Posted by Andrew Stegmaier
8 月 22 日

この記事は、Access チームのプログラムマネージャー リード Steve Greenberg がお届けします。

数か月ごとに、Microsoft Access エンジニアリング チームには、社内のワールドワイド セールス組織のだれかから高優先度の電子メールが届きます。書かれているのは、いつもと同じ根本的な問題です。IT 部門は、Access データベースが増え続けるのと、それに伴って管理がしづらくなるのに悩んでいると。先日、ある英国企業の CTO とお話しする機会がありましたが、その方はデータベースを山猫にたとえていました。組織の業務を引っかき回していると言うのです。

こうした管理性の問題は、組織の規模の大小を問わず、どのお客様からも聞かれることです。業務部門のユーザーに、効率の向上とコストの削減に役立つアプリを自分でインストールできる権限を与えたいと考える組織は多いものです。しかし、そうした権限の付与は問題を引き起こします。データのセキュリティを守り、適切な人物だけがアクセスできるようにする必要があります。また、ハードウェア障害の影響を最小限に抑えるために、バックアップを行うことも必要です。さらに、同じデータが何か所にも存在していると、組織のすべての部署で意思決定を統一するのは不可能になります。

今回のリリースには、Access でのデータベース管理に関するエキサイティングな機能が数多く含まれています。まず、デスクトップデータベースを管理するための新しいツールをご紹介しましょう。

  • Microsoft Office 2013 検出/リスク評価: 組織のネットワーク共有や SharePoint ドキュメント ライブラリをスキャンして Access データベースを見つける機能です。スキャンはオン デマンドで実行することも、定期的に実行することもできます。検出結果をマスター インベントリに取り込むこともできます。ファイルがインベントリに記録されると、その複雑さ、財務的影響、リスク、エラーを評価できるようになります。詳しくは、こちら(英語)をご覧ください。
  • Microsoft Office 2013 監査統制管理サーバー: これに含まれるデータベース管理ツールを使うと、データベースの監査を行うことができ、データベースにどのような変更が加えられたかがわかります。このツールについては、こちら(英語)をご覧ください。

これらのツールは、デスクトップ データベースの管理に役立ちます。しかし、データを保管するのに最適な場所はサーバーであることに、異論はないでしょう。データを 1 つのサーバーに集めて保管することは本質的に、データをファイルの形でファイル共有やデスクトップに散在させておくのに比べて、信頼性とセキュリティの点で優れています。今後、データトラッキング方法の選択肢を評価する際は、Access 2013 Web Apps を検討してください。管理性は、私たちが Access 2013 Web Apps を Office 365 および SQL Azure 上に構築した最大の理由の 1 つです。主な利点としては、次のものがあります。

信頼性: Office 365 と SQL Azure のどちらも、エンタープライズ クラスのクラウド サービスであり、堅牢なサービスレベル アグリーメントに裏付けられています。詳細については、Office 365 セキュリティセンターをご覧ください。また、SQL Azure データベースのフォールトトレランスに関する最近のブログ投稿もご覧ください。

セキュリティ: SharePoint アクセス許可を使用して、だれに新しいアプリの作成や、既存のアプリのテーブル、クエリ、ビュー、マクロの変更、あるいはデータの編集とデータの読み取りを許可するかを制御できます。

監視: IT 組織の要望として、自組織内のアプリケーション使用状況の視覚化がよく挙げられます。このニーズを満たすために、SharePoint には個々の Access Services アプリに関するデータを収集する機能があります。この情報には、[サイトのコンテンツ] ページでアクセスできます。アプリにマウスのポインターを合わせて、[...] アイコンをクリックします。次に、[詳細] をクリックします。

これは表示の一例です。[アプリの詳細] ページには、そのアプリのプロパティが一覧表示されます。ユーザーがアプリを使っているときにエラーが発生したかどうかもわかります。使用状況の統計情報は、そのアプリの使用頻度を理解するのに役立ちます。

ダッシュボードを好む管理者のために、SharePoint では、選択したアプリケーションの自組織での使用状況を 1 つの Web ページに表示するように、監視機能を設定することができます。

私たちのチームは常に、管理性に十分な注意を払っており、根本的にデータはデスクトップにあるよりもサーバーにある方が管理しやすいと考えています。データセンター内の SQL Server は、データを置いておくのに最良の場所です。しかし長年にわたり、そのようなサーバーの作成に要するコストと技術的障壁が理由で、ミッションクリティカルなプロジェクト以外には利用されていませんでした。SQL Azure データベースという技術の登場によって、ようやくエンドユーザーが本物の SQL データベースをデータセンターに、妥当なコストで簡単に作成できるようになりました。ぜひ、Office 365 プレビューで実際にお試しください。Access 2013 Web Apps を試してみるには、ビジネス向けプラン Small Business Premium または Enterprise を必ず選択してください。