Veröffentlichung des Originalartikels: 14.01.2012

Von unserem Kompatibilitätsguru Curtis Sawin.

Übersicht

Die wichtigste Funktion von OMPM besteht in der Bereitstellung von Details zu Problemen bei der Konvertierung von Dokumenten, und es beantwortet die Frage: „Welches Risiko besteht bei der Konvertierung von binären Office-Dateien in das Open XML-Dateiformat?“. Wir haben jedoch festgestellt, dass OMPM häufig eingesetzt wird, um die Frage „Welches Risiko besteht beim Öffnen binärer Office-Dateien in einer Office 2010-Anwendung?“ zu beantworten. Anscheinend verwenden einige Personen OMPM zur Beantwortung der falschen Frage und verschwenden Zeit, Aufwand und Geld für die Verwendung eines guten Tools zur Ermittlung der falschen Informationen.

Identifizieren der Aufgaben vor und nach der Bereitstellung

Unabhängig von der Plattform sollten Sie die Aufgaben in jedem Kompatibilitätsprojekt in Aufgaben vor der Bereitstellung und Aufgaben nach der Bereitstellung trennen. Vor dem Migrieren zur neuen Plattform (wie Office 2010, Windows 7 oder Internet Explorer 9) sollten Sie sich auf Aufgaben konzentrieren, die die Bereitstellung der neuen Plattform ermöglichen. Diese Aufgaben können klare und direkte Auswirkungen auf die Möglichkeit der Plattformbereitstellung haben. Daher werden vor der Bereitstellung auszuführende Aufgaben als die Bereitstellung ermöglichende Aufgaben bezeichnet.

Aufgaben nach der Bereitstellung ermöglichen Ihnen, die Vorteile der neuen Plattform umzusetzen. Dazu gehören eine verbesserte Produktivität (habe ich schon die Vorschau beim Einfügen erwähnt?) und niedrigere Kosten. Außerdem können Aufgaben nach der Bereitstellung dazu dienen, Sie für zukünftige Plattformmigrationen zu positionieren. Solche Aufgaben werden als Aufgaben der Umgebungsoptimierung bezeichnet.

Das Aktualisieren eines veralteten Makrocodes ist beispielsweise eine Aufgabe nach der Bereitstellung, da veraltete Objektmodellelemente aus früheren Office-Versionen weiterhin kompiliert werden, aber in zukünftigen Versionen möglicherweise nicht mehr verfügbar sind. Mit anderen Worten, der veraltete Makrocode blockiert die Office-Bereitstellung nicht. Somit positioniert Sie die Aktualisierung des veralteten Codes nach der Bereitstellung von Office 2010 für die Migration zu zukünftigen Office-Versionen.

Das Konvertieren von Dokumenten ist ebenfalls eine Aufgabe nach der Bereitstellung, da es die Reduktion des Netzwerkspeicherbedarfs ermöglicht und zur Optimierung der Umgebung beiträgt.

Worin besteht nun die richtige Verwendung von OMPM?

Wie erwähnt, werden von OMPM Dokumentkonvertierungsprobleme erkannt und nicht Dokumentprobleme. Das heißt, OMPM kann Ihnen für ein bestimmtes Dokument mitteilen, ob es in das neueste Dateiformat konvertierbar ist, aber nicht, ob es in Office 2010 ausführbar ist.

Die Verwendung von OMPM vor der Bereitstellung, um herauszufinden, ob Dokumente ausführbar sind, wenn sie in Office 2010 geöffnet werden, ist eine gängige Zweckentfremdung von OMPM. Dies hat mehrere Gründe:

  • Der Name des Tools enthält die Wörter „Planning“ und „Migration“. Daher sollte es bei der Planung der Migration verwendet werden, stimmt's? (Hm… leider nicht)
  • Das Tool liefert Ergebnisse, die „rote“, „gelbe“ und „grüne“ Probleme kennzeichnen. Rote, gelbe und grüne Daten sind leicht zu verstehen. Grün = gut. Rot = schlecht. Gelb = nicht so gut (aber auch nicht so schlecht).
  • Das Wichtigste: Das Tool stellt Daten bereit, über die IT-Organisationen ansonsten nicht verfügen. Es kann die gesamte Umgebung scannen und einen leicht verständlichen Status aller gefundenen Dokumente liefern. Viele IT-Organisationen sind der Meinung, etwas sei immer noch besser als nichts.

Der letzte Punkt ist das Killerargument. OMPM liefert Daten für IT-Spezialisten. Häufig sehen wir, dass Kunden mit OMPM nach Dokumentkonvertierungsproblemen suchen und dann nur noch die Dokumente mit „roten“ Problemen testen. Dies ist eine einfache Möglichkeit, ein enormes Datenvolumen auf eine leichter handhabbare Teilmenge zu rationalisieren. „Rote“ Dokumente stellen häufig nur 5-20 % des gesamten Inventars dar. Die Rationalisierung des Inventars auf nur 5 % klingt nach einer ausgezeichneten Verwendung des Ermittlungsprozesses!

Dieser Ansatz hat jedoch einige Mängel. Wie gesagt ist der wichtigste Mangel, dass OMPM Konvertierungsprobleme liefert und keine Informationen, die erkennen lassen, ob ein rotes Dokument in Office 2010 ausführbar ist. Außerdem wird bei der Konzentration auf rote Dokumente die Bedeutung des Dokuments ignoriert. Alle roten Dokumente werden als gleich wichtig behandelt (d. h. als Dokumente, die getestet werden müssen). Während Sie glauben Zeit zu sparen, verschwenden Sie eigentlich Zeit, indem Sie sich möglicherweise auf Dokumente mit roten Problemen konzentrieren, die jedoch nicht zur Wertschöpfung des Unternehmens beitragen. Schließlich führt eine solche Verwendung von OMPM zu einem falschen Sicherheitsempfinden. Sie können zwar sagen, Sie haben Ihre Tests auf Dokumente konzentriert, für die rote Probleme gemeldet wurden. Aber Sie können nicht sagen, dass Sie der Frage näher gekommen sind, ob Ihre Dokumente in Office 2010 funktionsfähig sind.

Wir haben festgestellt, dass Unternehmen 12-18 Monate damit verbringen, die Bereitstellung von Office 2010 vorzubereiten. Das heißt, nach der Entscheidung für die Bereitstellung kann es bis zu eineinhalb Jahren dauern, bis die Endbenutzer die neue Version von Office verwenden können. Die meiste Zeit vergeht durch langwierige (und teure) Dokumentbewertungen mit OMPM. Tatsächlich können Personen, die vor einem Upgrade zu Office 2010 nicht OMPM verwenden, die Bereitstellung schneller, billiger und ohne zusätzliches Risiko ausführen.

OMPM und Makroprobleme

Ein neues Feature der Version 2010 von OMPM ist die Erkennung von „Makroproblemen“. Kurz gesagt liefert es zwei Datenpunkte: eine Zählung aller potenziellen Objektmodellprobleme und eine Zählung aller potenziellen 64-Bit-Kompatibilitätsprobleme.

Unter den Objektmodellproblemen, die im OMPM-Berichterstellungstool unter Functionality Issue Count aufgeführt werden, sind alle Elemente in Makrocode zusammengefasst, die gegenüber früheren Versionen von Office entfernt, geändert oder als veraltet gekennzeichnet wurden. Die 64-Bit-Probleme, die unter x64 Compatibility Issue Count aufgelistet sind, entsprechen der Summe aller Makrocodedeklarationen, die nicht explizit als sicher für 64-Bit-Office aufgeführt sind.

Angesichts dieser verbesserten Funktionalität empfinden viele diese Informationen als wertvoll und möchten sie vor der Bereitstellung näher beleuchten. Auch Sie hätten Bedenken, ein Dokument mit 88 Funktionalitätsproblemen und 3 x64-Kompatibilitätsproblemen in Office 2010 zu verwenden, oder? Nun, das hängt von folgenden Faktoren ab:

  • Stelle ich die 64-Bit-Version von Office 2010 bereit?
  • Sind die Probleme schwerwiegend oder harmlos?
  • Vor allem: Handelt es sich um ein unternehmenswichtiges Dokument?

Wenn Sie nicht die 64-Bit-Version von Office 2010 bereitstellen, können Sie alle Daten in der Spalte x64 Compatibility Issue Count im OMPM-Berichterstellungstool ignorieren. Sie haben in dieser Situation keinen Wert und sind überflüssig.

Die Daten in Functionality Issue Count sind eine Zusammenfassung aller entfernten, geänderten oder veralteten Objektmodellelemente. Die Mehrzahl dieser Elemente sind wirkungslos, aber einige können durchaus Auswirkungen haben. Wie können Sie sie unterscheiden? Leider wird diese Unterscheidung von OMPM nicht getroffen. Das Betrachten der Daten hilft Ihnen also nicht weiter. Im Artikel Grundlegendes zu Änderungen mit potenziellen Auswirkungen im Office 2010-Objektmodell finden Sie weitere Details über die möglichen Auswirkungen von Objektmodelländerungen auf Makros.

Letzter Punkt: Während OMPM Ihnen mitteilen kann, welche Dokumente die meisten Funktionalitäts- oder x64-Makroprobleme aufweisen, kann es Ihnen nicht sagen, ob das Dokument bzw. Makro unternehmenswichtig ist. Es wäre Zeitverschwendung, Test- und Korrekturzyklen für Dokumente durchzuführen, die keinen unternehmerischen Wert darstellen. Somit führt die Rationalisierung der zu testenden Dokumente anhand der Anzahl der Makroprobleme häufig zu einer ineffizienten Vorgehensweise.

Empfohlene Vorgehensweise für die Ermittlung von Office-Dokumenten

Bisher wurde vorwiegend beschrieben, was Sie nicht tun sollten. Dies allein ist nicht besonders hilfreich. Wenn also die Verwendung von OMPM für die Ermittlung von Dokumenten und Makros schlecht ist – was ist gut? Beginnen Sie mit den Endbenutzern. Befragen Sie Ihre Kunden. Ein wesentlicher Vorteil (und eine Herausforderung) von Office besteht darin, dass die Endbenutzer eigene Lösungen mit Office erstellen können und dass Office-Lösungen nicht von der IT-Organisation verwaltet werden. Zudem lassen viele Firmen ihre Office-Dokumente nicht von der IT-Organisation verwalten. Daher hat die IT-Abteilung wenig Einblick, welche Office-Dokumente wichtig für das Unternehmen sind.

Sie werden feststellen, dass es WESENTLICH schneller geht, gemeinsam mit Projektmanagern, Kundenberatern oder bestimmten Geschäftspartnern die unternehmenswichtigen Dokumente festzulegen, als mit OMPM die gesamte Umgebung zu scannen und sich dann auf die falschen Daten zu konzentrieren. Diese Zusammenarbeit kann auch für andere IT-Initiativen und Projekte hilfreich sein und die Durchführung von Änderungen in Ihrer Umgebung beschleunigen.

Die meisten Kompatibilitätsprojekte verlaufen, unabhängig von der Plattform, nach dem Schema „Inventarisierung, Rationalisierung, Tests und Korrektur“. Bei Office scheint es logisch, OMPM für die Inventarisierung zu verwenden, die Ergebnisse durch Filtern nach gelben oder roten Problemen zu rationalisieren und dann die kleinere Teilmenge zu testen und zu korrigieren. Leider wird Ihre Liste dabei nach den falschen Kriterien rationalisiert. Es ist, als ob Sie Ihr Auto zuerst nach der Farbe aussuchen. „Schatz, hier hab ich eine Liste alle blauen Autos – such dir eins aus“. Wenn Sie Tests und Korrekturen auf die falsche Datenmenge beschränken, verringern Sie das Risiko nicht. Im Gegenteil, Sie erhöhen es, wenn Sie sich nicht auf die richtigen Daten beziehen.

Wenn Sie zuerst mit den Geschäftsbereichen zusammenarbeiten, um die unternehmenswichtigen Dokumente und Lösungen zu bestimmen, können Sie Ermittlung und Rationalisierung auf effiziente Weise gleichzeitig vornehmen, da die Daten im Unternehmen bewertet werden, wenn sie generiert werden. Das Ergebnis ist eine höhere Effizienz (die Zeit und Kosten spart) und ein niedrigeres Risiko (durch Konzentration auf die richtigen Daten). 

Zusammenfassung

OMPM ist ein ausgezeichnetes Tool für eine bestimmte Aufgabe. Mit OMPM Dokumentkonvertierungsprobleme zu finden und mit diesen Daten zu bestimmen, ob es eine unternehmerische Rechtfertigung für die Konvertierung Ihrer Dokumente nach der Office 2010-Bereitstellung gibt, ist eine gute Möglichkeit, Wert aus Ihrer Investition zu ziehen und Einsparmöglichkeiten zu erkennen. Mit OMPM die falschen Fragen zu beantworten führt dagegen zu einem teuren und ineffizienten Upgradeprojekt, das die Flexibilität des Unternehmens behindert und die Nutzung der Produktivitätsvorteile von Office 2010 für Ihre Kunden verzögert.

Weitere Informationen

Die Konzepte in diesem Artikel werden in dem einstündigen Video Lösen von Office-Kompatibilitätsproblemen zur Beschleunigung von Office-Bereitstellungen erläutert, das auf der Microsoft SharePoint-Konferenz in Anaheim, Kalifornien, aufgezeichnet wurde. Es folgt eine Einführung in das Video:

Die Kompatibilität von Office-Dateien und -Lösungen stellt ein Problem für Organisationen dar, wenn sie mit der Planung eines Office-Upgrades beginnen. In der Regel führt dies zu langwierigen Bereitstellungsprojekten, die die Nutzung der Vorteile der neuen Version verzögern. Die wichtigste Voraussetzung, um Ihr Bereitstellungsprojekt auf Kurs zu halten, ist die bestimmungsgemäße Verwendung der richtigen Prozess- und Hilfstools, um die potenziellen Risiken zu erkennen. In dieser Sitzung wird demonstriert, wie durch die richtige Vorgehensweise die teuren und langwierigen Bewertungen, die Furcht vor dem Unbekannten und gesteigerte Kosten vermieden werden. Erfahren Sie vom Office Compat-Team, wie Sie die Programme und Ressourcen nutzen, um Bereitstellungen von Office 2010 oder Office 365-Clients schneller durchführen zu können.

Links

Verwenden von OMPM – Teil 1: Identifizieren der Kandidaten für die Dokumentkonvertierung und Schätzen der Speicherersparnis
Verwenden von OMPM – Teil 2: Ausführen der Massenkonvertierung

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Using OMPM Part 3 – Are there other uses for OMPM?