本記事は Microsoft MVP (Most Valuable Professional) アワード受賞者によって執筆されました。
小林 佳和 / Microsoft MVP for Lync
USBメモリより手軽：抜き差しも、USBメモリ手渡しも不要
SkyDriveは、Office からも、Windows 8 からも自然に使えるクラウド上のサービスです。
図１では、Officeで書いた文書を、SkyDrive へ保存し、それを Windows 8 からアクセスしようとしています。 わざわざWEBをアクセスして SkyDrive を開くような操作は不要で、Office アプリの保存の作業のままで保存できます。
<図1 SkyDrive への保存と活用>
複数のPCでファイルを渡して作業するのに、USBメモリを使うシーンが便利でよく使われていました。それよりも簡単で���USBメモリの抜き差しも、エクスプローラを開いて、ドラグアンドドロップなども不要。PCにファイルを保存する作業のままで済む手軽さがメリットです。 また、Windows 8 も画面最初から自然と、SkyDrive が使えています。PCをまたがる個人の活用や、仲間での活用でも、この手軽さは素晴らしいものです。SkyDrive がメリットをもたらす範囲は、パソコン間だけではありません。現在普及がすすんでいる、スマートフォン、タブレットへも貢献します。
USBメモリで、スマートフォンにファイルを渡しても閲覧できません。しかし、SkyDrive を使うと閲覧できてしまいます。これは、「USBメモリ以上にお手軽」です。USBメモリで出来ないことまで、できるのですから。
実際にスマートフォンとタブレットからアクセスした例が図2です。
<図2 スマートフオンとタブレットからのOffice文書アクセス例>
図2の上段では、スマートフオンで閲覧ができている例です。ファイルを選択すると、Word ならWord 、PowerPoint なら PowerPoint 、Excel なら Excel で開かれて、閲覧できます。下段はタブレットでのアクセス例です。タブレット向けの SkyDrive の最新版ではアクセスをWEBからして、WEB内の閲覧をPCモードにすると簡単な編集まで出来ることが、この図から解ります。
手軽な個人利用と共有利用の使い分け
このファイル共有や閲覧での作業は、個人を超えて提供されます。手軽なUSBメモリのシーンを再度思い出してみましょう、USBメモリですと、わざわざそのUSBメモリを相手に渡すことが必要です。
しかし、SkyDriveでは、
・場所が離れていても
・他の人へ即時に
・PCやスマートフォンやタブレットを問わず
に共有作業ができます。これも大きなメリットです。
<図3 ファイルの公開共有>
ドキュメントの共有もできます。フォルダ名を自分で割り当てたりもできます。しかも、その自作フォルダが、共有用か自分用かを忘れても、図３の左にしめしたように、手軽に確認できます。また、図の右に示したように、Office のファイルの暗号化を使うと、さらにセキュリテイを上げたファイル共有作業ができます。多段の鍵をかけた運用が、暗号化対応ＵＳＢメモリを買うなどの行為をしなくても自然とつかえてしまい、追加費不要というのはとても魅力です。
オフィスから自然とファイル共有
共有して、活用するシーンは 新しい Office では、様々に提供されています。Word や Excel などのドキュメントを作成するアプリでのファイル保存操作や、ファイルオープン操作だけでなく、OneNote、Outlook などのドキュメント作成ﾂｰﾙ以外からも、色々なアクセスと活用シーンが提供されています。しかも「業務の流れをスムーズにする」仕組みがたくさん盛り込まれています。
図4は OneNote での例で、共有作業が色々サポートされていることがこの画面からも解ります。
<図4 色々な共有作業>
OneNote と、Word の例を図４で示していますが、ファイルの共有や共有ファイルを開けるシーンで、自然と SkyDrive が使えていることが解ります。OneNote 2013＋Skydrive だけでもすぐれた機能を提供します。個人の気づきや仲間での気づきを共有し、さらにアイデアを広げるシーンがその例です。図4の OneNote の画面では、"共有" の項が選択されています。 その選択で、
◇会議の招待
◇会議での共有
◇仲間でのリンク活用
の項が見えていますが、それぞれ、ビジネスプロセスをスムーズにするのに、有効です。スムーズな仲間での業務のながれにのって、アイデアのメモが遣り取りされるのは魅力的です。
OneNote はクラウド上からの情報取り込みや検索にも優れています。試用版をダウンロードした例が図５です。
<図5 OneNote 2013 をWindows 8 にインストールした例>
タイル表示の画面にインストールによる OneNote が表示されています。Windows 8 で SkyDrive を接続出来る状態にしておいて、そのアイコンを選択してみましょう。すると、実利用為の設定がクラウドをアクセスしつつ進みます。（図５の右下）インストールが終わると、図６に示した２つのウインドウが表示されます。この右側の画面からも、色々な取り込みでの、アイデアや気づき支援が行えることが解ります。
<図6 インストールが完了したときの表示例>
沢山のデータを取り込んでも、検索でスムーズな業務
データ取り込みや、共有に優れた OneNote ですが、沢山のデータが取りこまれると、気づきの部分やアイデアの部分の発見が難しくなるかもしれません。そのような状態にそなえて、OneNote には、検索機能があります。議事録や議事メモをはりこんでおくと、その情報を検索できます。
<図7 OneNoteでの検索例>
ここでは、集合というワードで２つ、次回の集合場所と時間を見つけています、それを Outlook のスケジュールへ登録したり、旧 OneNote ユーザーや OneNote を持たない人へも検索情報をメールやIMや OneNote 自体で伝えたりできます。このようなプロセス革新は、自分自身の業務効率を伸ばすだけでなく、仲間との業務遂行もスムーズにします。そして、
・行動した結果
・気づき
をメモすると、また、活用の幅が広がります。
自分で育てる
・ナレッジベース
・知恵袋
のような感じで使えます。
気づきの共有とあわせて、「WEBで閲覧できる点」も使うと、さらに便利です。スマホのWEBで、SkyDrive を閲覧するだけで済ませる運用です。たとえば、外出時に、印刷せずに、手元の画面で目的の場所地図や会議室情報を見る行動ができます。これは印刷時間も、鞄から紙を出し入れして複数の紙から目的の紙を探す手間も省けます。さらに、天気や電車の遅延情報などスケジューラでは通常入力しない情報もきづきとして共有して、外出作業をスムーズにすることができます。
<図8 気づきの共有>
まとめ
自分や仲間との行動を、どんどん便利にするシーンは皆様のアイデアでどんどん広がります。単なるネットワークストレージではできない、
・スマートデバイスを含めた運用を
・仲間
でスムーズに出来る点は優れものです。さらには、気づきや情報を、見つけやすい OneNote 等のツールとあわせてクラウドにUPしたデータも使える点、さらに他のオフィスツールと自然と使えるなどなど、アイデアの出し所はたくさんあります。みなさまの活用アイデアの拡大のお役に、今回の説明がなれば、幸いです。
新しい Office で知っておきたい機能を 1 枚にまとめました。Office クイック ガイド
新しい Office を使用する際に、まずこれだけは知っておきたいという機能を 1 枚資料にまとめて提供しています。このクイック ガイドを印刷して手元に置けば、操作に迷ったときにすぐ参照でき便利です。
今回はクイック ガイドでわかる Office の基本機能の一部をご紹介します。
・クイック アクセス ツールバーをカスタマイズするには
・リボンをカスタマイズするには
・ドキュメントをクラウドに保存するには
・オンライン上から画像やビデオを挿入するには
・コメントを切り替えるには
・用紙の余白やサイズを設定するには
・表のデータを抽出するには
・表のデータを効率よく分析するには
・データの傾向を視覚的に表示するには
その他に、PowerPoint 2013、Outlook 2013、OneNote 2013 のクイックガイドも公開中です。困ったときの確認や基本機能の勉強に Office クイック ガイドをご活用ください。
「新しい Office」の発売を記念して、東京・六本木「ニコファーレ」にて発売イベントを開催します。
当日は、スペシャル ゲストを迎え、新しい Office の全貌をご紹介するとともに、楽しい催し物も盛りだくさん! 会場には最新テクノロジを搭載した Windows 8 パソコンの新モデルを一同に展示し、今話題のタッチパネル PC もご覧いただけます。 また、「新しい Office」を搭載した最新モデルのWindows 8 パソコンが当たる豪華抽選も実施します。
本イベントへ、先着 150 名様をご招待します。定員はお申し込み順となりますのでふるってご応募ください。
また、本イベントにご参加いただけなかった方も、当日こちらからオンラインにて視聴いただけます。事前にタイムシフト予約をしておくことおすすめしますが、当日視聴者の方にもパソコンが当たるキャンペーンを実施しますので、是非生放送でお楽しみください。皆様のご来場、ご視聴、心よりお待ちしております！
日時：2013年 2 月 6 日(水) 開場 19:45 開演 20:00
イベントへのお申し込みはこちらから。
http://www.microsoft.com/ja-jp/office/2013event/default.aspx
セミナーや書籍、ブログ等でいただくフィードバックによると、グラフやピボットテーブルといった【データ分析スキル】は意外と使われていません。
「使ってみたいけど、何を作ればいいかわからない」
「どう使えばいいかイメージできない」
という声が理由として挙げられます。
データを入力して表を作る、計算するという基本的な機能に加え、「データを分析する」ことができれば Excel をより活用できます。
新しい Excel、Excel 2013 は初心者にも直感的でわかりやすい操作が導入されました。これにより、グラフやピボットテーブルなど【データ分析スキル】が使いやすくなったのです。
Excel 2013 の新機能をご紹介します。
例として日付、商品、担当、店舗別の販売データを分析してみましょう。
このままだと数字だらけの表で比較するのが難しいです。
自分でもわからないでしょうし、これをレポートとして上司や取引先に報告することもできません。
このデータを分析するために、新しい機能［クイック分析］を使います。
データを選択すると、次のような［クイック分析］というボタンが表示されますので、クリックしてみてください。
すると、様々な分析ツールが表示され、それぞれにマウスのカーソルをあてるだけで結果を表示してくれます。
○書式（データバー）
数値がセル内にバーで表示されます。
ぱっと見て、売上が多いデータがわかるようになりますので、自分でのチェックやそのままプレゼン資料としても使えます。
○書式（カラースケール）
こちらは色の違いで数値の大きさを表現するものです。
○グラフ
［グラフ］を選択すると、様々なグラフがその場で表示されます。
これまでの Excel では、「こういうグラフを作ろう」とイメージをしてから作る必要がありましたが、Excel 2013 では、マウスをあてるだけで、イメージが表示されます。
初心者でも思う通りのグラフを作ることができるのです。
どんなグラフを Excel で作れるかの勉強にもなります。
○ピボットテーブル
ピボットテーブルは、瞬時に数値を集計できる便利なツールです。
関数を使うよりも速く、正確に集計できます。
グラフと同様に、便利な反面イメージしにくいという欠点がありましたが、Excel 2013 ではマウスをあてるだけで、表が表示されます。
試行錯誤する手間が格段になくなりました。
ピボットテーブルとグラフは次のような方法でも簡単に作ることができます。
［リボン］の［挿入］→［おすすめピボットテーブル］を選ぶと、
Excel が適切なピボットテーブルを表示してくれます。
この中から目的に合うものを選べば簡単にデータ分析ができるのです。
(［クイック分析］→［テーブル］の［その他］をクリックしても同じ画面を表示できます)
グラフにもリボンから操作する方法があります。
データを選択して、［挿入］→［おすすめグラフ］をクリックすれば、
様々な組み合わせのグラフが表示されます。
(［クイック分析］→［グラフ］の［その他のグラフ］をクリックしても同じ画面を表示できます)
［おすすめグラフ］では、こんなグラフも作ることができます。
プライベートのランニングの記録表です。目標を折れ線で、実績を棒グラフで表現します。
仕事だけではなく、こういった使い方ができるのが Excel の魅力です。
タッチパネル搭載の Windows 8 パソコンを使えば、タッチ操作でピボットテーブルやグラフを操作できます。
データ分析がより身近に気軽にできるでしょう。
是非、ためしてみてください。
新しい Office トレーニング センターで Office の新機能と使い方をチェック
新しい Office トレーニング センター では、Office の使い方をご理解いただくために役立つコンテンツを公開中です。時間をかけず、手っ取り早く Office の機能をおさえたい方に必見の内容となっています。
Office クイックガイド
新しい Office を使用する際に、知っておきたい機能を 1 枚の資料にまとめています。
印刷してご利用いただけます。
Office トレーニング ビデオ
マイクロソフト認定トレーナーが Office の機能についてデモを交えて解説します。新しい Office の機能と操作方法、さらに使いこなすためのポイントが理解できます。
Office 活用 TIPS
Office アプリケーションを上手に活用して、作業効率を上げる実用的なテクニック集です。新機能を中心に、Office を活用するヒントを紹介します。
新機能紹介ビデオ
約 2 分の動画で Office アプリケーションの進化を紹介します。よりシンプルになった操作性を動画でご覧ください。
実際の動作確認には Office カスタマー プレビューをぜひご利用ください。ダウンロードは無料です。より使いやすくなった Office をご体験いただけます。
Office カスタマー プレビューは 4 ステップでインストールできます。
Office カスタマー プレビューのインストール前にこのような不安を持たれた方も多いのではないでしょうか。でもご安心ださい。Office カスタマー プレビューのインストールはとても簡単です。
インストール手順は 4 ステップで完了します。
1. Office カスタマー プレビュー Web サイト にアクセス
2. Office カスタマー プレビューにサインイン
3. 個人情報を確認
4. ダウンロードを実行
インストール時間は以前より短時間で完了します。
クイック実行機能の導入により、インストールは以前より短時間で完了できます。
現在お使いの Office も使えます。
プレビューは、既存バージョンである Office 2003、Office 2007、Office 2010 と共存してインストールできます。
この機会にOffice カスタマー プレビューをインストールして、さらに使いやすく多機能になった新しい Office をぜひ体感してください。Office カスタマー プレビューのインストール手順のわかりやすい紹介ページはこちらです。
インストールについて、よくあるお問い合わせは、よくある質問 をご覧ください。
日本マイクロソフトは一般・個人向けの次期 Office パッケージ製品を 2013 年 2 月 7 日に全国の販売店・オンラインストアなど各パートナー様経由で発売を開始することを発表します。
また、次期 Office が搭載されたプレインストールPCについても 2 月 7 日以降に各パソコン メーカーより順次発売されます。
また、現在発売されている Office 2010 搭載 Windows 8 パソコンをご購入された場合は、「次期 Office 無償アップグレード プログラム」により、プレインストールされている Office 2010 に加えて、新しい Office を無償で手に入れることができます。同じくキャンペーン期間中に Office 2010 パッケージ製品をご購入された場合にもキャンペーンが適用できます。詳細はキャンペーンページをご参照ください。
2 月 7 日より提供する Office のエディションは以下となります。
Office 単体アプリケーションは以下となります。
なお、次期 Office 発売記念企画として、流通会社の協力のもと「Office 発売記念 数量限定 Office Professional 2013 アップグレード優待パッケージ」を数量限定で販売します。詳細はこちらをご覧ください。
次期 Office パッケージ製品は販売店及びマイクロソフト ストアにて 12 月 7 日より予約販売を受け付けております。
それぞれのエディションの価格についてはこちらをご確認ください。
河合浩之 / Microsoft MVP for PowerPoint
前バージョンのPowerPoint 2010では、その “グラフィック機能”の素晴らしさに誰もが目を奪われたことでしょう。
アート効果で凝った画像の加工もワンタッチ。影、反射、光彩、3-D化も自由自在。箇条書きは瞬時にして美しくわかりやすいグラフィックに変身。写真の不要な背景は簡単に削除。スライド上でビデオやオーディオの編集も可能。インパクトのある画面切り替え効果でオーディエンスは瞬きさえできない状態に……などなど、このまま挙げ連ねれば年号が変わってしまうほど、PowerPoint 2010 はプレゼンの“見た目”をバージョンアップしてくれました。ここだけの話ですが、私、PowerPoint 2010を使い始めて以降、いくつかの画像編集ソフトをアンインストールしました。かの有名なフォトレタッチソフトも、めっきり起動しなくなりました。これは、「画像編集ソフトを使わなくても、PowerPoint 2010で簡単に画像編集ができる」ということではありません。「PowerPoint 2010 を使わないと見た目を良くできない」からです。
さて、では新しいバージョンである「PowerPoint 2013」は、いったいどのように進化したのでしょうか？
ややっ！ みなさん、お気をつけください！ 今度は目だけでなく、心まで奪われることになります！ なぜなら、PowerPoint 2013は“プレゼンテーション機能”が劇的にパワーアップし、“超実践的”になっているからです。
本稿では、強力なプレゼンテーション機能を中心に、PowerPoint 2013 の新機能をレビューしていきます。“超実践的”とはいったいどういうことなのか？……
では、早速まいりましょう。
１）強調したい部分を拡大できる「スライドズーム」機能
Death by PowerPoint――パワポ死。それは、伝わらないプレゼンに直面したオーディエンスが夢の世界へと逃げ込んでしまう現象のことです。この死因のトップが、「見えないスライド」。文字や図版が小さくて、内容が見づらいと、心はプレゼンからどんどん離れてしまいます。そんな状態を回避する有効な方法の一つが、「スライドをズームアップする」こと。これまではズームアップのために Windows の「拡大鏡」機能（Windowsキー＋［＋］）や『ZoomIt』というフリーソフトを使う必要がありました。が、PowerPoint 2013 では、スライドをズームする機能がデフォルトで備わっています。それが「スライドズーム」機能。スライドショーの実行時に、3段階のズームアップが可能です。
操作方法は、「＋」キーを押すだけ。1回押せば1段階ズームされます。長めに押し続けると、一気に3段階目までズームインします。拡大された状態から、画面をマウスの左クリックでつかんで、表示されている部分を動かすことができます。なお、拡大時にアニメーション効果は反映されません。拡大された状態で「－」キーを押すと、1段階ずつズームアウトします。ズームを一気に解除するには、「＋」以外のキーを押します。（リターンキーや「Esc」キー、スペースキーは避けたほうがいいでしょう）
なお、スライドズームは、スライドショー中に画面左下に表示される「コントロールバー」からも実行できます。コントロールバーからのスライドズームでは、拡大範囲がハイライト表示され、指定の位置でクリックすると選択範囲がズームされます。
ここで一つ、気をつけるべきポイント。スライドズーム機能は、細かい文字を拡大して見せるためのものではありません。スライドズームは、「強調したい部分を拡大する」という使い方をサポートするものです。「見えにくい箇所を見えるようにする」のではなく、「もっとわかりやすくする」ことを意識してスライドを設計する必要があります。
プレゼンをより印象的に、さらに伝わりやすくするために。スライドズームを計画的に活用してみましょう。
２）見せたいスライドに一発ジャンプできる「スライド一覧」機能
例えば、プレゼンを「1→2→3→……」という順を追った流れで進めるのではなく、相手に合わせて進行の順序を自在に変えられたら、より伝わりやすいプレゼンになりそうですよね？例えば、プレゼンが終わって質問を受け付けるとき、説明に必要なスライドを手早く表示できるとスマートですよね？
そんな理想のプレゼン、PowerPoint 2013 の「スライド一覧」機能が実現します。スライド一覧機能によって、スライドショーの最中に「全スライドの一覧表示」そして「選択したスライドへのジャンプ」が可能になります。
スライドを一覧表示させるには、スライドショー中に「－」キーを押せばＯＫ。一覧のサムネイル画像の大きさは、右下のスライダーもしくは「＋／－」キーで調整できます。サムネイル画像をクリックすると、そのスライドのスライドショーにジャンプします。
スライド一覧機能は、インタラクティブなプレゼンを実現し、本番のライブ感を演出してくれます。
３）プレゼンの小技を簡単にする「コントロールバー」
スライドショー実行中にマウス（ポインタ）を動かすと、画面左下に「コントロールバー」が現れます。コントロールバーからは、前述した「スライドズーム」「スライド一覧」の他、プレゼンを効果的に演出する“小技”を繰り出すことができます。
① スライドを戻す
② スライドを進める
③ レーザーポインター／ペンツール
④ スライド一覧
⑤ スライドズーム
⑥ その他:発表者ビューへの切り替え、ヘルプ表示など
コントロールバーに配置されている機能は、ショートカットキーを使っても実行できます。が、実際のプレゼンにおいては、ショートカットを駆使していろんなツールを使う、ということはあまりしません。気持ちに余裕がなく、そこまで意識が至らないのです。そういった点で、このようにコントロールバーが表示されていると、「レーザーポインターで示してみるかな」「ここは拡大してみようかな」といったように、ツールを活用する“気づき”を与えてくれます。もっと伝わるプレゼンのために、どんどんコントロールバーを使ってみましょう。
●スライドショーで使えるショートカット
戻る：←
進む：→
レーザーポインター：ctrl + L
ペン：ctrl + P
画面を黒く：B
画面を白く：W
４）こんな画面切り替え効果が欲しかった！「ページカール」
PowerPoint 2010 から「画面切り替え効果」が大幅に刷新されました。PowerPoint 2013 でも強力な効果が追加されています。その代表格が「ページカール」。紙や本がめくれていく、あの感じです。
◆「本」がめくれるように画面を切り替え
◆「紙」がめくれるように画面を切り替え
パターンは2種類。紙が端っこからめくれるタイプと、本のページがめくれるタイプがあります。以前からこういった見せ方がしたかったんですよね。いままで1スライドに箇条書きで入れていたものを、本をめくるように1スライド＝1メッセージで展開してみると、わかりやすく伝えられそうです。
５）本番さながらにプレゼンの練習ができる「発表者ビュー」
プレゼンの「練習」と「本番」の両方に役立つ機能が、「発表者ビュー」です。
発表者ビュー（発表者ツール）は以前のバージョンにも備わっていましたが、これまではプロジェクターや外部モニタが接続されていないと表示できませんでした。つまり、PC1台のみでは発表者ビューを観ることができず、「プレゼン本番で初めて観る」ということも珍しくありませんでした。が、PowerPoint 2013 では、PC1台だけでも、標準画面と発表者ビュー画面を切り替えて表示できるようになりました。
これによって何が起こるか？
そう、本番さながらにプレゼンの練習ができるようになるのです。発表者ビューで、ノート部分のシナリオを確認し、スライドズーム機能やスライド一覧機能、ペンやレーザーポインターモードを交えながら、プレゼンの本番とほぼ同じ状態で練習ができます。プレゼン練習のクオリティが格段にアップします。なお、プロジェクターや外部モニタをつないだ状態のとき、発表者ビューでスライド一覧を選んでも、スクリーンにスライド一覧は表示されません。スライドズーム機能は、発表者ビュー上で拡大したい箇所を選んでクリックすると、スクリーンではその部分のみが一発ズームされるようになります。
以上、「超実践的プレゼンテーション機能」という切り口で PowerPoint 2013 を紹介させていただきました。プレゼンテーションソフトとしては当然のように使われている PowerPoint ですが、PowerPoint 2013 なら、マンネリ気味なプレゼンを脱却し、新鮮かつ斬新なプレゼンが可能となります。
とにかく一度、プレビュー版をお試しください。
そして、その革新的なプレゼンテーション機能に驚いてください。自分自身が驚くことから、相手の印象に残るプレゼンが生まれるはずです。
高橋 明夫 / Microsoft MVP for Office System
時はまさにクラウド
新聞や雑誌などの至る所で、聞かれる機会の多くなった "クラウド" というキーワード。でもまだまだ、"クラウド" と言っても、ホームユーザーにとってみると、今ひとつピンとこなかった人も多かったはず。企業やビジネスユーザーのためのものでしょ？っと、思われている人も多いのかもしれません。でも "新しい Office" は、そんな "心の垣根" も取り去ってくれます。 "新しいOffice" には、"ファイルを開く" 時、"ファイルを保存する" 時、そこに "SkyDrive" へのゲートウェイが、用意されています。 "クラウド" というキーワードが、そして、"SkyDrive" というキーワードが今まで以上に、身近に感じていただけるはずです。
SkyDriveで広がる保存と共有機能
"新しいOffice" が大きく変わったことの一つに、データの保存と共有の機能が大幅に強化され、これまで以上にインターネットと親密になったことがあげられます。では、具体的にどう変わったのか、見ていくことにしましょう。
ファイルを開く
これまでであれば、SkyDrive 上のデータは、SkyDrive から予めダウンロードしておくか、あるいは直接アクセスするには、"SkyDrive for Windows" というアプリケーションの導入が必要でした。"新しいOffice" では、"ファイル" から "開く" をクリック、データの保存先を指定すると、そこにはすでに "SkyDrive" への入口が用意されています。 "～さんの SkyDrive" という項目から自分の SkyDrive にアクセス。データを直接呼び出すことが可能になりました。Word でも、Excel でも、そして PowerPoint でも同様です。
ファイルを保存する
同様に、"ファイル" から "名前をつけて保存" をクリックすると、 "～さんのSkyDrive" という項目があります。こちらをクリックして自分の SkyDrive にアクセス。これまでなら自分のPC内のドキュメントフォルダなどに保存するのに留まっていたものが、今後は直接、SkyDrive に保存することも可能になりました。
これまでなら、外出先でデータが必要な時、ノートPCを持ってでかけるか、自分のPCを持ち出せないような場合には、USBのメモリやCDなどのメディアに保存する必要がありました。今後はそうした煩わしさも軽減。インターネット環境さえあれば、いつでも必要なデータをダウンロード出来るようになります。
より明確に、そして手軽になった共有機能
"ファイル"メニューから、"共有"をクリックすると、"ユーザーを招待" という項目がすでに用意されています。以前までであれば、"送信と保存" から "Webに保存" として、ここで SkyDrive にサインインする必要がありました。
"新しいOffice" なら "ファイル" から "共有" をクリックして、"ユーザーを招待" にある、"クラウドに保存" をクリックするだけ。"ユーザーの招待" の所には、ステップ１、ステップ２とその手順が簡単に説明されています。データを共有したい場合も、よりわかりやすい構成になりました。
ステップ１： "クラウドに保存" をクリックして、SkyDrive に保存します
ステップ２： "ユーザーの招待" の画面がでたら、招待したい相手のメールアドレスを入力して、"共有" をクリックします
招待を受けたユーザーは、送付されたメールのファイル名をクリックすると Web App の機能を介して、ブラウザ上に表示されますので、Office 製品を持っていなくても内容を閲覧したり、簡単な編集も可能になりました。
またさらに SkyDrive を介さなくてもデータの共有を可能にしてくれました。
オンライン プレゼンテーション
インターネット接続環境が用意されていれば、誰とでもデータの共有がより手軽に可能になりました。それが、"新しい Office" の Word や PowerPoint に追加された "オンライン プレゼンテーション" という機能です。プレゼンテーション・データを、リアルタイムに、オンラインで手軽に閲覧してもらうことが容易に行えるようになりました。もちろん共有したい相手が Office 製品を持っていなくても、プレゼンテーションの再生が可能です。
操作も簡単。
"共有" から "オンラインプレゼンテーション" とクリックして、 Microsoft アカウントにサインイン。Office Presentation Server に接続された後に表示されたリンクを、"リンクのコピー" または "電子メールで送信" のいずれかの方法で、共有したい相手に伝えるだけです。
プレゼンテンターが、"オンライン プレゼンターションの終了" をクリックして終了するまでは、データの閲覧が可能になります。 こうした共有機能を活用すれば、"Skype" のような身近なツールを利用したビデオ通話においても、必要なデータを互いに共有し、リアルタイムに閲覧しながら作業を行うことが手軽に行えるようになります。
ビジネスばかりでなく、お友達やサークル、学校や地域の仲間、あるいは遠くの仲間とデータを共有した共同作業は、これまで何かと面倒と思われていましたが、"新しい Office" のデータの共有機能によって、よりスムースにこなせるようになりました。
クラウドを活用したバックアップ
突然のトラブル発生！そんな時でも、"SkyDrive" にデータを保存してあれば、他のPCからでも自身の"SkyDrive" にアクセスするだけ。同じデータを読み込んで作業を再開できます。もちろん Web App の機能も用意されていますから、急ぎの手直しなど Office 製品が入っていないPCであっても問題ありません。"SkyDrive" が利用できることで "新しいOffice" はさらに便利になりました。さらに "新しい Office"は、マルチデバイスに対応。PCばかりでなく、タブレット端末や、スマートフォンなど多様化したデバイスにも対応できるからこそ "SkyDrive" のメリットが、一段と輝きを放ちます。
共有ばかりでなく、大切なデータのバックアップ先として "SkyDrive" を利用すると、"クラウド" というキーワードは、一層身近に感じられることでしょう。インターネットにつながってさえいれば、いつでも、どこからでも、自分の必要なデータにアクセスが可能になる。
Anyone、Anytime、Anywhere
そんな "SkyDrive" を、そして "インターネット" を、これまで以上に意識することなく、シームレスに利用できる "新しい Office"。これまで以上に、活用の場が広がること間違えありません。
DHB_2012 年 11 月 28 日
Office 365 ProPlus で Office 365 サブスクリプションを利用している組織では、最大 5 台のコンピューターに Office をインストールし、同時に使用できます。これは、組織にとっては便利です。たとえば、ユーザーは、次のコンピューターに Office をインストールできます。
3 台の異なるコンピューターに Office がインストールされていても、使用する Office 365 ライセンスは 1 つだけです。
それでは、このすべてのインストールを管理するにはどうすればよいのでしょうか。既に 5 台のコンピューターにインストールされている状況で、もう 1 台のコンピューターに Office をインストールする必要がある場合は、どうなるのでしょうか。
このブログ投稿では、Office 365 ProPlus インストール管理のユーザー エクスペリエンスと、Office 365 管理者が制御できる操作の両方について説明します。IT 担当者向けのブログでユーザー エクスペリエンスを扱うのはなぜでしょうか。Office 365 ユーザーは、管理者ではありませんが、実際は Office 365 ProPlus インストールの管理において中心的な役割を果たします。そして、管理者は、アクティブ化や非アクティブ化などに関するユーザーからの質問にも答えられるようにしておく必要があります。アクティブ化や非アクティブ化は、ほとんどのユーザーにとってまったく新しい、そしてなじみのない概念だからです。
このブログ投稿では、ユーザーエクスペリエンスについて説明しながら、管理者固有の情報もいくつか提供します。そして、最後に、管理者が Office 365 ProPlus インストールを管理する際に考慮しなければならない追加情報をご紹介します。
Office 365 ProPlus インストールの一覧を表示する
ユーザーが Office をどのコンピューターにインストールしたかを確認するには、Office 365 ポータルにサインインし、ソフトウェア ページにアクセスします。
この情報を確認できるのは、サインインしたユーザーだけです。組織の Office 365 サブスクリプションの管理者であっても、Office 365 管理ビューではこの情報を見ることはできません。これは、管理者が特定のコンピューターにインストールされた Office を非アクティブにできないことも意味します。非アクティブ化については、後で説明します。
(このブログ投稿のスクリーン ショットはすべて Office 365 ProPlus プレビューのものを採用しています。これらの画面の動作は、Office 365 ProPlus 最終版のリリース時に変更される可能性があります。)
Office 365 ProPlus インストールをアクティブ化する
Office 365 では、"アクティブ化" というプロセスによって、ユーザーがどのコンピューターに Office をインストールしたかが認識されます。このアクティブ化の仕組みについては、「Office 365 ProPlus のライセンスおよびライセンス認証の概要」を参照してください。
ユーザーが Office 365 ポータルから Office をインストールするとき、また、ユーザーがまだ他の 5 台のコンピューターに Office をインストールしてアクティブ化していない場合に、Office は自動的にアクティブ化されます。Office インストールがアクティブ化されると、Office 365 ポータルのソフトウェア ページは、Office がインストールされたコンピューターの名前で更新されます。
インストールまたはアカウントが非アクティブ化されていないかどうかどうかは、毎日または Office 365 ProPlus アプリケーションを起動するたびに個別にチェックされます。このチェックを実行できるように、少なくとも 30 日に 1 回はコンピューターをインターネットに接続する必要があります。コンピューターが 30 日間、インターネットに接続されないと、Office は機能制限モードに移行します。機能制限モードでは、ユーザーは既存の Office ファイルを開いて表示することしかできません。つまり、アプリケーションのほとんどの機能を使用できなくなります。
Office 365 ProPlus インストールを非アクティブ化する
ユーザーが Office 365 ポータルから Office をインストールしようとしたときに、そのユーザーが既に 5 台のコンピューターに Office をインストールしてアクティブ化していた場合は、どうなるのでしょうか。この場合は、Office のインストール中に次のダイアログ ボックスが表示されます。
同じユーザーアカウントでこのコンピューターへの Office のインストールを続行する場合、ユーザーは既存の Office インストールを非アクティブ化する必要があります。ユーザーが "非アクティブ化する" ためのオプションをダイアログ ボックスから選択すると、Office 365 ポータルのソフトウェア ページに戻ります。ソフトウェア ページでは、該当するコンピューターの "非アクティブ化" を選択することで、そのコンピューターを非アクティブ化できます。"非アクティブ化" を選択すると、次のダイアログ ボックスが表示されます。
[はい] を選択して非アクティブ化を確定すると、[製品の選択] ダイアログ ボックスに戻るので、このダイアログボックスを閉じれば Office のインストールを続行できます。Office のインストール後、ユーザーが Word などの Office アプリケーションを最初に開くと、次のメッセージが表示されることがあります。
[アクティブ化] を選択し、メッセージに従って Office 365 にサインインします。これで、Office インストールがアクティブ化されました。アクティブ化が適切に行われていれば、次のメッセージが表示されます。
もちろん、新しい Office インストールを開始する前に、既存の Office インストールを非アクティブ化することもできます。
ユーザーがどのコンピューターに Office をインストールしたかを、Office 365 管理者が確認できないことを思い出してください。つまり、管理者がユーザーに代わって既存の Office インストールを非アクティブ化することはできません。
Office は非アクティブ化しても、コンピューターからアンインストールされません。引き続きコンピューター上に存在しますが、Office アプリケーションは機能制限モードに移行します。非アクティブ化された Office アプリケーションをユーザーがコンピューター上で開くと、次のようなメッセージが表示されます。
Office 365 ProPlus インストールを再アクティブ化する
ユーザーがうっかり間違った Office インストールを非アクティブ化してしまったときや、気が変わったときはどうすればよいのでしょうか。プレビューバージョンでは、次のいずれかの操作を行うことができます。
オンライン修復と Office 365 ポータルからのインストールの両方でクイック実行テクノロジが採用されています。このテクノロジにより、Office のインストール時間が短縮されます。
(Office 365 ProPlus の最終版では、ユーザーが Office を再インストールせずに再アクティブ化できます。再アクティブ化については、Office 365 ProPlus の最終版がリリースされた後のブログ投稿で取り上げる予定です。)
Office 365 管理者としての考慮事項
この投稿で既に説明したように、Office 365 管理者であっても、ユーザーが Office をどのコンピューターにインストールしたかは確認できないので、ユーザーのコンピューターの Office インストールを非アクティブ化することはできません。ただし、ユーザーへの Office 365 のライセンスの割り当てを制御するのは管理者です。したがって、管理者は退職したユーザーの Office 365 ライセンスを、他のユーザーに再割り当てすることができます。退職したユーザーが自宅のコンピューターに Office をインストールしていた場合、その Office は機能制限モードに移行します。
このブログ投稿では、ユーザーが Office 365 ポータルから Office をインストールするシナリオについても説明しましたが、コンピューターのローカル管理者でない場合は、Office をインストールできません。こうしたユーザーの場合、またはユーザーへの Office のインストール方法をさらに制御できるようにしたい場合は、Office 展開ツールを使用して、Office 365 ProPlus ソフトウェアをローカル ネットワークにダウンロードします。その後、スクリプト、グループポリシー、System Center Configuration Manager など、他の方法を使用して Office をユーザーに展開できます。詳細については、「Office 365 ProPlus の展開オプション」を参照してください。
このような方法を使用して Office 365 ProPlus をユーザーに展開する場合、Office インストールは自動的にはアクティブ化されません。ユーザーは、最初に Office アプリケーションを開いたときに、Office インストールをアクティブ化する必要があります。インストール後、初めて Office アプリケーションを開くと、次のような画面が表示されます。
ユーザーが Office 365 にサインインしたときに、5 台のインストール制限にまだ達していない場合、Office はアクティブ化され、ユーザーには [アカウントが更新されました] ダイアログ ボックスが表示されます (このブログ投稿で前に示したスクリーン ショットを参照してください)。既に 5 台のインストール制限に達している場合は、次のようなメッセージが表示されます。
ユーザーは、[アカウントに移動してインストールを非アクティブ化] を選択し、Office 365 にサインインして、既存のインストールのいずれかを非アクティブ化する必要があります。非アクティブ化したら、[インストール制限に到達しました] ダイアログ ボックスで[再試行] をクリックし、Office インストールをアクティブ化します。
Office 365 管理者の考慮事項として最後に挙げるのは、アクティブ化によってユーザー用の追加手順が発生しても、その手順はユーザー自身が実行する必要があるということです。ユーザー自身が実行することで、インストールはユーザーの Office 365 アカウントに適切に関連付けられます。Office 365 の管理者アカウントにサインインし、ユーザーのコンピューターに Office をインストールしてアクティブ化した場合、そのインストールは、ユーザーのアカウントではなく管理者のアカウントに関連付けられます。また、管理者アカウントには、ユーザーのアカウントと同じ 5 台のインストール制限が適用されます。
Jill_M [MSFT]2012 年 11 月 15 日
テレメトリエージェントをクライアントに展開するとき、ユーザーについて説明するラベルを 4 つまで指定できます。ラベルはテレメトリ ダッシュボードの主要機能の 1 つで、収集されたテレメトリ データを地理的な位置、個別のビジネスグループ、ユーザーの種類などでフィルターするときに使用できます。
ラベルを使用すると、特定の場所、ビジネスグループなどでよく使われているドキュメントがよくわかります。この情報は、アップグレード前に特定のビジネス グループに対してテストする必要がある、ビジネスに不可欠なドキュメントを判断するのに役立ちます。たとえば、以下の最初のスクリーンショットで示すように、会社全体のドキュメントインベントリを表示しても、財務関連のドキュメントは表示されません。2 つ目のスクリーンショットで示すように、"北アメリカ (North America)" および "財務 (Finance)" でフィルターすると、財務グループのビジネスに不可欠な各種ドキュメントを見つけることができます。
ラベルなしのドキュメントインベントリ:
"北アメリカ (North America)" と "財務 (Finance)" ラベルでフィルターされたドキュメント インベントリ
ラベルは、グループポリシーまたはレジストリによって (コンピューターごとではなく) ユーザーごとに適用されます。また、テレメトリ データに適用するフィルターの精度に応じて、さまざまな方法で展開できます。この記事では、特定の環境でラベルを展開するための次のベストプラクティスを紹介します。
グループ ポリシーを使用して、Active Directory 構造に基づいてラベルを設定する
ラベルに使用できるドメイン/サイト/OU 構成が Active Directory 環境に含まれる場合は、グループ ポリシーを使用すれば、最も簡単にラベルを展開できます。たとえば、Africa、APAC、Europe、North America、LATAM などのドメインにリンクされているグループポリシー オブジェクト (GPO) を構成すると、これらの地理ドメインに属するユーザーに対してラベルを設定できます。GPO を作成するには、Office 2013 管理者用テンプレートファイル (ADMX/ADML) をダウンロードしてください。グループ ポリシーを使用してラベルを構成する方法の詳細については、「テレメトリ エージェントの有効化および構成」を参照してください。
PowerShell スクリプトを使用して、セキュリティ グループでフィルターされたグループ ポリシー オブジェクトを生成する
グループポリシーを使用してラベルを展開するもう 1 つの方法がセキュリティ フィルター処理です。この方法を使用すると、既存のセキュリティ グループまたは新しく作成されたセキュリティグループを利用して、GPO をラベルに使用できます。たとえば、エンジニアリング、財務、マーケティング、販売、サポートなどのビジネスグループごとにセキュリティ グループがあるとします。GPO を作成して "財務" ラベルを展開すると、"財務" セキュリティ グループによって GPO をフィルターできます。これにより、"財務" セキュリティ グループのメンバーであるユーザーに対して、"財務" ラベルを展開できるようになります。GPO をドメイン/サイト/OU にリンクさせるだけよりも、GPO のセキュリティ フィルター処理を使用した方がより詳細なラベルを展開できますが、それには、ターゲットセキュリティ グループごとに GPO を作成する必要があります。
この処理を簡単にするのが Windows PowerShell スクリプトで、これにより GPO の生成/フィルタ―処理が、CSV ファイルに含まれる情報に基づいて自動化されます。このスクリプトを使用すると、セキュリティ フィルター処理された GPO またはセキュリティ フィルター処理されていない複数の GPO (最大 1,000 GPO) を簡単に作成できます。その手順を次に示します。
1. GPO 名、リンクされたドメイン/サイト/OU、ラベル名、フィルター処理に使用されるセキュリティグループ名が含まれる CSV ファイルを作成します。
2. 提供された PowerShell スクリプトを実行します。
a. スクリプトは、CSV ファイルを読み取り、グループ ポリシーオブジェクトを自動的に作成します。
b. スクリプトは、グループ ポリシー オブジェクトを、指定したターゲットドメイン/サイト/OU にリンクします。
Windows PowerShell スクリプトの詳細については、「Create Group Policy Object for Tags (Labels) of Telemetry Dashboard」を参照してください。
VBScript を使用して、Active Directory に保存されているユーザー情報に基づいてラベルを設定する
ラベルに使用できる適切な Active Directory 構造やセキュリティ グループがなくても心配いりません。エンドユーザーのコンピューターで実行できる VBscript を使用すれば、Active Directory のログオン ユーザー情報に基づいてラベルをローカルレジストリに設定できます。
たとえば、Active Directory のユーザー オブジェクトには、"オフィス”、"部署"、"役職"、"ドメイン" などの情報が含まれます。スクリプトはその情報を Active Directory から使用して、ユーザーごとのレジストリにラベルを設定します。ログオンスクリプトまたはグループ ポリシーを介して VBScript をエンド ユーザーに展開すると、ユーザーのカスタム ラベルを準備できます。
VBScript の詳細については、「Add Tags (Labels) for Office Telemetry Dashboard」を参照してください。
Q&A
ここでは、これらのスクリプトに関する質問とその答えを紹介します。
この 3 つの方法すべてをラベルに使用できますか。 はい。ただし、同じターゲット/セキュリティ/グループにさまざまなラベルを適用する場合は、GPO が競合しないようにする必要があります。GPO と VBScript によって異なるラベルが同じユーザーに設定されている場合は、GPO が優先されます。
データ収集に使用できるラベルの数に制限はありますか。ラベルの数に技術的な制限はありませんが、設定するラベルの数は、ラベルごとに (ラベル 1 ～ 4) 1 ～ 50 個にして、ダッシュボードで選択しやすくすることをお勧めします。ラベルの数が 1,000 個を超えると、適切なラベルを選択するのが難しくなる場合があります。
ラベルの優先順位は重要ですか。ラベルは、アルファベット順に表示されます。
ラベル フィルターの組み合わせは、覚えておかなくても後で実行できるように "テンプレート" として名前を付けて保存できますか。GPO を使用した場合は、同じ GPO を別のターゲットに適用できますが、VBScript の場合は、ラベルの組み合わせを保存することはできません。
スクリプトに関するフィードバックをお寄せください
最後までお読みくださり、ありがとうございます。ご紹介したスクリプトは、テレメトリダッシュボードへのラベルの円滑な展開に是非お役立てください。また、ラベルによって、皆様の Office アップグレードや監視シナリオがさらに強力になったことをご確認いただければ幸いです。このスクリプトに関するご質問やご意見をお待ちしています。コメントはこの投稿またはスクリプト リポジトリに追加してくださいますようお願いいたします。
新しい Office から、ファイルのデフォルトの保存場所がクラウドになったことにお気づきでしょうか。これも新しい Office で時間と場所を選ばずに使えるようになった工夫の 1 つです。
クラウドに保存するメリット
・ どこからでもアクセスできる
・ ローカル マシンにあったときには不可能だった共同作業が可能になる
・ PC を紛失してもデータは残る
開発者が特にこだわったクラウド利用の 3 つのポイントをご紹介します。
【こだわり 1】慣れ親しんだ使用感の維持
ファイルの保存場所がクラウドへ変更になっても、検索方法や保存方法、ドキュメントの閲覧はいつもどおりの操作方法で行えます。
【こだわり 2】最新データの同期
SkyDrive for Windows は、Office で作成されたドキュメントの最新状態を維持し、クラウドに接続します。オフライン環境でファイルを編集した場合には、オンラインになった時点でクラウド上にアップされます。
【こだわり 3】さらに高度な同期
新しい Office では、ドキュメント更新時にまるごとクラウド（またはローカル マシン）と同期せず、ドキュメントの一部だけを同期する、部分ファイルの同期が行われます。これにより通信回線を圧迫しづらくなり、バッテリの消費も抑えることができます。
新しい Office とクラウドの関係は「クラウドでつながろう 開発者のこだわりはどこに?」に掲載されています。
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