Miten toimistossa, jossa ei kenelläkään ei ole kiinteitä työpisteistä voi työskennellä? Kun pitää nopeasti saada yhteys työkaveriin, ei sähköposti useinkaan ole paras väline. Toisaalta puhelimella soittaminen ei usein ole järkevää, jos ei etukäteen tiedä istuuko toinen osapuoli tärkeässä palaverissa. Fakta on se, että ilman teknologiaa ei meillä tiedettäisi missä työkaveri on tai mitä hän tekee. Meillä läsnätyön liimanana toimii Lync.

Olen käyttänyt Lynciä pari kuukautta. Alla on tavat, joilla minä pidän kolleegani ajan tasalla siitä mitä teen ja missä menen.

Mitä kerron Lyncilla muille

1. Liikennevalot, läsnäolotiedot - rakkaalla lapsella on monta nimeä. Lyhyesti kyse on siitä, että Lyncin kautta kerron olenko vapaa (vihreä), pois koneen ääreltä (keltainen) tai esimerkiksi kiinni palaverissa (punainen). Kalenterissa olevat tapaamiset vaihtat läsnäolotiedon automaattisesti, kun palaveri käynnistyy. Pystyn kuitenkin vaihtamaan läsnäolotietoni käsin, jos niin haluan.

2. Usein on kätevää hoitaa asia kasvotusten, mutta tällöin pitää tietää onko toinen samassa paikassa. Kerron kollegoilleni missä olen Lyncin kautta. Kaikkea ei tarvitse näpytellä käsin, sillä Lync osaa yhdistää annetun nimen ja silloin käytössä olleen verkkoyhteyden. Kun kotona kytkeydyn omaan koti-WLANiin, päivityy paikka "Kontikonttoriksi" automaattisesti.

3. Monesti viestitän muille myös mitä teen. Tällä voi myös korostaa sitä, että on juuri kiinni jossain tärkeässä.

Lync puhelimen kaverina

Olen käyttänyt myös Lyncin yhdistetyn viestinnän ratkaisuja pari kuukautta. Tässä muutamia asioita, jotka ovat muuttuneet.

1. Vastaajani ottaa yhteyttä minuun, eikä toisin päin.

  • Kun en ehdi vastaamana puhelimeen, saan vastaajaviesteistä kätevästi ilmoituksen Lynciin sekä sähköpostiin. Olen monet kerrat vastannut vastaajaviestiin sähköpostilla tai pikaviestillä. Vastaajaviestit kulkevat myös mukana puhelimessa, mikä on myöskin tärkeää.

2. Vastaan tilanteen mukaan PC:llä tai kännykällä

  • Microsoftilaisilla ei Suomessa ole lankapuhelimia, mutta lankanumero. Kun joku soittaa lankanumerooni soi minun PC sekä kännykkä. Näen kummastakin laitteesta, kuka soittaa ja voin vastata tilanteeseen sopivimmalla välineellä.

3. Pystyn siirtämään verkkopalaverin napin painalluksena kännykkääni

  • Olen ollut verkkopalavereissa, joissa en ole ehtinyt istua loppuun asti koska minulla on ollut kiire seuraavaan tapaamiseen. Nykyään pystyn siirtämään PC:llä aloitetun verkkopalaverin puhelimeen ja olla viimeisen vartinkin läsnä vaikka autossa - handsfreellä tietenkin.