Article d’origine publié le jeudi 9 août 2012

J’écris ce billet sur SkyDrive. J’opte pour cette solution non seulement parce que je le commence à la maison et le termine au bureau. Je le fais car il est essentiel que les membres de mon équipe puissent exprimer leur opinion.

Je souhaite donc envoyer ce billet à un groupe de personnes pour obtenir des commentaires sur son contenu. Il y a quelques années, j’aurais rédigé ce document et l’aurais envoyé par pièce jointe dans un message électronique. Mais cette solution s’avère souvent inefficace.

D’abord, certains pourraient ne pas être en mesure d’ouvrir la pièce jointe. Honnêtement, cela ne représente pas un souci majeur là ou je travaille. L’équipe Word est installée à deux pas de mon bureau. Mais, des utilisateurs pourraient tester une nouvelle version ou ne pas avoir installé Word pour d’autres raisons. Je parie que ce problème se pose pour bon nombre d’entre vous.

En outre, une fois que les collègues ont terminé, qu’est-ce que j’obtiens ? Des dizaines de messages électroniques incorporant diverses versions de ma pièce jointe d’origine. Pas idéal.

Mais je ne vais pas envoyer de pièce jointe, juste ce lien...

http://sdrv.ms/RrhyAH

Ce lien donne accès à ce document sur SkyDrive et permet à quiconque d’ajouter des commentaires directement dans le document au moyen d’un simple navigateur. Je n’ai même pas besoin de définir des autorisations. Toute personne connaissant ce lien peut apporter des commentaires et des modifications. Veuillez noter que ce lien est inclus en guise d’exemple et autorise uniquement la consultation.)

J’ai obtenu ce lien avec...

Menu Fichier Partager

Et en utilisant...

Obtenir un lien

J’ai envoyé le lien aux membres de mon équipe et j’ai obtenu de nombreux commentaires constructifs...

Document avec commentaires

Tous ces commentaires sont stockés dans le document. Si je l’ouvre dans le client de bureau Word, ils s’y trouvent. Si j’enregistre le fichier sur mon disque dur local, les commentaires y seront toujours.

Les personnes qui m’ont laissé des commentaires pourraient avoir utilisé le client de bureau Word mais ce n’est pas le cas. Ils ont utilisé Word Web App et notre nouvelle fonctionnalité de création de commentaires. Pour illustrer cette fonctionnalité, j’ajoute le premier commentaire. Dans l’afficheur Word Web App, j’ouvre le volet Commentaires...

Volet Commentaires ouvert

Sélectionnez une partie du document...

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Et cliquez sur Publier...

Commentaire sélectionné

Notez que lorsque le commentaire sur la droite est sélectionné, le texte correspondant est également mis en surbrillance.

Mais lorsque le commentaire n’est pas sélectionné, rien n’est mis en surbrillance afin que vous puissiez facilement lire le document.

Avec les anciennes mises en œuvre de la fonction Commentaires, les commentaires non masqués pouvaient devenir encombrants. La mise en surbrillance des seuls commentaires sélectionnés élimine largement ce problème. Cependant, vous pouvez toujours voir qu’il y a un commentaire par la présence de la bulle de conversation dans la marge du document.

Commentaire non sélectionné

En outre, vous pouvez maintenant répondre aux commentaires. Comme ceci...

Commentaire avec réponse

Certains commentaires ont suscité d’importantes discussions. Dorénavant, ces discussions sont mises en retrait pour les séparer des commentaires non associés à proximité.

Si je prépare une présentation sur les commentaires et souhaite obtenir des réactions, je peux également effectuer dans PowerPoint Web App toutes les opérations que j’ai décrites...

PowerPoint offre les mêmes conditions de partage et un modèle de commentaires très similaire qui inclut la possibilité d’inclure des commentaires sur différentes parties des diverses diapositives et de répondre aux commentaires.

Si vous souhaitez procéder vous même à un essai et tester diverses autres fonctions intéressantes, participez à l’évaluation.

Nick Simons
Responsable de programme, Office Web Apps

Ce billet de blog a été traduit de l’anglais. L’article d’origine est disponible ici : Comments Encouraged