EventDay, que forma parte de los negocios emprendedores de Microsoft BizSpark One, hace de los eventos un parpadeo para los organizadores y asistentes con la tecnología móvil.

Los eventos virtuales no han reemplazado aun a los eventos presenciales, pero han aumentado la presión de entregar un gran valor a los asistentes, patrocinadores y organizadores. El EventDay para emprendedores BizSpark One de Microsoft utiliza Windows Azure y tecnologías móviles para ayudar a asegurar que los beneficios de reunirse en persona justifican el esfuerzo físico y el compromiso de tiempo que conlleva para los asistentes.

“Si quieres conocer en dónde residen los más profundos intereses de alguien, observa los eventos a los que él o ella va en persona”, dice Scott Mitchell, CEO y cofundador de EventDay. Los fundadores de EventDay primero buscan identificar por qué asistir a eventos en persona es importante para la gente, para luego proveer a los organizadores del evento con las herramientas para promover, administrar y monetizar de mejor manera sus eventos.

En este video, los co-fundadores de EventDay Scott Mitchell y Scott Cate, discuten sobre cómo utilizan Windows Azure para crear los mejores eventos.

Mientras que la mayoría de las compañías que se dedican a manejar eventos confían en enfoques menos eficientes, EventDay construyó, desde el principio, su solución sobre tecnologías de nube, en específico con Windows Azure, coordinado con smartphones y otros dispositivos móviles, para proveer una capacidad de respuesta rápida y escalable.

Para sus dos principales tipos de clientes – organizaciones de tamaño medio que realizan eventos con un gran número de asistentes y organizaciones grandes, con eventos de élite para unos cuantos participantes VIP - EventDay permite ahorrar grandes cantidades de tiempo y estrés para los organizadores y asistentes por igual a través de micrositios, boletos y registro, aplicaciones móviles, registro digital, contenido durante el evento y ventas para futuros eventos. Sus servicios se traducen en eventos más eficientes, exitosos y remunerados. La posibilidad de crear de manera rápida y eficiente un compromiso post-evento con los asistentes es un valor agregado del sistema y es clave para crear una sólida base de clientes que provee excelente retorno de inversión para eventos.

“Ya sea un gran evento para lanzar un nuevo producto de electrónica de consumo, una reunión exclusiva para ejecutivos top de compañías de Fortune 50 o registro para mil personas diarias en un hotel de Florida, EventDay crea valor para todos los involucrados”, dice Scott Cate, cofundador de CTO en EventDay.

De eventos molestos a eventos exitosos y sin contratiempos

“El manejo de eventos por tradición es molesto y muchas cosas pueden salir mal el día del evento”, dice Mitchell. “Nuestro foco principal, no importa el tamaño o motivo de un evento, es reducir la cantidad de tiempo que los involucrados pasan de pie en la fila para ingresar. También trabajamos para agregar valor a todos: organizadores, patrocinadores, participantes y conferencistas”.

El registro de ingreso con EventDay toma alrededor de 3 segundos, que es el tiempo que toma al software de la empresa escanear un código QR del smartphone de un participante y transfiere los datos vía Azure a una impresora en sitio que imprime el gafete.

“En lugar del cuello de botella al que estamos acostumbrados ver en el lugar de registro de un evento, EventDay mantiene a las filas de asistentes en movimiento continuo conforme se acercan al área de registro y reciben sus gafetes”, dice Cate. “La gente no puede creer lo rápido que manejamos este proceso que es tedioso por tradición”.

La esencia del enfoque de EventDay para manejar eventos recae en la identidad de los participantes: saber quién es quién y qué hacen antes, durante y después del evento. Este enfoque abarca un amplio rango de actividades, que incluyen imprimir gafetes y registros digitales bajo demanda, promover conexiones entre los participantes y patrocinadores, activar flujos de trabajo de promoción post evento, y aumentar el retorno de inversión de los organizadores a través de una mayor eficiencia.

“Un cliente reciente de EventDay reportó un retorno de inversión tres veces mayor con la utilización de nuestro software gracias a que el contenido presentado en el evento fue archivado, listo para descarga y disponible para generar ganancias en las siguientes 24 horas”, dice Mitchell. “Por cada dólar que este cliente invirtió en este evento, generó tres dólares de ganancia – de videos y otros contenidos adquiridos por los participantes en el evento presencial y de ofrecer un evento virtual complementario a la gente que no podía asistir en persona”.

Windows Azure y las tecnologías móviles dan fuerza a EventDay

“Windows Azure es un ingrediente esencial en nuestro registro súper rápido”, dice Mitchell. “Y fuimos afortunados que la madurez de la plataforma Windows Azure coincidiera a la perfección con el inicio de EventDay, lo que nos permitió estar basados en la nube desde el principio”.

Los clientes que utilizan la plataforma de software de EventDay comienzan con un simple proceso de “crear un nuevo evento” que lleva a un micrositio real que acompaña las sesiones, temas, tiempos, conferencistas y logística del evento. El software de EventDay crea de manera automática aplicaciones móviles, que están basadas en su totalidad en código nativo, eso contiene esta misma información. Los cambios hechos en cualquier momento antes y durante el evento se reflejan al instante tanto en el micrositio como en las aplicaciones móviles.

Un cliente reciente de EventDay reportó un retorno de inversión tres veces mayor con la utilización de nuestro software gracias a que el contenido presentado en el evento fue archivado, listo para descarga y disponible para generar ganancias en las siguientes 24 horas.

Scott Mitchell, cofundador y CEO de EventDay

Cuando un participante lleva al área de registro, EventDay convierte una tarea complicada en una experiencia sin contratiempos que sólo lleva segundos. Su software escanea el código QR del asistente en su dispositivo móvil, envía un mensaje a un servicio de Windows Azure que registra las credenciales para almacenamiento y luego publica el número de verificación de la tarjeta. Desde ahí, el servicio transmite el mensaje a una impresora en el escritorio para crear gafetes, firmas digitales y otros materiales. El software también puede utilizar una identificación por radio frecuencia, aunque muchos organizadores eligen los códigos QR. El proceso crea un sistema seguro y organizado que provee muchos beneficios a los clientes.

“Windows Azure provee una verdadera plataforma como servicio (PaaS, por sus siglas en Inglés), a diferencia de la infraestructura como servicio”, dice Cate. “Este enfoque PaaS toma en cuenta tantos detalles que no necesitamos perder tiempo en el software. También nos permite escalarlo según las necesidades, algo invaluable para un negocio como el nuestro, donde llegamos a tener múltiples eventos de gran tamaño en un día, y después nada en una semana”.

BizSpark apoya el rápido y orgánico crecimiento de EventDay

El programa BizSpark One identifica un pequeño número de compañías con alto potencial en el programa de Microsoft BizSpark, compuesto por más de 45 mil emprendedores en 100 países alrededor del mundo. Microsoft trabaja de cerca a través de una relación uno a uno con estas compañías, para proveer planes personalizados que aceleren su crecimiento.

“Nuestro director de portafolio de nube de BizSpark One, Karun Bakshi en verdad trabaja en nuestro beneficio y es claro que está en el mismo equipo”, dice Mitchell. “A través del programa BizSpark One, hemos tenido contacto con la gente correcta en Microsoft, en especial en mercadeo y liderazgo, que nos ayuda tanto con información y consejos, así como introducción a recursos adicionales. Por ejemplo, cuando nos sentimos listos para buscar fuera de nuestra inversión, ya hemos buscado algunos posibles socios a través de BizSpark”.

Cuando EventDay fue invitado a unirse al programa BizSpark, los fundadores estaban interesados desde un punto de vista estratégico. La participación en el programa provee acceso a lo último en tecnología de Microsoft, tutorías y consejos de negocios.

“Es en verdad importante contar con gente inteligente que trabaje en nuestro beneficio, y la retroalimentación de BizSpark es invaluable para construir nuestra compañía”, dice Cate. “Porque EventDay ha crecido de manera orgánica, con nuestro propio dinero, nos enfocamos en nuestras decisiones en un criterio sencillo y clave: ¿Funciona? ¿Es eficiente? ¿Cuál es el impacto en nuestras billeteras? Nuestros consultores de BizSpark ayudan a amplificar nuestro negocio y esfuerzos de mercadotecnia para que podamos construir de manera continua nuestro éxito, y la tecnología de Windows Azure nos permite poner nuestro dinero en desarrollo de software en lugar de sistemas de administración. Estas cosas son realmente importantes para emprendedores como nosotros”.

Nota: BizSpark de Microsoft es un programa global que ayuda a los emprendedores a ser exitosos al proveerlos de tecnología, consultoría de negocios y de tecnología, acceso a su amplia red de mercadotecnia y socios y el mantenimiento de la comunidad BizSpark. Este artículo es parte de una serie especial que presenta algunos de los más de 45,000 emprendimientos que se han unido al programa de BizSpark con el objetivo de crear negocios exitosos, trabajos y valor.