Office만의 이점: “프로젝트 목표 달성 지원”

프로젝트 실행은 여러분이 어떤 업무를 담당하고 있든 또는 어떤 부서에 속해 있든 관계없이 중요한 일입니다. 누가 어떤 책임을 지고 있으며 정보는 어디서 확인할 수 있는지를 파악하고 변경 사항이 발생하면 모두가 최신 정보를 공유해야 합니다.

저는 Office 제품 관리자인 Jennifer Kensok입니다. 지난 게시물에서는 Excel과 PowerPivot을 사용하는 고객에 대한 내용을 작성한 바 있습니다. 프로젝트 실행은 제가 Microsoft에서 처음 근무를 시작할 때 대부분 힘들고 험한 작업(그나마 제대로 해 내지도 못한)을 통해 많이 배운 내용입니다. 그 이후로 도움이 될 만한 사항을 몇 가지 배웠는데 그 중 하나가 SharePoint에 팀 문서를 저장하고 이러한 문서를 SharePoint Workspace에서 오프라인으로 설정하는 것입니다.  저희 팀은 현재 SharePoint 팀 사이트의 라이브러리에 OneNote 2010 공유 전자 필기장을 마련해 놓고 여기에 회의 메모를 유지하고 서로의 아이디어에 대한 반응을 살피거나 계획에 대한 의견을 얻습니다. 저희는 SharePoint Workspace를 통해 문서를 오프라인으로 설정해 놓으므로 image오프라인 상태이거나 네트워크에서 벗어나 있는 상황에서도 SharePoint Workspace 2010을 통해 문서 및 스프레드시트에서 작업을 수행할 수 있습니다. 다음에 온라인 상태가 되면 SharePoint에서는 제가 변경한 사항을 자동으로 동기화합니다. 따라서 저는 Office 2010의 멋진 출시를 부탁하고 여행을 떠나도 배에서 팀 문서를 변경하고 호텔에서 네트워크에 로그인하고 SharePoint에서 제가 변경한 내용을 SharePoint로 업로드하는 동안 저녁을 먹으러 갈 수 있습니다.

사람들은 이따금 여러 사용자가 동시에 하나의 문서에서 작업하면 SharePoint Workspace의 동기화 기능으로 인해 문제가 발생하게 되지 않냐고 궁금해 하기도 합니다. 저희 역시 이러한 유형의 문제에 대해 잘 알고 있으며 주기적으로 블로그 의견을 모니터링하여 문��� 해결을 지원하고 있습니다. 따라서 문제가 있는 경우 저희에게 알려 주시기 바랍니다.  또한 SharePoint Workspace를 이를 위해 사용하는 방식을 문의하는 고객도 있습니다. 이에 대한 예로 저희 팀에서 Office 2010 출시를 위해 사례 연구를 작성한 독일 베를린에 위치한 화재 안전 컨설팅 업체인 hhpberlin을 꼽을 수 있습니다. 이 회사는 사무실 건물에서 경기장 및 공항에 이르기까지 건설 프로젝트의 모든 단계에 걸쳐 서비스를 제공합니다. hhpberlin은 전문 서비스 업체인 관계로 직원과 보유한 정보가 주요 자산입니다. 비즈니스 규모가 확장되고 많은 양의 대규모 프로젝트를 수행함에 따라 직원들은 공동 작업을 효율적으로 수행하고 전문 기술을 공유하기 위한 방법을 끊임없이 모색하고 있습니다. 이 회사의 CIO인 Stefan Truthän은 “회사에서는 최근 몇 년간 하나의 최종 결과를 내는 로컬 프로젝트 하나에 대해 한 명의 로컬 엔지니어만 활용하도록 비즈니스 모델을 변경해 왔습니다. 현재는 전 세계의 팀과 업무를 수행하므로 조직 전체에서 전문 기술을 활용하여 프로젝트를 진행해야 합니다”라고 말합니다.

clip_image004hhpberlin의 조사관은 조사 과정에 실제로 건설 현장에 머물러 있어야 하는데, 이러한 환경은 대역폭이 낮은 인터넷 연결을 사용하거나 인터넷이 연결되지 않는 경우가 많습니다. 조사관은 조사 업무를 수행하면서 Microsoft InfoPath 2010 조사 양식, SharePoint 목록 또는 다른 Word 문서 같은 문서에 화재 안전 데이터를 입력해야 합니다. 또한 문서에 추가할 사진을 찍어 OneNote에 저장하기도 합니다.

조사를 마치면 수집한 모든 정보를 SharePoint Workspace에 저장할 수 있습니다. 네트워크에 다시 연결하면 모든 데이터가 SharePoint에서 만든 프로젝트 센터와 안전하게 자동으로 동기화됩니다. SharePoint Workspace 2010은 전체 파일이나 문서가 아닌 업데이트 패킷만 전송하므로 이는 대역폭이 낮은 연결에서도 문제없이 작동합니다. Stefan은 “프로젝트 센터는 프로젝트 데이터를 구성하고 업로드하는 절차를 간소화하는 데 도움이 됩니다. SharePoint Workspace 2010과 SharePoint Server 2010을 통해 조사관이 사무실에 돌아와 조사 후 작업에 들이는 시간이 대폭 줄어들 것으로 예상합니다”라고 말합니다. 이처럼 시간이 절약되면 조사관은 현장 조사 일 수를 10 ~ 25% 늘릴 수 있어 매출을 높이는 데 도움이 됩니다.

저희 팀과 마찬가지로 hhpberlin에서도 OneNote 2010을 사용하여 SharePoint에 저장된 프로젝트 콘텐츠를 구성된 상태로 유지합니다. 팀원들은 향상된 검색 기능과 새로운 작성자 표시 기능을 통해 실질적으로 생산성 향상을 경험하고 있습니다. 필요한 항목을 신속하게 찾고 콘텐츠를 추가하거나 변경한 사람을 확인할 수 있기 때문입니다. hhpberlin의 수석 엔지니어 겸 프로젝트 관리자인 Andreas Dahlitz는 “OneNote, SharePoint Server 및 SharePoint Workspace는 모든 회의 메모 및 업데이트된 문서를 전체 팀과 공유하는 데 도움이 됩니다. 이를 통해 생산성이 향상되는 것은 물론 더 많은 프로젝트를 진행할 수 있게 됩니다”라고 설명합니다. hhpberlin의 직원들이 Office 2010과 SharePoint Server 2010을 통합해서 사용하여 실제로 비즈니스를 확장할 수 있게 되면 화재에 안전한 건물이 더욱 늘어나게 될 것입니다.

더 많은 Office 2010 고객을 살펴보고(영문일 수 있음) 제가 조만간 작성할 “Office만의 이점” 게시물도 계속 확인해 보시기 바랍니다.

이 문서는 번역된 블로그 문서입니다. 원본 문서는 Office만의 이점: “프로젝트 목표 달성 지원”을 참조하십시오.