Использование панели мониторинга телеметрии Office для определения важных документов в организации

Дата публикации исходной статьи: вторник, 7 августа 2012 г.

Эта статья написана Макото Ямагиши (Makoto Yamagishi), руководителем программы в группе управления решениями Office

В нашей последней записи блога мы познакомили вас с рекомендованным процессом обеспечения совместимости Office и панелью мониторинга телеметрии Office. Ключевой частью этого процесса является определение действительно важных документов и решений, которые используются ежедневно, а не просто хранятся на всякий случай. В этой статье мы более подробно поговорим о том, как с помощью панели мониторинга телеметрии Office ИТ-специалисты могут выявить документы, от которых зависит работа организации.

Определение критически важных для бизнеса решений

В этом разделе рассматриваются два первых этапа современного процесса обеспечения совместимости Office.

Этап 1. Сбор данных: начните со сбора данных о фактическом использовании документов и надстроек и их метаданных от конечных пользователей.
Этап 2. Анализ данных: определите критически важные для бизнеса документы и надстройки, которые должны быть готовы в первый день развертывания Office.

Помните, что система телеметрии в Office 2013 может собирать сведения об открываемых документах Office и загружаемых надстройках со всех ПК, на которых работает Office 2003 или более поздняя версия. В панели мониторинга телеметрии Office отображаются документы и надстройки, наиболее часто используемые в организации. Вы можете начать анализ с главных представлений. Документы и надстройки сортируются по популярности в порядке убывания. Как правило, эти часто используемые документы и надстройки являются основными претендентами на то, чтобы считаться критически важными для бизнеса.

На снимке экрана ниже показано, как часто используемые документы отображаются в панели мониторинга телеметрии.

Популярность — это не единственный важный фактор, поскольку одно и то же имя документа может использоваться многими людьми. Панель мониторинга телеметрии предлагает ряд функций, облегчающих анализ.

Щелкнув ячейку со счетчиком пользователей, вы можете просмотреть более подробные сведения о каждом документе или надстройке. Вы можете узнать, кем, где и когда открывался файл. С помощью всей этой информации вы можете определить, является ли файл совместно используемым, кто является владельцем документа и, наконец, нужно ли обратить на него особое внимание.

На следующем снимке экрана показаны подробные сведения обо всех файлах с именем Prototype Setup Tasks.xls.

Поскольку агент телеметрии способен собирать данные не только из Office 2013, но также и из Office 2003, Office 2007 и Office 2010, вы можете просмотреть число пользователей каждой версии Office. Если нажать знак плюс (+) функции группировки Excel, развернется представление, с помощью которого можно узнать, используется ли документ или надстройка только в определенной версии Office. Эти знаки выделены на следующем снимке экрана.

Вместе с Microsoft Office устанавливается ряд готовых документов, расширенных шаблонов и надстроек. Кроме того, в спешке пользователи иногда сохраняют файлы с именами по умолчанию, из-за чего перечень засоряется файлами с такими именами, как Книга1.xlsx и Документ1.docx. Если вы хотите сосредоточить внимание только на уникальных документах и надстройках, воспользуйтесь столбцом "Встроенные" (обведен на снимке экрана ниже), чтобы отфильтровать те из них, которые предоставлены Майкрософт или имеют имя файла по умолчанию.

В этой статье мы продемонстрировали, как с помощью телеметрии Office можно определить наиболее популярные файлы в организации и узнать больше о том, как они используются.

Спасибо за внимание! Мы планируем опубликовать дополнительные статьи о панели мониторинга телеметрии Office, в которых будет рассмотрен каждый компонент, этапы развертывания, а также приведены советы и рекомендации. Если вас заинтересовала эта функция, вы можете оценить ее в составе предварительной версии Office. Подробное руководство по развертыванию можно найти на сайте TechNet. Также запланированы к публикации дополнительные статьи TechNet.

Это локализованная запись блога. Исходная статья доступна по ссылке Using Office Telemetry Dashboard to understand what documents are important in your organization