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Office: Word 2013 のコメントと変更履歴

Office: Word 2013 のコメントと変更履歴

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Posted by Word チーム
8 月 28 日

今回の記事は、Word チームのプログラム マネージャーで、コメントおよび変更履歴機能の責任者である Jonathan Bailor が執筆しました。

既出の Word 2013 概要紹介記事 (執筆者: Tristan) で述べられていたとおり、今回のバージョンでは、既存のユーザー エクスペリエンスや利用シナリオを洗練させることを最も重視し、「新機能の追加」はむしろ二の次としました。そして、改良の対象となった具体的な利用シナリオの 1 つが、文書レビュー作業です。

 

シンプルな変更履歴/コメント ― Word 2013 の新しい既定ビュー

レビュー作業の対象文書を開いているときの画面は、従来バージョンでは、たとえば以下のような表示になります。

また、以下のように表示される場合もあるでしょう。

変更履歴の記録やコメントは、文書のレビュー作業にたいへん役立つ機能であることは確かですが、もう少し柔軟に表示方法を設定できたほうがよいと私たちは考えました。上の例のように表示された変更履歴やコメントには、ユーザーの役に立つ情報が表示されているかといえば、答えは「YES」です。また、その情報を (上の例のように) すべて一度に表示して確認したい場合があるかといえば、やはり「YES」でしょう。しかし、そうでない場合 (たとえば、文書を読むとき) にもっと適した他の表示方法も用意すべきだと考えたわけです。

そこで、上と同じ文書を Word 2013 で開いた場合、たとえば以下のように表示するようにしました。

 

これは、新しい [シンプルな変更履歴/コメント] ビューです。文書がすっきりと表示され、変更履歴やコメントの該当箇所が明確に示され、また、変更履歴やコメントの内容を必要に応じて簡単に確認できるようになっています。変更履歴を表示するには、テキストの左側に示されている赤いバーをクリックします。また、コメントをクリックするか、コメントにマウスポインターを重ねて静止させると、そのコメントの内容全体を読むことができます。

Word の従来バージョンと同じように変更履歴やコメントをすべて表示するには、[すべての変更履歴/コメント] ビューに切り替えます。

タブレットを持ってソファに腰かけ、単に文書を読みたいとき (つまり、変更履歴やコメントを気にしたくない場合) は、閲覧モードに切り替えれば、余分なことに気を取られず文書そのものに集中することができます。新しい各種の変更履歴ビューモードでは、確認したい変更履歴やコメントだけが、確認したいときにだけ表示されます。

以上のように、変更履歴とコメントについては (従来バージョンの強力な機能はそのままに) シンプルな表示ができるようになりました。なお、前出の Word 2013 スクリーン ショットを見ると、ほかにも以下 2 つの点で文書表示が洗練されたことが分かります。皆さんは気づかれたでしょうか。

  1. 変更履歴とコメントの表示スタイルが現代的になった
  2. コメントの表示に連絡先とコミュニケーション機能が統合された

 

現代的になった変更履歴とコメントの表示スタイル

変更履歴およびコメントのどちらについても、シンプルですが有効なビジュアル面の改良として、色分けを工夫しました。具体的には、際立たせるというプラスの効果を最大限に生かしつつ、色を多用しすぎてうるさく感じ、見にくくなるという問題を極力発生させないように気を配りました。上のスクリーンショットでわかるとおり、変更履歴やコメントをユーザーごとに赤や青で色分け表示するのは従来どおりですが、Word 2013 では色調を変更しました。また、コメント内では色の使用を控えることで、すべてのコメントを表示したときも文書全体がすっきりと表示され、ユーザーが着目している作業対象のコメントがよく目立つようにしました。

 

連絡先およびコミュニケーション機能の統合

文書レビューという作業の本質はコミュニケーションです。そこで Word 2013 では、今までにない手軽さで文書上からコミュニケーションを実行できるようにしました。Word 2013 で新規に作成された文書の場合は、すべてのコメントに、それを書き込んだレビュー担当者の画像が表示されます。また、新機能の連絡先カードによって、コメント上から直接レビュー担当者に対して電子メール、インスタントメッセンジャー、電話、またはビデオを送信できます。この機能を使うには、稼働している Microsoft アカウントまたは仕事用 Active Directory アカウントでのサインインが必要ですが、コメントの不明点を確認したくなった場合、これからは、わずかワンクリックでレビュー担当者と連絡が取れるようになりました。

実は、共同作業の流れの中に連絡先およびコラボレーション機能を直接統合するという方向性は Office 2013 全体で力を入れているポイントであり、Word のコメントにこの機能が備わったのも、大きな動きの一環です。Social Enterprise に関する記事でも少し触れましたが、Office 2013 で誰かの写真が表示されている場所はどこでも、クリックすると連絡先カードにアクセスできるようになっています。連絡先カードでは、その人との通信が現在可能かどうかを確認したり、IM、音声、またはビデオで通信を開始したり、ソーシャルネットワークで最新の状況を確認したりできます。Office 2013 の連絡先カードとコミュニケーション機能については、また別のブログ記事で詳しく取り上げることにしましょう。

              メモ: 多数のコメントが付いても表示がページ上に収まるよう、コメントの表示エリアは以前よりも広くなりました。また、新しい表示スタイルと機能もこれによって使いやすくなっています。

 

コメントへの返信、コメントを完了としてマーク

コメントに関する大きな改良点として最後にご紹介するのは、ご要望の多かったシンプルな 2 つの機能を追加したことです。

たとえば、文書をレビューに出し、内容の間違いを指摘するコメントが同僚から寄せられたとします。そのようなとき、指摘を取り入れて文書を更新した後で、元のコメントの下に更新内容の説明を付けて再送付したいというご意見をたびたびいただいていました。Word 2013 にはコメントへの返信機能があるので、この種の作業が非常にやりやすくなっています。返信を付けるには、対象となるコメントの返信ボタンをクリックするか、コメントを右クリックするか、または、コメントを選択した状態でリボンの [コメントの挿入] をクリックします。

また、上記に関連したご要望として、対応が済んだコメントが表示されないようにしたい、ただし、やり取りの流れがわかるように削除はしたくない、といった声もありました。そこで、Word 2013 にはコメントを完了扱いにする機能を盛り込みました。コメントを右クリックし、[コメントを完了としてマーク] を選択すると、そのコメントおよびすべての返信が薄い色で縮小表示されるようになります。

この記事でご紹介した改良点が皆さんのお役に立ち、Word による文書レビュー作業がいっそう便利になれば幸いです。ぜひ、下のコメント欄で感想をお聞かせください。

 

追伸: 同僚の Nick Simons が執筆したブログ記事「コメント歓迎」で詳しく説明されていますが、今回取り上げなかった便利な機能追加として、Word Web コンパニオンでコメントと変更履歴を使えるようになったことが挙げられます。インターネットに接続されていれば誰でも、リッチテキストのコメントや変更履歴を文書に付けることができます。

この機能を皆さんに無事お届けすることができて、コメントと変更履歴の担当チーム一同、とても嬉しいです。どうぞご活用ください。

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  • 変更履歴の色合いが薄くなり、目が悪いので、画面上で見づらくなりました。変更履歴の色合いをパステル調からはっきりした色合いに変更できるか、選べるようにできるプログラムの配布をお願いしたいです。

  • 大馬鹿者。シンプルな変更履歴はよいが、見たまま印刷できるようにしておけ。見えているものと印刷するものが違ってどうする。