Artigo original publicado no sábado, 14 de janeiro de 2012

Trazido a você pelo nosso guru de compatibilidade, Curtis Sawin.

Visão geral

O uso primário do OMPM é fornecer detalhes dos problemas da conversão de documentos, e isso ajuda a responder à pergunta "Qual é o risco de converter os meus arquivos binários do Office no formato Open XML?". No entanto, observamos que muitas pessoas usam o OMPM para ajudar a responder à pergunta "Qual é o risco de abrir meus arquivos binários do Office no aplicativo Office 2010?". O resultado é que vemos algumas pessoas usando o OMPM para a pergunta errada, gastando tempo, esforço e dinheiro significativos usando uma boa ferramenta para fornecer as informações erradas.

Identificando as tarefas pré- e pós-implantação

Para qualquer projeto de compatibilidade, independente da plataforma, você deve separar suas tarefas de compatibilidade em pré- e pós-implantação. Ou seja, antes de migrar para sua nova plataforma (como Office 2010, Windows 7 ou Internet Explorer 9), você deve focar seus esforços apenas nas tarefas que permitam implantar a nova plataforma. Tais tarefas devem ter um impacto claro e direto na capacidade de implantar sua plataforma. É por isso que essas tarefas de pré-implantação são consideradas habilitadoras da implantação.

Tarefas pós-implantação são aquelas que permitem perceber os benefícios de sua nova plataforma, que podem incluir o aumento na produtividade (eu já mencionei Visualização da Colagem?) e custos reduzidos. Além disso, as tarefas pós-implantação podem posicioná-lo para futuras migrações de plataforma. Essas são consideradas tarefas de otimização do ambiente.

Por exemplo, atualizar o código de macro substituído é uma tarefa pós-implantação, porque os itens do modelo do objeto que foram identificados como substituídos a partir das versões anteriores do Office ainda compilam, mas podem não estar disponíveis nas futuras versões. Em outras palavras, o código de macro substituído não bloqueia realmente as importações do Office. Então, depois de implantar o Office 2010, a atualização do seu código substituído o posiciona para migrar para uma futura versão do Office.

A conversão de documentos também é uma tarefa de pós-implantação, porque permite reduzir suas necessidades de armazenamento na rede e ajuda a otimizar seu ambiente.

Então, qual é o uso adequado para o OMPM?

Como mencionamos anteriormente, o OMPM identifica os problemas de conversão do documento, não os problemas de documentos. Isto é, para um documento específico, o OMPM informa que "irá converter" para o último formato de arquivo, mas não se "irá funcionar" no Office 2010.

Usar o OMPM antes da implantação para ajudar a descobrir se os documentos irão funcionar quando forem abertos no Office 2010 é um uso incorreto comum do OMPM. Existem alguns motivos para isso:

  • A ferramenta tem as palavras "Planejamento " e "Migração " no título. Então, ela deveria ser usada ao planejar a migração, correto? (argh... infelizmente não)
  • A ferramenta fornece resultados que identificam problemas "vermelhos", "amarelos" e "verdes". Os dados que são vermelhos, amarelos e verdes são fáceis de entender. Verde = bom. Vermelho = ruim. Amarelo = não tão bom assim (mas nem tão ruim).
  • O mais importante, é que a ferramenta fornece dados que as organizações de TI não teriam de outra maneira. Ela pode examinar todo o ambiente e informar um status fácil de entender de todos os documentos encontrados. Muitas organizações de TI acham que ter algo é melhor que nada.

Esse último argumento é fundamental.  O OMPM fornece dados para os profissionais de TI.  Frequentemente, vemos os clientes usando o OMPM para encontrar problemas de conversão, e concentram seu teste apenas nos documentos com problemas "vermelhos".  Essa é uma maneira fácil de racionalizar um volume enorme de dados em algo mais controlável.  Os documentos "vermelhos" são frequentemente 5 a 20% do inventário total.  Racionalizar o meu inventário para apenas 5% do que foi descoberto parece um uso excelente do meu processo de descoberta!

No entanto, essa abordagem tem várias falhas. Como observamos, a mais importante é que o OMPM informa problemas de conversão e não fornece informações que ajudem a determinar se o documento vermelho irá funcionar no Office 2010.  Além disso, o foco nos documentos "vermelhos" ignora a importância do documento e trata todos os documentos vermelhos como se fossem igualmente importantes (isto é, documentos que devem ser testados).  Portanto, embora você pense que está economizando tempo, na verdade o está perdendo, concentrando-se possivelmente nos documentos que têm problemas de conversão, mas que não agregam valor ao negócio.  Por último, usar o OMPM dessa maneira fornece uma sensação falsa de segurança.  Embora você possa dizer que concentrou seus testes nos documentos relatados apenas com problemas vermelhos, não pode dizer que chegou mais perto de determinar se eles irão funcionar no Office 2010.

Estamos observando que as empresas passam 12 a 18 meses se preparando para implantar o Office 2010.  Ou seja, após a decisão de implantar, pode demorar um ano e meio até que os usuários finais estejam usando a nova versão do Office.  A maior parte desse tempo é consumida pela avaliação demorada (e cara) dos documentos, usando o OMPM. Na verdade, observamos que as pessoas que não usam o OMPM antes da atualização para o Office 2010 estão implantando de maneira mais rápida e barata, sem qualquer risco adicional.

OMPM e problemas de macro

Um novo recurso da versão 2010 do OMPM é que a ferramenta indica "problemas de macro".  Em resumo, ela fornece dois pontos de dados: uma contagem de todos os problemas em potencial do modelo do objeto e outra da compatibilidade com 64 bits.

Os problemas do modelo do objeto, listados como Contagem de Problemas de Funcionalidade na ferramenta de relatórios do OMPM, resumem o número total de itens do código da macro que foram removidos, alterados ou substituídos desde as versões prévias do Office.  Os problemas dos 64 bits, listados como Contagem de Problemas de Compatibilidade x64, listam a soma de todas as declarações do código de macro que não sejam explicitamente listadas como "seguras para o Office de 64 bits”.

Com essa funcionalidade melhorada, muitos acreditam que esse insight seja valioso e deva ser revelado antes da implantação.  Por exemplo, você não gostaria de usar um documento no Office 2010 que teve 88 problemas de funcionalidade e 3 de compatibilidade x64, gostaria?  Isso depende de:

  • Estou implantando o Office 2010 de 64 bits?
  • Os problemas causam impactos ou são inofensivos?
  • O mais importante, o documento é crítico para o negócio?

Se você não estiver implantando o Office 2010 de 64 bits, pode ignorar todos os dados na coluna Contagem de Problemas de Compatibilidade x64 na ferramenta de relatórios do OMPM.  Ela não fornece valor nessa situação, só faz barulho.

Os dados da Contagem de Problemas de Funcionalidade resumem os itens de modelo de objeto removidos, alterados ou substituídos.  A maioria deles não causa impactos, mas alguns podem causar.  Como você pode saber?  Infelizmente, o OMPM não faz essa distinção. Portanto, não adianta muito olhar para os dados.  Verifique o artigo Entendendo as mudanças com impactos em potencial no objeto do modelo do Office 2010 para obter mais detalhes sobre como as alterações no modelo do objeto podem afetar as macros.

Por último, embora o OMPM possa dizer quais documentos têm mais problemas de funcionalidade ou de macros x64, ele não indica se o documento/macro é importante para o negócio.  Seria uma perda de tempo fazer ciclos de teste e solução nos documentos que não agregam valor ao negócio.  Portanto, usar o volume dos problemas de macro para ajudar a racionalizar quais documentos devem ser testados frequentemente leva a uma ineficiência.

Abordagem recomendada à descoberta de documentos do Office

Grande parte deste artigo descreveu o que não fazer... o que não serve para muita coisa.  Portanto, se usar o OMPM para descobrir os documentos e macros é ruim... o que é bom?  Comece com os usuários finais.  Faça um gráfico de seus clientes.  Um grande benefício (e desafio) do Office é que os usuários finais podem criar suas próprias soluções usando o Office, e que as soluções do Office não são gerenciadas pela organização de TI.  Além disso, muitas empresas que não têm a organização de TI gerenciam seus documentos do Office, portanto, o departamento de TI tem pouco insight sobre quais deles são importantes para administrar o negócio.

Você descobrirá que é MUITO mais fácil fazer uma parceria com gerentes de projeto e de relacionamento, ou com os líderes designados do negócio, para identificar quais documentos são críticos, do que usar o OMPM para examinar todo o ambiente e se concentrar nos dados errados (ai ai).  Essa parceria também pode ser levada para outras iniciativas e projetos de TI e ajuda a agilizar as mudanças no seu ambiente.

A maioria dos projetos de compatibilidade, independente da plataforma, utiliza o fluxo "Inventariar, Racionalizar, Testar e Solucionar" e com o Office, parece lógico usar o OMPM para a descoberta, racionalizar pela filtragem dos "amarelos" ou "vermelhos" e testar e solucionar o subconjunto menor.  Inadvertidamente, isso significa racionalizar a sua lista com base nos critérios errados.  É como comprar um carro com base na cor.  “Querida, aqui está a lista dos carros azuis que você pode escolher”. Quando você concentra seus testes/soluções do conjunto de dados errados, não reduz seu risco.  Na verdade, está aumentando seu risco porque não se concentra nos dados certos.

Trabalhar com as áreas de negócio primeiro para identificar documentos/soluções críticos é um meio eficiente para realizar a descoberta e a racionalização ao mesmo tempo, porque a empresa valida os dados enquanto são gerados.  O resultado é um aumento na eficiência (o que reduz o tempo/custo) e a diminuição do risco (concentrando-se nos dados certos). 

Resumo

O OMPM é uma ferramenta excelente para realizar uma tarefa específica.  Usar o OMPM para encontrar problemas na conversão do documentos, e usar esses dados para determinar se existe uma justificativa comercial para converter seus documentos após o término da implantação do Office 2010, é uma ótima maneira de obter o valor para o seu investimento e perceber a economia em potencial.  Usar o OMPM para responder à pergunta errada leva a um projeto de atualização caro e ineficaz, que compromete a agilidade do negócio e atrasa os benefícios de produtividade que o Office 2010 traz para seus clientes.

Para obter mais informações

Os conceitos deste artigo são explicados em detalhes neste vídeo de 1 hora Resolvendo a compatibilidade do Office para acelerar as implantações do Office, gravado na Conferência Microsoft SharePoint Conference em Anaheim, CA.  A seguir está a introdução do vídeo:

A compatibilidade entre arquivos do Office e a solução causa preocupação para as organizações quando elas começam a planejar uma atualização do Office. Normalmente, isso leva a projetos de implantação estendidos que atrasam a percepção do valor da nova versão. O segredo para manter seu projeto de implantação no rumo certo é utilizar o processo certo e as ferramentas de maneira apropriada para entender os riscos em potencial. Esta seção irá demonstrar como abordagem certa trata das avaliações caras e longas, o medo do desconhecido e os custos elevados. Conheça a equipe Compat do Office e aprenda a utilizar os programas e recursos para acelerar as implantações do cliente do Office 2010 ou Office 365.

Links

Como usar o OMPM. Parte 1 - Identificar os candidatos à conversão de documentos e estimando as economias em armazenamento
Como usar o OMPM. Parte 2 - Realizar a conversão por volume

Este é um post de um blog localizado. Encontre o artigo original em Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?