Article d’origine publié le mardi 10 janvier 2012

Proposé par notre expert en compatibilité Curtis Sawin.

Vue d’ensemble

L’utilisation du Gestionnaire de planification de migration Office (OMPM, Office Migration Planning Manager) pour identifier les documents au format binaire à « haut risque », à savoir les fichiers xls, doc et ppt qui présenteront des problèmes de conversion, est un moyen efficace pour déterminer si des documents ne doivent pas être convertis après le déploiement d’Office 2010. À l’inverse, vous pouvez également utiliser OMPM pour identifier les documents binaires à « faible risque » qui sont de bons candidats pour une conversion Open XML. Vous pouvez ensuite utiliser un autre outil OMPM, ofc.exe, pour convertir en bloc tous les documents identifiés. Conversions en bloc, vous vous demandez ? Bien que de nombreuses sociétés nous affirment qu’elles ne sont pas intéressées par la conversion en bloc de documents, et au demeurant, nous ne recommandons pas la conversion de documents dans le cadre d’un projet de déploiement d’Office 2010, il existe dans certains cas de bonnes raisons de le faire : cela permet notamment de réduire vos besoins en stockage réseau de 50 % ou plus et vous permettre de réaliser d’importantes économies (mesurables).

Convertir ou non

Cette vue d’ensemble semble fournir des éléments contradictoires. Tout d’abord, nous affirmons « ne convertissez pas vos fichiers dans le cadre d’un projet de déploiement Office », puis l’instant d’après, nous nous enthousiasmons concernant les avantages de la conversion. Qu’en est-il réellement ?

En premier lieu, la conversion de documents dans le cadre d’un projet de déploiement Office peut entraîner des problèmes, en particulier celui des liens cassés. Office  2010 utilise le mode de compatibilité lors de l’ouverture de fichiers binaires et désactive certaines fonctionnalités qui ne sont pas rétrocompatibles, garantissant ainsi la compatibilité des fichiers binaires avec les versions antérieures d’Office. Le recours au mode de compatibilité ne requiert aucun effort ni aucune configuration de votre part, et les utilisateurs peuvent continuer à travailler sur leurs fichiers comme ils le faisaient avec les versions antérieures d’Office. De ce fait, si les nouvelles fonctionnalités ne sont pas souhaitées dans les fichiers existants, pourquoi accomplir davantage de travail ? Une partie du projet de migration d’Office 2010 devrait servir à identifier plus rapidement des manières plus simples de migrer vers la nouvelle plateforme. Se garder d’accomplir du travail ne produisant aucune valeur ajoutée est un excellent moyen de réaliser des économies. Ainsi, lorsque vous préparez le déploiement d’Office 2010, assurez-vous de faire porter uniquement vos efforts sur les tâches qui « cadreront avec le déploiement ».

L’alerte du trouble-fête : l’utilisation d’OMPM (ou d’autres outils) pour analyser votre environnement à la recherche de problèmes de conversion de document NE fait PAS partie de ces tâches. Nous en reparlerons plus tard.

Une fois que vous avez migré vers Office 2010, vous pouvez tirer parti de ces nouvelles fonctionnalités dans tous les documents que vous créez. C’est aussi le moment de déterminer si la conversion en bloc de documents vaut la peine d’être effectuée. Profiter des nouvelles fonctionnalités qui améliorent la productivité (merci à Aperçu avant collage et SmartArt !) et réduire vos besoins en stockage réseau sont des tâches d’« optimisation de l’environnement » qui vous permettent de valoriser votre investissement dans Office 2010.

L’utilisation d’OMPM pour identifier les fichiers à faible risque, c’est-à-dire les candidats à la conversion, est une tâche post-déploiement d’Office qui vous permet de déterminer si la conversion en bloc vaut la peine. Les données rassemblées par OMPM peuvent être utilisées pour déterminer le retour sur investissement (ROI) de la conversion en bloc. Ce qui signifie qu’en utilisant OMPM, vous pouvez contribuer à répondre à la question « Quelles seront mes économies de stockage si je convertis un ensemble de documents ? » Dans un environnement où le service informatique met en œuvre un modèle de rétrofacturation pour le stockage réseau, le recours à OMPM pourrait aussi permettre de répondre à la question « Quelle économie vais-je réaliser si je convertis mes documents ? » Bien souvent, les services informatiques sont considérés comme des « sources de dépenses pour l’entreprise ». OMPM peut contribuer à modifier cette perception et à démontrer comment ils peuvent être des « sources d’économies pour l’entreprise ».

Comment décrire les fichiers « à faible risque » ?

Les documents qui s’apparentent à de bons candidats à la conversion sont ceux qui entraînent un impact minimal pour l’entreprise. Lorsque vous définissez un « faible risque » pour votre organisation, vous pouvez appliquer des règles d’entreprise, telles que « exclure les documents récemment modifiés » et associer cette règle aux données spécifiques retournées d’OMPM, comme « exclure les documents qui présentent des problèmes de conversion rouges ou jaunes » et « exclure les documents qui présentent des problèmes de macros ». Les documents restants répondent aux critères suivants :

  • Documents qui n’ont pas été modifiés depuis n jours (par exemple, n = 30)
  • Documents qui ne présentent que des problèmes de conversion verts identifiés par OMPM
  • Documents exempts de problème de conversion identifié par OMPM
  • Documents exempts de problème de macro identifié par OMPM

OMPM catégorise les problèmes potentiels de conversion de documents selon leur gravité. Les problèmes « verts » sont, pour la plupart, bénins et n’auront probablement aucun impact. Des exemples de ces problèmes « verts » sont des fichiers Excel qui utilisent des étiquettes dans les formules (qui sont automatiquement converties dans Excel 2010) ou qui contiennent des graphiques. Les problèmes « jaunes » ou « rouges » peuvent s’avérer plus graves, et la conversion de ce type de document peut entraîner une perte de données ou de fonctionnalités.

Les fichiers comportant des problèmes de macros appartiennent à deux catégories : (1) les fichiers qui contiennent des macros utilisant des éléments de modèles d’objets qui ont été soit modifiés, soit supprimés, ou qui sont devenus obsolètes dans des versions antérieures d’Office et (2) les macros qui appellent des fonctions qui ne sont pas spécifiquement marquées comme étant compatibles avec les versions 64 bits d’Office. OMPM ne fournissant pas d’informations détaillées sur l’impact de ces problèmes de macros, nous les excluons de notre liste de conversion potentielle… afin de limiter nos risques.

Les problèmes de macros sont répertoriés différemment selon leur couleur : rouge, jaune et vert. Ce qui signifie qu’un fichier peut contenir 3 245 problèmes de macros identifiés et être répertorié en tant que document « vert » en termes de problèmes de conversion. Il pourrait aussi être répertorié en tant que fichier exempt de problème de conversion. Il est important d’avoir à l’esprit cette distinction lorsque nous fabriquons notre filtre « à faible risque ».

Nous excluons également les fichiers récemment modifiés. Par exemple, nous ne convertirons aucun fichier qui a été modifié ces trente derniers jours. Cela permet de garantir que nous ne convertissons que les fichiers susceptibles de ne jamais être utilisés. Même si certains d’entre eux le seront, nous ne convertissons que ceux qui sont pratiquement exempts de risque de conversion. Si 30 jours ne sont pas suffisants pour votre environnement, augmentez ce nombre.

Remarque : l’outil de création de rapports OMPM n’affiche que les dates des fichiers « dernièrement modifiés ».  Il ne fournit aucune information concernant les fichiers « récemment ouverts ».Hou !  

Procédures

La procédure de base pour convertir vos documents est la suivante :

Étape 1 – Rassemblez vos données :

  • Identifier l’emplacement de stockage réseau qui contient les documents Office.
  • Télécharger le jeu d’outils OMPM.
  • Analyser les documents Office sur votre emplacement de stockage réseau à l’aide d’OffScan.exe.
  • Créer une base de données OMPM.
  • Importer les résultats d’analyse dans la base de données OMPM à l’aide d’ImportScans.bat.

Pour en savoir plus sur l’exécution des étapes ci-dessus (à l’exception de l’identification de votre emplacement de stockage), voir notre documentation TechNet relative à OMPM.

Étape 2 – Analysez vos données :

Pour déterminer les fichiers candidats à la conversion :

  • Utiliser l’outil de création de rapports OMPM pour créer un filtre « à faible risque ».

Pour estimer les économies de stockage liées à la conversion :

  • Exécuter une requête SQL « à faible risque » dans SQL Server Management Studio pour récupérer les données relatives à la taille des fichiers.

Étape 3 – Passer à l’action :

Pour convertir les candidats à la conversion :

  • Exporter la liste filtrée à l’aide de l’outil de création de rapports OMPM.
  • Configurer OFC.ini pour utiliser la liste filtrée et exécuter OFC.exe.

Cet article traitera de l’étape 2. Un article distinct abordera l’étape 3. Pourquoi créer deux articles ?  L’étape 2 vise à déterminer « S’il est intéressant de convertir vos documents ? » Si vous déterminez que vous avez intérêt (financièrement parlant) à effectuer la conversion, passez à l’étape 3 qui consiste à passer à l’action. Si vous estimez que ça n’en vaut pas la peine, ne poursuivez pas votre lecture et fournissez à votre hiérarchie les éléments justifiant votre décision. Vous vous épargnez, ainsi qu’à votre entreprise, des efforts qui ne permettront de réaliser aucune économie.

Création du filtre à faible risque dans l’outil de création de rapports OMPM

Ouvrez l’outil de création de rapports OMPM (OMPM.accdr) et sélectionnez le lien de compatibilité OMPM. Dans la section Select a File Filter, naviguez jusqu’au bas de la section et sélectionnez le bouton Customize SQL. La clause WHERE peut être utilisée pour vérifier les critères suivants :

WHERE MaxIssueLevelID > 2 AND DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

Après avoir ajouté la requête, en sélectionnant le bouton Apply Filter, vous obtiendrez tous les fichiers qui répondent aux critères.

Voici le résultat dans l’outil de création de rapports OMPM

Dans l’exemple suivant, environ 74 % de vos documents sont des candidats à la conversion, car ils répondent aux critères de faible risque.

Si SQL ne vous est pas familier, ce qui précède peut vous sembler obscur. Le tableau ci-dessous détaille les éléments de la requête.

Estimation des économies de stockage potentielles (ou détermination de votre ROI)

Je connais désormais le nombre de documents (et leur pourcentage) qui sont des candidats à la conversion, il serait alors utile d’avoir une estimation des économies de stockage que je pourrais réaliser si je décidais de les convertir. Tandis que la documentation sur TechNet indiquent que la taille des fichiers Open XML peut être jusqu’à « 75 % inférieure » à celle des fichiers binaires, dans la réalité nous constatons une réduction de 50 à 60 % de la taille des documents lors de leur conversion. À des fins de planification de vos besoins de stockage, nous vous recommandons d’estimer une réduction de 50 % lorsque vous convertissez un document au format Open XML.

L’outil de création de rapports OMPM ne fournit pas la taille cumulée de tous les fichiers répertoriés. Il ne vous reste plus qu’à copier-coller (argh !) toutes les données de l’outil de création de rapports OMPM (à l’aide de l’onglet Scanned Files) dans Excel (par exemple) et à additionner ensuite la colonne File Size. Méthode peu élégante et pénible.

Une méthode plus simple consiste à connecter la base de données OMPM à l’aide de SQL Server Management Studio (SSMS) et à exécuter une requête directement dans la base de données. Pour l’appliquer, vous pouvez suivre les étapes suivantes :

1. Ouvrez SQL Server Management Studio.
2. Connectez le serveur contenant la base de données OMPM.
3. Sélectionnez le bouton Nouvelle requête.
4. Dans la fenêtre de l’éditeur de requêtes, copiez-collez le texte ci-dessous :

SELECT

     SUM(Cast(Size as BigInt))/1024/1024/1024

FROM

     Uv_File

WHERE

     (MaxIssueLevel = 'No Issues' or MaxIssueLevel = 'Green')

AND

     DATEADD(d,-30,GETDATE()) > ModifiedDate AND

     FileID not in (SELECT FileID from Uv_FilterMacroIssue)

Cette méthode ressemble beaucoup au filtre utilisé dans l’outil de création de rapports OMPM, mais vous avez accès à davantage de tables et de vues. Vous pouvez donc utiliser les champs MaxIssueLevel pour spécifier les critères « Vert » ou « Aucun problème » plutôt que les valeurs MaxIssueLevelID. La requête est ainsi plus facile à comprendre.

Le résultat obtenu est une valeur unique qui représente le nombre total de gigaoctets utilisés par tous les fichiers candidats à la conversion. La quantité de données évaluées peut être très importante et la taille de fichier est représentée en octets. C’est pourquoi nous utilisons la fonction CAST pour convertir la valeur Taille de fichier en un type de données qui peut gérer de très grands nombres. Nous divisons ensuite la valeur par 1024 trois fois pour convertir les octets en kilo-octets, puis en mégaoctets et enfin en gigaoctets.

Voici un exemple de cette requête et la somme obtenue.


Dans la capture d’écran ci-dessus, nous constatons que 44 Go sont utilisés par tous nos documents à faible risque. Pour estimer les économies de stockage, nous utiliserons une formule très simple :


 

Vous pouvez à présent déterminer si « cela en vaut la peine ». Ce qui signifie que nous pouvons établir, à partir des économies de stockage estimées, si le ROI de la conversion en bloc de fichiers mérite l’investissement. À nouveau, si vous êtes dans une situation où le service informatique met en œuvre un modèle de rétrofacturation pour le stockage réseau, vous pouvez désormais estimer le montant que vous ferez économiser à vos clients. En général, les frais sont récurrents, vous indiquerez donc ce montant économisé... par an ! (Remarque en aparté : certains professionnels apprécient les prévisions sur 3, 4 ou 5 années. Le fait d’être en mesure de fournir « une prévision d’économies sur 5 ans pour ce projet » pourrait réellement faire prendre conscience aux intéressés de la valeur de la conversion de documents !)

Résumé

L’utilisation d’OMPM est recommandée pour identifier les documents qui sont de bons candidats à la conversion et convertir ces documents. Il convient d’entreprendre cette action après le déploiement d’Office 2010. En résumé, utilisez OMPM comme un outil d’analyse pour déterminer si le retour sur investissement est en adéquation avec l’effort de conversion de documents.

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. Vous trouverez l’article original ici : Using OMPM Part 1 - Identifying Document Conversion Candidates and Estimating Storage Savings