Warum Office? „So bleiben Projekte im Zeitplan”

Projektabwicklung ist wichtig, ganz gleich für wen Sie arbeiten oder in welcher Abteilung. Sie müssen wissen, wer für was verantwortlich ist, wo Informationen zu finden sind und alle bei Änderungen auf dem Laufenden halten.

Jennifer Kensok schreibt Ihnen wieder – ich bin Product Manager für Office (lesen Sie meinen jüngsten Blogbeitrag über Kunden, die Excel und PowerPivot nutzen). Über die Projektabwicklung habe ich viel gelernt, als ich bei Microsoft angefangen habe zu arbeiten – meistens durch ein turbulentes Arbeiten an Projekten, die nicht so gut liefen. Seit dem habe ich einige Dinge dazu gelernt und weiß, was funktioniert. Eines dieser Dinge ist das Speichern von Teamdokumenten in SharePoint und deren Offlineschalten im SharePoint Workspace.  Heute hat mein Team ein freigegebenes OneNote 2010-Notizbuch in einer Bibliothek auf unserer SharePoint-Teamwebsite, wo wir Besprechungsnotizen veröffentlichen, den Erfahrungs- und Ideenaustausch pflegen oder Feedback zu Plänen sammeln. Da wir in unserem SharePoint Workspace unsere Dokumente offline schalten können,Bild kann ich an den Dokumenten und Arbeitsblättern mithilfe von SharePoint Workspace 2010 arbeiten, und zwar auch wenn ich offline bin oder mich außerhalb des Netzwerks befinde. Sobald ich dann wieder online bin, synchronisiert SharePoint meine Änderungen automatisch. Wenn ich also unterwegs bin, sagen wir zum grandiosen Launch von Office 2010, kann ich im Flugzeug Änderungen an den Teamdokumenten vornehmen, mich dann im Hotel am Netzwerk anmelden und zum Abendessen gehen, während SharePoint Workspace meine Änderungen in SharePoint hochlädt.

Manche Leute fragen sich, ob das Synchronisierungsfeature in SharePoint Workspace vielleicht Versionsprobleme verursacht, wenn viele Leute zugleich an einem Dokument arbeiten. Wir wissen um diese Probleme und beobachten sorgfältig die Kommentare in den Blogbeiträgen, um hier zu unterstützen (lassen Sie uns deshalb wissen, wenn Sie auf Probleme stoßen).  Wir haben auch von Kunden geh��rt, wie sie SharePoint Workspace einsetzen. Hier ein Beispiel: hhpberlin, ein Brandschutz-Unternehmen in Berlin, Deutschland, für das mein Team eine Fallstudie für den Office 2010-Launch geschrieben hat. Das Unternehmen bietet Dienstleistungen für alle Phasen eines Bauvorhabens an, vom Bürogebäude über Stadien bis hin zu Flughäfen. Als professionelles Dienstleistungsunternehmen weiß hhpberlin, dass die Mitarbeiter, ihre Kenntnisse und ihr Wissen das primäre Kapital der Firma bilden. Bei wachsendem Geschäftsvolumen und einer Vielzahl von Projekten suchen die Mitarbeiter stetig nach Verbesserungen in der Zusammenarbeit und möchten den Austausch unter Experten. Der geschäftsführende Gesellschafter, Stefan Truthän, erzählte uns: „Die Organisation hat sich in den vergangenen Jahren mit dem Geschäftsmodell geändert. Früher gab es den einen lokalen Ingenieur, der an einem lokalen Projekt gearbeitet hat mit dem Ziel, ein Gesamtergebnis zu produzieren. Heutzutage arbeiten wir in globalen Teams, und dies macht es erforderlich, dass wir die Expertise in der gesamten Organisation nutzen müssen, um Projekte abzuliefern.“

clip_bild004Während einer Kontrolle müssen die Inspektoren von hhpberlin vor Ort sein, wo sie oftmals eine geringe Bandbreite bei Internetverbindungen haben – oder sogar gar keine. Sie müssen bei der Kontrolle Brandsicherheitsdaten in Dokumente eingeben, z. B. in Microsoft InfoPath 2010-Inspektionsformulare, SharePoint-Listen oder anderen Word-Dokumenten. Sie fotografieren auch und fügen die Bilder in die Dokumentation ein, die in OneNote gespeichert ist.

Nach Abschluss der Kontrolle speichern Sie alle Informationen, die sie in einem SharePoint-Arbeitsbereich gesammelt haben. Sobald sie sich wieder am Netzwerk anmelden, werden alle Daten sicher und automatisch mit dem Projektcenter synchronisiert, das in SharePoint erstellt wurde. Das funktioniert sogar mit einer niedrigen Bandbreite, da SharePoint Workspace 2010 nur die aktualisierten Pakete überträgt und nicht alle Dateien oder Dokumente. Stefan erklärt dazu: „Unser Projektcenter unterstützt uns dabei, die Organisationsprozesse und das Hochladen von Projektdaten zu verschlanken. Mit SharePoint Workspace 2010 und SharePoint Server 2010 kann hhpberlin die Dauer, die ein Inspektor mit der Nachbereitung im Büro beschäftigt ist, signifikant reduzieren.“ Diese Zeitersparnis bedeutet, dass Inspektoren die Tage für Kontrollen vor Ort um 10 bis 25 Prozent erhöhen können. Konsequenterweise führt dies zu einer Umsatzsteigerung.

Wie mein Team so nutzt auch hhpberlin OneNote 2010, um den Projektinhalt in SharePoint zu organisieren. Die Teammitglieder haben einen realen Produktivitätsanstieg mit den verbesserten Suchmöglichkeiten und den neuen Autorindikatoren erleben können, da sie nun wesentlich schneller das finden, was sie benötigen, und sehen können, wer Inhalt hinzugefügt oder geändert hat. Andreas Dahlitz, der leitende Ingenieur und Projektmanager bei hhpberlin, erläutert: „Mit OneNote, SharePoint Server und SharePoint Workspace können wir alle Besprechungsnotizen und die aktualisierte Dokumentation dem gesamten Team zugänglich machen. Dadurch wird unsere Produktivität verbessert, und es ermöglicht uns, mehr Projekte anzunehmen.“ Die Integration von Office 2010 und SharePoint Server 2010 verschafft den Mitarbeitern von hhpberlin mehr Raum für mehr Einsatz und Umsatz – das bedeutet für uns alle, mehr sichere Gebäude mit gutem Brandschutzkonzept!

Lesen Sie mehr zu den Kundenerfahrungen mit Office 2010, und halten Sie Ausschau nach weiteren Blogs von mir zum Thema „Warum Office?“.

Es handelt sich hierbei um einen übersetzten Blogbeitrag. Sie finden den Originalartikel unter Why Office? “To keep projects on track.”