OMA es sinónimo de café. Esta empresa de origen colombiano nació en 1970 con la inauguración de su primer punto de café gourmet en Bogotá. A los cinco años abrieron una segunda tienda y fue consolidando su marca hasta convertirse en lo que es hoy, una gran empresa con tres líneas de negocio: barras de café, restaurantes y empacados (café molido y en grano).

En la actualidad, OMA cuenta con alrededor de 200 puntos de venta y 1,400 empleados. La empresa se encuentra en constante crecimiento tanto en Bogotá como el resto del país.

Este crecimiento ha ido de la mano con la constante mejora en procesos, equipos y tecnología. De igual forma esto les representó contar con más personal y adoptar procedimientos más complejos. “La naturaleza de este negocio tiene múltiples plazas, hablamos de muchas ciudades por toda Colombia, puntos de ventas, plantas de producción tanto de empacado como de pastelería, oficinas administrativas, etc.; todo esto implica una administración compleja y la tecnología es un aliado para manejarla”, comenta su vicepresidente financiero y de tecnología, Francisco Paz.

La necesidad consistía, entonces, en tener una solución tecnológica que garantizara una buena administración, seguridad de la información y comunicaciones efectivas. Según el vicepresidente financiero y de tecnología, el paso a nuevas herramientas se dio porque “No contábamos con muchas herramientas de colaboración. En términos de correo electrónico teníamos una plataforma que no estaba preparada para afrontar el crecimiento esperado. Se presentaban inconvenientes con el servicio de correo dado que la plataforma era vulnerable. En ocasiones nos quedábamos con el servicio bloqueado lo cual es grave para nuestras operaciones”.

Tener problemas de comunicación con puntos de venta, clientes o proveedores no es una opción en este negocio. La necesidad de hacer más eficientes los procesos, de lograr una colaboración eficiente entre todos e incorporar la movilidad en el día a día fue lo que impulso a OMA a brincar a la nube.

Por eso estudiaron las ofertas del mercado. “Evaluamos la posibilidad entre Google Apps y Office 365, al final en términos de precio-valor, la tecnología de Microsoft estaba por encima de las otras opciones. Las herramientas de colaboración que nos ofrecía, la facilidad de acceder al correo en los múltiples dispositivos desde cualquier lugar y la flexibilidad de crecer a nuestro ritmo, hicieron que nos inclináramos por la Nube de Microsoft”, explica Francisco.

Todo este proceso ha tenido un acompañamiento clave. OMA se subió a la nube con Office 365 de Microsoft de la mano de Cloud System. Paola Laguna, gerente de consultoría de esta empresa, comenta que “esta organización tenía una gran necesidad con su correo electrónico. Era muy limitado, de 1GB aproximadamente para cada usuario y la disponibilidad era muy baja, además les rebotaban mucho los mensajes”.

Pero una vez inició el viaje a la nube, el desplazamiento del correo fue muy sencillo. Cloud System hizo el proceso en dos semanas para migrar más de 160 usuarios al nuevo correo y asegurar toda la información. Este socio de negocio asegura, a través de Paola Laguna, que los principales beneficios que Office 365 le ofrece a OMA son colaboración y movilidad.

El área comercial es la más beneficiada, ya que su trabajo requiere desplazamientos constantes entre los puntos de venta en varias ciudades. Es por eso que en la actualidad las reuniones del equipo se realizan por video conferencia a través de la plataforma de comunicaciones unificadas, Lync.

Estos cambios en algo tan sencillo como el correo electrónico han hecho la diferencia en la planta laboral de OMA: “Los empleados son los más felices con este cambio. Aunque algunos estaban acostumbrados a tener su correo en el escritorio se han dado cuenta de los grandes beneficios y ventajas de tener su cuenta en la Nube y de poder contar con herramientas de colaboración. Ahora el área de sistemas no tiene que alarmarse por los mensajes spam ni verificar que el espacio de almacenamiento se termine. Nos sentimos más tranquilos, la seguridad que brinda Microsoft con el correo en la Nube es muy alta. En la actualidad nuestros ingenieros se enfocan en otros proyectos sin preocuparse por administrar el correo de todos los empleados de la compañía”, puntualiza Francisco Paz.

“Como socio de negocio de Microsoft, nos sentimos muy satisfechos con la solución que le brindamos a OMA, el cliente nos manifiesta que está contento con su correo en la Nube y quiere evaluar otros servicios de Office 365 como SharePoint. Desde que implementaron la herramienta no han tenido ninguna baja de correo, la disponibilidad es permanente, el acompañamiento ha sido constante, y muy transparente para ellos”, expresa la consultora Paola Laguna.

Pero la mayor ventaja la tienen los clientes y comensales de OMA porque pueden disfrutar de los mejores cafés y capuchinos, servidos por una empresa experta que tiene el secreto de sus recetas guardados en la Nube de Microsoft.