Posted by Word チーム
9 月 11 日

Word 文書をリアルタイムで誰かと一緒に作成したり、推敲したいときに、その相手がいつも自分と同じ場所にいるとは限りません。メッセージングや音声ビデオ会議ソフトウェアが普及しつつある現在、人々は複数の場所にいながらコラボレーションを行います。クラスメートと一緒に授業プロジェクトに取り組む学生や、契約書を顧客と共有したい中小企業事業主、または離れた場所にいる家族と一緒に手紙を作成したい場合など、どのような Word ユーザーにとっても、文書を簡単に共有しながら共同で作業できる機能が重要であることを私たちはよく認識しています。

そこで、私たちはシンプルで豊かな共有エクスペリエンスを提供するべく、取り組みを開始しました。つまり、出席者が文書のどの部分を閲覧していても、プレゼンターは出席者が自分の進行についてきていることを確信できるようになります。IM や音声ビデオアプリケーションなどの対話型コミュニケーションチャネルを取り入れることによって、リアルタイムのコラボレーション エクスペリエンスを体験できます。Office Presentation Service は、次期 Office のカスタマーであればどなたでも無料で利用できます。必要なのは、Microsoft アカウント 新しい Office だけです。

 

Word 文書のプレゼンテーション

コメントやレビュー、またはコラボレーションを行う場合には、自然で無理のない操作で作成した文書を共有できるようにしたいと考えました。その手順とは、通常どおりに作業をしながら、まず [ファイル] > [共有] > [オンライン プレゼンテーション] をクリックします。次に、[Office Presentation Service] を選択し、[オンラインプレゼンテーション] をクリックします。

 

出席者に会議の出席依頼を送信するには、[リンクのコピー] を選択して会議のハイパーリンクをコピーし、たとえば Skype のチャット ウィンドウなどに貼り付けて、他の人がアクセスできるようにします。または、[電子メールで送信] を選択し、ハイパーリンクを電子メールクライアントを使用して送信するか、または [IM で送信] を選択し、利用中の IM チャット クライアントを使用して送信することもできます。

 

準備が整ったら、[プレゼンテーションを開始する] をクリックします。招待した出席者がハイパーリンクをクリックすると、ブラウザーウィンドウが開いて、文書が表示されます。出席者のコンピューターには、Word やその他の製品をインストールする必要はありません。

 

Word 2013 のプレゼンテーション機能

製品の開発にあたって最も重視していた目標は、ユーザーがプレゼンテーションの内容に集中できること、そして表示方法を自由にコントロールできるようにすることでした。操作ができるだけシンプルで自然になるように開発しましたので、情報の表示や共有を簡単に実行できます。それでは、読者の方が特に興味をお持ちになりそうな新機能をいくつかご紹介しましょう。

 

出席者ごとに独立したナビゲーション

出席者が内容をすべて閲覧していないのに、プレゼンテーションが次の画面に進んでしまった、というのは比較的よく見られる現象でした。そうした内容のフィードバックを重視した私たちは、誰もが他の人の表示画面とは関わりなく、マウスやキーボード、タッチ入力を使用して、文書の好きな場所に移動して閲覧できるようにしました。もちろん、そのような操作をした場合であっても、プレゼンターや他の出席者の表示画面に影響を与えることはありません。

出席者がプレゼンテーションの進行と異なる場所を閲覧しているときは、そのことを知らせるために警告が通知されます。それは、次の 3 つの方法によって出席者の画面に表示されます。まず、プレゼンテーションの進行と一致していないことを通知するアラートが 1 度だけ発行されます。次に、Word 文書の下部にあるステータスバーに、同じくプレゼンテーションの進行と一致していないことを示すテキストが表示されます。このテキストは、参加者が実際のプレゼンテーション画面と異なる場所を閲覧している間、常に表示され続けます。さらに、上部のツールバーの [プレゼンテーション画面に戻る] (Follow Presenter) ボタンが有効になります。このボタンをクリックすれば、出席者はプレゼンテーションが実際に行われている画面に簡単に戻ることができます。

 

 

プレゼンター編集

会議の出席者が文書を一緒に見ているときに、誰かの名前のスペルを修正したり、説明を分かりやすくするために文章に手を入れるなど、多少の編集や修正が必要になる場合があります。こうした、ちょっとした編集が必要な場面で役立つように、プレゼンターによる文書のすばやい修正および更新を可能にする編集機能を追加しました。

 

ダウンロードおよび配布

クラスメートと共同で研究報告の作業をしているときなどに、会議の出席者に文書を配布したい場合があります。次期Office の最終リリース版では、簡単に文書を共有できることにお気付きになるでしょう。出席者全員と共有することも、しないことも自由自在です。すべてはあなた次第です。出席者が文書をダウンロードできるようにするには、プレゼンテーションを開始するときに、[リモート閲覧者がドキュメントをダウンロードできるようにする] (Enable remote viewers to download the document) チェック ボックスをオンにするだけです。

 

最後までお読みいただいて、ありがとうございました。Word 文書を共有するときは、ぜひご紹介した新機能をお試しになってください。

 

チームの紹介

 

プレゼンターが Word 文書をオンラインで共有できる機能や、ブラウザーとエクスペリエンスを強化するサービスを利用するだけで出席者が参加できる機能を開発したメンバーをご紹介します。