Article initial publié le vendredi 20/05/2011

Un consultant nous a demandé récemment si OMPM prenait en charge l’utilisation de caractères génériques pour l’analyse de fichiers. Il s’avère que la réponse est non. Toutefois, selon Curtis Sawin, notre gourou d’OMPM, il est préférable de procéder à une analyse complète, puis de filtrer les résultats. Découvrez dans cet article les conseils qu’il prodigue pour certaines techniques de filtrage avancées utilisant des filtres SQL.

Les caractères génériques sont-ils pris en charge par OMPM lors de l’analyse de documents ?
En quelque sorte, oui, mais pas véritablement. 

En fait, pour analyser des documents (à l’aide d’offscan.exe), vous pouvez définir :

  • les dossiers à inclure et exclure ;
  • les extensions de fichiers à inclure ;
  • si les fichiers qui n’ont pas été modifiés ou ouverts depuis un certain temps doivent être analysés ou non. 

Ni plus, ni moins. 

Ces paramètres sont définis dans le fichier offscan.ini. Toutefois, la stratégie recommandée pour analyser et évaluer les documents est d’utiliser offscan.exe pour analyser vos lecteurs locaux ou réseau, puis d’utiliser l’outil de création de rapports OMPM (OMPM.accdr) pour filtrer vos résultats.  Autrement dit, utilisez offscan.exe pour déterminer ce dont vous disposez, puis utilisez OMPM.accdr pour déterminer ce dont vous avez besoin. 

Pour ce faire, créez un filtre SQL personnalisé dans OMPM.accdr, qui consiste simplement en une clause SQL WHERE.

Par exemple, si vous voulez exclure tous les fichiers qui commencent par certains caractères, vous devez ajouter une clause WHERE dans OMPM.accdr qui exclue ces fichiers. L’écran ci-dessous illustre la zone Selected Filter SQL dans OMPM.accdr avec une clause WHERE qui inclut uniquement les fichiers qui commencent par « pr ».

Après avoir sélectionné le bouton Apply Filter, la capture d’écran ci-dessus montre que seulement 7 % des fichiers analysés répondent aux critères du filtre.

Remarque : pour que cette requête aboutisse, l’onglet Scanned Files doit être ouvert dans OMPM.accdr.

Un exemple plus utile serait d’exclure tous les « fichiers propriétaires ». Il s’agit des documents qui commencent par une tilde (~) suivie du symbole dollar ($), lui-même suivi du reste du nom du document (p.ex., « ~$nom fichier.doc »). Ces fichiers sont créés lorsque vous ouvrez un fichier enregistré et sont supprimés lorsque vous fermez le fichier. Si vous analysez un lecteur réseau, vous pourrez en trouver plusieurs milliers, ce qui indiquera que plusieurs milliers de documents sont actuellement ouverts par vos clients. La requête suivante exclut ces fichiers :

Grâce à ce filtre, j’ai pu réduire le nombre de fichiers à évaluer.

Pour résumer, vous pouvez définir un filtrage très précis en utilisant l’outil de création de rapports OMPM. Par conséquent, même si vous ne pouvez pas analyser les fichiers au moyen de caractères génériques, vous pouvez assurément effectuer un filtrage à l’aide de caractères génériques. L’approche qui consiste à analyser ce dont vous disposez et de créer un rapport sur ce dont vous avez besoin réduit également le risque d’analyser plusieurs fois un même emplacement.

Curtis

 

 

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible à la page Tips for using SQL filters with OMPM