本記事は Microsoft MVP (Most Valuable Professional) アワード受賞者によって執筆されました。
セミナーや書籍、ブログ等でいただくフィードバックによると、グラフやピボットテーブルといった【データ分析スキル】は意外と使われていません。
「使ってみたいけど、何を作ればいいかわからない」
「どう使えばいいかイメージできない」
という声が理由として挙げられます。
データを入力して表を作る、計算するという基本的な機能に加え、「データを分析する」ことができれば Excel をより活用できます。
新しい Excel、Excel 2013 は初心者にも直感的でわかりやすい操作が導入されました。これにより、グラフやピボットテーブルなど【データ分析スキル】が使いやすくなったのです。
Excel 2013 の新機能をご紹介します。
例として日付、商品、担当、店舗別の販売データを分析してみましょう。
このままだと数字だらけの表で比較するのが難しいです。
自分でもわからないでしょうし、これをレポートとして上司や取引先に報告することもできません。
このデータを分析するために、新しい機能［クイック分析］を使います。
データを選択すると、次のような［クイック分析］というボタンが表示されますので、クリックしてみてください。
すると、様々な分析ツールが表示され、それぞれにマウスのカーソルをあてるだけで結果を表示してくれます。
○書式（データバー）
数値がセル内にバーで表示されます。
ぱっと見て、売上が多いデータがわかるようになりますので、自分でのチェックやそのままプレゼン資料としても使えます。
○書式（カラースケール）
こちらは色の違いで数値の大きさを表現するものです。
○グラフ
［グラフ］を選択すると、様々なグラフがその場で表示されます。
これまでの Excel では、「こういうグラフを作ろう」とイメージをしてから作る必要がありましたが、Excel 2013 では、マウスをあてるだけで、イメージが表示されます。
初心者でも思う通りのグラフを作ることができるのです。
どんなグラフを Excel で作れるかの勉強にもなります。
○ピボットテーブル
ピボットテーブルは、瞬時に数値を集計できる便利なツールです。
関数を使うよりも速く、正確に集計できます。
グラフと同様に、便利な反面イメージしにくいという欠点がありましたが、Excel 2013 ではマウスをあてるだけで、表が表示されます。
試行錯誤する手間が格段になくなりました。
ピボットテーブルとグラフは次のような方法でも簡単に作ることができます。
［リボン］の［挿入］→［おすすめピボットテーブル］を選ぶと、
Excel が適切なピボットテーブルを表示してくれます。
この中から目的に合うものを選べば簡単にデータ分析ができるのです。
(［クイック分析］→［テーブル］の［その他］をクリックしても同じ画面を表示できます)
グラフにもリボンから操作する方法があります。
データを選択して、［挿入］→［おすすめグラフ］をクリックすれば、
様々な組み合わせのグラフが表示されます。
(［クイック分析］→［グラフ］の［その他のグラフ］をクリックしても同じ画面を表示できます)
［おすすめグラフ］では、こんなグラフも作ることができます。
プライベートのランニングの記録表です。目標を折れ線で、実績を棒グラフで表現します。
仕事だけではなく、こういった使い方ができるのが Excel の魅力です。
タッチパネル搭載の Windows 8 パソコンを使えば、タッチ操作でピボットテーブルやグラフを操作できます。
データ分析がより身近に気軽にできるでしょう。
是非、ためしてみてください。