Artículo original publicado el sábado 3 de noviembre de 2012

En Lync 2013, como ocurre con el resto del contenido, puede encontrar opciones de uso compartido de programas, monitor y escritorio en el icono de monitor. Con él, puede iniciar una sesión nueva o cambiar rápidamente a un contenido que se haya presentado recientemente, listado de forma conveniente en el mismo menú, debajo de Contenido presentable. Asimismo, puede Mostrar escenario si desea ver una vista previa en directo de lo que están viendo los espectadores.

Si ha usado Lync 2010, seguramente ya conocerá la mayor parte de la funcionalidad; aun así, repasaré los conceptos básicos para los nuevos usuarios antes de tratar las novedades y diferencias.

Administración de contenido presentable

Conceptos básicos

Lync 2013 proporciona tres opciones para presentar el contenido de su pantalla a los demás.

Todos los monitores  le permite presentar todo el contenido de la pantalla. Si cuenta con varios monitores, los espectadores los verán uno junto al otro.

Monitor (principal, secundario...) le permite presentar todo el contenido del monitor que seleccione.

Programa le permite presentar una aplicación del PC. En este modo, los espectadores no podrán ver más contenido del escritorio. Por ejemplo, si está presentando un documento de Microsoft Word y aparece un mensaje instantáneo, los espectadores no lo verán. En Windows 7, Lync 2013 eliminará la pantalla suprayacente y dejará que los espectadores vean la ventana oculta. No obstante, en Windows 8 verá que el área suprayacente es un rectángulo negro. Esto hace referencia también a las ventanas dibujadas por Lync. Por ejemplo, si maximiza un programa, la barra de herramientas de presentación (hablaremos más de esta barra después) aparecerá de color negro en las ventanas de los espectadores, si no se oculta.

Cuadro de diálogo Presentar programas

Ahora puede seleccionar uno o más programas de una lista de programas en ejecución (mostrada arriba). Tanto los nombres como las imágenes en miniatura se facilitan para que sea más sencillo reconocer la aplicación que está buscando.

En Lync 2013, al igual que ocurría en 2010, no podrá ver aplicaciones elevadas en esta lista. Además, algunas aplicaciones como el propio Lync y las aplicaciones de estilo de Windows 8 no se pueden presentar de este modo. La presentación del escritorio o monitor es la única forma de compartir las aplicaciones de estilo de Windows 8 mediante Lync 2013.

Cuando se da el uso compartido entre dos extremos de Lync, los datos fluyen entre dos PC (P2P) sin que ello suponga una carga para el servidor. Solo en la configuración de las reuniones (2+ personas, Reunirse ahora o una reunión programada) el servidor actúa como intermediario.

Visualizar una presentación de pantalla 

Se proporcionan dos opciones de visualización:

Tamaño real muestra el contenido del modo en que aparece en la ventana del presentador sin escalado. Esto significa que si el contenido presentado es mayor de lo que cabe en la ventana de Lync, aparecerán barras de desplazamiento.

Ajustar a la pantalla, por otra parte, escala la imagen de modo que se pueda ver todo el contenido presentado sin la necesidad de desplazamiento.

Puede alternar estas dos opciones con el icono icono Tamaño real ubicado justo al lado del área de presentación en la esquina superior derecha.

La captura de pantalla anterior muestra el contenido tomando toda la ventana de la conversación, pero también puede agregar video, mensajes instantáneos y la lista de reuniones a la pantalla mientras ve el contenido. Este se ajustará automáticamente al espacio disponible de la pantalla.

Puede pausar el uso compartido minimizando el programa presentado y retomar dicho uso restaurando el programa.

Cromo "Presentando ahora"Si está presentando un programa, apreciará un resaltado amarillo alrededor de sus ventanas, que le permitirá hacer un seguimiento de lo que se está compartiendo. Esto es especialmente útil si el programa que está presentando crea ventanas nuevas porque así podrá saber inmediatamente si los espectadores las están viendo.

Cuando se presente el monitor o el escritorio, verá el perímetro de la pantalla o pantallas resaltado. Asimismo, quisimos asegurarnos de que supiera qué monitor va a presentar antes de empezar la presentación (si tiene varios monitores); por ello, verá el resaltado de los monitores respectivos a medida que pasa el mouse por las opciones (monitor principal, monitor secundario, etc.).

Lync 2013 muestra también una barra de herramientas en la parte superior del monitor que se presenta (o en el monitor principal si se está presentando el escritorio o un programa). La barra de herramientas de presentación no es solo un indicador de la actividad de uso compartido, sino que es un modo de acceder fácilmente a los controles para detener la presentación y dar control a los espectadores, así como un área donde presentar notificaciones como las peticiones de control de entrada, los mensajes instantáneos no leídos recordatorio de mensaje instantáneo no leído y los errores icono Alerta.

Si usa Windows 8, es posible que no siempre pueda ver la barra de herramientas de presentación aunque se esté en modo de uso compartido. Cuando abra la pantalla de inicio o inicie una aplicación de estilo de Windows 8 (en contraposición a una vista ajustada), el menú de inicio o la aplicación aparecerán sobre el escritorio clásico/normal cubriendo también esta barra de herramientas. En caso de duda, comprobar el escritorio es un buen método.

 

Conceder y tomar el control

Algunas veces, personas con las que colabora pueden querer usar los programas de su PC. Con la barra de presentación, podrá conceder el control fácilmente a una persona determinada de la reunión o permitir que cualquier persona de la reunión tome el control sin su aprobación explícita.

Barra de herramientas de presentación

Si un asistente a la reunión solicita el control y usted no ha elegido Conceder automáticamente el control,  la petición aparecerá en la barra de herramientas para que la apruebe.

Petición de control entrante

Si concede el control a otra persona, no podrá usar simultáneamente el PC, puesto que dicha persona controlará el puntero de mouse. Si desea recuperar el control, puede mover el mouse al menú desplegable Ceder control y seleccione Recuperar el control o pulse Ctrl+Alt+Barra espaciadora.  Si usa el teclado para desplazarse, puede resaltar esta barra de herramientas presionando Ctrl+Mayús+Barra espaciadora y detener el uso compartido con el método abreviado Ctrl+Mayús+S.

Merece la pena mencionar que las personas a las que ceda el control en una sesión de escritorio compartido no podrán interactuar con peticiones elevadas. Si desea ceder el control a terceraspartes y tienen que interactuar con aplicaciones que requieren privilegios administrativos, es recomendable que use Lync en calidad de “administrador”.

 

Novedades

Apreciará algunos cambios en el modo en que Lync trata los documentos de IRM en esta versión. Veamos primero qué entendemos por documentos de IRM.

Para Office Online, IRM (Information Rights Management) es un medio para “aplicar preferencias relacionadas con la transmisión de información privada o personal”. En las organizaciones, esto significa también la capacidad de aplicar la normativa empresarial que rige el control y la distribución de información confidencial o protegida por derechos de autor.

Al abrir un documento con estas limitaciones en una aplicación de Office 2013, verá una barra de información amarilla que le indica lo que puede y lo que no puede hacer; por ejemplo, puede no estar autorizado a imprimir, reenviar o responder a todos. Además, quizás tampoco pueda capturar imágenes de pantalla mientras el documento está abierto.

En Windows 8, si presenta un documento de este tipo en una reunión durante el uso compartido del escritorio o del propio programa, verá que se censurará. Las imágenes en miniatura de estas ventanas también se censurarán en los diálogos de los programas presentes para aplicar la normativa de IRM. Así, no podrá compartir inadvertidamente contenido que solo usted estaba autorizado a ver. Este comportamiento no es oficialmente compatible con Windows 7.

Además, hemos realizado algunos cambios para mejorar la visualización, especialmente, del contenido que se actualiza con frecuencia. A continuación, se muestran dos capturas de pantalla de lo que los espectadores verán si se comparte con ellos el vídeo de anuncio de Microsoft Surface. En la parte de la izquierda aparece una captura de pantalla de Lync 2010. Puede ver que las partes superior e inferior de la imagen muestran diferentes fotogramas del vídeo porque el fotograma entero no se presenta a la vez. Por contra, en la parte derecha se muestra cómo se verá cada fotograma en Lync 2013. A menos que haya limitaciones de banda ancha, esto significa una visualización más continua; no obstante, tanto el usuario que comparte como el que visualiza deben usar Lync 2013 para obtener los mejores resultados.

Dividir      Fotograma completo sin división

La presentación del contenido de la pantalla es una parte muy importante de las reuniones, porque le permite una comunicación más efectiva al permitir que los asistentes vean lo mismo que usted ve. Esperamos que disfrute de Lync 2013. Si desea realizar algún comentario o pregunta, escríbalo en la sección de comentarios siguiente.

 

Bora Beran
Administrador de programas, Equipo de Lync

Esta es una entrada de blog traducida. Hallará el artículo original en Presenting your Screen with Lync 2013