Übersicht über die menschlichen Aspekte beim Workflow in SharePoint 2010

SeanHallo, mein Name ist Sean Gabriel, Program Manager beim SPD-Workflowteam. Kürzlich habe ich eine Präsentation zum Workflow mit Blick auf den Menschen auf der SPC-Konferenz gehalten und möchte nun die Kernaspekte des Gesprächs einem breiteren Publikum zugänglich machen. Es werden weitere Beiträge folgen, in denen das Entwerfen von Workflows in SharePoint 2010 bis ins kleinste Detail vertieft wird. Achten Sie deshalb auf zukünftige Blogbeiträge. Das Produktteam hat immense Anstrengungen und Arbeit in die neuen und weiterentwickelten Workflowfunktionen der 2010er-Version gesteckt. Wir hoffen, dass Sie genau wie wir der zukünftigen Version freudig entgegen sehen!

Um das Thema einzugrenzen, lassen Sie uns die Welt als Workflow betrachten (Klicken Sie, um die Ansicht zu vergrößern.):

Workflowlösungsspektrum

Eine unserer wichtigsten Botschaften für diese Version ist die Bereitstellung von weitreichenden Möglichkeiten für Workflowlösungen, die Sie erstellt haben. Die grafische Darstellung soll dies reflektieren. Die horizontale Achse zeigt die Tools, mit denen Sie arbeiten können. Die vertikale Achse stellt eine grobe Skala der Workflowfunktionalität dar, die auf der jeweiligen Ebene verfügbar ist. Je weiter Sie an der Kurve voranschreiten, desto anspruchsvoller werden die Lösungen.

Von links beginnend können Sie erkennen, dass es auch in der 2010er-Version integrierte, genehmigungsbasierte Workflows gibt, gebrauchsfertig und einsatzbereit. Sie dienen dazu, das Nachverfolgen der Prozesse vom Anfang bis zum Ende zu erleichtern, denn Sie können einzelne Aufgaben des Workflows entsprechend Ihrer Anforderungen zuweisen. Diese Workflows sind einfach konfiguriert mit Einstellungen, wie z. B. mit Fälligkeitsdaten, und können in der Browser-UI verwendet werden. In dieser Version sind sie mithilfe von deklarativen Workflowstapeln weiterentwickelt worden. Mit ihrer Hilfe können eine Reihe von Plattformerweiterungen, wie Wiederverwendbarkeit, InfoPath-Formulare, Visualisierungen und dem Designer für Aufgabenprozesse, genutzt werden.

Was bedeutet das? Das mitgelieferte Genehmigungsverfahren ist im Wesentlichen in Bezug auf die Anpassung keine Black Box mehr. Sie können SharePoint Designer 2010 direkt zur Anpassung des Workflows gemäß Ihren speziellen Geschäftsanforderungen verwenden. (Sie können auch einfach eine Kopie erstellen und diese bearbeiten oder den zugrunde liegenden Aufgabenprozess in einem anderen Workflow verwenden. Mehr dazu etwas später.) Das Ändern der Art und Weise, wie Aufgaben zugewiesen werden, das Bearbeiten von E-Mail-Benachrichtigungen oder das Ändern der Feldergruppe in einem beliebigen Workflowformular sind nur einige Beispiele von leicht durchzuführenden Anpassungen. Achten Sie auf zukünftige Beiträge, um den neuen Workflow-Designer in SPD detaillierter kennen zu lernen.

Da Sie sich nun eingehender mit den gebrauchsfertigen (Out-of-Box) Workflows mithilfe von SPD beschäftigt haben, werden Sie feststellen, dass der Body (Hauptteil) eines jeden Workflows eine Variante der Aktivität „Einen Genehmigungsprozess starten“ darstellt. Das Herzstück eines jeden Genehmigungsworkflows ist eine neue deklarative Aktivität, die wir intern „OfficeTask“ (OfficeAufgabe) genannt haben. Diese enthält die zentrale Routinglogik für jeden Prozess. Wir haben herausgefunden, dass viele Prozesse, von informellen Inhaltsüberprüfungen bis hin zu strukturiert erstellten Spesenabrechnungen, ähnlichen Routingmustern folgen. Der große Unterschied besteht jedoch im Verhalten, die sich nach den verschiedenen Phasen im Prozess richten. Aus diesem Grund haben wir diese erweiterte Aktivität entworfen und dabei stets die Kernpunkte der Erweiterbarkeit im Blick gehabt, wobei der allgemeine Fluss zwischen den Phasen gleich geblieben ist.

Ein vereinfachtes Diagramm zeigt, was „unter der Haube“ ist:

Der OfficeTask

Ohne zu sehr ins Detail gehen zu wollen, soll erwähnt sein, dass Sie das Verhalten ändern können, das entweder auf die gesamte Aufgabenhierarchie oder auf eine einzelne zuzuweisende Aufgabe angewendet wird. Sie können auch die Übergänge zwischen diesen verwalten. Jeder oben hervorgehobene Teil des Prozesses stellt wiederum einen eigenständigen Miniaturdesigner im Gesamtworkflow dar. Wir haben ebenfalls einige aufgabenspezifische Aktionen erleichtert, wenn Sie an den verschiedenen Bereichen arbeiten (einige unserer Favoriten sind das spontane Hinzufügen von neuen Aufgaben, das Delegieren einer Aufgabe an jemanden anderen oder das Eskalieren an den Vorgesetzten). Am besten Sie probieren es selbst aus! Da Genehmigungsworkflows die gleiche Infrastruktur verwenden, können Sie die Logik in SPD genauer in den Blick nehmen und ermitteln, wie bekannte und allgemeine Verhaltensweisen implementiert wurden.

Schnell noch ein paar Worte zu den Tools: SharePoint Designer verwendet weiterhin eine regelbasierte Designoberfläche zum Erstellen und Anpassen von Workflows. Sie können nun auch Ihre Arbeit in Visio erledigen und die Vorteile eines grafischen Designers nutzen (komplett mit einer Schablone für alle SharePoint-Workflowaktionen!), um den Gesamtworkflow besser zu visualisieren. Und sollten Sie doch eine benutzerdefinierte Lösung verwenden müssen, verlieren Sie nicht mehr Ihre Arbeit, die Sie in SPD begonnen haben. Visual Studio importiert die deklarativen Workflows, die in SPD generiert wurden, sodass Sie ganz leicht Ihre Arbeit dort fortsetzen können, wo Sie aufgehört haben.

Zusätzlich haben wir viel Arbeit in die Integration der Sandkastenlösungs-Infrastruktur von SharePoint investiert. Sie können nun, wenn Sie eine einfache Aktivität in Code schreiben können, diesen Code bereitstellen und als teilweise vertrauenswürdig innerhalb eines größeren, deklarativen Workflows ausführen. Unsere Kollegen im Business Connectivity Services-Team haben einen Blog dazu und zu anderen interessanten Punkten der Erweiterbarkeit gestartet. Dazu gehört beispielsweise die Integration von externen Listen. Wenn Sie nun neugierig geworden sind, lesen Sie einige der Beiträge hier, hier und hier.

Damit wäre nur ein kurzer Überblick über vielen Möglichkeiten gegeben, denn es gibt viel mehr zu besprechen. Wir möchten gerne von Ihnen wissen, an welchen Themen Sie am meisten interessiert sind und Sie hier dazu mehr erfahren möchten. Geben Sie Ihre Fragen in den Kommentarbereich (Comments) ein. Wir freuen uns, den Dialog mit Ihnen fortzuführen.

Danke schön!
Sean

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Overview of Human Workflow in SharePoint 2010