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【MVP Blog】 新しい Office + SkyDrive でライフスタイル革新

【MVP Blog】 新しい Office + SkyDrive でライフスタイル革新

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本記事は Microsoft MVP (Most Valuable Professional) アワード受賞者によって執筆されました。

  小林 佳和 / Microsoft MVP for Lync

USBメモリより手軽:抜き差しも、USBメモリ手渡しも不要

SkyDriveは、Office からも、Windows 8 からも自然に使えるクラウド上のサービスです。

図1では、Officeで書いた文書を、SkyDrive へ保存し、それを Windows 8 からアクセスしようとしています。 わざわざWEBをアクセスして SkyDrive を開くような操作は不要で、Office アプリの保存の作業のままで保存できます。

 

<図1 SkyDrive への保存と活用>

複数のPCでファイルを渡して作業するのに、USBメモリを使うシーンが便利でよく使われていました。それよりも簡単で、USBメモリの抜き差しも、エクスプローラを開いて、ドラグアンドドロップなども不要。PCにファイルを保存する作業のままで済む手軽さがメリットです。 また、Windows 8 も画面最初から自然と、SkyDrive が使えています。PCをまたがる個人の活用や、仲間での活用でも、この手軽さは素晴らしいものです。SkyDrive がメリットをもたらす範囲は、パソコン間だけではありません。現在普及がすすんでいる、スマートフォン、タブレットへも貢献します。

USBメモリで、スマートフォンにファイルを渡しても閲覧できません。しかし、SkyDrive を使うと閲覧できてしまいます。これは、「USBメモリ以上にお手軽」です。USBメモリで出来ないことまで、できるのですから。 

実際にスマートフォンとタブレットからアクセスした例が図2です。

<図2 スマートフオンとタブレットからのOffice文書アクセス例>

図2の上段では、スマートフオンで閲覧ができている例です。ファイルを選択すると、Word ならWord 、PowerPoint なら PowerPoint 、Excel なら Excel で開かれて、閲覧できます。下段はタブレットでのアクセス例です。タブレット向けの SkyDrive の最新版ではアクセスをWEBからして、WEB内の閲覧をPCモードにすると簡単な編集まで出来ることが、この図から解ります。 

手軽な個人利用と共有利用の使い分け

このファイル共有や閲覧での作業は、個人を超えて提供されます。手軽なUSBメモリのシーンを再度思い出してみましょう、USBメモリですと、わざわざそのUSBメモリを相手に渡すことが必要です。

しかし、SkyDriveでは、

・場所が離れていても

・他の人へ即時に

・PCやスマートフォンやタブレットを問わず

に共有作業ができます。これも大きなメリットです。

<図3 ファイルの公開共有>

ドキュメントの共有もできます。フォルダ名を自分で割り当てたりもできます。しかも、その自作フォルダが、共有用か自分用かを忘れても、図3の左にしめしたように、手軽に確認できます。また、図の右に示したように、Office のファイルの暗号化を使うと、さらにセキュリテイを上げたファイル共有作業ができます。多段の鍵をかけた運用が、暗号化対応USBメモリを買うなどの行為をしなくても自然とつかえてしまい、追加費不要というのはとても魅力です。

オフィスから自然とファイル共有

共有して、活用するシーンは 新しい Office では、様々に提供されています。Word や Excel などのドキュメントを作成するアプリでのファイル保存操作や、ファイルオープン操作だけでなく、OneNote、Outlook などのドキュメント作成ツール以外からも、色々なアクセスと活用シーンが提供されています。しかも「業務の流れをスムーズにする」仕組みがたくさん盛り込まれています。

 図4は OneNote での例で、共有作業が色々サポートされていることがこの画面からも解ります。

<図4 色々な共有作業>

OneNote と、Word の例を図4で示していますが、ファイルの共有や共有ファイルを開けるシーンで、自然と SkyDrive が使えていることが解ります。OneNote 2013+Skydrive だけでもすぐれた機能を提供します。個人の気づきや仲間での気づきを共有し、さらにアイデアを広げるシーンがその例です。図4の OneNote の画面では、"共有" の項が選択されています。 その選択で、

◇会議の招待

◇会議での共有

◇仲間でのリンク活用

の項が見えていますが、それぞれ、ビジネスプロセスをスムーズにするのに、有効です。スムーズな仲間での業務のながれにのって、アイデアのメモが遣り取りされるのは魅力的です。

OneNote はクラウド上からの情報取り込みや検索にも優れています。試用版をダウンロードした例が図5です。

<図5 OneNote 2013 Windows 8 にインストールした例>

タイル表示の画面にインストールによる OneNote が表示されています。Windows 8 で SkyDrive を接続出来る状態にしておいて、そのアイコンを選択してみましょう。すると、実利用為の設定がクラウドをアクセスしつつ進みます。(図5の右下)インストールが終わると、図6に示した2つのウインドウが表示されます。この右側の画面からも、色々な取り込みでの、アイデアや気づき支援が行えることが解ります。

<図6 インストールが完了したときの表示例> 

沢山のデータを取り込んでも、検索でスムーズな業務

 データ取り込みや、共有に優れた OneNote ですが、沢山のデータが取りこまれると、気づきの部分やアイデアの部分の発見が難しくなるかもしれません。そのような状態にそなえて、OneNote には、検索機能があります。議事録や議事メモをはりこんでおくと、その情報を検索できます。

<図7 OneNoteでの検索例>

ここでは、集合というワードで2つ、次回の集合場所と時間を見つけています、それを Outlook のスケジュールへ登録したり、旧 OneNote ユーザーや OneNote を持たない人へも検索情報をメールやIMや OneNote 自体で伝えたりできます。このようなプロセス革新は、自分自身の業務効率を伸ばすだけでなく、仲間との業務遂行もスムーズにします。そして、

・行動した結果

・気づき

をメモすると、また、活用の幅が広がります。

自分で育てる

・ナレッジベース

・知恵袋

のような感じで使えます。

気づきの共有とあわせて、「WEBで閲覧できる点」も使うと、さらに便利です。スマホのWEBで、SkyDrive を閲覧するだけで済ませる運用です。たとえば、外出時に、印刷せずに、手元の画面で目的の場所地図や会議室情報を見る行動ができます。これは印刷時間も、鞄から紙を出し入れして複数の紙から目的の紙を探す手間も省けます。さらに、天気や電車の遅延情報などスケジューラでは通常入力しない情報もきづきとして共有して、外出作業をスムーズにすることができます。

 

<図8 気づきの共有>

まとめ

 自分や仲間との行動を、どんどん便利にするシーンは皆様のアイデアでどんどん広がります。単なるネットワークストレージではできない、

・スマートデバイスを含めた運用を

・仲間

でスムーズに出来る点は優れものです。さらには、気づきや情報を、見つけやすい OneNote 等のツールとあわせてクラウドにUPしたデータも使える点、さらに他のオフィスツールと自然と使えるなどなど、アイデアの出し所はたくさんあります。みなさまの活用アイデアの拡大のお役に、今回の説明がなれば、幸いです。 

 

 

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