Artigo original publicado em 23 de abril de 2011, sábado

Meu nome é Alistair Speirs e sou Gerente de Produto Sênior da equipe Office. Na minha opinião, dois fortes pré-requisitos nos ajudam a trabalhar melhor. Em primeiro lugar, uma boa reserva de café fresco; em segundo lugar, uma área de trabalho bem gerenciada com um pacote Office moderno. A produtividade organizacional sofre quando falta um ou outro (pelo menos no meu caso). Enquanto a bebida é tarefa da administração do escritório, um pacote Office moderno e seguro é nossa principal responsabilidade, como profissionais de TI. Ouço com frequência duas perguntas desses profissionais:

P: Quero implantar o Office 2010 na minha organização... por onde começo?

R: Primeiro procure conhecer seu ambiente!

Certifique-se de conhecer bem seu ambiente - hardware, aplicativos e compatibilidade de arquivos. O Office 2010 foi desenvolvido para funcionar com o hardware que você já tem, mas alterações imperceptíveis a olho nu aceleraram significativamente o funcionamento do Office 2010. Verifique, por exemplo, a velocidade de recálculo de uma de nossas planilhas de teste - a simulação Monte Carlo com mais de um milhão de linhas de dados:

 E não seria justo falar sobre desempenho sem mencionar o aplicativo Office que provavelmente trabalha mais tempo que sua equipe, o Outlook. O Office 2010 traz melhorias importantes na velocidade de inicialização, de sincronização e de desligamento:

 

Outlook 2010 RTM

Outlook 2007 SP2

% de melhoria

Inicialização (a frio)

7,6 s

10,3 s

26%

Inicialização (a quente)

0,53 s

0,77 s

31%

Sincronização completa de caixa de correio: 1GB

12,7 min

18,6 min

32%

Sincronização completa de caixa de correio: 2GB

26,8 min

28,3 min

5%

Fluxo de trabalho da capacidade de resposta (número de pausas)

27

41

34%

Desligamento

0,64 s

1,17 s

45%

 Os requisitos do sistema Office 2010 praticamente não sofreram mudanças em comparação ao Office 2007,  por isso, qualquer computador comprado nos últimos quatro anos deve executar o Office 2010 sem problemas (até mesmo netbooks e slates com processador Atom). Em relação ao software, é importante conhecer quais outros aplicativos de desktop utilizam o Office. Muitos sistemas CRM são conectados ao Outlook, ferramentas analíticas são conectadas ao Excel e sistemas de gerenciamento de registros são conectados ao Word. Talvez o maior desafio seja conhecer seu inventário de documentos. Onde eles são armazenados? Quem é o proprietário? Eles contêm macros? Compreendendo o inventário de documentos, você pode tomar decisões melhores em relação à conversão para os novos formatos de arquivo XML, identificar os usuários que criam problemas com o desenvolvimento de macros e escolher as configurações a serem definidas, como os formatos e locais de gravação padrão.

A boa notícia é que existem ferramentas para ajudá-lo a compreender seu ambiente. O Office Environment Assessment Tool (OEAT) verifica computadores clientes à procura de complementos e aplicativos que interagem com o Office 97 ao 2010. O Office Migration Planning Manager (OMPM) verifica problemas de conversão em arquivos, cria relatórios e até converte documentos para os novos formatos Open XML.  Aqui, o feedback indica que você não deve tentar verificar todos os arquivos da empresa. Em vez disso, verifique um subconjunto ou somente os arquivos modificados nos últimos 12 meses. O Office Code Compatibility Inspector (OCCI) verifica se há problemas de compatibilidade na sua macro VBA ou código VSTO, como alterações no modelo de objeto ou problemas de compatibilidade com 64 bits.  

P: Estou implantando o Windows 7 de 64 bits. Devo implantar o Office 2010 de 64 bits?

R: Use o Windows 7 de 64 bits com o Office 2010 de 32 bits.

Embora os requisitos do sistema estejam alinhados ao Office 2007, o Office 2010 aproveita as vantagens de hardwares modernos com placas de vídeo avançadas, processadores multi-core e dispositivos de fator de forma alternativos. Essas coisas, em sua maioria, são melhorias automáticas, mas a implantação do Office de 64 bits ou de 32 bits é uma opção que deve ser tomada desde logo pelos profissionais de TI. Recomendamos veementemente implantar o Office de 32 bits. Embora o de 64 bits seja útil quando uma instância de planilha usa mais de 2GB de memória, esse cenário não é tão comum. A desvantagem da versão de 64 bits é que todas as macros VBA precisarão ser atualizadas (a menos que seus desenvolvedores tiverem sido previdentes para declarar variáveis seguras de ponteiros... Também acho que não) e os complementos não VSTO precisarão ser reescritos. Isso dá muito trabalho para poucos benefícios. O Office 2010 de 32 bits se beneficia ao ser executado em um sistema operacional de 64 bits, já que memória máxima maior permitirá que você execute mais aplicativos.

Então é isso - você pode facilitar sua vida se conhecer seu ambiente Office usando as ferramentas que fornecemos, implantando o Office 2010 de 32 bits com o Windows 7 de 64 bits e tomando café fresco. Mais detalhes sobre estes tópicos (exceto sobre café) e outras considerações sobre o Office IT Pro podem ser encontrados  no site Office Technet, www.officeitpro.com ou no aplicativo Windows Phone 7. Sucesso na implementação!

Esta é uma postagem de blog traduzida. Consulte o artigo sobre as Common questions when planning Office 2010 deployments