Artículo original publicado el sábado 14 de enero de 2012

Elaborado por nuestro experto en compatibilidad Curtis Sawin.

Descripción general

El uso principal de OMPM es brindar detalles acerca de problemas de conversión de documentos y ayudar a responder la pregunta: “¿qué riesgo hay al convertir mis archivos de Office binarios al formato de archivo Open XML?” Sin embargo, descubrimos que muchas personas utilizan OMPM para responder la pregunta: “¿qué riesgo corro al abrir mis archivos de Office binarios en una aplicación de Office 2010?” El resultado es que vemos algunas personas que utilizan OMPM para la pregunta equivocada, dedicando mucho tiempo, esfuerzo y dinero en usar una buena herramienta para brindar la información equivocada.

Identificación de tareas previas y posteriores a la implementación

Para cualquier proyecto de compatibilidad, sin importar la plataforma, deberá separar sus tareas de compatibilidad en tareas previas y posteriores a la implementación. Esto quiere decir que antes de migrar a su nueva plataforma (como Office 2010, Windows 7 o Internet Explorer 9), deberá concentrarse solamente en las tareas que le permiten implementar la nueva plataforma. Esas tareas deberán tener un impacto claro y directo en la capacidad de implementar la plataforma. Por ese motivo, las tareas previas a la implementación se consideran tareas que habilitan la implementación.

Las tareas posteriores a la implementación son aquellas que le permiten recibir los beneficios de su nueva plataforma, entre los que se podría encontrar una mayor productividad (¿he mencionado Pegar en vista previa?) y menores costos. Además, las tareas posteriores a la implementación pueden posicionarlo para futuras migraciones de plataformas. Tales tareas se las considera tareas de optimización del entorno.

Por ejemplo, la actualización de código de macro en desuso es una tarea posterior a la implementación, porque los elementos del modelo de objeto que han sido identificados como en desuso desde versiones anteriores de Office todavía se compilarán, pero podrían no estar disponibles en futuras versiones de Office. En otras palabras, el código de macro en desuso no bloquea en realidad las implementaciones de Office. Entonces, luego de implementar Office 2010, la actualización del código en desuso lo posicionará para migrar a una versión futura de Office.

La conversión de documentos también es una tarea posterior a la implementación, ya que hacer eso le permite reducir sus necesidades de almacenamiento de red y lo ayuda a optimizar su entorno.

Entonces, ¿cuál es el uso apropiado de OMPM?

Como dijimos anteriormente, OMPM identifica problemas de conversión de documentos, no problemas de documentos. Esto quiere decir que para un documento en particular, OMPM puede ayudarlo a decirle si "se va a convertir" al formato de archivo más reciente, pero no le dirá si "va a funcionar" en Office 2010.

El uso de OMPM de modo previo a la implementación para ayudar a saber si "mis documentos funcionarán cuando los abra en Office 2010” es un uso incorrecto muy común de OMPM. Hay algunas razones para esto:

  • La herramienta tiene las palabras “Planeamiento” (Planning) y “Migración” (Migration) en el título. Por lo tanto, debería utilizarse cuando tiene planeado migrar, ¿verdad? (Mmm... desafortunadamente, no es así)
  • La herramienta ofrece resultados que identifican problemas de color “rojo”, “amarillo” y “verde”. Los datos que son de color rojo, amarillo y verde son fáciles de entender. Verde = bueno. Rojo = malo. Amarillo = no tan bueno (pero no tan malo).
  • Más importante aún, la herramienta brinda datos que las organizaciones de IT no obtendrían de ningún otro modo. Puede escanear el entorno completamente y asignar un estado fácil de entender de todos los documentos que encuentra. Muchas ORG de IT sienten que tener algo es mejor que nada.

Lo último es lo mejor. OMPM ofrece datos para los profesionales de IT. A menudo lo que vemos son clientes que utilizan OMPM para encontrar problemas de conversión de documentos y luego centrar sus evaluaciones solamente en documentos con problemas "rojos". Este es un modo sencillo de racionalizar un volumen enorme de datos en algo más viable. Los documentos de color “rojo” constituyen a menudo entre el 5 y 20% del inventario total. Racionalizar mi inventario a solamente un 5% de lo que fue descubierto es un excelente uso de mi proceso de descubrimiento.

Sin embargo, este enfoque cuenta con varias fallas. Como hemos mencionado, la falla más importante es que OMPM brinda problemas de conversión y no brinda información que le ayude a determinar si un documento rojo funcionará en Office 2010.  Además, al centrarse en los documentos “rojos” se ignora la importancia del documento y se trata a todos los documentos rojos como si fueran igual de importantes (es decir, documentos que deben evaluarse).  Por ese motivo, mientras cree que está ahorrando tiempo, en realidad lo está malgastando, centrándose potencialmente en documentos que tienen problemas de conversión, pero no agregan valor al negocio.  Por último, el uso de OMPM de esta forma da una idea errónea de seguridad.  Si bien puede decir que ha centrado sus esfuerzos de evaluación en los documentos sobre los que se han reportado problemas rojos solamente, no es posible decir que se esté más cerca de determinar si "funcionarán mis archivos" en Office 2010.

Estamos notando que las compañías tardan entre 12 y 18 meses en prepararse para realizar implementaciones de Office 2010.  Esto quiere decir que una vez que está tomada la decisión de realizar una implementación, podría pasar hasta un año y medio hasta que los usuarios finales llegan a utilizar la nueva versión de Office.  La mayor parte de este tiempo se consume con las evaluaciones de documentos extensas (y costosas) utilizando OMPM. De hecho, descubrimos que las personas que NO utilizan OMPM antes de una actualización a Office 2010 realizan implementaciones de manera más rápida, económica y sin ningún riesgo adicional.

OMPM y problemas de macro

Una nueva característica de la versión 2010 de OMPM es que la herramienta identifica “problemas de macro”.  En pocas palabras, brindará dos puntos de datos: un recuento de todos los problemas de modelo de objeto potenciales y un recuento de todos los problemas de compatibilidad de 64 bits potenciales.

Los problemas de modelo de objeto, enumerados como Recuento de problemas de funcionalidad en la herramienta de informes de OMPM, resume el nímero total de elementos en código de macro que han sido eliminados, modificados o que han quedado en desuso de versiones previas de Office.  Los problemas de 64 bits, enumerados como Recuento de problemas de compatibildad x64, muestran la suma de todas las declaraciones de código de macro que no aparecen explícitamente como "seguras para Office de 64 bits”.

Con esta función mejorada, muchos sienten que estos conocimientos tienen un valor incalculable y deben ser descubiertos antes de la implementación.  Por ejemplo, nadie querría utilizar un documento en Office 2010 que tuviera 88 problemas de funcionalidad 3 problemas de compatibilidad x64, ¿o sí?  Eso depende de lo siguiente:

  • ¿Estoy implementando Office 2010 de 64 bits?
  • Estos problemas, ¿causan algún impacto o son inofensivos?
  • Aún más importante, el documento ¿es fundamental para el negocio?

Si no está implementando Office 2010 de 64 bits, puede ignorar todos los datos de la columna del Conteo de problemas de compatibilidad x64 en la herramienta de informes de OMPM.  No brinda ningún valor en esta situación y es solamente ruido.

Los datos del Conteo de problemas de funcionalidad es un resumen de los elementos del modelo de objeto eliminados, modificados o que han quedado en desuso.  La mayor parte de estos elementos no causan ningún impacto, pero algunos de ellos podrían hacerlo.  ¿Cómo es posible saberlo?  Lamentablemente, OMPM no hace esta distinción. Por lo tanto, mirar los datos no nos servirá de mucho.  Lea el artículo Understanding potentially impactful changes in the Office 2010 object model para obtener más detalles acerca de cómo los cambios del modelo de objeto pueden afectar los macros.

Por último, mientras OMPM puede decirle qué documentos presentan la mayor funcionalidad o los mayores problemas de macro x64, OMPM no puede decirle si el macro o documento es importante para el negocio.  Sería una pérdida de tiempo dedicar los ciclos de evaluaciones y correcciones en documentos que no otorgan valor empresarial.  Por lo tanto, el uso del volumen de problemas de macro para ayudar a racionalizar qué documentos deberían ser evaluados a menudo trae aparejado ineficiencias.

Enfoque recomendado al descubrimiento de documentos de Office

Gran parte de este artículo ha descrito qué no hacer, lo cual no es de mucha ayuda por sí solo.  Entonces si el uso de OMPM para macros y documentos de descubrimiento es malo… ¿qué es lo bueno?  Comience por los usuarios finales.  Explore sus clientes.  Una ventaja (y un desafío) principal de Office es que los usuarios finales pueden construir sus propias soluciones utilizando Office y que las soluciones de Office no son administradas por la organización de IT.  Además, muchas compañías no hacen que la organización de IT administre sus documentos de Office, entonces el departamento de IT tiene pocos conocimientos sobre qué documentos de Office son importantes para dirigir el negocio.

Le resultará MUCHO más rápido asociarse con jefes de proyectos, gestores de relaciones o directores de negocio designados para identificar qué documentos son fundamentales para el negocio que si utiliza OMPM para escanear todo su entorno y centrarse en los datos (glup) equivocados.  Esta asociación también puede aprovecharse para otros proyectos y otras iniciativas de IT y ayudar a hacer que los cambios se lleven a cabo más ágilmente en su entorno.

La mayoría de los proyectos de compatibilidad, sin importar la plataforma, utilizan el flujo de “Inventario, Racionalizar, Evaluar y Corregir” y con Office, parece lógico utilizar OMPM para el descubrimiento, la racionalización mediante el filtro de "amarillos" o "rojos", la evaluación y la corrección de su subconjunto más pequeño.   Lo que esto hace involuntariamente es racionalizar su lista en función de un criterio erróneo.  Es como la compra de un auto basándose antes que nada en el color.  “Cariño, aquí tienes una lista de todos los automóviles azules entre los que puedes elegir”. Al centrar su evaluación o corrección en el conjunto erróneo de datos, no está disminuyendo su riesgo.  De hecho, está incrementando su riesgo al no centrarse en los datos correctos.

Al trabajar con las áreas de negocio primero para identificar los documentos o las soluciones fundamentales, tendrá un medio eficiente para realizar el descubrimiento y la racionalización al mismo tiempo, a medida que el negocio valida los datos que se van generando.  El resultado es una mayor eficiencia (que reduce el tiempo y el costo) y menores riesgos (al centrarse en los datos correctos). 

Resumen

OMPM es una excelente herramienta para realizar una tarea específica.  El uso de OMPM para encontrar problemas de conversión de documentos y el uso de esos datos para determinar si existe una justificación del negocio para convertir sus documentos una vez que se ha completado su implementación de Office 2010 es una excelente manera de conseguir beneficios a partir de su inversión y obtener ganancias potenciales.  El uso de OMPM para responder a la pregunta equivocada desembocará en un proyecto de actualización costoso e ineficiente que obstaculizará la agilidad de su negocio y demorará los beneficios de productividad que Office 2010 brinda a sus clientes.

Para obtener más información

Los conceptos presentados en este artículo se explican con más detalles en este video de una hora Resolución de compatibilidad de Office para acelerar las implementaciones de Office, grabado en la Conferencia de Microsoft SharePoint en Anaheim, CA.  A continuación verá una introducción al video:

La compatibilidad de solución y archivo de Office genera preocupaciones para las organizaciones cuando comienzan a planificar una actualización de Office, lo cual generalmente conlleva a proyectos de implementación extendidos y demora la realización del valor de la nueva versión. La clave para mantener su proyecto de implementación en marcha es utilizar de manera apropiada las herramientas de aprovechamiento y de proceso correctas para comprender los posibles riesgos. Esta sesión demostrará en qué modo el enfoque apropiado puede ocuparse de las evaluaciones largas y costosas, del miedo a lo desconocido y de los costos mayores. Conozca al equipo de compatibilidad de Office y aprenda a sacar provecho de los programas y recursos para agilizar las implementaciones del cliente Office 2010 u Office 365.

Vínculos

Uso de OMPM, parte 1: Identificación de candidatos para conversión de documentos y estimación de ahorro de almacenamiento
Uso de OMPM, parte 2: Realización de conversiones en masa

Esta publicación de blog está localizada. Encuentre el artículo original en Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?