Sie fragen – wir antworten: Was ist gemeinsame Dokumenterstellung?

Zahlreiche Fragen in den E-Mails, die wir bekommen haben, drehten sich um das Thema „Gemeinsame Dokumenterstellung“ (Co-Authoring): Was ist das, welche Produkte unterstützen diese Funktionalität, und welche Faktoren behindern eine reibungslose gemeinsame Dokumenterstellung?

Im Fachjargon:

Durch die Funktionalität für gemeinsame Dokumenterstellung wird die Zusammenarbeit vereinfacht, da mehrere Benutzer produktiv am gleichen Dokument arbeiten können, ohne sich gegenseitig zu behindern oder auszusperren.

Auf gut Deutsch:

Gemeinsame Dokumenterstellung bedeutet gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten. Zwei oder mehr Personen arbeiten an verschiedenen Teilen eines Dokuments.  Während eine Person an ihrem Abschnitt des Dokuments arbeitet, kann eine andere Person an einem anderen Abschnitt arbeiten, ohne dass sich beide gegenseitig bei der Arbeit stören.  Stellen Sie sich vor, Sie wären dabei gewesen, als das fünfköpfige Vorbereitungskomitee unter Führung von Thomas Jefferson die amerikanische Unabhängigkeitserklärung entwarf – mit Feder, Tinte und auf Pergament.  Hätte es damals nur eine einzige Schreibfeder gegeben, so hätte dies alle Beteiligten in eine heute undenkbare Zwangslage gebracht: jeder hätte stets warten müssen, bis er wieder an der Reihe wäre, Feder und Tinte zu benutzen.

Wenn ein Dokument von mehreren Personen bearbeitet wird, werden Sie in einem Popupfenster ähnlich dem unten abgebildeten darauf hingewiesen:

Microsoft Office 2010 bietet Funktionen für die gemeinsame Dokumenterstellung für Microsoft PowerPoint 2010-, Microsoft Word 2010- und Microsoft OneNote 2010-Dokumente in SharePoint Server 2010. Diese neue Funktionalität wird auch in Excel Web App und in OneNote Web App unterstützt.  Voraussetzung für die Nutzung der gemeinsamen Dokumenterstellung ist SharePoint Foundation 2010 oder ein Windows Live SkyDrive-Konto. 

Die gemeinsame Dokumenterstellung funktioniert in jeder Anwendung ganz individuell.  In Word wird nur der Absatz, an dem die Person gerade arbeitet, gesperrt.  In PowerPoint wird die betreffende Folie gesperrt und in Excel die betreffende Zelle.

Gemeinsame Dokumenterstellung ist das Standardverhalten für Word 2010 beim Zugriff auf SharePoint 2010-Server. Allerdings sind einige Punkte zu berücksichtigen, die eine reibungslose gemeinsame Dokumenterstellung unterbinden können:

·         Alle Mitautoren müssen Office 14 verwenden

·         In Word ist DOCX derzeit der einzige Dokumenttyp, der für die gemeinsame Dokumenterstellung verfügbar ist

·         Ein Dokument kann auch Features enthalten, die nicht mit der gemeinsamen Dokumenterstellung kompatibel sind, z. B. IRM/DRM, Makros, Verschlüsselung, Kennzeichnung als abgeschlossen usw.

·         In einer SharePoint-Dokumentbibliothek gespeicherte Dokumente, bei denen die Option für erforderliches Auschecken aktiviert ist, verhindern ebenfalls eine gemeinsame Dokumenterstellung

 

Mit der gemeinsamen Dokumenterstellung gehört das Versenden eines Dokuments zur Überarbeitung durch mehrere Personen und das umständliche Zusammenstellen der endgültigen Fassung endlich der Vergangenheit an.    Falls Sie es noch nicht ausprobiert haben: Schnappen Sie sich eine Kollegin oder einen Kollegen, öffnen Sie gleichzeitig eine Datei, und sehen Sie, wie es funktioniert. 

Viel Spaß!

Weitere Informationen:  Gemeinsame Dokumenterstellung (Übersicht) (SharePoint 2010)

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter You Asked… We Answered...What is Co-Authoring?