本記事は Microsoft MVP (Most Valuable Professional) アワード受賞者によって執筆されました。

  小林 佳和 / Microsoft MVP for Lync

新しい Office で、自然とマルチデバイス環境活用

個人でも、グループ業務でも、マルチデバイスのシーンは当たり前となりました。そんなシーンでも、機動的な業務をしたいと願うのは自然なことです。

<図 1 マルチデバイスが身近に>

そのような、個人や、チームでのマルチデバイス活用を、新しい Office は自然と応援してくれます。しかも、Office 365 と組み合わせると、さらに、クラウドを介したシーンが豊かになります。それは、端末側に加えて、サーバ役が手に入るからです。飛行機を想像してみましょう。飛行機は、空港と管制設備と連携すると、さらにべんりになります。スマートフォン含むさまざま情報機器上で使われる「Officeのクライアントが飛行機のイメージ」で、「空港と管制設備が、サーバとサーバアプリケーション」になります。その関係を手軽に提供してくれるのが Office 365 です。

 

個人のマルチデバイスも、企業の活動も革新する

企業のシーンを浮かべてみましょう。手軽なお試し版と組み合わせてみると、即、空港と管制設備を利用したイメージの「チーム業務の革新」を体験できます。そのような、シーンの一例を今回紹介します。まず、お試し版のダウンロードですが、http://www.microsoft.com/ja-jp/office/Preview/default.aspx にアクセスしてみてください。

その画面には、3つのジャンルが、緑、赤、水色で表示されます

  • 緑  個人向け   ―>提供終了
  • 赤  中小企業向け ->10名程で使うOffice 365が紹介されます
  • 水色 大企業向け  ―>大人数で使う Office 365が紹介されます

中小向けの Office 365 Small Business Premium  は、自社情報の公開サーバもつくれて大変強力なコストパフォーマンスを提供します。大企業向けの Office 365 ProPlus は、機能満載で、至れり尽くせりです。カスタマープレビューのお勧め点は下記Webサイトを参照いただき、話をシステム構成のメリットに進めます。

個人向けのカスタマープレビューの提供は終了しましたが、60日間試用版の提供が始まりましたので、こちらへアクセスしてみてください。60日間の Office の試用版のページにアクセスできます。

<図 2 3 つのパターンをテストできます。> 

 

Office 365 のサーバ機能を使う

Office 365 を使う具体的なメリット例の1つが図 3 です。

<図 3 Office 365 の管理者画面とメリット>

この管理者画面には、3つのサーバが表示されています。つまり、その3つのサーバ機能を、安価にすぐ使えることです。従来、これらのサーバ機能は、ビジネスプロセス革新に役立つので、自前でサーバを立てて、運用されてきました。それが、Office 365 では、物理的サーバを購入しそこに、サーバアプリケーションをいれて、という手間を省いて使えるようにしてくれます。手間だけでなく、サーバを使うまでの時間も短縮してくれます。このようにして、従来からの標準的な利用パターンが、「物理的サーバヤード構築」、「構築時間」を節約しつつ直ぐ使える点は大きな魅力です。

さらに、自ら使いつ、運用を発展させることができます。さらに「面倒そう」としつつも、サーバシステムの構築にたいして躊躇していた人にも、構築を省いて、「利用するところからの導入」にできるので、“心理的な導入障壁”を下げてくれます。 

3つのサーバ機能を簡単に紹介しましょう。

◇Exchange

Exchange は、メールや個々人間のスケジューラ調停などを提供します。Office 365 が提供する、ネットワークのアクセス先名(ドメイン)は、取得時に外部か��アクセスできる重なりの無いものが検証されます。なので、そのアドレスを含むメールアドレスも、重なりが無く、外部とやりとりできます。

◇SharePoint

SharePoint は、PowerPoint や Excel などのドキュメントとWEBとのを橋渡しします。Exchange と同じく外部アクセスができるとともに、セキュアにアクセス機構が付いてきます。

◇Lync

Lync は、ドキュメント共有画面を出しながらIMやビデオ会議にて会話を含めた共同作業シーンを提供します。Lync という名前は、Link(繋がる)とSync(同期)を掛け合わせた造語で、人と人はもとより、Office ドキュメント、スケジュール、ポータル情報などの繋がりと、同期を、自然と提供してくれます。

本当に、それらの3つのサーバで、Officeが便利になるのか、追ってみましょう。

図 4 は、SharePoint と Excel 2013 の連携例です。

<図 4 Excel Servicesを用いたマルチデバイス連携>

Excel の情報を SharePoint がブラウザーを介して、ブラウザー端末へ投影することができます。さらに、Excel Services (詳細) を使うと、ブラウザー上作業と、ローカルの Excel 作業を連携させた共同作業シーンに発展できます。SharePoint Server 上で、直接 Excel を参照しつつ、読み込み、計算、および表示をWEB上にしてくれることで実現される機能です。さらに図4 の構成にて、WEB上でのマクロ実行は厳しいですが、情報分析をする支援も提供可能です。グラフ化やピボット分析がその例です。

Lyncを使うのも簡単です。Lync は、SharePoint+Excel が提供する例を代表とする「DATAの画面」だけでなく、それらの情報にくわえて、IMやビデオ会議含めた人と人とのコラボシーンに簡単に発展できます。その模様を示したが図 5 です。Lync は、クライアントツールが充実していて、スマートデバイスへ対応版にまで広がっています。その為図 5 の下側にしめしたように、沢山の端末からアクセスできます。

<図 5 Lync サーバの活用>

Office 365 での Lync サーバ活用は自前でサーバを建て、さらに外部公開までの機構まで作るシーンに比べたら、とても簡単です。実は、自前構築に比べたら、2ステップに簡素化されます。それは、下記の2点です。

   ・ユーザ登録

   ・Lyncクライアントの端末へのインストール

その2 ステップの個々も簡単です。ユーザ登録は、 ステップの図 5 の上段にある「1 画面」で済みます。各端末に Lync をインストールする作業も、インストーラが助けてくれます。 Lync  は、いちいちLyncクライアントを呼び出さなくても起動できます。たとえば、PowerPoint の作成者情報や更新者情報からダイレクトに相手を呼んだりできます。

新しい Office は豊富なユーザとの共有機能を持ちます。図 6 がその例です。ファイルを作ったから、ここにあるので、見てねと連絡するシーンを示しています。

 <図 6 相手に連絡しつつ、ビジネス加速>

 このように、Lync は会議や資料共有作業という本当の同時作業いがいに、IMで連絡しつつの、時系列での作業連携シーンでも役立ちます。

話を3つ目の、Exchange Server に進めましょう。Exchange Server と Outlook の連携をすると、図 7 の左下に示した部分が使えるようになります。

<図 7 Outlook 2013 と Exchange の連携> 

メールで、Exchange に登録したアドレスを使うと、当然ですが、メールが使えるようになります。Exchange Server の魅力は、メール以外に、図7の左下の○に囲まれた

予定表

タスク

などの活用にあります。

これらの情報をチームで共有した連携作業が、手軽に実現できます。

さらに、メールの人を示すアイコンに、マウスを当てる、タッチパネルでタッチをすると、ビデオチャットや相手のプレゼンスを見るなどができる画面がでてきます。その画面は、Exchange 登録でメールアイコンが有効表示され、さらに、ユーザを Lync  に登録すると、ほかの 3 つも有効になり、4 つのアクションが全部有効になります。 

セキュリテイに配慮したサーバ運用

Lync を例に、自分でシステムを構築するとしたらどうなるか、考えてみましょう。 

<図 8 自分でシステムを組むとDMZなど、大がかりに>

Lync では、図 8 の上側しめしたように投票や、会議案内との連携機能もあります。業務プロセスを加速するシーンに単なるIMや会議や資料共有をこえて使えることが魅力です。また、ドキュメントの作成者や更新者情報から即Lyncで相手とコラボで業務加速もできます。そのような、外部からの機動的なアクセスでのメリットが沢山ある反面、外部からダイレクトに悪意が進入しないよう、図 8 の下側にしめしたように、DMZ(緩衝地帯)を構築する必要があります。そのDMZのエリアにデータの中継役のプロキシーサーバを建てて、内部を隠蔽し、さらに、その背後に再度ファイヤーウオールを構築して、プロキシーが攻撃を受けても中に入りづらい、という構成を作ります。これが、また大変で、自前での設備構築時はサーバを建てることに加えた負担となります。そのようなセキュリテイ機構も自然と使いつつ、Office が使えるのが Office 365 の魅力です。

まとめ

ここまで説明してきたように、Office ドキュメントを作る世界をサービスとして提供してくれるだけでなく、WEBからの情報発信やチームの活動プロセス革新、SNSなど、次元の異なる世界を、Office 365 は提供してくれます。しかも、便利になったことを体感すると“楽しみ”にも繋がります。みなさまでも、自分の業務プロセスに当てはめて、革新をエンジョイしてください。システム構築側だけでなく、自利用者自ら、こんなプロセスを改善したいと考えるシーンも Office 365 では可能です。逆に、単に契約しただけでは、「標準的パターンしか使っていない」という勿体ないことになりえます。

これが、Office 365 の課題で、今回の紹介が、皆様の運用しながらの効率UPや付加価値UPのヒントになれば幸いです。