Ensimmäiset 100 päivää läsnätyötä

"Tää on viimeinen laulu"

Jaana Vuori — Mon, 06 Jun 2011 07:27:00 GMT

Ensimmäiset sata päivää läsnätyötä ehtivät hurahtaa. On tullut blogimme viimeisten säkeiden vuoro. Mikäpä olisi parempi hetki laatia välitodistus matkallemme työn tulevaisuuteen kuin tämä armas kesäaika. Välitodistuksessa voisi hyvin lukea seuraavaa:

Aktiivisuus, kiitettävä: Koko työyhteisömme on rakentanut uuden työn maailmaa päivä päivältä inspiroivammaksi. Jopa 96 % henkilöstöstä on kertonut olevansa innostunut matkastamme ja loputkin suhtautuvat muutokseen neutraalisti. Erikoismaininnan todistukseen saa johto, jonka sitoutuminen on ollut ratkaisevassa roolissa.
Läpinäkyvyys, kannattaa jatkaa ahkeraa harjoitusta: Oman työn tekeminen läpinäkyväksi on tärkeää, jotta syntyy poikkitieteellisiä innovaatioita. Ihminen voimaantuu yhteisössä ja yhteisöstä. Välineitä löytyy omasta takaa ja lisää sosiaalisesta mediasta. Hyvästä tahdosta huolimatta jakaminen tuppaa usein unohtumaan.
Avoimuus, suunta hyvä, jatka samaan tapaan: Teimme päätöksen jakaa läsnätyöfilosofiamme onnistumisia ja kehityskohtia avoimesti. Blogi oli yksi avoimuuden keinoista. Henkilöstömme kertoi lähes 40 postauksen verran tunnelmiaan. Myönnetään, kokemukset olivat aika positiivisia, mutta varmasti aitoja.

Vaikka penaalit nyt laitetaan kiinni, ei blogia suljeta. Samasta osoitteesta löydät jatkossakin tietoa matkastamme: kuvia, videon, matkakertomuksen ja linkkivinkejä.

Ajatuksiamme aiheesta voi seurata Kauppalehden blogissa sekä Tietoviikon Microsoft Areenalla ja Twitterissä. Kiitos teille lukijat, kommentoijat ja läsnätyöblogaajamme, joista osa esittäytyy tässä kuvassa!

Päivä merkityksellisten kohtaamisten maailmassa

Terhi Jaakkola — Tue, 31 May 2011 12:37:00 GMT

Läsnätyömme ytimessä on merkityksellisten kohtaamisten lisääminen. Koko työyhteisömme käyttää yhteistyön lisäämiseksi tehokkaasti pikaviestimiä, etäyhteyksiä, sosiaalisen median sovelluksia, sähköistä kalenteria, digitaalisia ryhmätyötiloja ja verkon yli tapahtuvia neuvotteluja. Käytännön esimerkkinä kerron, miten olen hyötynyt teknologioistamme tänään:

8.15 Uimastadionin edustalla, kahvikuppi kädessä, puhelin toisessa tarkistan kalenteristani päivän aikataulun sekä silmäilen loppuviikon tahdin. Selailen myös yhteisöpalveluiden päivitykset.

9.45 Tarkistan yhteisestä työtilasta virtuaalitiimiläisten lokeroiden sijainnit ja ilahdutan heitä näppärästi kesäkortilla.

10.50 Huhuilen pikaviestitse lounaskavereita. Parissa minuutissa lounasseura sekä -paikka on sovittu.

12.30 Kuulen, että työkaverillani voisi olla hyviä vinkkejä työstämääni aiheeseen. Läsnäolotieto näyttää, että kaipailemani kaveri on palaverissa. Tarkistan kalenterista seuraavan vapaan ajankohdan ja saankin virtuaalihihasta kiinni sopivasti iltapäivän alkajaisiksi.

14.00 Joudun siirtämään muutamaa tapaamista. Onneksi voin siirtää tapaamiset tarkistamalla kaikkien kalentereista sopivat ajankohdat.

14.30 Tilikautemme vaihtuu pian ja käynnissä on kuumeinen budjetointivaihe. Kommentoin yhtä luonnoksista hakukonemarkkinoinnin osalta jaetussa työtilassa ja suljen viimeisiä kuluvalle tilikaudelle varattuja tilejä.

Mietin miten kauan kaiken tämän hoitaminen olisi vienyt, jos käytössäni olisi vaikkapa monella oleva kolminaisuus: paperikalenteri, pikaviestitön työympäristö ja vain puhumiseen tai tekstiviestittelyyn tarkoitettu puhelin.

Teknologian täysmittaisen hyödyntäminen on tiimityötä. Taustalle tarvitaan toki toimiva ja ajantasainen teknologia, mutta hyöty saadaan vasta, kun kaikki toimivat yhteisesti sovittujen käytänteiden mukaisesti: jakavat sähköiset kalenterit ja pitävät ne ajan tasalla, päivittävät läsnäolotietonsa, hyppäävät sujuvasti virtuaalitapaamisiin.

Jos aihe kiinnostaa enemmän voit lukea lisätietoa Matkakertomuksestamme

Jos halua tutustua siihen, miten käytössämme olevat teknologiat ovat toteutettu IT:n näkökulmasta, tutustu aiheeseen Microsoft IT Showcase -sivustolla

Ikiomasta työhuoneesta avokonttorin kautta Kohtaamispaikalle

Tytti Bergman — Fri, 27 May 2011 13:28:00 GMT

Oletko koettanut muutattaa työyhteisöäsi omista huoneista avokonttoriin? Todennäköisesti olet kohdannut muutosvastarintaa. Yhtenä isona pelkona se, että avokonttori on aina rauhaton. Me olimme jo avokonttorissa, kun päätimme siirtyä avokonttorin kehittyneempään muunnokseen eli Kohtaamispaikkaan, jossa ei ole enää nimettyjä työpisteitä – ei edes toimitusjohtajalle. Toisaalta siellä on lukuisia erilaisia työpisteitä tai työn tekemisen paikkoja erilaisissa tunnelmissa ja äänimaailmoissa. Keskeistä on valinnanvapaus: kyseisen päivän työn luonteen, yhteistyön tarpeen tai oman fiiliksen mukaan voi valita lukuisista työpisteistä tai oleskelutiloista itselleen sopivimman – tai jäädä vaikka kotiin läsnätyöhön.

Työpisteetön toimistoratkaisu on Microsoftin kansainvälinen suositus. Se perustuu laajoihin tutkimuksiin tietotyöläistemme työkäyttäytymisestä ja tilatarpeista. Se on varsin perusteltu käytäntö, kun meillä Suomessakin aiemmin työpisteiden käyttöaste oli vain reilut 40 % - muun ajan tietotyöläiset viettivät asiakkailla, kumppaneilla, palavereissa tai läsnätyössä muualta käsin.

Suomessa keskeinen tavoitteemme tilaratkaisua mietittäessä oli koko yhtiön tasoisen yhteistyön lisääminen, koska olimme toistuvasti saaneet huonoa palautetta henkilöstötutkimuksissa yksiköiden ja tiimien välisen yhteistyön toimivuudesta. Kansainvälinen suosituksemme työpisteettömyydestä sekä työpisteiden, aulatyyppisten tilojen, puhelinkoppien ja neuvottelutilojen keskinäisestä suhteesta ei mielestämme vielä ratkaissut riittävästi yhteistyön tavoitetta. Vieraillessani muiden maiden Microsoftin toimistoilla ja Suomessakin samantyyppisissä toimistoissa olin huomannut, että tilojen ollessa samankaltaisia tapahtuu helposti ”leiriytymistä” eli saman yksikön ihmiset työskentelevät suurinpiirtein samoilla paikoilla. Toisinaan on jopa nimettykin tiettyjen yksiköiden alueita, jolloin ollaan jo lähellä perinteisempää avokonttoria, jossa työtilaansa ei enää voi varsinaisesti valita oman tarpeen mukaiseksi.

Päädyimme rakentamaan toisistaan selvästi poikkeavia tunnelmia, jotka luontevasti aiheuttaisivat ihmisten satunnaisia kohtaamisia yli yksikkörajojen ja toisaalta tukisivat yksilöllisiä tarpeita kulloisessakin työtilanteessa. Työniminä tunnelmilla oli mm. Kirjasto, peliluola ja viidakko, mutta arkkitehdin käsittelyssä ne muuntuivat hieman maltillisemmiksi. Osallistavan projektimme hengessä kysyimme suunnittelun alkumetreillä henkilöstöltämme, millaisissa tiloissa ja tunnelmissa he mieluiten työskentelisivät, kun saisivat lisää valinnanvapautta yhden työpisteensä sijaan. Ennakkokyselyssä suosituimmaksi osoittautuivat seuraavat tunnelmat:

LUONTO

Yksin tai pienessä ryhmässä työskentely
Rauhallinen tila
Yksilöpaikkoja ja ryhmäpöytiä
Äänen taso: hiljainen puhe

KOTI

Ryhmätyöskentely ja levähdyspaikka, pienet ryhmät, projektiryhmät
Kodikas tila, olohuone
Erityyppiset mukavat istuinryhmät : sohvat ,säkkituolit, yms
Äänen taso: normaali puhetaso, pientä taustahälinää

RAUHA

Yksin työskentely, keskittyminen
Hiljainen tila, vain yksilöpaikkoja
Ergonomiset työpöydät pidempiaikaiseen istumatyöskentelyyn
Työpisteen kevyt rajaaminen mahdollista
Äänen taso: hiljaisuus

Vähiten suosiota ennakkokyselyssä saivat seuraavat tunnelmat:

TORI

Kahvila, jossa voi myös työskennellä ja vaihtaa ideoita
Satunnaiset kohtaamiset
Ei rajaavia elementtejä, avoimet näkymät
Äänen taso: taustahälinää, puheensorinaa, kuppien kilinää

KATU

Tehokas työpiste lyhyeen työrupeamaan, satunnaiset kohtaamiset
Seisomapisteitä, pieni työpiste lyhytaikaiseen työskentelyyn
Äänen taso: normaali puhetaso, taustahälinää

Pohdintojen jälkeen päädyimme rakentamaan näiden kaikkien tyyppisiä tunnelmia Kohtaamispaikkaamme, jolloin syntyivät teemat

Kirjasto häiriöttömään työskentelyyn
Bistro kohtaamisiin ja ytimessä olemiseen
Inspiraatio yhteiseen suunnitteluun
Ranta rentoon meininkiin
Luonto ja Rauha rauhalliseen työntekoon yksin tai yhdessä
Koti yhdessä olemiseen

Meillä on nyt ensimmäisiä tuloksia eri tunnelmien todellisesta suosiosta. Näihin pitää tosin suhtautua vielä pienellä varauksella, koska osa tunnelmista oli tutkimusta tehtäessä varsin uusia eikä käyttö ollut vielä vakiintunutta. Yllätyksellistä on ollut se, että keskeisin ja samalla rauhattomin Bistro ja sen edustan ”tori” on osoittaunut kaikkein suosituimmaksi fiilikseksi. Inspiraatio on toistaiseksi ollut käyttöasteeltaan pienin. Kirjaston ja Rauhan suosio on ollut selvästi ennakkokyselyä matalampaa. Ranta rentoine musiikkeineen ja säkkituoleineen vetää mukavasti porukkaa, mutta käyttöastemittauksessa jäi selvästi Bistrosta. Tutkimus myös osoitti, että useimmat vaihtavat työpäivän aikana tilaa ja tunnelmaa useammankin kerran. Torkkuhuonetta ja venyttelyhuonetta on vielä jääty kaipaamaan. Ehkä nekin vielä rakennetaan, vai ehtiikö sinun työpaikkasi ensin?

Ei läsnätyö voi oikeasti olla pelkkää juhlaa

Antti 'Apo' Pohjolainen — Mon, 23 May 2011 15:20:22 GMT

“Te ette kerro mitään negatiivista uudesta toimintatavastanne”, sanoi tuttavani äskettäin ja sai minut miettimään kriittisesti uutta läsnätyön maailmaamme. Mikä ei toimi, mitä pitäisi parantaa?

1. Tiimin yhteisöllisyys

Kenelläkään ei ole omaa vakituista työpistettä. Sen myötä olemme luontevasti kanssakäymisessä entistä useampien kollegoiden kanssa. Samalla henkilöstön yhteisöllisyyden tunne on kasvanut, mutta sen sijaan oman tiimin yhteenkuuluvuuden tunteen olen kokenut vaativan erityishuomiota.

Tiimidynamiikan ylläpitoon on monia eri tapoja: ahkerampi yhteydenpito pikaviestimellä tai kasvokkain. Jotkut tiimit ovat sopineet yhteisen istumispaikan muutaman kerran kuukaudessa. Tiimit itse sopivat heille parhaiten toimivat käytännöt.

2. Työkaverin tavoittaminen

Mistä työkaverin sitten löytää kesken työpäivän? Lyncistä, kuten Kristian aiemmin kirjoitti. Jos tavoittelemani kollega on varattu, voin pyytää järjestelmää ilmoittamaan minulle, kun kaverin läsnäolotieto vaihtuu. Joskus tarkistan hänen tulemiset ja menemiset sähköisestä kalenterista. Ilman toimivia työkaluja läsnätyöstä syntyisikin nopeasti läsnähaitta. Suurin muutos on ollut – ja on osittain yhä edelleen - tuttujen toimintatapojen muuttaminen.

3. Itsensä johtaminen

Läsnätyö vaatii meiltä jokaiselta uudenlaista itsensä johtamista. Kun on lupa tehdä töitä entistä joustavammin missä vain ja milloin vain, niin mihin asetat omat rajasi? Käytännön kysymyksiä ovat esimerkiksi: Miten teen riittävän eron työn ja vapaa-ajan välille? Miten orientoidun pois työajatuksista, kun työ ja vapaa-aika limittyvät ja lomittuvat toisiinsa? Työyhteisömme on nyt muuttunut, mutta olenko itse muuttunut sen mukana? Mahdollisuuksia annetaan roppakaupalla - otanhan varmasti kaiken hyödyn itselleni samalla mitalla?

Onko läsnätyö pelkkää juhlaa? Tuskin, sillä eihän työn haasteet ole mihinkään läsnätyön tultua hävinneet. Läsnätyökonsepti on tuonut lisää joustavuutta ja mitattua työviihtyvyyttä. Itse koen tiimin yhteisöllisyyden ylläpitämisen vähän haasteellisemmaksi kuin aikaisemmin, mutta mitään muuta huononnusta aikaisempaan en koe. Päinvastoin. Läsnätyö rulaa.

Teetkö töitä kaverille?

Anssi K — Tue, 17 May 2011 10:54:00 GMT

Juuri päättyneissä jääkiekon MM-kisoissa puhuttiin erityisesti Suomen kohdalla töiden tekemisestä kaverille menestysreseptin keskeisenä mausteena. Äskettäin auttaessani erästä pientä yritystä ottamaan käyttöön pilviratkaisun huomasin miten merkityksellistä oman työn ja sen tuotosten jakaminen toisten kanssa on.

Asiantuntijayrityksen eräs suurimmista menestyksen rakentamisen mahdollisuuksista piilee siinä, miten hyvin se onnistuu hyödyntämään ihmisten erilaista osaamista. Usein kuitenkin tilanne on sellainen, että yritys on vain joukko yksilöitä. Kuten jääkiekostakin olemme oppineet huipputaitavatkaan yksilöt eivät välttämättä takaa toivottuja tuloksia.

Mainitussa pienessä yrityksessä esimerkiksi jaetut kalenterit toimipisteiden välillä, yhdestä paikasta löytyvät dokumentit ja puhelinkulujen säästäminen verkkotoimisella neuvotteluratkaisulla ovat olleet tähän saakka utopiaa. Oli hienoa huomata miten lamppu syttyi kun uudet mahdollisuudet käytiin yhdessä läpi.

Eräs tämän pienen yrityksen työntekijä muutti talvella toiselle paikkakunnalle. Muuton varmistuttua työntekijä oli ensin itse sitä mieltä, että hänen on erottava yrityksen palveluksesta asuinpaikan vaihdoksen vuoksi. Keskustelun myötä tavoitteeksi muodostui kuitenkin se, että yritys avaakin toimiston muuttopaikkakunnalla. Muutaman kuukauden jälkeen on ollut hienoa huomata, että uusi tietotekninen ympäristö mahdollistaa helposti työskentelyn eri toimipisteistä. Pienen yrityksen kannalta osaamisten hyödyntämismahdollisuus ristiin eri kanavien avulla sisältää suorastaan huikean potentiaalin.

Tämä blogikirjoitus syntyi kohtaamispaikalla työn tuoksinnassa ja sen tauoilla. Seuraavaksi ohjelmassa ilmaveivejä kumppanien kanssa :-)

Miksi puhua, kun voi nähdä

Max Mickelsson — Wed, 11 May 2011 08:35:00 GMT

Vierailimme Microsoft Research edustajien kanssa viime viikolla Aalto Yliopistolla. Tapasimme niin yliopiston johtoa kuin opiskelijoita ja tutkijoitakin. Uuden rakentamisessa oli selvästi energiaa ja liikettä. Tavoitteet ovat korkealla, mutta samalla korostuu suomalainen tekemisen perinne. Ei vain tavoitella suuria, vaan myös tehdään.

Design Factoryllä professori Ekman kierrätti tiloissa ja näytti samalla poikkitieteellisten opiskelijaryhmien käytännön töitä. Jokainen työ perustui jonkin yrityksen toimeksiantoon. Näimme Koneelle tehtyjä hissivalaistuksia ja ABB:lle tehdyn demolaitteen. Puheen lisäksi, piti myös nähdä, että uusi poikkitieteellisyys ei ole vain julistus.

Opiskelijoiden pyörittämä start-up paja Aalto Venture Garage osoitti positiivista yrittäjyysuskoa ja todellista tekemistä. Microsoft Researchin edustajien palaute oli hyvin myönteinen. Täällä on ”deliveriä”.

Miten tämä liittyy läsnätyöhön?

Sekä Design Factory että Venture Garage ovat avoimia tiloja. Molemmissa ongelmanratkaisu ja poikkitieteellisyys, eli erilaisten näkökulmien kohtaaminen, ovat onnistumisen keskeisiä elementtejä. Teknologiaa hyödynnetään käytännönläheisesti, yhdessä tehden ja rohkeasti kokeillen.

Veture Garage on avoinna vuorokauden ympäri, first in, first served periaatteella toimiva tila.

Molemmat esimerkit osoittavat myös miten varsin perinteiseksi koettu akateeminen maailma taipuu läsnätyölle.

Kelpasi näyttää. :)

Läsnätyön liima - Lync

Kristian Tuomilehto — Mon, 09 May 2011 08:45:00 GMT

Miten toimistossa, jossa ei kenelläkään ei ole kiinteitä työpisteistä voi työskennellä? Kun pitää nopeasti saada yhteys työkaveriin, ei sähköposti useinkaan ole paras väline. Toisaalta puhelimella soittaminen ei usein ole järkevää, jos ei etukäteen tiedä istuuko toinen osapuoli tärkeässä palaverissa. Fakta on se, että ilman teknologiaa ei meillä tiedettäisi missä työkaveri on tai mitä hän tekee. Meillä läsnätyön liimanana toimii Lync.

Olen käyttänyt Lynciä pari kuukautta. Alla on tavat, joilla minä pidän kolleegani ajan tasalla siitä mitä teen ja missä menen.

Mitä kerron Lyncilla muille

1. Liikennevalot, läsnäolotiedot - rakkaalla lapsella on monta nimeä. Lyhyesti kyse on siitä, että Lyncin kautta kerron olenko vapaa (vihreä), pois koneen ääreltä (keltainen) tai esimerkiksi kiinni palaverissa (punainen). Kalenterissa olevat tapaamiset vaihtat läsnäolotiedon automaattisesti, kun palaveri käynnistyy. Pystyn kuitenkin vaihtamaan läsnäolotietoni käsin, jos niin haluan.

2. Usein on kätevää hoitaa asia kasvotusten, mutta tällöin pitää tietää onko toinen samassa paikassa. Kerron kollegoilleni missä olen Lyncin kautta. Kaikkea ei tarvitse näpytellä käsin, sillä Lync osaa yhdistää annetun nimen ja silloin käytössä olleen verkkoyhteyden. Kun kotona kytkeydyn omaan koti-WLANiin, päivityy paikka "Kontikonttoriksi" automaattisesti.

3. Monesti viestitän muille myös mitä teen. Tällä voi myös korostaa sitä, että on juuri kiinni jossain tärkeässä.

Lync puhelimen kaverina

Olen käyttänyt myös Lyncin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja pari kuukautta. Tässä muutamia asioita, jotka ovat muuttuneet.

1. Vastaajani ottaa yhteyttä minuun, eikä toisin päin.

Kun en ehdi vastaamana puhelimeen, saan vastaajaviesteistä kätevästi ilmoituksen Lynciin sekä sähköpostiin. Olen monet kerrat vastannut vastaajaviestiin sähköpostilla tai pikaviestillä. Vastaajaviestit kulkevat myös mukana puhelimessa, mikä on myöskin tärkeää.

2. Vastaan tilanteen mukaan PC:llä tai kännykällä

Microsoftilaisilla ei Suomessa ole lankapuhelimia, mutta lankanumero. Kun joku soittaa lankanumerooni soi minun PC sekä kännykkä. Näen kummastakin laitteesta, kuka soittaa ja voin vastata tilanteeseen sopivimmalla välineellä.

3. Pystyn siirtämään verkkopalaverin napin painalluksena kännykkääni

Olen ollut verkkopalavereissa, joissa en ole ehtinyt istua loppuun asti koska minulla on ollut kiire seuraavaan tapaamiseen. Nykyään pystyn siirtämään PC:llä aloitetun verkkopalaverin puhelimeen ja olla viimeisen vartinkin läsnä vaikka autossa - handsfreellä tietenkin.

Haluttaako?

Saila Heijola — Fri, 06 May 2011 08:00:00 GMT

Kun puhutaan etätöiden mahdollisesta tekemisestä organisaatiossa, onko kysymys pystymisestä vai haluamisesta?

Viime päivinä olen sattunut useamman kerran etätyökeskustelun keskelle.

Eräs kertoi naapuristaan, johtavassa asemassa olevasta virkamiehestä, joka oli kauhulla kommentoinut lasten leikkiessä hiekkalaatikolla että "Ei meillä tulisi etätöistä yhtään mitään, se ei vaan kerta kaikkiaan toimisi."

Toinen mainitsi kollegan, jota katsottiin pahalla kun talonrakennusaikana oli pitänyt etäpäivän: "Varmaan oli huonekaluja valitsemassa koko päivän".

Kolmas avaa heidän firmansa etätyöpolitiikkaa: "Meillä saa tehdä etätöitä, kun on allekirjoittanut etätyösopimuksen ja sopii päivät aina etukäteen esimiehen kanssa. Omin päin niitä ei voi alkaa tehdä."

Ystäväni työpaikassa "se on asia josta hiljaa sovitaan kahden kesken esimiehen kanssa". Yksi tiesi suomalaisen kaupungin, jossa ainoa työntekijä, jolle oli myönnetty laajakaista kotiin ”firman piikkiin”, oli kaupunginjohtaja! Olen kuullut myös etätöihin kannustavasta yrityksestä, jossa tiimin pomo oli kuitenkin kysellyt tiukkaan sävyyn mikäli alainen ei ollut aamuyhdeksään mennessä työpöydän ääressä. Tuttavani totesi että heillä ihmiset pitävät etäpäiviä kysymättä keneltäkään, vähän niinkuin salaa.

Osalla organisaatioista on olemassa virallinen etätyöpolitiikka, jonka mukaisesti esimerkiksi etukäteen sopimalla saa olla tietyn määrän päiviä pois konttorilta. Toisissa organisaatioissa on kommunikoitu jatkuva lupa ja etätöitä suosiva kulttuuri tehdä töitä mistä haluaa. On myös työpaikkoja, joissa on täysi fyysinen läsnäolopakko virka-aikana.

Minulle on sopinut oikein hyvin Microsoftin linja. Meillä ei ole etätyösääntöjä, ja henkilöstöä ohjaa jokin muu kuin pomon silmä. Meidän Mika tästä jo kirjoittikin blogissa aikaisemmin: ”Mistä näkee tekeekö joku töitä?” Toiminnan pohjana ovat jokaisen henkilökohtaiset tavoitteet, ja ajan ja paikan työskennellä saa valita itse. Saa tehdä omannäköistä työtä.

Jokaisen suomalaisen tietotyöläisiä sisältävän organisaation tulisi tehdä kannanotto etätyöpolitiikkaansa. Jos etätyöt sallitaan ja se myös mahdollistetaan teknologisesti, niin pystymiskynnys on ylitetty. Kun pystytään, onkin enää kyse yksilön omasta halusta.

Tutkitusti tyytyväisempiä työntekijöitä

Tytti Bergman — Thu, 05 May 2011 08:50:38 GMT

Työyhteisömme tyytyväisyysmittari on meillä tiiviisti seurattu. Joka vuosi saamme henkilöstötutkimuksestamme indeksin, joka kertoo tyytyväisten osuuden työhön, työyhteisön toimintaan, esimiestyöhön ja hyvinvointiin. Neljän Kohtaamispaikka- ja läsnätyökuukauden jälkeen tyytyväisten työntekijöiden osuus nousi edellisvuoden mittaukseen verrattuna kokonaista +6 %-yksikköä!

Aihealueista kovimmat nousijat olivat tiimien ja yksiköiden välinen yhteistyö sekä työn ja muun elämän tasapaino, jotka molemmat nousivat peräti kymmenisen prosenttiyksikköä. Asetimme ne vuosi sitten kehityskohteiksemme, joten olemme tehneet molempien eteen paljon töitä:

Yhteistyö: yhteisten tavoitteiden tunnistaminen ja koordinointi, Kohtaamispaikan tilojen rakentamisen laaja-alaista yhteisöllisyyttä tukeviksi ja jakaminen yli segmentti- ja tiimirajojen tehtävästä yhteistyöstä
Elämän tasapaino: läsnätyön joustavat työn tekemisen käytännöt, henkilökohtainen coaching, ajanhallinnan koulutus sekä Wellbeing@Microsoft –ohjelmaan kytketyt hyvinvointikartoitukset, niitä seuranneet henkilökohtaiset hyvinvointivalmennukset ja tehostetut ennakoivan työterveyshuollon toimet

On upeaa havaita, että toimenpiteet ovat purreet hyvin. Merkittävimpiä nousuja yhteistyön ja elämän tasapainon alueilla tapahtui etenkin myynnillisissä tehtävissä, joten ainakin niihin kohderyhmiin Kohtaamispaikan ja läsnätyön käytännöt tuntuvat soveltuvan erityisen hyvin.

Tästäkin näkökulmasta hankkeemme siis vaikuttaa onnistuneelta. Matkamme ei kuitenkaan ole vielä lopussa, vaan joka päivä opimme uutta. Viimeisimpiä on se, että valinnanvapaus voi joillekin tarkoittaa sitä, että voi joka päivä valitan saman työskentelyalueen – ja sekin on ok. Onneksi useimmat kuitenkin ovat todenneet erilaisten työvaiheiden sujuvan parhaiten tietyissä tunnelmissa, jolloin tilojen vaihtelu tuottaa myös runsaasti haluttuja satunnaisia kohtaamisia ja uudenlaista lisäarvoa!

PS. Mistä sinun työtyytyväisyytesi rakentuu?

Kampanjoiden jälkeinen arki

Max Mickelsson — Tue, 03 May 2011 20:37:00 GMT

New Yorkin entinen kuvernööri ja amerikkalaisen politiikan vanhempi valtiomies, Mario Cuomo, totesi joskus, että ”Campaigning is poetry, governing is prose”. Hyvin sanottu.

Vaalit ja kampanjat ovat takanapäin. Arki on kuitenkin koko ajan läsnä – myös julkisessa hallinnossa. Julkinen sektori on suurimmaksi osaksi tietotyötä. Kun keskustelee niin poliittisten päättäjien kuin virkamiestenkin kanssa, havaitsee hyvin, miten läsnätyöstä ollaan kiinnostuneita. Kiinnostus kohdistuu ennen kaikkea prosessien ja johtamisen muutokseen. Kaikkein suurin nälkä ymmärtää läsnätyötä on hyvin hajautetuilla organisaatioilla. Sellaisilla, joilla on asiantuntijoita eri puolella maata ja myös maan rajojen ulkopuolella.

Uudistetulla toimistollamme vierailleet toimijat ovat olleet innoissaan. Innostuksen jälkeen esille nousee kuitenkin liuta epäileviä kysymyksiä: ”Mikä on Microsoft työntekijöiden keski-ikä?”, ”Teillä varmaan digi-junnut menee tähän mukaan helposti.”

Meidän noin 250 työntekijän keski-ikä on 41 vuotta. Toki kaikki ovat kiinnostuneita teknologiasta. Ikärakenne ei kuitenkaan estä muutosta missään organisaatiossa.

Toinen yleinen huoli on käyttöönotto. Julkisella sektorilla käyttöönottoon ja koko henkilöstön osaamiseen panostetaan usein liian vähän. Pitää vain uskaltaa. Pitää investoida viisaasti – ihmisten osaamiseen. Tämä ei sovi kaikille. Totta. Niille, joille ei sovi, saattaa olla, että työpaikka on väärä. Sellaisten kannattaa hakeutua uusien haasteiden pariin.

Yleistä on myös kysymys rahasta. Tämä varmasti maksaa hirveästi ja meillä on valtavat säästöpaineet. Kyllä, siinä suhteessa, että pitää investoida, jotta voi säästää. Läsnätyö luo säästömahdollisuuksia, vaikka perimmäinen motiivi onkin vapauttaa luovuus ja murtaa siiloutuneita rakenteita.

LÄSNÄTYÖ = IHMISET + TEKNOLOGIA + TILAT

Satu Yrjänen — Fri, 29 Apr 2011 11:48:20 GMT

Läsnätyö on tämän päivän tietotyön arkea, jossa työntekijän fyysisen sijainnin merkitys vähenee. Mielestäni tämä ei kuitenkaan onnistu, ellei yrityksessä oteta huomioon läsnätyön kolmea peruspilaria: ihmisiä, teknologiaa ja tiloja. Muutos on tehtävä kokonaisvaltaisesti. Ilman yhtä palikkaa ei ole toista.

Ihmiset vaativat yhä enemmän työn ja vapaa-ajan sovittamista. Työ ei ole enää aika tai paikka. Tarvitsemme aikariippumattomuutta: töitä ei tehdä aina, vaan sinä päätät, milloin työsi teet. Vapaus valita oman työn rytmi korostuu. Työn muuttuessa yhä projektimaisemmaksi, tarvitaan toki myös uudenlaista johtajuutta. Tämä tarkoittaa vieläkin selkeämpää tavoitteiden asetantaa, niiden seurantaa ja kuukausittaisia yksilökeskusteluja tiimiläisten kanssa.

Teknologia on valmiimpi kuin koskaan. Voit tuunata työsi omannäköiseksi, kunhan vain hyödynnät yrityksessäsi jo olevaa teknologiaa. Teknologia mahdollistaa jo uuden tavan tehdä työtä, mutta miksi organisaatiot eivät muutu? Usein syynä on johtaminen; luottamus ihmisiin ja tietämättömyys uusista mahdollisuuksista on valitettavasti vielä arkipäivää. Tämän suhteen toivoisin, että työntekijät haastavat myös johtoa uuden työn mahdollisuuksista.

Toimitilat uudistuvat läsnätyön myötä, sillä työn tunnelmalla on suuri merkitys työhön. Myös tilan voi valita tunnelman mukaan. Henkilökohtaisten työpisteiden sijaan Microsoftilla siirryttiin työtilaan, jossa on erilaisia työtiloja ja tunnelmia, joista päivittäin valitaan paras paikka oman ja tiimitarpeen mukaan. Omat tavarat säilytetään henkilökohtaisessa kaapissa eikä edes toimitusjohtajalla enää ole omaa huonetta.

Nämä yhdistämällä syntyy paljon hyvää. Kun voin itse valita oman työrytmini annan samalla vapauden myös muille. Läsnätyö mahdollistaa tasapainoisen elämän, sillä valinta on sinun. Viime kädessä vain sinä johdat itseäsi.

Omaa aikaa etsimässä

Anssi K — Wed, 27 Apr 2011 13:39:00 GMT

Oletko sinä täyden vai tyhjän inboxin ihminen? Miltä kalenterisi näyttää? Miten ylipäänsä hallitset ajankäyttöäsi? Itselleni tarjoutui loistava tilaisuus pohtia muun muassa näitä kysymyksiä äskettäisellä ajanhallinnan kurssilla. Huomasin nopeasti, että pienilläkin asioilla voi olla merkittävä vaikutus siihen, miten kuormittavalta työ tuntuu ja miten paljon saa aikaan.

Aiemmin kuvittelin pitkälti muistinvaraisesti pystyväni huolehtimaan siitä, että kaikki tärkeät asiat tulevat tehdyiksi. Kohtuudella varmasti tulivatkin mutta mitä haaskausta olikaan rasittaa päätään omilla todo-listoillaan ja jatkuvalla prioriteettipohdinnalla. Ajanhallinnan kurssi ohjasi hienolla tavalla ajattelemaan toisin. Nykyaikaisessa läsnätyöympäristössä aivoenergiaa voi vapauttaa käyttöön merkittävästi enemmän kun hyödyntää teknologian tarjoamia mahdollisuuksia.

Ajanhallinta on teema, joka ei tämän päivän työelämässä sen paremmin kuin arjessakaan jätä ketään kylmäksi. Havahduin huomaamaan tämän kertoessani muille oppimiskokemuksestani - kiinnostus juuri tätä asiaa kohtaan on suuri. Paine saada enemmän aikaan tuntuu usein niskassamme. Vähätellä ei sovi myöskään läheisten odotuksia omalle ajankäytöllemme. Kurssilla kouluttajamme herätteli huomaamaan sen, että ajanhallinnan on hyvä ulottua myös vapaa-ajalle - jos ei muuten niin huolehtimalla, että sitäkin on.

Kalenterini näyttää nyt erilaiselta kuin ennen kurssia. Määrittelin itselleni tärkeät asiat ja aloin käyttää näitä ajankäyttöni suunnittelun apuna. Päivittäisestä lähitulevaisuuteni suunnittelusta on tullut lyhyessä ajassa inspiroiva hetki kiireisen arkeni keskelle. Itselleni sopii parhaiten visualisoida suunnitelmani omaan sähköiseen kalenteriini, mutta vaimoni näytti, että alkuun pääsee myös paperin avulla. Kun vaimoni saa työpaikallaan käyttöön jo pilottivaiheessa etenevän sähköisen kalenterin uskon, että hänestäkin tulee tyytyväinen läsnätyön parhaat käytänteet osaava ammattilainen.

Niin se inbox? Minulla se on edelleen täynnä - ja olkootkin toistaiseksi. Ajattelin kuitenkin pohtia mikä on minulle järkevin tapa hallita sähköpostitulvaa. Loistavaa jo sekin, että nyt minun on mahdollista muodostaa sähköposteista tehtäviä ja sitä kautta pienentää laatikkoni kokoa. Tyytyväisyyttä lisäävä pikku asia tämäkin, monien muiden energiaa vapauttavien toimien ohella.

Kuka kurkkii olkasi yli?

Vesku Paananen — Thu, 21 Apr 2011 06:05:00 GMT

Kun olet kerran vapauttanut itsesi liikkuvaan työhön, niin tiedät hyvin, että inspiraatio ei katso aikaa eikä paikkaa. No, sentään kesken kaverin häiden en ole vielä alkanut kirkossa kaivamaan puhelinta tai läppäriä esiin, mutta muuten on tullut työskenneltyä hyvinkin erilaisissa paikoissa rantatöyräältä kalkkikaivoksen pohjalle.

Kirjoittelen tätä blogipostausta kaarinalaisessa rengasliikkeessä odotellen, että luotettava surffikärryni ja perheenliikutimeni saa alleen suvikumit. Kevät tulee kohisten ja vieressäni istuu muitakin herrasmiehiä nauttien liikkeen tarjoamia aamukahveja autolehtien kera.

Julkisissa tiloissa tai kulkuneuvoissa vieraita ihmisiä istuu vieressäsi tai takanasi. Tällöin he usein aikansa kuluksi katselevat mielenkiinnolla, josko naapurin näytöllä olisi jotain viihdyttävää tai kiinnostavaa. Ja monastihan sieltä saattaa bongata jonkun merkityksettömän sähköpostin, tutun webbisivun, tiimin muistion tai parhaassa tapauksessa viihdyttävän videon.

Mutta on myös sisältöä, jota ei ole missään nimessä tarkoitettu vieraiden silmille. Asiakkaasi tai kumppanisi ei varmasti riemastuisi, jos heidän luottamuksellista viestintää silmäilee ulkopuoliset. Tai kuten minulle kerran tapahtui lentokoneessa, että erään suuren yrityksen myyntihenkilö kävi läpi läppärinsä isolla näytöllä asiakkaista kirjoitettuja muistioita, jotka sisälsivät erittäin arkaluontoista analyysiä. Koomiseksi tilanteen teki se, että myös itselläni oli sovittu tapaamisia ko. yritysten kanssa samassa tapahtumassa, ja nenäni edessä minulle suorastaan tyrkytettiin kilpailijan valmiiksi pureskeltua analyysiä.

Mitä asialle voisi tehdä? Oma ratkaisuni oli ns. ”pimp my laptop”. Tilasin kodintekniikkaliikkeen verkkosivuilta kullanhohtavan suojakalvon, jonka pystyy näppärästi sujauttamaan näytön eteen. Tämän jälkeen aivan lähelläkään istuva henkilö ei näe kuin upean kullankeltaisen heijastuksen näytöstäni. Tiedot pysyvät luettavina vain omille silmilleni. Ja varsinkin naispuoliset junamatkustajat ovat ihan ääneen ihailleet muuten niin tylsän näköisen läppärini kauniin kiiltävää näyttöä.

Kannattaa siis uhrata muutama ajatus oman työskentelymukavuuden lisäksi myös siihen, että julkisilla paikoilla läppärin näytöllä olevat luottamukselliset tiedot eivät loista väärille silmille. Tietysti asian toinen puoli on se, että markkinointiesitysten tekeminen PowerPointilla ilman suojakalvojahan on suorastaan suotavaa, mikäli ympärillä on potentiaalista asiakaskuntaa.

Miten lentokone-episodini jatkui? Lieneekö kyse ollut suomalaisesta häveliäisyydestä vai saamastani kotikasvatuksesta, mutta avasin suuni, ja esittelin itseni ja yritykseni vieressä olevalle neiti-ihmiselle, kertoen olevani matkalla samaan tapahtumaan hänen kanssaan. Loppumatkan hänen läppärinsä pysyi kiinni, ja keskustelimme hyvässä hengessä mm. matkustelusta ja maailman parhaista surffikohteista työasiat täysin sivuuttaen.

Matkailu avartaa.

Läsnätyö Costa Blancan auringossa

Nina Ammunet-Lappi — Fri, 15 Apr 2011 18:18:00 GMT

Läsnätyön moninaisista mahdollisuuksista innostuneena päätin rohkeasti kokeilla miten espanjalainen ilmapiiri vaikuttaa työn tehokkuuteen. Jo ensimmäisenä päivänä pääsin maistamaan paikalisen työn tehokkuuden antimia. Asunnollemme piti hankkia internetliittymä joten marssin suoraan lähimpään liikkeeseen tekemään tilausta.

Liittymän asentamista varten tarvitsin nipun erilaisia asiakirjoja:

- Todistus asunnon omistamisesta/ hallinnasta
- Todistus pankkitilistä
- Passi
- Espanjalainen ID-numero

Byrokratian lisäksi jännitävää on myös milloin asentaja mahtaa saapua paikalle, tänään, huomenna vai ensiviikolla:-)

Olkoonkin että mañana- menttaliteetti vie tehokkuutta sen korvaa ihmisten ystävällisyys. Kohtasin naapurimme iltakävelyltä tullessani ja hän lupsi oman internetliittymänsä käyttöömme kunnes omamme asennetaan.

Muutaman päivän läsnätyö kokemuksen jälkeen mietin vanhaa sanontaa “niin lähellä mutta silti niin kaukana” joka saa mielestäni uudenlaisen merkityksen. Työvälineet toimivat moitteettomasti ja olen kaikkien tavoitettavissa yhtälailla kuin jos istuisin seinän takana samalla toimistolla.

Kaunis kiitos vielä naapurillemme Paavolle jonka avustuksella yhteys saattiin pelaamaan.

Pieniä suuria kysymyksiä

Ilkka Suomela — Mon, 11 Apr 2011 06:49:00 GMT

Minun kaksi lempi läsnätyöteknologiaa ovat Lync (yrityskäyttöön tarkoitettu pikaviestipalvelu) ja SharePoint. Käytän Lynciä päivittäin, SharePointia viikoittain. Molemmat työkalut ovat erinomaisia ja monet asiat sujuvat mutkattomasti niillä. Usein unohdan, ettei samat teknologiat ole kaikille organisaatioille itsestäänselvyyksiä. Päätin siksi kysyä parilta kaveriltani, miten he ratkaisevat seuraavat päivittäiset haasteet omassa työssään?

Miten sinä hoitaisit alla olevat tehtävät? Kommentteja?

Vastaus 1: Ulkomailla listattu yritys, työllistää tuhansia ihmisiä Suomessa.

Vastaus 2: Julkinen sektori, valtio.

1. Miten ratkaiset seuraavan tilanteen?

a. Sulla on jotain nopeeta pikku kysyttävää kollegalta, miten sen teet?

Vastaus 1: ”Huudan viereiseen pöytään ja kysyn sitä.”

Vastaus 2: ”Usein kysyn suullisesti sitä viereisest pöydästä.”

Oma kommentti: ”Itse käytän Lynciä, joko kirjallista tai puhelumuotoa. Uudesta toimistosta johtuen tiimikaverit on harvemmin just siinä vieressä.”

b. Mistä sä tiedät, voiko kollega just sillon vastata? Mistä tiedät ettet häiritse sitä?

Vastaus 1: ”En tiedäkkään, mutta oon niin röyhkee et huudan silti.”

Vastaus 2: ”No ei ne häiriinny siitä, ei meillä tuu tollast tilannetta.”

Oma kommentti: ”Tarkastan henkilön statuksen Lyncistä, onko hän häirittävissä. Jos ei ole, palaan asiaan myöhemmin.”

c. Entä jos se on työreissulla ulkomailla, odotatko vai mitä teet?

Vastaus 1: ”Sähköpostilla tai sit käytän meijän firman mesee.”

Vastaus 2: ”Laitan sähköpostilla”

Oma kommentti: ”Lyncistä näkee hyvin, onko henkilö tavoitettavissa. Jos ei, käytän itse usein sähköpostia.”

2. Jos sun pitää jakaa joku tiedosto tms. yleiseen käyttöön, projektityöhön, tiimin kesken yms. miten sen teet?

Vastaus 1: ”Laitan sen kaikille sähköpostilla liitetiedostona. Meillä ei oo mitää liian isoo etteikö vois sähköpostilla jakaa.”

Vastaus 2: ”Laitan joko verkkolevylle, joka on tiimille tai sähköpostilla jos tiimin menee tiimin ulkopuolelle."

Oma kommentti: ”Itse tulin tiimiin 5kk sitten. Uutena työntekijänä löysin kaikki tiedot SharePointin kautta, kenenkään ei niitä minulle tarvinnut uudelleen lähettää. Arkea helpottaa myös, että jaettuja tiedostoja voi käsitellä samanaikaisesti kollegoiden kanssa. Meidän ei siis tarvitse ihmetellä, mikä on uusin tiedosto.”

Ps. Tämä kirjoitus syntyi loppusilausta lukuunottamatta kotisohvalta.

3 vihjettä virtuaalitapaamisen pitäjälle

Terhi Jaakkola — Fri, 08 Apr 2011 15:22:29 GMT

Läsnätyön yhtenä perusajatuksena on, että suurimpaan osaan tapaamisista pystyy osallistumaan virtuaalisesti juuri sieltä, mistä milloinkin on järkevintä osallistua. Suurimmaksi haasteeksi virtuaalitapaamisten pitäjänä olen kokenut sen, että "langoilta" osallistujat usein unohtuvat. Keskustelu käydään paikalla olevien kesken.

Tällä viikolla pääsin osallistumaan Frank O'Halloranin pitämään esiintymiskoulutukseen. Kahden upean koulutuspäivän päätteeksi kysyin Frankilta: "Kaikki oppimamme auttaa meitä esiintymään tehokkaasti, kun yleisö on samassa huoneessa. Miten neuvoisit meitä esiintymään heille, jotka osallistuvat virtuaalisesti?" Tässä Frankin ohjeet

1. Varaa eteesi paperi, jolle kirjoitat kaikkien osallistujien nimet. Pidä tukkimiehenkirjanpitoa puheenvuoroista. Näin muistat helposti pyytää kommentteja niin paikanpäältä kuin virtuaalisestikin osallistuvilta

2. Rakenna monipuolisia mahdollisuuksia vuorovaikutukselle. Lisää esitykseen äänestys tai kaksi. Avaa virtuaalitapaamiseen tyhjä sivu, johon annat kaikille muokkausoikeudet. Kirjoita kysymys sivun yläreunaan ja pyydä kaikkia lisäämään kommentteja, ehdotuksia ja lisäkysymyksiä

3. Tunne työkalusi. Käytä hetki aikaa harjoitellen käytössäsi olevaan teknologiaa. Hyödynnä ominaisuuksia monipuolisesti.

Mitkä ovat sinun vinkkisi?

Ps: Frank O'Hallaranin whitepaper-linkkivinkki heille, jotka haluavat oppia lisää 'Best Practices for Excellent Presentations in the Virtual World' (tiedoston lataus vaatii kirjautumisen)

Joko sinulla on kirjastokortti?

Antti 'Apo' Pohjolainen — Thu, 07 Apr 2011 05:19:59 GMT

Pidän perinteistä avokonttoria lähes mahdottomana paikkana keskittymistä vaativaan työskentelyyn. Jatkuva taustahälinä ja keskeyttämisen matala kynnys pätkii työpäivän lyhyisiin jaksoihin, jolloin työhön ei tavallisesti pysty kunnolla uppoutumaan. “Flow” puuttuu. Verkkokeskustelussa kaipaillaan omaa huonetta, jossa oven voi laittaa perässään kiinni. Oma huone ei kuitenkaan tue yhteisöllisyyttä. Vapaamuotoinen tiedonjako kärsii, työstä tulee entistäkin suorituspohjaisempaa, yksilökeskeistä puurtamista. Suomeksi: tylsää.

Meidän uudessa Kohtaamispaikassamme tämä on ratkaistu erinomaisella tavalla: meillä on “kirjasto”. Kirjasto on alue, jossa ei puhuta, siellä työskentelevillä on puhelin kiinni, pikaviestimen läsnäolotietona on “Älä häiritse” eikä kirjastossa olevia keskeytetä kysymyksillä.

Olen käyttänyt kirjastoa niissä tilanteissa, jossa pyrin saamaan jonkun isomman tehtäväkokonaisuuden valmiiksi ja yleensä tilanteessa, jossa aikataulu on tiukka. Poikkeuksetta olen poistunut kirjastosta tyytyväisenä. Olen pyrkinyt käymään kirjastossa harkiten; psyykkaan itseni tehokkaaseen mahtisuorittajatilaan kirjastoon mennessäni, jotta maksimoin jokaisen kirjastokäynnin.

Miksi en sitten aina istu kirjastossa, jos se kerran on niin tehokasta? Isojen suoritusten tekeminen vaatii paljon energiaa enkä millään jaksaisi koko päivää työskennellä niin intensiivisesti. Olen yhteisöllinen eläin. Pidän Kohtauspaikan energiasta, työkavereiden tapaamisesta, nauramisesta ja vapaamuotoisesta tiedonjakamisesta. Pystyn keskittymään avokonttorissa ideoimiseen, Excelin pyörittämiseen, sähköpostien käsittelyyn. Avokonttorissa hyväksyn sen, että työskentelyäni katkovat työkavereiden keskustelut ja mahdolliset kysymykset. Olen läsnä työyhteisölle – ja se minulle.

Ovenpieleen tai PC:n viereen sijoiteltavien liikennevalojen sijaan suosittelen kaikille oman kirjastoalueen toteuttamista. Kyse ei ole mittavista muutoksista – tarvitaan vain nimetty alue ja yhteiset pelisäännöt.

Ehdotan, että meidän kirjastokonseptin keksijälle myönnetään työnsankarin arvomerkki tammenlehvin.

Tervetuloa maistamaan läsnätyön välineitä

Kristian Tuomilehto — Tue, 05 Apr 2011 19:39:00 GMT

Maistiaisia unelmatyöpaikan aineksista kuulostaa työpaikkaruokalan kokin keittokirjalta, mutta totuus on jotain muuta. Lähdetään kuitenkin keittokirjateemalla purkamaan termiä, joka tunnetaan myös CIE:nä (Customer Immersion Experience).

Valmistuaika: 3 - 5 tuntia käytännönläheistä, ei-teknistä workshoppia

Ainekset:

5 - 10 kpl osallistujia
1 siivu tietokoneilla, puhelimilla ja videoneuvotteluvälineillä varustettua työtilaa
3 - 5 dl keskustelua
0,5 kg osallistumista - kaikki ovat mukana tekemässä
1 litra Microsoftin ajantasaisimpaan tuottavuusalustaan tutustumista - sähköpostia, raportointia, yhdistettyä viestintää ja yhdessä työstämistä
hyppysellinen demoja
reilu annos kokemuksia - miten työskennellään ajasta ja paikasta riippumatta

Noin 10 CIE:tä vetäneenä voin paljastaa top 4 -kysymystä:

1. Mitä kaikkea vaaditaan, että tällainen ympäristö saadaan käyttöön?
Vastaus: Todennäköisesti teillä on jo suurin osa näistä ratkaisuista hankittuna. Muiden osien kohdalla kyse on enää muutamista serverilisensseistä ja käyttöönottoprojekteistä kiinni.

2. Voiko kalenterin siis jakaa kolmella painalluksella esimerkiksi asiakkaalle?
Vastaus: Kyllä, Outlook 2010:n kalenterin Email Calendar -toiminnallisuudella.

3. Millä selaimilla voin käyttää SharePointia?
Vastaus: Tietysti Internet Explorerilla, mutta myös Firefoxilla- ja Safari -selaimilla.

4. "Miksei meillä ole tätä käytössä?" - HR-johtaja kysyi tietohallintopäälliköltä
Vastaus: "Meillä on jo osalle käyttäjistä."

Uusi kerros avautui

Terhi Jaakkola — Fri, 01 Apr 2011 13:35:00 GMT

Viimeisenä alueena käyttöömme avautui kolmas kerros, jonka teema-alueet ovat: rauha, koti ja luonto.

Kolmannen kerroksen postit löytyvä pirteän vihreistä ja turkooseista lokeroista.

Koti-alueen sohvaa värittävät hauskat tyynyt.

Kotialueen tivoli-henkisessä keittiössä voi istahtaa kahville tai viettää lounastaukoa omia eväitä syöden.

Pirteiden sohvien vaihtoehtona ovat hauskat keinutuolit.

Luontoalueella voi työskennellä vaikka koivikossa.

Milloin muutos käynnistyy?

Tytti Bergman — Wed, 30 Mar 2011 15:08:42 GMT

Olen vaihtelunhaluinen ja ennakkoluuloton. Lähden mukaan helposti uusiin juttuihin. Pääsääntöisesti näin, mutta entä jos en ole itse saanut olla mitenkään vaikuttamassa asioiden kulkuun? On helppo tuntea olevansa uhri, jos kukaan ei ole kysynyt mitään muutokseen liittyvää.

Periaatteessa kannatin alusta lähtien toimistoa ilman omaa työpistettä – samalla kävin omaa muutostuskaani siitä, että menetän työssä olevat säilytystilani lukuisille businesskirjoille, joista en halua luopua, mutta jotka eivät mahdu kotiin. Olen aina julkisesti vastustanut omia työhuoneita, koska ne estävät mielestäni tarkoituksenmukaista kommunikointia työyhteisössä. Minulla oli viimeksi oma työhuone noin vuoden ajan 2000-luvun puolivälissä. Luovuin siitä vapaaehtoisesti jakaakseni sen kollegani kanssa, enkä missään vaiheessa katunut. Hyvä kommunikaatiomme sen kuin parani. Mutta en voi kieltää, että joskus oli helpottavaakin olla omassa kopissaan yksin ajatustensa kanssa.

Muutostilanteessa on aina nykytilaa ylläpitäviä voimia ja toisaalta uutta visiota puoltavia voimia. Jos haluat saada aikaan muutoksen, sinun on pystyttävä kampeamaan yksilö ulos mukavuusalueeltaan ja saatava hänet tempautumaan innostavan päämäärän imuun. Yksi tärkeä keino on osallistaminen ja motivointi. Usein motivoinnin lisäksi on myös vahvistettava muutosvoimaa ja estettävä paluu nykytilan mukavuusalueelle, jotta uuden kokeilu voi käynnistyä.

Oman työmme muutosprosessissa olemme monessa vaiheessa kysyneet henkilöstön mielipiteitä ja koonneet poikkiorganisatorisia tiimejä koostamaan tarpeitaan uudessa työn maailmassa. Ja olemme tarjonneet matkan varrella kokeilupaloja mm. kesäisessä huonekalutestauksessa ja syyskuisessa kick-off –tilaisuudessa, jossa demosimme eri tunnelmaisia tilojamme ja testasimme yhteisiä käytäntöjä.

Miten sinä lähdet mukaan muutokseen – vai lähdetkö?

Piilotteleeko johtaja?

TeijaLaine — Fri, 25 Mar 2011 11:12:00 GMT

Esittelin äskettäin uutta Kohtaamispaikkaamme vieraalleni. Kierroksella työtiloissa kerroin hänelle uudesta tavastamme tehdä töitä; muun muassa siitä, kuinka jokainen valitsee joka päivä itselleen siihen hetkeen sopivan paikan ja tunnelman työskennellä. Vieraani oli selvästi vaikuttunut näkemästään, mutta kysyi silti epäuskoisena – ”työskenteleekö johtonnekin todella näissä samoissa tiloissa? Teillä on kumminkin jossain piilotettuna "johtajien omat tilat". Vakuuttelin hänelle, että koko talon väki, mukaanlukien toimitusjohtaja, ovat luopuneet omista työpisteistään.

Johdon tuki ja esimerkillä johtaminen ovat ollet yksi hankkeemme menestystekijöistä. Keräsimme kuusi tärkeintä tutkimusmatkamme menestyksen avainta ja ne ovat:

Varmista johdon tuki
Viesti ja osallistuta
Käynnistä muutosvoimat
Hyödynnä osaavia yhteistyökumppaneita tilojen suunnittelussa
Luo selkeät yhteiset pelisäännöt
Valjasta teknologia avuksi

Menestyksen avaimista, alkuvaiheen tuloksista ja muista kokemuksistamme voit lukea lisää matkakertomuksestamme. Se on tässä - ole hyvä. Tutustu, haasta, kommentoi, käytä hyödyksi....

Asun Pirkkalassa, olenko olemassa?

Harri Tatti — Thu, 24 Mar 2011 04:50:00 GMT

Kotipihastani Keilarantaan toimistolle on 196 kilometriä. Kun hain Microsoftille töihin, soveltuvuustestin tuloksissa suurin riski nähtiin juuri tuossa välimatkassa ja siinä kuinka pitkään tuollaista työmatkaa jaksan kulkea. Vastausta tuohon kysymykseen en tiennyt itsekään.

Suurimman osan työajastani työskentelen kotitoimistolla tai olen liikenteessä asiakkaita tai kumppaneita tapaamassa. Konttorilla olen viimeisen kuukauden aikana käynyt fyysisesti kaksi tai kolme kertaa. Läsnä olen kuitenkin ollut suurimman osan työajasta – kollegoiden tavoitettavissa eri kommunikaatiovälinein, on kyse sitten Lync:n pikaviestimestä tai verkkoneuvottelusta, jotka usein käynnistyvät ad hoc:na, kun näen kollegan läsnäolotiedon omasta pikaviestimestäni. Vaikka Microsoft on viimeisen vuoden aikana siirtynyt läsnätyöhön ja työn uuteen maailmaan, niin itse koen tehneeni läsnätyötä koko Microsoftilla työskentelyaikanani. Teknologia on mahdollistanut sen, että olen täysivaltainen työyhteisön (tarkoitetaan sillä sitten fyysistä tai virtuaalista työyhteisöä) jäsen ja pystyn osallistumaan kokouksiin ja päätöksentekoon talon sisällä vaikka en aina fyysisesti olekaan paikalla.

Työ, vaikka tärkeä onkin, tulee minun prioriteeteissani vastaan sijoilla 3-6 (pahoittelut esimiehelleni - kuitenkin hieno pistesija…;)). Ne kolme ensimmäistä sijaa täyttävät perhe, ystävät ja harrastukset. Läsnätyö, jossa työntekoa mitataan tuloksien kautta, ei tiukkojen työaikojen tai työtuntien numeerisena seurantana, antaa aivan loistavat mahdollisuudet yhdistää minulle tärkeät asiat parhaaksi katsomallani tavalla.

Eilen iltapäivällä, kun kevät näytti parhaita puoliaan, olin tunnin luistelemassa vanhimman tyttäreni kanssa. Aivan mahtavaa! Tosin pitäähän ne työtkin tietysti tehdä. Hienointa meidän työn uudessa maailmassamme on se, että minulla on mahdollisuus valita koska se hetki on!

Ai niin, toivottavasti voin työskennellä Microsoftilla myös seuraavat kuusi vuotta!

Läsnätyö – tutkitusti parempi

Mika_Okkola — Wed, 23 Mar 2011 07:50:00 GMT

Voivatko ihmiset viihtyä irtolaisina? Olemme olleet ilman henkilökohtaisia työpisteitä toukokuun lopusta asti. Siivosin oman muuttolaatikkoni lopullisesti toissa viikolla. Pehmoapinan lahjoitin vaimolleni jo kesällä. Vuosia mukana kulkenut, kehystetty Dilbert-tuloste meni kierrätykseen. Silti koen oloni turvalliseksi ja rauhalliseksi – en lainkaan kodittomaksi. Mutta mitä muut tuumaavat?

Olemme mitanneet läsnätyökokemusta nyt kahdesti – marraskuussa ja maaliskuussa. Tulokset ovat edelleen hyviä – jopa parempia. Uusimmassa tutkimuksessamme 96 % kokee matkamme olleen innostava (92 % marraskuussa 2010). Tyytyväisyys uusiin työtapoihin on siis kasvanut. Mahdollisuutta joustoon hyödynnetään runsaasti – 78 % kertoo työskentelevänsä toimiston ulkopuolella 1-3 päivänä viikossa. Prosentti on pudonnut edellisestä tutkimuksesta (87 %) joten väki näyttää äänestäneen jaloillaan vetovoimaisen toimiston puoleen. Myös Parhaat työpaikat –tutkimus tukee tätä: Tyytyväisyys työtiloihin on noussut 63 %:sta 92 %:iin. Saman tutkimuksen mukaan huikeat 92 % henkilöstöstä ovat tyytyväisiä osallisuudestaan yrityksen päätöksen tekoon aiemman 75 % sijasta.

Hurjia lukuja. Parannettavaakin on toki vielä paljon. Ja opittavaa. Tärkeintä on kuitenkin havaita, että olemme oikealla tiellä. Turvallisuuden tunne ei sittenkään ole kiinni omaan työpisteeseen rakennetusta pesästä vaan omasta osaamisesta sekä luotettavasta ja kannustavasta työympäristöstä.

Koko työelämä yhdessä muuttolaatikossa

Jaana Vuori — Tue, 22 Mar 2011 08:11:00 GMT

On toukokuun viimeinen päivä vuonna 2010. Työpaikallamme vallitsee hämmentynyt tunnelma.

Jokaisella on ollut kaksi viikkoa aikaa valita ja pakata tärkeimmät työtavaransa yhteen muuttolaatikkoon. (Kyllä, vain yhteen!) Seuraavana maanantaina emme palaa enää omaan tuttuun työpisteeseen. Tulevat viisi kuukautta vietämme leirihenkisissä väliaikaistiloissa tai toimiston ulkopuolella työskennellen. Toki meitä odottaa palkinto rohkeasta hypystä tuntemattomaan tulevaisuuteen. Saamme uudet uljaat työtilat sekä joustavammat työtavat.

Missä tunnelmissa seuraava maanantai alkoi, entä sitä seuraavat viikot ja kuukaudet? Siitä kertovat tällä videolla työkaverini Ari, Tia ja Vesku.

(Please visit the site to view this video)

Palaveri, palaveri, tyttären hammaslääkäri, vaimon kampaaja, palaveri...

Jukka Wallasvaara — Mon, 21 Mar 2011 09:35:00 GMT

Tämän päivän teknologia sallii aikaisempaa joustavampia tapoja myös perheen ja yksityiselämän menojen sovittamiseen työkiireiden keskelle. Aiemmin on nähty, että työ määrää vahvasti menojen aikataulut, mutta tasapaino työn ja vapaa-ajan välillä tuo nykymallilla myös vapauden huomioida yksityiselämän tarpeita enemmän.

Viime joulun alla saimme vaimoni kanssa hoidettua joulupukin tehtäviä erittäin tehokkaasti mennessämme maanantaina päivällä kauppoihin. Kaupoissa oli vähän jonoja, kahvioissa tilaa ja saimme kerättyä 5 lapsiselle perheelle miltei kaikki paketit samalla kerralla, eikä stressistä ollut tietoakaan. Päivän tehtävät sijoittuivat vain tältä päivältä hajautetusti edelliselle sunnuntaille ja maanantain iltapäivälle. Siten, kun se parhaiten sopi kokonaisuutena meille.

Palavereja tai menoja varattaessa täytyy usein miettiä mitä muita menoja muilla on, sopivan ajankohdan löytymiseksi. Kollegojen menot näkyvät kätevästi Outlookia käyttäen, mutta aiemmin keittiön kotikalenteri piti päivittää itselleen aina aika ajoin manuaalisesti ja päinvastoin.

Nykyään asia on toisin.
Olemme vaimoni kanssa jakaneet perheen yhteisen sähköisen Live-kalenterin, joka näkyy molemmille niin PC:lle kuin puhelimiinkin. Nyt on huomattavasti helpompaa katsoa, milloin oli se lasten hammaslääkäri, jonka aika vielä muuttuikin juuri tai ettei ole sopimassa menoa juuri siihen väärään päivään.
Eihän kukaan halua joutua tilanteeseen, jossa olisi sopinut palaverin päällekkäin vaimon kampaaja-ajan kanssa, se vain ei ole hyvä idea...

Kas, nyt täytyykin lähteä hakemaan tytärtä koulusta, tuo hammaslääkäriaika lähestyy...