SharePoint Designer 的新工作流程編輯器:簡介

Travis大家好,我是 SharePoint Designer 開發小組的 Travis。希望你們當中已經有一些人下載試用了 SharePoint 及 SharePoint Designer 2010 試用版 (您若還未使用,可以先由此一窺即將發行之版本的內容)。SharePoint Designer 2010 推出全新的工作流程編輯器。過去您若曾經使用過 SharePoint Designer 工作流程,一開始可能會對此新編輯器感到有些手足無措,但相信您一旦上手之後,絕對會對新功能感到滿意。這些新工具不僅提供了更強、表達能力更好的工作流程,在建立時間上,也較過去縮短許多。

為配合此導覽,我會假設您曾經使用過 SharePoint Designer 建立工作流程。您如需深入了解 SharePoint 工作流程,請參閱 Office Online 上的簡介內容

現在就讓我們開始吧!首先在 SharePoint Designer 中建立或開啟網站 (SharePoint Designer 2010 只可在 SharePoint 2010 伺服器上運作,因此您必須架設一部測試伺服器,並確認其能夠正常地運作,然後才能夠繼續進行後續的作業)。開啟網站之後,會顯示新網站的設定頁面及本版新增的功能區。SharePoint Designer 2010 可讓您建立比舊版還多的工作流程類型。除了清單工作流程 (類似您在 2007 版中所建立之清單隨附的工作流程) 之外,您還可建立可重複使用的工作流程,將其應用於多種清單或內容類型,以及完全不使用清單的網站工作流程 (如需查看其他更多建立工作流程���選項,請使用左側的功能窗格顯示工作流程頁面)。我們目前先建立一般的清單工作流程。請按一下功能區上的 [清單工作流程] (List Workflow) 按鈕,然後從下拉式清單 (如 [宣告] (Announcements)) 中選擇要附加到其中的清單。當要求您命名工作流程時,請指定容易記住的名稱 (建議使用 "foofles"),然後按 Enter 建立工作流程。

圖 1:使用功能區的 [清單工作流程] 按鈕建立要關聯至清單的新工作流程。

圖 2:開啟空白工作流程,讓使用者進行編輯的新工作流程編輯器。

完成之後,將會立即顯示新工作流程編輯器。若您曾經使用過舊版,將會發現新舊版的差異很大。首先,一如新版 SharePoint Designer 中的其他所有項目,工作流程編輯器也是安置在索引標籤內,讓您可以不需要先儲存或關閉,即可直接切換至其他索引標籤執行其他作業,然後再返回此索引標籤繼續工作。您或許還記得舊版的工作流程設計工具每次只會顯示一個工作流程步驟,但新版將會一次顯示整個工作流程。使用新工作流程時,會顯示稱為「步驟 1」的方塊,同時還會閃爍橘色游標。我個人十分喜愛這個游標,並將它命名為「催眠游標」(但很可惜,並未造成流行)。

工作流程如果沒有動作,是完全派不上用場。因此,請按一下功能區上的 [動作] (Action) 按鈕顯示下拉式動作庫,以插入您的第一個動作 (提示:[動作] 按鈕若未啟用,表示您不可在所選的插入點插入動作。此時請按一下 [步驟 1] (Step 1) 的中間,重新啟用 [動作] 按鈕。按一下步驟的四邊會選取所有內容,我想這應該不是您想要的結果)。[動作] 清單中會同時顯示您在舊版中慣用的動作,以及本版所新增的許多新動作。您可以直接從清單中選擇動作,然後予以插入。接下來的動作您應會感到十分熟悉:畫面上會顯示一個句子,內含許多小型的藍色連結,讓您可以按一下填寫空白。當您按一下連結時,大致仍會以舊版的方式執行,但在此說句題外話,工作流程小組的其他成員可是很努力地新增了許多新功能喔!

當要插入第一項條件時,請按一下功能區上的 [條件] (Condition) 按鈕,以檢視條件庫。選擇並插入條件 (您可能已經發現最上方的兩項條件已經重新命名;例如「比較任何資料來源」現稱為「若任何值等於值」)。現在,插入條件會在編輯中新增一個很大的新區塊,且條件會出現在所插入的動作「之後」。這並非錯誤。新工作流程編輯器可以讓您在每一個步驟中擁有多個條件區塊,且各有其獨立的分支。您可以將這些分支平行排放,也可將條件區塊置於其他分支內。一如過去,分支內的動作必須在符合分支條件時才會執行。您若是將動作置於條件區塊 (一連串附帶條件的分支) 的前後,則動作將會在動作依據條件執行之前或之後執行。相同的結果在 SharePoint Designer 2007 中必須執行好幾個步驟才能達成,但現在您可以視需要一步達成。

圖 3:包含一個動作及一項條件的工作流程,但順序錯誤。

但我們是希望動作在符合剛才所建立的條件時才執行。想要修正這個問題並不難,只要按一下動作 (超連結以外的任何位置) 加以選取,然後再使用功能區的 [上移] 及 [下移] 按鈕,將動作移至條件分支中即可。此動作會縮排,以便您能夠清楚地分辨其所屬的分支。您甚至可以使用 [上移] 及 [下移],在不同的步驟之間移動動作。

圖 4:修正後的工作流程。

光是移動動作還不夠,我們還需要為工作流程新增步驟。請按一下 [步驟 1] 下方的空間,以將您的游標移至該處。接著再按一下功能區上的 [步驟] 新增步驟。現在,您可以選取您所建立的整個條件區塊了。當您將游標移至區塊上方時,將會沿著分支及區塊周邊醒目顯示出一個矩形。若要選取所有的內容,請按一下區塊左側的粗線。

圖 5:按一下左側的精線即可選取整個條件區塊。

圖 6:選取的條件區塊。

選取區塊之後,可以繼續使用 [上移] 及 [下移] 按鈕,將整個區塊移至下一個步驟!

 圖 7:完成的範例工作流程。

我今天要再介紹一個節省時間的功能,那就是儲存尚無實際功能的工作流程草稿。在舊版的工作流程對話方塊中,您會按一下 [完成] 儲存變更,接著執行一連串耗時的工作,包括上傳許多檔案至伺服器、編譯檔案、驗證檔案,以及執行一些其他相關工作。在新編輯器中,您可以利用功能區的 [發佈] 按鈕完成相同的工作。但當您初次建立工作流程時,並不一定需要編譯工作流程、為其建立表單,或是執行其他類似的工作。您甚至不希望工作流程未就緒前,就顯示在工作流程清單中。因此本版新增了標準的 [儲存] 命令。當您按一下快速存取工具列左上角的 [儲存] (或按 Ctrl+S 或使用其他儲存檔案的方式) 時,仍會將工作流程檔案儲存在伺服器上,但會略過程序的其他所有部分,大大地縮短了整個程序的時間。當您完成工作流程的初版,並準備加以部署時,可以使用 [發佈] 確認該工作,並提供於線上使用。

這篇文章至此已經很長了,因此我將就此停筆。請密切注意下一篇文章,我們將討論新工作流程編輯器的酷炫鍵盤功能。

這是翻譯後的部落格文章。英文原文請參閱 SharePoint Designer’s new workflow editor: introduction