Artigo original publicado na quinta-feira, 29 de novembro de 2012

Instalar e utilizar o Office em até cinco PCs ao mesmo tempo é um dos benefícios para as organizações que possuem uma assinatura do Office 365 com Office 365 ProPlus. Por exemplo, um usuário pode instalar o Office nos seguintes computadores:

  • um desktop no escritório
  • um notebook utilizado em viagens
  • um computador doméstico

Embora o Office esteja instalado em três computadores diferentes, apenas uma licença do Office 365 é usada. 

Então, como realizar o gerenciamento de modo a manter o controle dessas instalações? O que acontece se o usuário já tem o Office instalado em cinco computadores, mas precisa instalá-lo em outro computador? 

Este post abordará a experiência do usuário relativa ao gerenciamento de instalações do Office 365 ProPlus e os aspectos que o administrador do Office 365 pode controlar. Mas por que estamos nos concentrando na experiência do usuário em um blog para profissionais de TI? Como você verá, o usuário (e não o administrador) do Office 365 é a peça central no gerenciamento das instalações do Office 365 ProPlus. Porém, os administradores deverão estar preparados para responder a perguntas dos usuários sobre assuntos como ativação e desativação, pois esses são conceitos novos para a maioria deles. 

Conforme falarmos da experiência do usuário neste post, forneceremos informações específicas para administradores. Além disso, concluiremos com informações adicionais importantes para os administradores gerenciarem instalações do Office 365 ProPlus. 

Visualizando uma lista de instalações do Office 365 ProPlus

Um usuário pode ver quais computadores têm o Office instalado entrando no portal do Office 365 Portal e acessando a página de software.

  

Somente o usuário conectado poderá ver essas informações. Mesmo que você seja o administrador da assinatura do Office 365 da organização, não poderá ver as informações em nenhum dos modos de exibição administrativos do Office 365. Isso também significa que você não pode desativar a instalação do Office de um usuário em um computador específico. Falaremos mais sobre desativação em breve.

(Todas as capturas de tela neste post são do Office 365 ProPlus Preview. Pode haver pequenas diferenças entre essas imagens e o comportamento exato quando a versão final do Office 365 ProPlus for lançada).

Ativando uma instalação do Office 365 ProPlus

Como o Office 365 sabe em quais computadores o usuário instalou o Office? Isso ocorre porque o Office 365 realiza um processo chamado de ativação. Para obter informações sobre como a ativação funciona, consulte Visão geral do licenciamento e ativação no Office 365 ProPlus.

Quando um usuário instala o Office em um computador pelo portal do Office 365 Portal (e caso o usuário ainda não tenha instalado e ativado o Office em cinco computadores), o Office será ativado automaticamente. Assim que a instalação do Office estiver ativada, a página de software no portal do Office 365 será atualizada com o nome do computador no qual o Office foi instalado.

Todo dia ou toda vez que um aplicativo do Office 365 ProPlus for iniciado, ele verificará se uma instalação ou conta individual foi desativada. O computador precisa estar conectado à Internet pelo menos uma vez a cada 30 dias para que essa verificação possa ocorrer. Caso o computador não seja conectado à Internet em 30 dias, o Office entrará em um modo com funcionalidade reduzida. Nesse modo, o usuário poderá apenas abrir e visualizar arquivos existentes do Office, mas não será capaz de usar a maior parte dos outros recursos do aplicativo.

Desativando uma instalação do Office 365 ProPlus

O que acontece se um usuário tenta instalar o Office pelo portal do Office 365, mas já instalou e ativou o Office em cinco computadores? Nesse caso, o usuário verá esta caixa de diálogo durante a instalação do Office:

    

Para continuar a instalação do Office nesse computador usando a mesma conta, o usuário deverá desativar uma instalação existente do Office. Ele pode selecionar Desativar um na caixa de seleção, o que levará o usuário de volta á página de software no portal do Office 365. Na página de software, o usuário pode escolher qual instalação do Office será desativada, selecionando Desativar para o computador apropriado. Depois que o usuário selecionar Desativar, será exibida a caixa de diálogo a seguir:

  

Depois que o usuário confirmar a desativação, selecionando Sim, ele poderá retornar à caixa de diálogo Escolha seu produto, fechar a caixa de diálogo e, em seguida, continuar a instalação do Office. Após a instalação do Office, o usuário poderá ver a mensagem a seguir quando abrir um aplicativo do Office (como o Word) pela primeira vez:

     

O usuário deve selecionar Ativar e, quando solicitado, entrar no Office 365. Com isso, a instalação do Office será ativada. Após a ativação, o usuário verá a seguinte mensagem:

  

Obviamente, o usuário também pode desativar uma instalação existente do Office antes de iniciar uma nova instalação do Office.

Lembre-se que, mesmo que seja o administrador do Office 365, você não poderá ver em quais computadores um usuário instalou o Office. Isso também significa que você não pode desativar uma instalação existente do Office em nome do usuário.

A desativação não leva à desinstalação do Office no computador. O Office permanece instalado, mas os aplicativos ficam em um modo com funcionalidade reduzida. Quando o usuário abre um aplicativo do Office em um computador que foi desativado, ele vê mensagens parecidas com esta:

  

  

Reativando uma instalação do Office 365 ProPlus

O que acontece se um usuário acidentalmente desativa a instalação incorreta do Office ou muda de ideia? Na versão Preview, ele pode realizar uma das ações a seguir.

  • Realizar um reparo online. Para realizar um reparo online em um computador com Windows 7, acesse Programas e Recursos no Painel de Controle. Clique com o botão direito na entrada do Office 365 ProPlus Preview e selecionar Alterar. Na caixa de diálogo exibida, selecione Reparo Online e, em seguida, Reparar.
  • Desinstale o Office e instale-o novamente. O usuário pode desinstalar o Office em Programas e Recursos no Painel de Controle. Em seguida, ele poderá voltar ao portal do Office 365 e reinstalar o Office.

Tanto o reparo online quanto a instalação no portal do Office 365 utilizam a tecnologia Clique para Executar, que reduz o tempo necessário para instalar o Office.

(Na versão final do Office 365 ProPlus, os usuários poderão reativar o Office sem a necessidade de reinstalação. Planejamos falar sobre a reativação em um post futuro, assim que a versão final do Office 365 ProPlus estiver disponível.)

Algumas considerações para administradores do Office 365

Conforme mencionado anteriormente neste post, mesmo que seja um administrador do Office 365, você não poderá ver em quais computadores um usuário instalou o Office. Além disso, você não poderá desativar uma instalação do Office no computador de um usuário. Porém, é possível controlar a atribuição de licenças do Office 365 a usuários. Portanto, se um usuário sair da empresa, você poderá reatribuir a licença do Office 365 a um usuário diferente. Além disso, se o ex-funcionário tiver uma instalação do Office em um computador doméstico, ela entrará no modo com funcionalidade reduzida.

Este post também abordou o cenário em que um usuário instala o Office no portal do Office 365. Caso os usuários não sejam administradores locais de seus computadores, eles não poderão instalar o Office. Se esse for o caso ou se você quiser ter mais controle sobre a instalação do Office para os usuários, baixe o software Office 365 ProPlus na rede local usando a Ferramenta de implantação do Office. Em seguida, você poderá usar outro método para implantar o Office para os usuários, como scripts, Política de Grupo ou o System Center Configuration Manager. Para obter mais informações, consulte Opções de implantação para o Office 365 ProPlus.

Se você usar algum desses métodos para implantar o Office 365 ProPlus para os usuários, a instalação do Office não será ativada automaticamente. Os usuários deverão ativar a instalação do Office quando abrirem um aplicativo do Office pela primeira vez. Quando eles fizerem isso, verão uma caixa como esta:

  

Caso o usuário entre no Office 365 e ainda não tenha atingido o limite de cinco instalações, o Office será ativado e o usuário verá a caixa de diálogo Conta Atualizada (consulte a captura de tela mostrada anteriormente neste post). Caso o usuário já tenha atingido o limite de cinco instalações, ele verá a seguinte mensagem:

  

O usuário deverá selecionar Vá para a sua conta para desativar uma instalação. Em seguida, ele deverá entrar no Office 365 e desativar uma das instalações existentes. Após a desativação, o usuário deverá clicar em Tentar Novamente na caixa de diálogo Limite de instalação atingido. Desse modo, a instalação do Office será ativada.

Há mais uma coisa que você deve levar em consideração como administrador do Office 365. Embora a ativação, em alguns casos, exija algumas etapas extras, o usuário deverá executá-las. Desse modo, a instalação será associada corretamente à conta do usuário do Office 365. Caso você entre com a conta de administrador do Office 365 para instalar a ativar o Office no computador de um usuário, a instalação será associada à sua conta, não à do usuário. Além disso, a conta do administrador está sujeita ao mesmo limite de cinco instalações imposto à conta do usuário.

Esta é uma postagem de blog traduzida. Consulte o artigo original em Managing Office 365 ProPlus installations: activating, deactivating, and reactivating