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El mejor truco de Cachivaches, subirse a la nube de Microsoft

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Cachivaches es sinónimo de cosas. Miles de cosas que se juntan con el tiempo, que se guardan, que van y vienen, que se disfrutan y se renuevan, que duran toda la vida y que se heredan. Cachivaches también es sinónimo de Halloween, de fiesta, de disfraces y de innovación.

¿Porque quién no recuerda su primer disfraz? ¿O el de la última fiesta? Por eso Cachivaches se pone de moda de manera especial cada octubre. Y el Halloween se vive distinto desde que Cachivaches puso a todo el mundo a disfrazarse.

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Es por esto, además de otras cosas, que esta celebración tiene una gran importancia en la cultura colombiana. Tanta que ha desatado el ingenio de esta empresa familiar, ubicándola como líder en el país y en Latinoamérica en la confección, venta y exportación de disfraces.

La clave, según afirman sus dueños, Jugarle Limpio al País, competir de manera sana y ofrecer lo mejor a sus clientes. Cachivaches también es licenciatario y fabricante directo de marcas internacionales como Disney, Marvel, Warner y Mattel en varios países. Es por eso que disfraces de Batman, Spider Man, Barbie, Jack Sparrow y la Cenicienta, entre otros, están en todas sus tiendas y en otros almacenes donde los comercializan. Adicional a esto, cuentan con una línea de artículos para el hogar como vajillas, lámparas, delantales y varios objetos muy selectos de decoración.

Pero como toda empresa que crece, Cachivaches empezó a enfrentar retos para almacenar y manejar toda su información de producción y ventas. También en el manejo de sus sistemas tecnológicos, sus correos y la manera de compartir tanta información. Para el Gerente de Cachivaches, Juan de la Espriella, otra de sus preocupaciones era cuánto invertir y en cuáles soluciones: “como somos una compañía pequeña que no trabaja en tecnología, no necesitábamos un departamento de sistemas pero sí teníamos problemas comunes que le pasan a las empresas, como cuando se va la luz, se desconfigura un servidor o hay que pensar en cómo hacer un back up de la información”, comenta.

Aunque la empresa contaba con un sistema de correo electrónico, tenían inconvenientes de bloqueos, de spam y de virus. La situación se hacía crítica cuando muchos de los mensajes hacia sus clientes rebotaban porque el dominio no estaba certificado, o se les perdía la información, o nunca recibían los correos.

Pero todo esto cambió: “cuando nos contaron lo que traía Office 365 quisimos ser los primeros en tenerlo, no sólo por la herramienta en sí, sino por el manejo, la supervisión, la gestión y la garantía de Microsoft”, afirma de la Espriella. Fue por eso que a finales de 2011 IT Consulting and Cloud Services, partner de Microsoft, implementó esta solución en la empresa.

Desde entonces los beneficios han sido muchos: la administración del sistema no está en manos de Cachivaches sino de Microsoft, ya no hay correos spam, todo el back up es manejado con seguridad en la Nube de Microsoft, cuentan con el servicio de OWA para manejar sus cuentas de correo en internet desde cualquier computador y en cualquier parte del mundo y pueden restaurar la información (que está perfectamente asegurada) de manera rápida, si tienen algún percance en cualquier ordenador como cuando se presentan daños o hurtos.

Para eso es la Nube. Según Juan Pablo Consuegra, director de mercadeo y operaciones de negocio de Microsoft, “la Nube de Microsoft es una plataforma tecnológica con la cual una empresa, no importa su tamaño o su especialidad, puede hacer que su negocio sea más productivo. Es la herramienta que le permite a empresas como Cachivaches enfocarse en su estrategia de negocio para impactar en la economía del país como lo ha demostrado. Todos los datos y la información privada del negocio están en sitios seguros y son administrados desde la Nube. Para nosotros es un honor que empresas como Cachivaches confíen en nuestros productos y servicios, y estamos listos con nuestra experiencia y respaldo a mantener estas relaciones por mucho tiempo”.

Teniendo en cuenta todas estas herramientas y posibilidades, la empresa empezó a tener muchas más necesidades derivadas del crecimiento del negocio. Cachivaches cuenta con una bodega y cinco sedes permanentes, pero en época de Halloween abre cinco más, por lo cual es muy importante tener un sistema remoto para el manejo de archivos. Al respecto el gerente de la empresa comenta: “a través del servicio de SkyDrive hacemos cosas sencillas como alojar formatos de cierre de caja y remisiones; la ventaja es que como están en la Nube todos los empleados en cualquier tienda tienen acceso a las últimas versiones. También nos ha servido para el manejo de rotaciones y remplazos de los trabajadores porque pueden ver las programaciones, desde cualquier computador, en un documento que compartimos en línea”.

Otra innovación que adoptó Cachivaches fue la de manejar su información a través de bases de datos en SQL (un programa de inteligencia de negocios) con el fin de organizar y procesar sus datos de operación de forma rápida y sencilla. Con este sistema pueden manejar todos sus inventarios, compuestos por más de 15 mil referencias diferentes, y saber cuáles están disponibles y en qué tiendas, cuáles se encuentra agotados; qué líneas se venden más y en qué sede, entre otras funcionalidades.

Para el gerente de Cachivaches, SQL ha sido una de las principales soluciones para su manejo administrativo: “aunque no somos una empresa grande, tenemos necesidades en el uso y categorización de la información pero no contamos con la estructura, el tamaño ni el presupuesto para montar una solución compleja. Por eso opciones como Oracle o SAP no se ajustan a nuestra realidad”.

SQL le provee a esta empresa no sólo el manejo de inventarios, de la contabilidad y de toda su facturación en línea; también ofrece de cara a los clientes la posibilidad de que se acerquen mucho más a las tiendas y a sus productos. Por ejemplo, tienen la opción de consultar las listas de bodas donde, a través de la página web, pueden conocer los artículos seleccionados por los novios, los precios y la disponibilidad del regalo por tienda. Todo a la medida del cliente.

Las grandes ventajas de Office 365, SkyDrive y SQL es que no requieren de inversiones en departamentos de sistemas, ni en profesionales especializados porque todo se maneja de forma segura y estable en la Nube de Microsoft. Por eso de la Espriella no duda en aconsejar a las empresas pequeñas y medianas en contemplar estas soluciones: “para nosotros fue clave saber qué necesitábamos. No gastamos en muchos programas, equipos o herramientas muy costosas, simplemente buscamos algo que se ajustara a nuestro modelo de negocio que es hacer las cosas de una forma sencilla y confiable”.

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