ou RIM Blackberry, vous devez tenir à jour la liste des problèmes actuels et les méthodologies de résolution des problèmes élaborées par ces fournisseurs. 

Recommandations de taille du fichier OST Outlook 2010 pour les délégués utilisant des boîtes aux lettres locales ou Office 365

Les recommandations relatives à la taille du fichier OST et des éléments pour un délégué utilisant des boîtes aux lettres Exchange locales ou Office 365 doivent être considérées selon divers points de vue dans les scénarios Office 365. La synchronisation du fichier OST peut prendre plus de temps à partir du nuage qu’à partir d’une boîte aux lettres Exchange locale.  Pour une meilleure expérience, nous recommandons d’utiliser de plus petits volumes de données pour les scénarios dans lesquels la boîte aux lettres déléguée se trouve sur Office 365.

Prenez en compte les recommandations suivantes pour un super-délégué :

Recommandations liées à une boîte aux lettres Exchange locale pour les performances (maximales) d’Outlook 2010
Taille du fichier OST : 25 Go
Nombre global d’éléments de dossier : 50 000
Nombre d’éléments de calendrier : 5 000

Recommandations liées à une boîte aux lettres Office 365 pour les performances (maximales) d’Outlook 2010
Taille du fichier OST : 5 Go
Nombre global d’éléments de dossier : 20 000
Nombre d’éléments de calendrier : 5 000

Comme plusieurs difficultés se posent pour prédire les variables dans l’équation relative aux performances (vitesse des disques durs, modèles d’utilisation, compléments, etc.), nos recommandations en matière de taille divisent les valeurs en trois groupes. Le premier groupe correspond à l’objectif « vous ne devriez presque jamais connaître des problèmes de performances liés au fichier OST » et la valeur correspondante est 5 Go. Le deuxième groupe correspond à l’objectif « un certain niveau de problèmes de performances est probable, mais ils sont considérés comme gérables par les utilisateurs ». La valeur correspondante est comprise entre 5 et 25 Go. Enfin, le troisième groupe correspond à une situation dans laquelle « vous verrez probablement un impact sur les performances suffisant pour affecter l’expérience utilisateur ». La valeur correspondante est 25 Go.

Du point de vue d’Outlook, les recommandations de taille existantes s’appliquent en général de façon égale aux comptes Office 365. Les recommandations liées à Outlook ont pour objectif les performances du format de fichier OST en ce qui concerne les opérations « hors connexion ». En d’autres termes, les performances que vous obtenez lorsque vous déplacez des éléments entre des dossiers locaux, créez des affichages pour les dossiers avec un nombre important d’éléments, etc. Cette recommandation est inférieure à 25 Go pour la taille du fichier OST, de 5 000 éléments pour un dossier de calendrier et de 20 000 éléments pour des dossiers de type non-calendrier. Les dossiers de calendrier ont une surcharge spécifique (en calculant les périodicités) qui rend nécessaire l’utilisation de tailles de dossier inférieures. Là encore, il s’agit de la recommandation pour des performances considérées comme gérables par les utilisateurs, et non pas de la valeur garantissant de hautes performances.

Les recommandations liées à la taille du fichier OST pour Office 365 ont également pour objectif d’obtenir des performances réseau d’un niveau approprié. Si vous avez un fichier OST de grande taille, la durée initiale de synchronisation est longue. Par exemple, dans le cas d’opérations telles que des modifications de la gestion des enregistrements Microsoft qui requièrent un certain niveau de synchronisation de tous les éléments, l’utilisation du réseau et les performances obtenues ne sont généralement pas appropriées lorsque la taille des données se situe aux alentours de 25 Go. De plus, certains facteurs sont impliqués dans des scénarios de dossiers partagés, dans lesquels les données doivent être extraites du serveur. Ainsi, ces scénarios de dossiers partagés présentent un degré d’impact potentiel supplémentaire sur les performances. Pour cette raison, les recommandations de taille pour Office 365 sont généralement meilleures lorsque des dossiers partagés sont utilisés. Enfin, la recommandation de 5 Go pour Office 365 a pour objectif de garantir de hautes performances globales pour les opérations OST, indépendamment du réseau.

Par conséquent, selon votre OBJECTIF quant aux performances du fichier OST, les recommandations de taille peuvent différer. Les recommandations de taille pour Outlook correspondent au maximum recommandé pour les performances globales côté client. Mais, les recommandations pour Office 365 pour un fichier OST plus petit atténueraient les problèmes de performances liés au réseau et assureraient de bien meilleures performances.
Pour les configurations de super-délégués sur Office 365, si la décision est prise d’utiliser les dossiers partagés à la place de la configuration de comptes Exchange multiples, les recommandations seraient :
Taille du fichier OST : entre 5 Go et 25 Go selon les performances souhaitées
Nombre d’éléments de calendrier : 5 000
Nombre global d’éléments de dossier : 20 000

Ces niveaux de taille garantissent des performances globalement satisfaisantes du fichier OST lui-même, l’atténuation des retards potentiels du dossier de calendrier lors de l’utilisation des données de calendrier, ainsi que le fonctionnement approprié, dans la plupart des scénarios, des dossiers généraux, y compris des dossiers partagés contenant des éléments. Il convient de noter qu’Outlook 2010 est un client polyvalent aux riches fonctionnalités et qu’il existe toujours des flux de travail ou des modèles d’utilisation possibles, susceptibles d’affecter ces recommandations. Par exemple, Outlook propose une fonctionnalité (disponible dans la boîte de dialogue des propriétés de dossier) permettant d’effacer toutes les données hors connexion pour le dossier dans votre fichier OST. Si une partie de votre flux de travail consiste à effacer régulièrement les éléments hors connexion dans un dossier, les performances en pâtiront lorsque ce dossier sera synchronisé ultérieurement. Si vous utilisez des définitions de vues filtrées ou complexes qu’Outlook doit appliquer aux données des dossiers, vous pouvez constater des baisses de performances au cours de ces opérations. Ces recommandations ont pour but de mettre en œuvre les meilleurs modèles d’utilisation « standard » pour le super-délégué.

 Pour plus d’informations, voir :

Recommandations pour l’analyse proactive

Notre meilleur outil d’analyse côté client est OCAT (Outlook Configuration Analyzer Tool). OCAT s’appuie sur la même technologie qu’Exchange Server Best Practices Analyzer. Il fournit une interface utilisateur conviviale dont les utilisateurs peuvent tirer profit pour vérifier l’intégrité des clients, ainsi qu’une version en ligne de commande que les administrateurs peuvent scripter pour exécuter des vérifications d’intégrité et collecter les rapports obtenus. La documentation de référence ci-dessous contient une description détaillée du jeu de fonctionnalités, de la manière de l’utiliser du point de vue de l’administrateur, ainsi que des informations supplémentaires.

Côté serveur, vous pouvez utiliser le jeu de fonctionnalités des scripts et commandes PowerShell pour extraire des informations sur la taille des boîtes aux lettres et des dossiers. 

Pour plus d’informations, voir :

Recommandations pour la formation des super-délégués

Microsoft fournit plusieurs documents de référence sur les « meilleures pratiques » pour les scénarios mettant en jeu des délégués. Ces guides vont de tâches de niveau débutant jusqu’à la gestion intermédiaire de la fonctionnalité de délégué. Les équipes Microsoft Premier Field Engineering proposent également des ateliers proactifs et réactifs en matière de calendrier. Ces ateliers incluent des thèmes associés à la résolution des problèmes de calendrier et des recommandations sur les meilleures pratiques.

Voici quelques ressources supplémentaires de formation et de dépannage :

Recommandations quant au nombre maximal de règles pour la configuration de super-délégués Outlook

Le nombre maximal de règles pour Exchange est limité par une allocation de stockage pour la « propriété » qui stocke toutes les règles. Cette propriété est généralement limitée à 32 Ko. Dans la mesure où une règle standard engendre le stockage de 600 à 800 octets de données, vous pourriez « manquer de place » entre 40 et 50 règles. Dans Exchange 2010, vous pouvez spécifier une valeur supérieure à 32 Ko pour le stockage des règles. Pour les comptes Exchange Online, vous pouvez définir cette valeur jusqu’à 64 Ko. Cela permet d’utiliser jusqu’à près de 100 règles. Nous pourrions partir du principe que le nombre maximal recommandé de règles est déterminé par la capacité de l’utilisateur à gérer l’ensemble de règles, ce qui est particulièrement vrai dans des scénarios où plusieurs règles peuvent affecter le même message et où l’utilisateur doit gérer toute la logique impliquée dans le déclenchement des règles.

Pour plus d’informations, voir Augmentation de la limite concernant les règles pour Exchange Online.

 Recommandations générales

Les équipes Outlook et Exchange collaborent continuellement pour améliorer l’expérience Exchange Online. Non seulement des bogues spécifiques sont identifiés et corrigés au cours de notre cycle de « mise à jour cumulée », mais d’autres modifications du code, destinées simplement à améliorer la stabilité et les performances, sont incluses dans les mises à jour cumulées. C’est pourquoi nous vous recommandons de toujours tester et utiliser les dernières mises à jour cumulées disponibles lorsque vous traitez des problèmes liés au client Outlook. Le niveau de client obligatoire pour Outlook correspond à une version d’Outlook de moins d’un an. Ainsi, par exemple, au mois d’octobre 2012, la mise à jour cumulée d’octobre 2011 doit obligatoirement avoir été appliquée à Outlook si Exchange Online est utilisé. 

Un dernier élément à prendre en compte en termes de performances et de stabilité est de comprendre l’importance de l’écosystème du calendrier. Si des clients différents sont utilisés (Outlook, OWA, Windows Phone, IPhone, Blackberry), la stabilité du calendrier est menacée et chacun de ces domaines nécessite votre attention. De même, si vous possédez des compléments Outlook qui étendent le jeu de fonctionnalités du calendrier, cela représente un autre facteur de risque potentiel pour le maintien du fonctionnement harmonieux du calendrier. Aucun de ces éléments n’est nécessairement à l’origine d’un problème, mais ils introduisent une certaine complexité et obligent les équipes à collaborer pour comprendre et résoudre les problèmes.

Les dernières mises à jour pour Outlook sont toujours disponibles à la page : http://technet.microsoft.com/en-us/office/ee748587.aspx.

Définition des comptes Exchange multiples et ajout d’une boîte aux lettres supplémentaire

Les comptes Exchange multiples font communément référence à un scénario dans lequel vous ajoutez un SECOND compte complet au profil Outlook. Vous pouvez ajouter un second compte à un profil Outlook 2010 en accédant à Fichier et à Paramètres du compte dans Outlook, puis en sélectionnant Nouveau.

Pour ajouter une boîte aux lettres supplémentaire dans Outlook, accédez à Paramètres du compte, cliquez sur le bouton Modifier et sur Paramètres supplémentaires, puis sélectionnez l’onglet Options avancées pour le compte Exchange EXISTANT.

 

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. La version originale est disponible à la page Recommendations for configuring delegate scenarios in Outlook 2010