Article d’origine publié le samedi 14 janvier 2012

Proposé par notre expert en compatibilité Curtis Sawin.

Vue d’ensemble

OMPM est principalement utilisé pour fournir des détails concernant des problèmes de conversion de documents. Il permet de répondre à la question : « Quel est le risque de convertir mon ou mes fichiers Office binaires au format Open XML ? ». Toutefois, nous avons noté que bon nombre de personnes utilisent OMPM pour essayer de répondre à la question : « Quel est le risque d’ouvrir mon ou mes fichiers Office binaires dans une application Office 2010  ? ». En fait, nous constatons qu’OMPM est utilisé pour répondre à la mauvaise question. Ainsi, l’utilisation d’un bon outil pour fournir la mauvaise information génère une perte importante de temps, d’énergie et d’argent.

Identification des tâches de prédéploiement et de post-déploiement

Dans le cadre de tout projet de compatibilité, indépendamment de la plateforme, il est conseillé de séparer en deux vos tâches relatives à la compatibilité : les tâches de prédéploiement et de post-déploiement. Ce qui signifie qu’avant toute migration de votre nouvelle plateforme (telle qu’Office 2010, Windows 7 ou Internet Explorer 9), vous ne devez concentrer vos efforts que sur les tâches qui vous permettent de déployer la nouvelle plateforme. Les tâches de ce type doivent avoir un impact clair et direct sur votre capacité à déployer votre plateforme. Vous comprenez pourquoi les tâches de prédéploiement sont considérées comme des tâches permettant le déploiement.

Les tâches de post-déploiement sont celles qui vous permettent de tirer parti des avantages de votre nouvelle plateforme, engendrant ainsi une augmentation de la productivité (ai-je abordé l’Aperçu avant collage ?) et une diminution des coûts. En outre, les tâches de post-déploiement peuvent servir à préparer des migrations de plateformes futures. Les tâches de ce type sont considérées comme étant des tâches d’optimisation de l’environnement.

À titre d’exemple, la mise à jour de code macro obsolète est une tâche de post-déploiement, car les éléments du modèle d’objet qui ont été identifiés comme obsolètes dans les versions antérieures d’Office continueront d’être compilés, mais ils ne seront pas forcément disponibles dans les versions futures d’Office. En d’autres termes, le code macro ne bloque pas réellement les déploiements d’Office. Ainsi, après avoir déployé Office 2010, la mise à jour de votre code obsolète vous servira à migrer vers une version future d’Office.

La conversion de documents est également une tâche de post-déploiement, car elle vous permet de réduire vos besoins en stockage réseau et d’optimiser votre environnement.

Quelle est donc l’utilisation appropriée d’OMPM ?

Comme nous l’avons abordé avant, OMPM identifie les problèmes de conversion de documents, pas les problèmes liés aux documents. En d’autres termes, pour un document spécifique, OMPM peut répondre à la question « sera-t-il converti ? » au format de fichier le plus récent, mais il ne peut pas répondre à la question « fonctionnera-t-il ? » dans Office 2010.

Recourir à OMPM lors d’un prédéploiement pour vous aider à déterminer si « vos documents fonctionneront lorsque vous les ouvrirez dans Office 2010 » est une mauvaise utilisation d’OMPM. Il existe plusieurs raisons à cela :

  • L’outil comprend les mots « Planification » et « Migration » dans son intitulé. Par conséquent, il devrait être utilisé lors de la planification de la migration, correct ? (Euh…malheureusement, non).
  • Cet outil fournit des résultats qui identifient des problèmes « rouges », « jaunes  » et « verts ». Les attributs rouges, jaunes et verts sont faciles à comprendre : Vert = bon, Rouge = mauvais, Jaune = ni vraiment bon, ni vraiment mauvais.
  • Plus important… l’outil fournit des données que les services informatiques ne pourraient pas récupérer autrement. Il peut analyser entièrement votre environnement et vous donner un statut facile à comprendre de tous les documents qu’il a trouvés. De nombreux services informatiques considèrent qu’il vaut mieux avoir un peu d’information que rien du tout.

Ce dernier argument est imparable. OMPM fournit des données que les spécialistes informatiques peuvent appréhender. Nous constatons souvent que les clients utilisent OMPM pour détecter des problèmes de conversion de documents, et qu’ils concentrent ensuite leurs tests sur les documents affichant des problèmes « rouges ».  C’est un moyen facile de rationaliser des grandes quantités de données en volumes plus facilement gérables. Les documents « rouges » représentent souvent entre 5 et 20 % de l’inventaire total. La rationalisation d’un inventaire à hauteur de 5 % de ce qui a été détecté semble être une excellente utilisation de ce processus de détection !

Toutefois, cette approche comporte plusieurs défauts. Comme nous l’avons constaté, le défaut le plus important tient au fait qu’OMPM fournit des problèmes de conversion, mais ne propose pas d’informations qui vous permettront de déterminer si un document rouge fonctionnera dans Office 2010. En outre, le fait de se concentrer sur les documents « rouges » masque l’importance du document, et traite tous les documents rouges selon le même degré d’importance (c.-à-d., les documents qui doivent être testés). Ainsi, tout en étant persuadé que vous gagnez du temps, vous êtes réellement en train d’en perdre, en vous concentrant sur les documents qui posent des problèmes de conversion, mais qui ne sont pas synonymes de valeur ajoutée pour l’entreprise. Enfin, cette utilisation d’OMPM contribue à fournir un sentiment erroné de sécurité. Tandis que vous pouvez affirmer que vous avez fait porter vos efforts sur les documents qui n’ont retourné que des problèmes rouges, vous ne pouvez pas dire que vous avez obtenu une quelconque réponse à la question « Cela va-t-il fonctionner ? » dans Office 2010.

Nous découvrons que les entreprises consacrent entre 12 et 18 mois à la préparation du déploiement d’Office 2010.  Ce qui signifie qu’une fois la décision de déploiement prise, il peut s’écouler une année et demie avant que les utilisateurs finaux puissent utiliser la nouvelle version d’Office. La plupart de cette période est consacrée à la longue (et coûteuse) évaluation des documents à l’aide d’OMPM. En réalité, nous nous apercevons que les personnes qui n’ont PAS utilisé OMPM avant une mise à niveau vers Office 2010 procèdent plus rapidement et de manière plus économique sans aucun risque supplémentaire.

OMPM et les problèmes de macros

La version 2010 d’OMPM comprend un nouvel outil qui identifie les « problèmes de macros ».  En résumé, il fournira deux points de données : le nombre de tous les problèmes potentiels de modèles d’objet et le nombre de tous les problèmes potentiels de compatibilité liés aux versions 64 bits.

Les problèmes liés aux modèles d’objet, répertoriés en tant que Functionality Issue Count dans l’outil de création de rapports OMPM, résume le nombre total d’éléments dans le code macro qui ont été supprimés, modifiés ou qui sont devenus obsolètes dans des versions antérieures d’Office. Les problèmes liés aux versions 64 bits, répertoriés en tant que x64 Compatibility Issue Count dressent la liste de toutes les déclarations de code macro qui ne sont pas explicitement répertoriées comme « sûres pour Office 64 bits ».

Cette fonctionnalité améliorée procure le sentiment à bon nombre de personnes que cet aperçu est inestimable et qu’il doit être établi avant le déploiement. Par exemple, il ne vous viendrait pas à l’esprit d’utiliser un document dans Office 2010 qui présente 88 problèmes fonctionnels et 3 problèmes de compatibilité liés aux versions 64 bits ?  Tout dépend des points suivants :

  • Suis-je en train de déployer Office 2010 64 bits ?
  • Les problèmes rencontrés sont-ils de nature grave ou bénigne ?
  • Plus important, le document est-il critique pour l’entreprise ?

Si vous ne déployez pas Office  2010 64 bits, vous pouvez ignorer toutes les données qui figurent dans la colonne x64 Compatibility Issue Count de l’outil de création de rapports OMPM. Ces informations n’ont aucune importance dans cette situation et ne sont que du bruit.

Les données Functionality Issue Count sont un résumé des éléments de modèles d’objet qui ont été supprimés, modifiés ou qui sont devenus obsolètes. La plupart de ces éléments n’ont aucun impact, mais certains d’entre eux peuvent en avoir.  Comment le savoir ? Malheureusement, OMPM ne fait pas la différence. L’étude des données ne vous apporte pas grand-chose. Consultez l’article Présentation des modifications ayant un impact potentiel dans le modèle d’objet Office 2010 pour obtenir plus d’informations sur la façon dont les modifications du modèle d’objet peuvent avoir un impact sur les macros.

Enfin, tandis qu’OMPM peut vous renseigner sur les documents qui présentent le nombre le plus important de problèmes fonctionnels ou de macros liés aux versions 64 bits, OMPM ne peut pas vous indiquer si le document ou la macro sont importants pour votre entreprise. Tester et entreprendre des cycles de correction sur des documents ne présentant aucune valeur pour l’entreprise seraient une perte de temps.  Ainsi, utiliser la quantité de problèmes liés aux macros pour déterminer quels documents doivent être testés conduit souvent à un manque d’efficacité.

Approche recommandée pour la détection de documents Office

La majorité de cet article a porté sur ce qu’il convenait de ne pas faire… ce qui en soi ne vous est pas très utile.  Par conséquent, si l’utilisation d’OMPM pour détecter des documents et des macros n’est pas appropriée… qu’est-ce qui l’est ? Commençons par les utilisateurs finaux. Interrogez vos clients. L’un des avantages (et défis) majeurs d’Office réside dans le fait que les utilisateurs finaux peuvent construire leurs propres solutions à l’aide d’Office, et que ces solutions Office ne sont pas gérées par le service informatique. En outre, bon nombre d’entreprises ne font pas gérer leurs documents Office par leur service informatique, qui n’a que peu de visibilité quant aux documents Office importants qui permettent le fonctionnement des entreprises.

Il sera BEAUCOUP plus rapide de vous associer aux chefs de projet, aux gestionnaires de la relation client ou aux responsables commerciaux pour identifier quels sont les documents essentiels pour l’entreprise au lieu d’utiliser OMPM pour analyser l’intégralité de votre environnement et vous concentrer sur les mauvaises données (Gloups !). Ce partenariat peut également servir à d’autres initiatives et projets informatiques et contribuer à instaurer des changements dans votre environnement plus flexible.

La plupart des projets de compatibilité, indépendamment de la plateforme, utilisent le flux « Inventorier, Rationaliser, Tester et Corriger » et avec Office, il semble logique d’utiliser OMPM pour détecter, rationaliser en filtrant sur les « jaunes » ou « rouges », tester et corriger le petit sous-ensemble. Votre liste est ainsi rationalisée par inadvertance en fonction du mauvais critère.  C’est comme si vous achetiez une voiture pour sa couleur. «  Chérie, tu peux choisir ta voiture parmi toutes ces voitures bleues. » Lorsque vous vous concentrez sur le test/correction du mauvais jeu de données, vous ne réduisez pas votre risque. En réalité, vous l’augmentez en ne vous concentrant pas sur les données correctes.

Collaborer avec les différents services de l’entreprise en premier pour identifier les documents/solutions critiques vous fournira un moyen efficace de procéder à la détection et à la rationalisation en même temps, tandis que l’entreprise valide les données générées. Le résultat se traduit par une efficacité accrue (gain de temps/réduction du coût) et un risque moindre (en se concentrant sur les bonnes données). 

Résumé

OMPM est un excellent outil pour exécuter une tâche spécifique. L’utilisation d’OMPM pour détecter des problèmes de conversion et l’utilisation des données obtenues pour déterminer s’il existe une justification au niveau de l’entreprise pour convertir vos documents une fois que votre déploiement d’Office 2010 a été accompli représentent une manière idéale de valoriser votre investissement et de réaliser des économies potentielles. Utiliser OMPM pour répondre à la mauvaise question vous mènera à un projet de mise à niveau coûteux et inefficace qui nuira à la flexibilité de votre entreprise et retardera les améliorations en termes de productivité qu’Office 2010 apporte à vos clients.

Pour plus d’informations

Les concepts exposés dans cet article sont expliqués plus en détail dans cette vidéo d’1 heure Résolution des problèmes de compatibilité d’Office pour accélérer les déploiements (en anglais), enregistrée lors de la Microsoft SharePoint Conference qui s’est tenue à Anaheim, en Californie.  Voici une introduction à cette vidéo :

La compatibilité des solutions et des fichiers d’Office préoccupe les entreprises lorsqu’elles commencent à planifier une mise à niveau d’Office. Cela conduit généralement à des projets de déploiement étendus retardant la valorisation de la nouvelle version. Pour mener à bien votre projet de déploiement, vous pouvez utiliser les outils d’exploitation et le processus approprié pour comprendre les risques potentiels. Cette session exposera la bonne approche permettant de pallier les évaluations longues et coûteuses, la crainte de l’inconnu et les coûts accrus. Rencontrez l’équipe de compatibilité d’Office et apprenez à exploiter les programmes et les ressources pour accélérer le déploiement des clients Office 2010 ou Office 365.

Liens

Utilisation d’OMPM Partie 1 - Identification des candidats à la conversion de document et estimation des économies de stockage
Utilisation d’OMPM Partie 2 – Exécution d’une conversion en bloc

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. Vous trouverez l’article original ici : Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?