Läsnätyömme ytimessä on merkityksellisten kohtaamisten lisääminen. Koko työyhteisömme käyttää yhteistyön lisäämiseksi tehokkaasti  pikaviestimiä, etäyhteyksiä, sosiaalisen median sovelluksia, sähköistä kalenteria, digitaalisia ryhmätyötiloja ja verkon yli tapahtuvia neuvotteluja. Käytännön esimerkkinä kerron, miten olen hyötynyt teknologioistamme tänään:

8.15 Uimastadionin edustalla, kahvikuppi kädessä, puhelin toisessa tarkistan kalenteristani päivän aikataulun sekä silmäilen loppuviikon tahdin. Selailen myös yhteisöpalveluiden päivitykset.

9.45 Tarkistan yhteisestä työtilasta virtuaalitiimiläisten lokeroiden sijainnit ja ilahdutan heitä näppärästi kesäkortilla.

10.50 Huhuilen pikaviestitse lounaskavereita. Parissa minuutissa lounasseura sekä -paikka on sovittu.

12.30 Kuulen, että työkaverillani voisi olla hyviä vinkkejä työstämääni aiheeseen. Läsnäolotieto näyttää, että kaipailemani kaveri on palaverissa. Tarkistan kalenterista seuraavan vapaan ajankohdan ja saankin virtuaalihihasta kiinni sopivasti iltapäivän alkajaisiksi.

14.00 Joudun siirtämään muutamaa tapaamista. Onneksi voin siirtää tapaamiset  tarkistamalla kaikkien kalentereista sopivat ajankohdat.

14.30 Tilikautemme vaihtuu pian ja käynnissä on kuumeinen budjetointivaihe. Kommentoin yhtä luonnoksista hakukonemarkkinoinnin osalta jaetussa työtilassa ja suljen viimeisiä kuluvalle tilikaudelle varattuja tilejä.

Mietin miten kauan kaiken tämän hoitaminen olisi vienyt, jos käytössäni olisi vaikkapa monella oleva kolminaisuus: paperikalenteri, pikaviestitön työympäristö ja vain puhumiseen tai tekstiviestittelyyn tarkoitettu puhelin.

Teknologian täysmittaisen hyödyntäminen on tiimityötä. Taustalle tarvitaan toki toimiva ja ajantasainen teknologia, mutta hyöty saadaan vasta, kun kaikki toimivat yhteisesti sovittujen käytänteiden mukaisesti: jakavat sähköiset kalenterit ja pitävät ne ajan tasalla, päivittävät läsnäolotietonsa, hyppäävät sujuvasti virtuaalitapaamisiin.

Jos aihe kiinnostaa enemmän voit lukea lisätietoa Matkakertomuksestamme

Jos halua tutustua siihen, miten käytössämme olevat teknologiat ovat toteutettu IT:n näkökulmasta, tutustu aiheeseen Microsoft IT Showcase -sivustolla