El fabricante de sistemas de audio y video de lujo, Bang & Olufsen, ha adoptado Microsoft Office 365 para unificar su correo electrónico, calendario, colaboración y comunicación. La compañía quería actualizar su sistema de correo electrónico-- debido a las limitaciones de Lotus Notes—y adoptar una solución en la nube menos costosa y fácil de escalar: Office 365. Ahora los 2,000 empleados de la compañía usan Office 365.

“Investigamos si debíamos confiar en servidores internos o si deberíamos adoptar una solución en la nube. Nos dimos cuenta de que podríamos ahorrar dinero al adentrarnos en la nube con Office 365”, dijo Ole Damsgaard, director ejecutivo del Centro de TI y Servicio Compartido en Bang & Olufsen. “Fue fácil integrar Office 365 en nuestro ambiente laboral existente y que nuestros empleados comenzaran a usarlo de inmediato, porque ya conocen las herramientas como Outlook y otros productos Microsoft”.

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Fundada en 1925 en Struer, Dinamarca, Bang & Olufsen es reconocido a nivel mundial por sus televisores, bocinas, bases para reproductores mp3 y sistemas de audio de la más alta calidad, los cuales por lo general están integrados en vehículos de lujo, como los fabricados por Audi, BMW, Mercedes-AMG y Aston Martin.

La competencia internacional por obtener recursos de TI limitados dejó la actualización de correo electrónico para el último. Sin embargo, Damsgaard sabía que la compañía necesitaba una solución de correo electrónico, conferencias e intercambio de archivos actualizada y de la mejor calidad.

“Siempre competimos con otros proyectos para obtener fondos”, dijo Damsgaard. “Tenemos una cantidad limitada de recursos y dinero. Por lo general, actualizar nuestro software es secundario para cubrir otros objetivos empresariales”.

Alrededor del 75 por ciento de los empleados de Bang & Olufsen trabajan de forma remota. Sin embargo, la solución de correo electrónico que utilizaban, Lotus Notes, sólo era accesible para los 150 empleados que tenían teléfonos inteligentes provistos por la compañía. Los otros 1,350 trabajadores móviles se quedaron sin acceso.

Office 365, el cual fue recomendado por Proactive, proveedor de TI de Bang & Olufsen, debía ser una solución asequible en un momento en que Bang & Olufsen tenía que decidir entre desarrollar su propio ambiente de TI—con servidores en las oficinas—o cambiarse a la nube.

Con Office 365, Bang & Olufsen reducirá costos de viaje y de TI, mejorará acceso y facilidad de uso, y disfrutará de correo electrónico, calendarios y conferencias que funcionan mejor juntos:

Menos gastos por viajes y TI. En comparación con una solución hospedada de forma interna, Bang & Olufsen ahorra 82% en operaciones de TI con el uso de Office 365.

Accesibilidad remota mejorada. Con Office 365, los empleados pueden acceder al correo electrónico casi desde cualquier teléfono inteligente, una PC remota y otros dispositivos móviles.

Interface familiar, fácil de usar. Aprender cómo usar Lotus Notes representó un reto para la mayoría de los nuevos empleados de Bang & Olufsen. En la actualidad, los nuevos miembros del personal por lo general ya están familiarizados con su correo electrónico en Outlook y requieren de poca capacitación para usar Office 365.

Integración transparente entre servicios. Con Office 365, un empleado puede revisar de manera rápida el calendario de algún colega para saber su disponibilidad, enviar por correo electrónico una invitación y después dar clic en la URL de la invitación para dar inicio a la reunión.

“Nuestros empleados están acostumbrados a usar Outlook y otros productos Microsoft. Fue fácil integrar Office 365 en nuestro ambiente laboral existente y que nuestros empleados comenzaran a usarlo de inmediato porque ya están familiarizados con las herramientas”, dijo Damsgaard. “Y ahora, todas las personas que tienen un teléfono inteligente pueden acceder fácilmente a sus correos electrónicos y calendarios”.