Excel や PowerPoint で画像付きのファイルを作成すると、いつの間にかファイル サイズが巨大になっていることはありませんか? メールにファイルを添付することも考えて、できるだけファイルの容量は圧縮しておきたいものです。

 

例えば、エクセルでレシピ集を作成する場合。

調理の進行にあわせて写真を載せていきます。レシピを完成させると、ファイル容量が大きいことに気づきました。

原因は高解像度の写真をそのまま貼り付けたため。写真の容量を削りたいところですが、完成後に一つ一つ画像の解像度を修正する作業は大変そうです。(図1)

<図 1 - Excel 2013 レシピ集:レシピに容量が大きい写真をたくさん貼り付けた>

 

こんな時、ファイルを保存する前に、図を圧縮するオプションを使ってみましょう。図の圧縮オプションを使うと、ファイル内の画像をまるごと圧縮できます。

まずファイルの「名前を付けて保存」を選びます。[保存]ボタンの隣の[ツール]メニューの中から「図の圧縮」をクリックします。(図 2)

<図 2 - Excel 2013 ファイル保存画面:[ツール] メニューを開く>

 

画像の圧縮ウィンドウが開くので、画像をどの程度を圧縮するか 4つの中から選びます。今回はサイズを抑えるため電子メール用 (96 ppi) を選んでファイルを保存してみます。(図 3)

<図 3 - Outlook 2013 画像の圧縮オプション:解像度を選択ができる>

 

保存後のファイルサイズを見ると、441 KB から 185 KB になりました。(図 4) 約 60 %の圧縮に成功しています。このように、保存時にオプションを選択するだけでファイル容量を小さくできます。

<図 4 -ファイル一覧:約 60 % の圧縮に成功した>

 

ファイルの中に写真を多く使っている方は、ぜひ図の圧縮機能をお試しください。

その他の実用的なテクニックは Office 活用 TIPS で紹介しています。