Es sorprendente ver lo mucho que Microsoft Office ha avanzado desde que lanzamos Microsoft Word 1.0 en 1983. Word se ha movido bien al reemplazar las simples funciones de tecleo a un rico conjunto de herramientas que producen documentos con un alto formato. Excel ha crecido de tener simples funciones de libros de contabilidad a convertirse en una aplicación interactiva y de análisis de misión crítica. Y PowerPoint ahora provee un amplio conjunto de herramientas para crear presentaciones con gran contenido visual, personalizadas y con un estilo profesional.

Aunque tal vez no utilicen todas las características de Office a diario, es probable que alguien con quien trabajen lo haga. Y aunque no lo hayan creado ustedes, gran parte del contenido que utilizan es probable que haya sido desarrollado por alguien que confía en la amplitud de esas características. Contar con un amplio conjunto de características que abarquen todo el espectro de casos de uso en productividad, desde lo más básico a lo más avanzado, ayuda a conectar a los equipos con una plataforma común de comunicación. Y aquellos que adoptan todo lo que Office tiene para ofrecer cuentan con un poderoso conjunto de herramientas que pueden ajustar el trabajo que hacen y el contenido que producen.

Ahora, veamos qué sucede a la productividad de los equipos cuando se elige una suite de productividad que tiene deficiencias:

“Chicos… Tengo algunas deficiencias”

Google Docs tiene deficiencias en comparación con Microsoft Office. Google admite de manera pública que Google Docs es deficiente al comentar lo siguiente: “Sabemos de las diferencias entre nuestras características y las de ellos”. Google también comenta que esto sólo busca abarcar 90% de la base de usuarios de Office. Esas diferencias en Google no son sólo características avanzadas que pocas personas utilizan. Muchas características básicas no están disponibles en Google Docs como la revisión ortográfica, soporte para columnas, formatos de fecha personalizados, números de diapositiva y envío por email. Agreguen a lo anterior las muchas capacidades avanzadas que faltan en Google Docs como Power Pivot, SmartArt, marcas de agua, edición de imágenes, cuchillas y administración de información de derechos – y así comenzarán a ver cómo baja la productividad.

“Nos dimos cuenta muy rápido que Google no satisfacía nuestras necesidades y pedir a nuestros empleados que se mantuvieran al día con menos funcionalidad no era opción para nosotros”. Leer más

-- Sean Maisey, Director de Operaciones de Colonial Williamsburg

Trabajar más duro

Conforme continuamos con las mejoras de Office, buscamos hacer cambios grandes y pequeños que ayuden a la gente a hacer más con menos esfuerzo. Algunas mejoras son pequeñas, como las nuevas opciones de pegado que introdujimos en Office 2010. Otras características reducen la cantidad de tiempo que toma realizar tareas como Llenado Rápido y Análisis Rápido en Excel. La amplitud de las capacidades de Office puede llevar a ganancias significativas en las cosas que la gente puede realizar. Con Google Docs por otro lado, la gente debe encontrar formas de superar las diferencias en las características y trabajar más duro y tener que pasar su tiempo para encontrar atajos o tal vez, utilizar herramientas de un tercero para terminar sus tareas.

“Cuando cambiamos de Google Apps a Office 365, permitimos a nuestra gente trabajar juntos en sinergia y produjo buenos resultados en cada área de nuestro negocio”. Leer más

-- Andy Springer, Director de Rookie Recruits

Trabajar bien con los demás

Como dijimos al inicio del texto, trabajamos para proveer la amplitud de capacidades de uso básico como de características avanzadas. Con el mismo conjunto de herramientas, los equipos tienen la confianza básica de que pueden comunicarse de manera sencilla una y otra vez. Otra meta de Office es proveer las herramientas que ayuden a la gente a ser más productiva en cualquier momento y desde cualquier lugar. Ustedes obtienen una experiencia de Office consistente y familiar, sin importar qué dispositivo o plataforma utilicen, ya sea en una PC, un navegador, un smartphone o una tableta. Por el contrario, para tener una experiencia completa en Google Docs, los clientes de Google deben utilizar por fuerza el navegador Google Chrome. Además, Google no cuenta con planes para dar soporte a Windows Phone. Si utilizan Android o iOS y quieren editar sus Google Docs, utilizan la aplicación Google Drive en su dispositivo. Si quieren editar archivos de Microsoft Office, tienen que convertir esos archivos en el formato de archivo de Google o utilizar Quickoffice, que también cuenta con una pequeña cantidad de características en comparación con Office, además de algunos problemas de compatibilidad de archivos.

Otro problema que puede dificultar trabajar con Google es respecto a las opciones de la compañía con respecto a qué estándares de documentos soportar. Microsoft Office soporta tipos de estándares de archivo como OOXML y ODF ISO. Por el contrario, Google Docs almacena esos archivos en formas diferentes a esos estándares, y los convierte cada vez que entran y salen de Google Docs. Con ambos formatos de estándares de archivo, cuando convierten sus archivos de Office para utilizar Google Docs, ustedes se arriesgan con perder datos y formato.

“Tratamos de utilizar Google Docs, pero no siempre funcionaba bien y teníamos muchas pérdidas de formatos”. Leer más

-- Tamara Walker, Consultora de Relaciones Públicas para Naturally Me

Me llevo la red conmigo

Por desgracia, incluso hoy en día no siempre se pueden llevar la red con ustedes. Cuando están en una ubicación que no cuenta con un confiable acceso a internet, hay ocasiones que necesitan de una gran experiencia sin estar conectados. Microsoft Office fue construido para vivir tanto en el mundo en línea como en el mundo fuera de línea, con características como mezcla de documentos, seguimiento de cambios, y controles de cambio en SkyDrive y SkyDrive Pro cuando se trabaja en documentos compartidos. Con Google Apps, la experiencia sin conexión es limitada. Cuando pierden acceso a Internet, pueden crear y editar documentos y presentaciones, pero sólo pueden ver hojas de cálculo. También pierden muchas características en Docs y Slides como compartir, insertar imágenes, ayuda, imprimir, fuentes no estándar y más. Google también les advierte sobre no trabajar sin conexión con documentos compartidos a riesgo de perder datos. “Traten de utilizar la edición sin conexión para documentos de los que son dueños y esos no serán eliminados sin su conocimiento”.

“Google Docs no es apto para los negocios debido a su limitada funcionalidad y la falta de capacidades para trabajar sin conexión”. Leer más

-- Paraic Nolan, Director Financiero en Big Red Book

Más innovación por venir

En este período de tiempo, Google juega a alcanzar y Office no se mantiene quieto. Buscamos seguir con nuestro compromiso de innovar y proveer las herramientas para ayudar a la gente a trabajar mejor en conjunto. En estos días, anunciamos algunas nuevas capacidades que están por venir para Office Web Apps. Estas características llevan más funciones principales de Office al navegador como coautoría en tiempo real, edición en tabletas Android y mucho más. Por cierto, felicidades a Office Web Apps por ser nombrado hace unos días uno de los mejores sitios web del top 50 de Time Magazine para 2013.