Posted by Andrew Stegmaier
8 月 30 日

この記事の執筆者は、Access チームのプログラムマネージャーである Lois Wang です。

Access 2013 Web Apps は、データをまとめて保存しておくスペースとして便利です。人、イベント、製品、その他何をトラッキングする場合でも、Access アプリでデータを保存しておけば情報を整理しやすくなり、他のユーザーとの共同作業が容易になります。

しかし、情報が既にどこか他の場所に保存されている場合もあります。そのような外部のデータを Access にインポートすることもできますが、その情報は他の人やプロセスによって管理されている可能性もあります。その場合、Access で最新の情報を見るには、その情報が更新されていることを確認しなければなりません。単純にデータにリンクすることができれば、もっと便利です。

Access 2013 では、それが可能です。Access 2013 で作成した Web アプリから SharePoint リストに接続し、リアルタイムのデータを表示できます。このように、アプリがトラッキングしている情報に、外部のデータソースを簡単に追加したり組み合わせたりすることができます。

ここで 1 つのシナリオを想定しましょう。小規模事業を営んでいる Ryan という男性が、パーティ企画会社を管理したいと考えています。Ryan と 5 人の従業員は、情報の共有のために Office 365 を使っています。経理担当者は、事業に関わるすべてのサプライヤーを SharePoint リストで管理しています。Ryan は、自分が企画を担当しているパーティを管理するために、Access 2013 Web App を構築しました。彼はサプライヤー情報をアプリに取り込みたいと考えていますが、アプリを経理担当者のリストと手動で同期させるのは面倒だと考えています。どのようにすればよいでしょうか。

Access デザイナーで Access 2013 Web App を開き、リボンの [テーブルの作成] ボタンをクリックします。その後、[既存のデータ ソースからテーブルを作成] で [SharePoint リスト] をクリックします。

次の手順は、この PartySuppliers リストが置かれる SharePoint サイトの URL を提供することです。Ryan はデータを読み込むのではなくリンクさせたいと考えているため、[リンクされたテーブルを作成してデータソースにリンクする] を選択します。

Access によってサイト上のリストの名前が取得されます。Ryan はその中から目的のリストである PartySuppliers リストを選びます。Ryan がこのリンクを設定するためには、アカウントのアクセス許可レベルが SharePoint の PartySuppliers リストに対して [フル コントロール] になっている必要があります。

 

Ryan のプロジェクト管理アプリに、サプライヤーのデータが表示されます。サプライヤーを表示するためのリストビューとデータシート ビューが自動的に作成されます。他の Access Web App と同じようなルック アンド フィールです。

 

Ryan は、イベント テーブルにルックアップ フィールドを追加することで、この SharePoint リストをアプリに統合し、どのイベントでどの PartySupplier が機能するかを見ることができます。この関係を設定すると、実際には外部に PartySuppliers テーブルが保存されているにもかかわらず、データがローカルのテーブルに保存されているかのように動作します。

Access 2013 Web App のこの外部データ機能で、注意すべき点が 2 つあります。1 つは、Access は現在、SharePoint リストに対して読み取り専用の接続しかサポートしていないことです。この例で言えば、サプライヤーの情報を変更するためには、Ryan は SharePoint リストを直接編集しなければなりません。

2 つめは、外部のリストへの接続を設定するには、自分のユーザーアカウントがリストへのアクセス許可の変更を許可されている必要があることです。これは、接続を設定するときに、Access Web App 自体にデータの読み取り権限を与える必要があるためです。他のアカウントまたはアプリにリストへのアクセス許可を付与する権限は、通常、「フルコントロール」または「所有者」SharePoint アクセス許可グループに含まれています。不明点がある場合は、SharePoint サイトの担当者に確認してください。

Access 2013 Web App は、外部の SharePoint リストと簡単に統合できます。この機能は、Office 365 Preview で使ってみることができます。Access 2013 Web App を試していただくには、必ず企業向けのプランであるSmall Business Premiumたは Enterprise を選んでください。