Tämän viikon perjantaina 20.9.2013 vietetään Kansallista etätyöpäivää - nyt jo kolmatta kertaa. Kansallisen etätyöpäivän tavoitteena on vaikuttaa mm. työnteon kulttuuriin, työvälineisiin sekä ympäristöön. Meillä Microsoftilla ei puhuta etätyöstä vaan läsnätyöstä koska työtä tehdään sieltä käsin ja niillä välineillä jotka kullakin hetkellä sopivat parhaiten tilanteeseen. Työpäivät ovat usein hyvin kiireisiä ja vauhdikkaita, vietämme paljon aikaa asiakkailla ja kumppaneilla erilaisissa kokouksissa ja projekteissa ja lisäksi on tietenkin paljon sisäisiä palavereja, puhelinsoittoja, sähköpostia, itseopiskelua ja muuta joka pitää ehtiä tekemään myös. Jokaisella on tarkkaan määritelty työnkuva, tavoitteet ja asiat joihin yksilönä sitoudumme ja jotka tukevat koko organisaation tavoitteita. Se millä viime kädessä on merkitystä on saavutetut tulokset, työn jäljen laatu, asiakas- ja kumppanityytyväisyys, henkilöstön tyytyväisyys sekä se että jaksaa sekä henkisesti että fyysisesti. Työtä ei tehdä etäällä vaan työ kulkee mukanasi paikasta ja ajasta riippumattomasti. Myöskään työn tekemistä kotoa käsin ei rajoiteta mikäli elämäntilanteen, päivän ohjelman tai työtehtävän luonteen vuoksi on järkevämpää tehdä töitä kotona - tai vaikkapa mökiltä tai lentokentän odotusaulasta käsin. Uudet läsnätyön työvälineet, mobiilit päätelaitteet, tabletit, Lync, internet ja langattomat yhteydet mahdollistavat tämän.

Minulta usein kysytään, mitä ihmettä ratkaisuarkkitehti tekee. Työskentelen suomalaisten suurten ja keskisuurten yritysten parissa suoraan sekä yhteistyössä tärkeimpien kumppaneidemme kanssa. Ratkon IT:n ja liiketoiminnan ongelmia ratkaisuilla, jotka perustuvat Microsoftin teknologioihin ja tuotteisiin. Aiemmin tein pitkälti samaa Oraclella ja tässä vuosien varrella on päässyt tutustumaan hyvin monenlaisiin yrityksiin, toimialoihin, IT-järjestelmiin, teknologioihin ja myös kilpaileviin ratkaisuihin. Työ on tietyllä tavalla haastavaa koska varsinkin nuorempana liikkui jatkuvasti hieman epämukavuusalueella. Toisaalta teknologiat ja ratkaisut kehittyvät jatkuvasti ja uutta informaatiota tulee tuutin täydeltä. Tärkeä osa omaa toimenkuvaa on esimerkiksi opiskella ja käydä sisäisissä koulutuksissa, joista osa on roolin kautta pakotettuja verkon kautta suoritettavia koulutuksia tai sitten käydään Seattlessa ja Redmondissa hankkimassa se viimeisin tieto. Fokus on kuitenkin aina asiakkaissamme ja kumppaneiden tukemisessa kun uutta ratkottavaa eli uusia hankkeita ja projekteja tulee. Tämä kaikki merkitsee mm. sitä että täytyy opetella priorisoimaan ne tärkeät asiat päälimmäisiksi. On myös pakko suodattaa mielessään tietyt asiat vähemmän tärkeiksi. Ennen kaikkea täytyy opetella käyttämään aika tehokkaasti ottaen huomioon omat henkilökohtaiset tarpeet harrastuksille, levolle, sosiaaliselle elämälle ja niin edelleen. Työ keskittyy pääkaupunkiseudulle mutta ajoittain käyn palaveeraamassa eri puolilla Suomea.

Tätä kaikea kirjoittamaani vasten peilaten, läsnätyö ja työnteon kulttuurin muutos joustavammaksi ja ihmislähtöisemmäksi on parantanut hurjasti omaa elämänlaatua. Koska lopputulos ratkaisee, on loppujen lopuksi merkityksetöntä missä ja milloin sen työn tekee. Pelisääntöjä toki pitää noudattaa. Esim. Outlookin kalenterin pitäminen ajantasalla ja värikoodien käyttö on tärkeää. Kun olen online Lyncissä, kerron työkavereilleni missä fyysisesti olen. Sen kummemmin ei sitten tarvitse selitellä miksi juuri tänään aamupäivän teen kotoa käsin töitä kunhan on tekemisessään läpinäkyvä. Jos haluan olla rauhassa, muutan Lyncissä statukseni "Do not disturb" tai "Busy" -tilaan. Näin teen myös ollessani toimistolla Library-työtilassa, jossa edes kännykkään ei saa puhua. Sen sijaan kahvilatilamme asiakaskerroksessa sekä muissa kerroksissa ovat sosiaalisia kokoontumispaikkoja ja antavat mahdollisuuden verkostoitumiselle ja ad hoc -keskusteluille. Pyrin tekemään työni normaalina toimistoaikoina mutta aina se ei ole mahdollista, esim. kiireellisten toimeksiantojen tai matkojen vuoksi. Vastaavasti otan itselleni myös tarpeen vaatiessa omaa aikaa toimistoaikoina mikäli esim. inspiraatio lähteä kuntosalille tai vaateostoksille iskee aamupäivästä tai tiedän että seuraavana päivänä töissä menee myöhään iltaan. Nokia Lumia 920 ja Surface RT kulkee minulla silloinkin mukana - koskaanhan ei tiedä jos vaikkapa siinä samalla tekee mieli pysähtyä kahville johonkin kivaan paikkaan ja tarkistaa vaikkapa sähköpostit, kommentoida jotain Yammerissa, käydä korjaamassa Office 365:ssä sijaitsevaa tarjouspyynnön luonnosta tai inspiraatio iskee kirjoittaa tänne blogiin tai Twitteriin. Läsnätyöstä on tullut tällä tavalla eräänlainen elämäntapa.

Läsnätyö on siis itselleni arkipäivää ja se on omalla kohdallani vähentänyt todella paljon liikenneruuhkissa ajelua. Esim. sellaisina päivinä kun meillä on vain sisäisiä palavereja, osallistun joskus niihin tulemalla toimistolle ja joskus osallistun niihin kotoa käsin Lyncin välityksellä. Myöskin tietyt kumppaneiden ja asiakkaiden kanssa järjestettävät palaverit hoituvat Lyncillä erinomaisesti - etenkin pidän sitä hyvänä vaihtoehtona siksi että päivän aikana ehtii hoitaa huomattavasti enemmän palavereja kun ei tarvitse miettiä logistiikkaa. Lync ei kuitenkaan korvaa henkilökohtaisten kontaktien merkitystä ja sitä että ihmisiä pitää myös tavata kasvotusten. Käytänkin tätä vaihtoehtoa mieluiten vasta sitten kun palaveriin osallistujat ovat jo tuttuja ihmisiä entuudestaan.

Läsnätyö mahdollistaa työtehtävien hoidon joustavasti niin että työtehtävät on helpompi sovittaa omaan rytmiin ja omiin fiiliksiin. Työpäivän aikana ehtii antaa myös itselleen aikaa ja hoitaa arkisia asioita joustavammin. Vaarana tietenkin on se että läsnätyö täyttää koko elämän. Tiedän kollegoja jotka tekevät töitä myös viikonloppuisin, iltaisin ja öisin. Itsekin joskus siihen syyllistyn mutta silloin siihen on joku erityisen painava syy - esim. Redmondin ja Suomen aikaero on kymmenen tuntia mikä joskus tarkoittaa Lync-palavereja klo 18 jälkeen Suomen aikaa. Läsnätyöläisen täytyy osata myös asettaa omat rajat, sulkea läppäri ja puhelin - mennä offline.

Tämä viikko on ollut kovin asiakas- ja kumppanipalaveripainotteinen kuten tavallista. Lisäksi olen osallistunut kotoa käsin kahteen sisäiseen online-verkkokoulutukseen ja neljään Lyncin yli pidettävään palaveriin. Lisäksi olen vastaillut muutamaan tarjouspyyntöön, opiskellut lisää Big Data -teknologioita, päivittänyt demoympäristöäni ja vastaillut kollegoilta ja asiakkailta tulleisiin sähköposteihin. Muutama perinteinen puhelukin on tullut. Ja mitä, nyt kirjoittelen blogiin, kello on kahdeksan illalla ja on vasta tiistai. Kiitos läsnätyön ja hyvien työvälineiden, olen siinä samalla voinut hoitaa muutamia kotijuttuja ja käydä myös parilla pitkällä kävelylenkillä. Enemmänkin olisi ehtinyt mutta alkuviikosta aina laiskottaa iltaisin. Ironista kyllä, perjantain Kansallinen etätyöpäivä on minulle tyypillinen läsnäpäivä - näillä näkymin pari asiakaspalaveria asiakkaalla sekä yksi Lync-palaveri. :) Sitten koittaakin viikonloppu, Lync ja työsähköposti suljetaan ja keskitytään ihan muuhun läsnäolemiseen ja elämästä nauttimiseen. Eikä tämä työntekokaan ihan puulta maistu. :)

T. Marko