O Governo Brasileiro anunciou as novas datas de horário de verão para o período de 2008 a 2009.  Neste ano, as datas de início e fim do horário de verão para o fuso horário (GMT -3:00) Brasília no Windows são as seguintes:

• Horário de verão começa à 00:00 do domingo, 19 de outubro de 2008.
• Horário de verão termina às 24:00 do domingo, 15 de fevereiro de 2009.

Veja aqui como se preparar para as mudanças e ajustar os Sistemas Operacionais Windows, bem como os efeitos desta alteração nos clientes Outlook e servidores Exchange.

Como o Horário de Verão Brasileiro afeta compromissos e o calendário no cliente Outlook (atualização para o período 2008-2009)

Alguns países como Chile, Brasil e Israel adotam um sistema variável para o horário de verão. As datas de inicio e término mudam a cada ano seguindo uma determinação estabelecida pelo governo federal. Como resultado destas mudanças, os usuários experimentam o inconveniente de terem seus compromissos e reuniões alterados em 1 hora. Todos os anos, a Microsoft recebe inúmeros chamados de clientes reportando este comportamento.

Vamos explicar o que ocasiona este comportamento bem como maneiras de minimizar o impacto para os usuários do Outlook.

Para o ano de 2008-2009, o governo brasileiro determinou as seguintes datas para o Horário de Verão:

• Horário de verão começa à 00:00 do domingo, 19 de outubro de 2008.
• Horário de verão termina às 24:00 do domingo, 15 de fevereiro de 2009.

Quando as novas datas são publicadas pelo governo, os administradores precisam atualizar todas as máquinas instaladas com sistemas operacionais da Microsoft com as novas informações do horário de verão. As instruções sobre como atualizar os sistemas operacionais Windows podem ser encontradas aqui.

Existe uma diferença entre o Horário de Verão estabelecido para o ano anterior (2007-2008) e as novas datas definidas pelo governo para o período 2008-2009. Vamos denominar esta diferença de “Período Delta”.

Para o ano 2008-2009, o período delta ocorre somente no inicio do horário de verão, como indicado abaixo:

- 12 de outubro de 2008 até 18 de outubro de 2008.

O problema experimentado pelos usuários do cliente Outlook acontece para todos os compromissos durante o período delta criados antes da atualização do horário de verão no sistema operacional. Estes compromissos estarão com o horário alterado em 1 hora. Todos os compromissos criados depois da atualização do horário de verão estarão com o horário correto.

O questionamento colocado por todos os clientes que utilizam o Microsoft Outlook é  – Por que experimentamos este comportamento ? Para responder esta pergunta, temos que entender como o cliente Outlook agenda reuniões e compromissos:

Três fatores afetam a forma como o Outlook agenda uma reunião ou um compromisso:

• O horário do computador.
• A configuração de fuso horário do sistema operacional.
• A configuração de ajuste automático para o horário de verão.

O Outlook estampa o compromisso ou reunião com a informação do fuso horário de Greenwich, denominada “Greenwich Mean Time”. A fórmula para determinar o “Greenwich Mean time” utiliza como base o relógio do computador, o ajuste do fuso horário local (incremento ou decremento de horas dependendo do fuso horário), e o ajuste automático do Horário de Verão (incremento ou decremento de 1 hora dependendo da época do ano).

Exemplo:

Horário local para a reunião:  5:00 da tarde Horário de Brasília
Ajuste para o fuso horário de Brasília:  - 3:00 horas
Ajuste para o horário de verão (positivo ou negativo):  -1:00 hora

Greenwich Mean time resultante: 1:00 da tarde Greenwich Mean time

Assim que o Outlook recebe a solicitação de reunião, os cálculos para o horário da reunião são realizados seguindo a regra acima, e então o item é gravado no calendário dos usuários envolvidos.

Se qualquer um dos fatores mencionados estiverem incorretos quando o compromisso ou reunião é criado, o horário final (Greenwich Mean Time) será calculado incorretamente. Não é possível corrigir o horário após a criação da reunião através da tentativa de corrigir o fator em erro.

Por exemplo, se o sistema operacional não estiver com o ajuste de horário de verão automático corretamente configurado, todos os itens criados terão o seu horário Greenwich Mean time incorretamente calculados. Para corrigir o horário após a criação da reunião, será necessário abrir o item no Outlook e manualmente corrigir o horário.

O que pode ser feito para corrigir os itens criados no Período Delta ?

• Os usuários podem modificar cada compromisso manualmente depois que as informações do horário de verão forem atualizadas no sistema operacional. Está é a opção preferida e recomendada para a maioria dos usuários Outlook.

• Opcionalmente, você pode utilizar as ferramentas "Outlook Time Zone Data Update Tool 3.0" ou "Exchange Calendar Update Tool" para corrigir itens de calendário que possuem informações de fuso horário. Porém, você deve considerar, caso a caso, o quão efetivo estas ferramentas serão no seu ambiente. Por favor leia a seção "Considerações especiais" abaixo.

Como posso corrigir meu calendário manualmente?

1. Inicie o cliente Outlook, e depois vá para o Calendário.
2. Localize o Período Delta - "12 de outubro de 2008 até 18 de outubro de 2008".
3. Ajuste manualmente qualquer reunião em que você seja o organizador para o horário correto.
4. Envie uma atualização para os participantes da reunião. Esta ação irá ajustar o item em questão no calendário dos participantes.
5. Ajuste manualmente os compromissos simples.
6. Ajuste manualmente todos os compromissos recorrentes.

Considerações especiais sobre as ferramentas "Outlook Time Zone Data Update Tool 3.0" e "Exchange Calendar Update Tool"

A versão 3.0 da ferramenta Outlook Time Zone Data Update Tool possui algumas limitações para o cenário brasileiro. Apenas os itens de calendário que possuem informações de fuso horário podem ser corrigidos através do uso destas ferramentas. Os itens são:

• Todos os compromissos criados pelo Outlook 2003 Service Pack 3 e versões posteriores (Outlook 2007)
• Compromissos recorrentes criados por qualquer versão do Outlook
• Compromissos recorrentes criados por qualquer versão do Outlook Web Access
• Compromissos recorrentes criados pelo Outlook Mobile
• Compromissos únicos criados usando iCalendar (iCal) ou Outlook Web Access 2007.

Algumas versões do cliente Outlook, Outlook Mobile, Outlook Web Access, Office Sharepoint Server e Windows Sharepoint Services não gravam informações de fuso horário. Sem esta informação, as ferramentas podem corrigir os itens no calendário incorretamente. Os itens são:

• Compromissos únicos criados pelo Outlook 2003 Service Pack 2 e versões anteriores
• Compromissos únicos criados pelo Outlook Mobile
• Compromissos únicos criados pelo Outlook Web Access 2003
• Compromissos únicos criados pelo Office Sharepoint Server and Windows Sharepoint Services.

Se você se enquadra nos cenários onde a informação de fusi horário não encontra-se presente, a recomendação é que você corrija manualmente os itens no seu calendário.

Antes de utilizar qualquer uma destas ferramentas, recomendamos que você avalie, caso por caso, o quão efetivo as ferramentas serão no seu ambiente. Recomendamos adicionalmente que você tenha backup ou cópia impressa do seu calendário antes de qualquer alteração ser realiazada.

Onde posso encontrar instruções sobre como utilizar as ferramentas "Outlook Time Zone Data Update Tool"  e " Exchange Calendar Update tool"?

• Passo a passo sobre como utilizar a ferramenta "Outlook Time Zone Data Update Tool" em Português ou Inglês.
• Passo a passo sobre como utilizar a ferramenta "Exchange Calendar Update Tool" em Português ou Inglês.

Atenção: Para ler documentos XPS em Windows XP ou Server 2003, é necessário a instalação do XPS Viewer.

Posso utilizar a versão 2.0 da ferramenta "Outlook Time Zone Data Update Tool" para atualizar meu calendário?

A versão 2.0 e versões anteriores da ferramenta "Outlook Time Zone Data Update Tool" não é capaz de corrigir nenhum item de calendário criado para o fuso horário "GMT -03:00 Brasília" ou "GMT -04:00 Manaus". Devido a limitações na versão 2.0 e anteriores, o uso da mesma no cenário brasilieiro não é suportado.

Quando devo atualizar meu calendário?

Você deve atualizar seu calendário assim que o fuso horário "GMT -03:0 Brasília" ou "GMT -04:00 Manaus" tiver sido atualizado com as novas datas do horário de versão brasilieiro para os anos 2008-2009.

Recomendações adicionais para minimizar a ocorrência deste comportamento:

• Assim que o governo publicar as alterações para o Horário de Verão, verifique qual é o “Período Delta” e simule as alterações necessárias em laboratório. Assim você saberá antecipadamente que mudanças esperar no ambiente de produção.
• Trabalhe em conjunto com o time responsável por atualizar o Horário de Verão no sistema operacional o mais cedo possível, de forma a minimizar a criação de compromissos e reuniões durante o Período Delta antes da atualização do Horário de Verão no sistema operacional.
• Antes que qualquer alteração no Horário de Verão seja realizada, solicite aos usuários que imprimam seus calendários. O calendário impresso pode servir como referência caso seja necessário atualizar os itens manualmente.
• Para reuniões com múltiplos participantes, apenas o organizador da reunião deverá atualizar o horário e então enviar a atualização aos participantes.
• Tenha um backup full do seu servidor Exchange antes de realizar qualquer alteração.
• Inclua o horário da reunião no título, de forma que os convidados possam identificar corretamente o horário da reunião durante o período Delta (exemplo: Reunião com vendedores - 11:00 da manhã, horário de Brasília).

Se você precisar de mais informações, por favor utilize os seguintes artigos da Microsoft como referência:

957498 - Outlook Time Zone Data Update Tool 2.0 and earlier versions of this tool do not correctly rebase any calendar item that was created in the Brasilia time zone

943390 - Some Outlook calendar items are rebased incorrectly when you use the Outlook Time Zone Data Update Tool to adjust for daylight saving time changes in certain time zones

941018 - How to address daylight saving time by using the Exchange Calendar Update Tool

934001 - A troubleshooting guide to the Exchange Calendar Update Tool (Msextmz.exe)

931667 - How to address time zone changes by using the Time Zone Data Update Tool for Microsoft Office Outlook

195900 - How Outlook handles time zones for meeting requests