Renner Stores—la segunda cadena de tiendas departamentales más grande de Brasil y controlador de Camicado—cuenta con 14,000 empleados en 202 tiendas que incluyen Renner, Blue Steel y Camicado. La cadena tiene una reputación de ser pionera, de expandirse de forma agresiva y de contar con innovadoras soluciones tecnológicas. En el 2010, fue una de las primeras compañías en migrar hacia el cómputo en la nube mediante la instalación de Google Apps, lo cual les permitió mejorar la productividad de los usuarios y la disponibilidad del sistema. Sin embargo, y debido a que la empresa se expande rápidamente, se volvió crítico modernizar su plataforma de TI. Con este fin, Renner decidió migrar a Office 365, una solución de productividad basada en la nube que brinda soluciones seguras e independientes de ubicaciones como correo electrónico, calendario, herramientas de conferencia y colaboración, e intercambio y edición mediante la web para documentos en Word, Excel y PowerPoint.

Según Leandro Balbinot, Director Ejecutivo de Información y miembro de la Junta Directiva de Renner S/A, para poder administrar toda la infraestructura, la compañía necesitaba un socio tecnológico con una visión estratégica, no uno que estuviera restringido a la implementación de productos de software. "Ésta fue la gran ventaja de Microsoft: era la única compañía que propuso una solución que cubría todas nuestras necesidades empresariales”, confirmó.

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La compañía atraviesa por un periodo de rápido crecimiento y de apertura de nuevas tiendas, por lo que necesita un ambiente tecnológico que apoye y promueva esta expansión. “Microsoft ofreció la solución más completa, incluyendo una sencilla administración del sistema a través de la nube; una estructura de precios flexibles, que es de gran importancia cuando el usuario paga por el servicio; e integración en nuestros sistemas físicos, tales como dispositivos móviles y de comunicación. Encontramos que la competencia no podía cubrir todos nuestros requisitos al mismo nivel que ofrecía Microsoft", explicó Balbinot.

"Comenzamos a migrar la infraestructura de TI de Renner a Office 365 a principios del año. Fue una operación masiva, en la cual tuvieron que participar nuestras oficinas centrales en Porto Alegre, las oficinas regionales, los centros de distribución y las tiendas mismas. Era esencial establecer un flujo de información eficiente entre las diversas áreas y crear mecanismos confiables para controlar e integrar los datos”, confirmó Marcos Bravo, Director Empresarial para Clientes Corporativos de Microsoft Brasil. La primera fase del contrato acordado entre ambas compañías ya ha sido implementada con la introducción de la suite de productividad en línea de Microsoft para 2,500 usuarios. Renner planea expandir el acceso al sistema para todos los colaboradores restantes, quienes no tienen en la actualidad acceso a los sistemas de colaboración en sus tiendas.

Esta firme intención se demostrará próximamente con la introducción de una red social interna, mediante el uso de SharePoint, la cual permitirá compartir y consolidar opiniones sobre colecciones futuras. Con este sistema, será posible involucrar a todos los directores de las tiendas y recabar sus contribuciones. Balbinot dice que con Office 365 él ha encontrado un sistema de comunicaciones unificadas que permite personalizar, administrar contenido, contar con servicios de conversación en línea y mensajes, y, sobre todo, que es fácil de administrar.

"Asimismo, hemos podido cubrir dos de nuestros principales objetivos: mejorar la productividad tanto a nivel operativo como ejecutivo; y simplificar nuestros procesos, los cuales estarán mejor integrados y llevarán menos tiempo gracias a un nuevo mecanismo interno de flujo de trabajo”. Un ejemplo es el cambio en el flujo de trabajo que se necesita para ordenar artículos de reabastecimiento para las tiendas. El proceso anterior involucraba el uso de varios sistemas y hojas de cálculo, lo cual tomaba cinco días para completar. Ahora, con Office 365, el proceso se ha reducido a máximo un día.

La solución de Microsoft está integrada con el PABX, las telecomunicaciones basadas en IP y otros sistemas físicos de la compañía. Esto permite que se pueda tener acceso a todas las extensiones desde cualquier lugar, con el uso de cualquier dispositivo, ya sea una tableta, una computadora o un teléfono inteligente. También ha permitido realizar video conferencias, sin importar dónde se encuentre el ejecutivo físicamente. Hasta el momento, se han migrado los sistemas de correo electrónico, calendario y comunicación básica. Esperamos que para finales del año hayamos integrado toda la plataforma de comunicación.

"La solución basada en la nube de Microsoft es completa y nos ha permitido reducir considerablemente el número de servidores de intervalo. La reducción en los costos por viajes y telecomunicación es sólo el principio. Aunque ha sido una de nuestras intenciones, tenemos un objetivo mucho más ambicioso: aumentar la productividad en toda la compañía. Office 365 garantiza una mayor disponibilidad la cual no habríamos obtenido si hubiéramos establecido una estructura enteramente física en las oficinas. Asimismo, podemos contar con que la solución es escalable, casi de forma inmediata”. Bromeando, dice: “Es mi sueño tener un centro de datos completamente vacío”.

Según Balbinot, la decisión de migrar hacia el cómputo en la nube se tomó hace dos años. “Lo que la compañía necesitaba hacer era mejorar el sistema, razón por la cual buscamos a Microsoft". Los usuarios están teniendo una experiencia positiva, ya que pueden aprovechar al máximo las interfaces a las cuales ya están acostumbrados.

Otro beneficio es la disponibilidad de una gran variedad de herramientas de administración y reportes con acceso a todo el flujo de datos dentro de la compañía, lo cual asegura que cada área siga las directrices de cumplimiento y se atenga a las reglas internas en lo que respecta a seguridad, confiabilidad y confidencialidad. Office 365 es una potente herramienta para auditores, ya que permite a la administración monitorear cómo cada parte de la compañía maneja la información. La solución también ha ayudado a resolver problemas como prevención de pérdidas y mantenimiento del directorio corporativo interno, a través del uso de perfiles que están integrados en las herramientas de colaboración.

Pensando en asegurar que el negocio mismo y los clientes internos vivieran una transición transparente hacia la nueva tecnología, Microsoft ofreció una variedad de sesiones enfocadas en desarrollar las habilidades de los empleados mediante la capacitación a multiplicadores que compartieron su conocimiento sobre las nuevas aplicaciones. Otra forma importante de asegurar los procesos laborales durante la transición y la implementación efectiva de los nuevos recursos por la compañía fue tener acceso a soporte técnico altamente competente. Según la opinión del Director Ejecutivo de Información, “la estructura de soporte empresarial de Microsoft es mucho mejor que la de la competencia”.

Visión hacia el futuro

Renner firmó otro contrato con Microsoft, ésta vez para obtener una solución para la relación cliente y proveedor, con el uso de Dynamics CRM. La idea es que esta solución pueda dar soporte a la parte inicial de todas las aplicaciones y administrar la información de todos los contactos de la compañía, permitiendo un enfoque mucho más integrado a toda la cadena de las partes interesadas. "La tecnología CRM ha evolucionado y superado la infraestructura física, y se ha convertido en una parte central para los nuevos modelos empresariales, principalmente en el actual contexto de negocios, cuando las compañías deben reducir costos, mejorar las relaciones con los clientes y buscar nuevas oportunidades. Estamos ayudando a clientes como Renner a adoptar nuevas tecnologías en la nube que sean más fáciles de implementar, permitiéndoles que se beneficien de escenarios híbridos, haciendo buen uso de inversiones anteriores en tecnología. Nuestro punto a favor es la gran variedad de soluciones integradas que podemos ofrecer, brindando así a nuestros clientes soluciones completas”, concluyó el ejecutivo de Microsoft.