E-Mails sind kostenlos, schnell geschrieben und schnell verschickt – also doch eigentlich das perfekte Werbemittel, besonders für kleine Firmen mit geringem Werbe- und Marketingetat. Oder?

Ja, aber Vorsicht: Schneller als sie schauen, landen Ihre Werbe-E-Mails nämlich auf „der roten Liste“ – und damit im Spamfilter der E-Mail-Programme. Entweder automatisch oder bewusst durch den Empfänger so gesteuert, weil dieser in seiner täglichen E-Mail-Flut droht zu ertrinken und als letzten Rettungsanker nur noch den Spamordner sieht. Doch damit verschwinden die Mails ein und für allemal im Nirvana – ungelesen und niemals wahrgenommen. Schade um Ihre Marketingbotschaft.

Das ist die eine offensichtliche Gefahr, die Firmen beim E-Mail-Marketing droht. Die andere ist das Gesetz. Wir alle möchten, dass mit unseren Daten gewissenhaft umgegangen wird, schließlich werden wir sowieso schon immer gläserner und Glas ist bekanntlich sehr zerbrechlich. Und wer will schon gerne zerbrechen? Datenschutz spielt in Politik und Gesellschaft eine – zum Glück – immer wichtigere Rolle und so gibt es mittlerweile auch zahlreiche Regelungen für das kommerzielle Versenden von E-Mails. Aber keine Panik, wenn Sie die Begriffe „Paragraphen“ und „Gesetzestexte“ genauso abschrecken wie mich. Wir haben einen hilfreichen Wegweiser für Sie aufgetan, mit dessen Hilfe Sie nachts wieder ruhig schlafen können, auch wenn Sie zuvor tausende von E-Mails an potenzielle Kunden verschickt haben: Die „Checkliste: 22 Fragen zu E-Mail-Marketing und Recht“. Die artegic AG hat diese in Zusammenarbeit mit der Kanzlei Bird&Bird zusammengestellt und online veröffentlicht. Geklärt werden darin Fragen wie „An wen darf ich Marketing-E-Mails und Newsletter verschicken?“, „Welche Daten darf ich erheben?“, „Muss jede E-Mail ein Impressum enthalten?“ oder „Wie muss eine Abmeldefunktion aussehen?“.

Ein Beispiel: Eine rechtskonforme Einwilligung zum E-Mail-Marketing muss immer explizit vom Empfänger abgegeben worden sein, bevor Werbung verschickt werden darf. Das heißt, die Zustimmung darf nicht Teil von vorformulierten Vertragsbedingungen sein oder anderweitig abgeleitet werden. Auch darf das Zustimmungs-Häkchen nicht schon „vor-gesetzt“ sein, also automatisch zur Einwilligung führen, wenn der Empfänger es nicht weg-klickt. Die Inhalte der späteren Newsletter oder Werbeangebote müssen so genau wie möglich angegeben werden, und auch, wie oft diese versendet werden. Und ganz entscheidend: Der Kunde muss vor seiner Einwilligung über die Verarbeitung seiner Daten und seine Widerrufsrechte in Kenntnis gesetzt werden.

Doch damit noch nicht genug. Rechtskonform ist die Einwilligung erst nach einer zweiten Absicherung durch das so genannte Double-Opt-In: Nach der Anmeldung muss dem Empfänger eine E-Mail mit einem Bestätigungslink, jedoch ohne kommerzielle Inhalte zugesendet werden. So wird sichergestellt, dass der Angemeldete auch der Besitzer der angegebenen E-Mail-Adresse ist. Die Firma muss im Anschluss Art und Umfang der Einwilligung genauestens protokollieren: Datennutzungserklärung, Zeitpunkt der Einwilligung, IP-Adresse und erhobene Daten.

Die Checkliste bietet 22 Punkte, knapp und übersichtlich dargestellt, versehen mit Beispielen und Tipps – so sind Sie auf der sicheren Seite und können weiterhin mit gutem Gewissen auch das Marketinginstrument „E-Mail“ in Ihrem Marketingmix einsetzen.

Hier geht’s zum Download der Checkliste: 22 Fragen zu E-Mail-Marketing und Recht.

Ebenso empfehlen möchte ich Ihnen die Checkliste „Rechtskonforme E-Mail-Newsletter“ im KMU-Portal, die weitere Punkte abarbeitet und hilft, zu sensibilisieren. Für alle, die sich darüber hinaus informieren möchten, gibt es im KMU-Portal einen noch tieferen Einblick in die Rechtslage beim Direktmarketing per E-Mail, SMS und MMS.

Viel Erfolg wünscht Ihnen
Rebecca Schickel

Weihnachten kommt in großen Schritten auf uns zu. Bald ist der 1. Dezember und dann heißt es wieder: Türchen öffnen und Schokolade naschen. Gesünder und kalorienärmer sind da die Überraschungen von Microsoft in der Adventszeit: Microsoft Press bietet Ihnen in jeder Adventswoche ein anderes E-Book zum kostenlosen Download an.

Die erste Kerze können Sie beim Lesen des Verkaufsschlagers „Microsoft Office 2010 – Auf einen Blick“ abbrennen lassen. Dieses E-Book ist besonders übersichtlich gestaltet, bunt bebildert und voller interessanter Tipps und Tricks. Schritt für Schritt und Bild für Bild werden Sie durch die Funktionen von Word, Excel, PowerPoint und Outlook geführt. Jeweils eine Doppelseite ist einer Aufgabe gewidmet. So können Sie in kürzester Zeit – und seien Sie mal ehrlich: gerade die besinnliche Adventszeit kommt uns immer besonders kurz vor – neue Kniffe für Ihre tägliche Arbeit mit Office 2010 lernen. Aber vergessen Sie nicht, am Ende die Kerze wieder auszupusten!

Das erste E-Book „Microsoft Office 2010 – Auf einen Blick“ können Sie noch bis 3.12. kostenlos unter http://advent.microsoft-press.de downloaden.

Sind Sie noch auf der Suche nach einem Weihnachtsgeschenk? Das Buch gibt es für 12,90 Euro auch in Papierform – lässt sich einfach besser verpacken und unter den Weihnachtsbaum legen.   

Seien Sie gespannt, was Sie nächste Woche erwartet.

Eine schöne Adventszeit wünscht Ihnen
Ihre Rebecca Schickel

Datenschutz in der Cloud ist ein zentrales Thema. Microsoft übernimmt hier eine führende Rolle als Cloud-Anbieter für Transparenz, Vertrauen und Zertifizierung: Office 365 ist der erste und derzeit einzige Public Cloud Service, der ab dem 07.12.2011 jedem Kunden die EU Standardvertragsklauseln (Model Clauses) anbietet.

Microsoft kombiniert die EU Standardvertragsklauseln mit einer ebenfalls standardisierten Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung (ADV). Jeder Office 365 Kunde kann auf der „EU Model Clause Zeichnungsseite“ die EU Model Clauses in Kombination mit einer standardisierten Erklärung zur Auftragsdatenverarbeitung zu seinem Office 365 Online Services Vertrag hinzufügen. Zur nachhaltigen Verbesserung der Transparenz und Stärkung des Kundenvertrauens in unsere Cloud Services wird Microsoft voraussichtlich am 12.12.2011 das völlig überarbeitete Trust Center zunächst auf Englisch und zeitnah auch auf Deutsch veröffentlichen.

Das neue Trust Center wird unkompliziert über die Office 365 Homepage (www.Office365.de) zu finden sein. Es bietet Klarheit und Transparenz darüber,

• wo sich die Daten eines Kunden befinden
• wer Zugang zu diesen Daten hat
• wie Microsoft diese Daten schützt und
• welche Zertifizierungen Microsoft erfüllt.

Microsoft hat sich mit seiner Trustworthy Computing Initiative zu einem führenden Anbieter von IT-Lösungen in diesem Bereich entwickelt und nutzt diese Erfahrungen und Marktreife ebenso für die Microsoft Cloud Services.

Mit der Einführung der EU Model Clauses-ADV Konstruktion erfüllt Microsoft die jüngst vom Düsseldorfer Kreis zur Nutzung von Cloud Services (u.a. solcher aus dem „Außereuropäischen Raum“) veröffentlichten Orientierungshilfe (Link und im Anhang). Wir haben für Sie eine Übersicht erstellt, die die neuen Microsoft-Compliance-Leistungen den Forderungen der Orientierungshilfe gegenüberstellt:

Wie geht es nun für Kunden weiter und wie können sie die EU Model Clauses und Auftragsdatenvereinbarung zur Geltung bringen?

Die Zuordnung zu einem bestehenden Office 365 Services Vertrag [MOSA] wird nur online auf der “EU Model Clauses Zeichnungsseite“ vorgenommen. Ab dem 7. Dezember, also schon bevor das neue Trust Center live gehen wird, kann sich jeder Kunde mit seiner Office 365 Admin-Kennung auf dieser Seite anmelden und danach die neuen zusätzlichen Bedingungen im Detail ansehen und prüfen bzw. prüfen lassen (z.B. von seinem Datenschutzbeauftragten oder einer Anwaltskanzlei). Am Ende des Prozesses erhält der Kunde eine elektronische Gültigkeitsbestätigung von Microsoft.

Mit diesen Neuerungen positioniert sich Microsoft als marktführender Cloud-Anbieter für Transparenz, Vertrauen und Zertifizierung von Cloud Services.

Erfahren Sie mehr im Office 365 Pressebereich

Für alle an Office 365 Interessierten liegt im Downloadcenter ein kleines Juwel bereit: Auf mehr als 300 Seiten führt Autorin Katherine Murray im Microsoft Press Buch „Office 365 - Connect and Collaborate virtually anywhere, anytime“ durch die Welt von Office 365. Von den notwendigen Vorbereitungsschritten bis zu Praxisbeispielen für die tägliche Arbeit in der Cloud.

Kleines Manko: Das Buch ist nur auf Englisch als kostenloser Download erhältlich. Aber wer zumindest hinlänglich das auch bei uns gern genutzte IT-Englisch versteht, kann sich auf ein sehr informatives Buch freuen. Und parallel zur Lektüre bei uns im KMU-Portal gleich Office 365 kostenlos testen!

Zum 3. Advent gibt es von Microsoft ein absolutes „Muss-Ich-Haben“-Geschenk: das kostenlose E-Book „PowerPoint 2010 – Einfach besser präsentieren“.

Sie haben stundenlang für Ihren Vortrag recherchiert, formuliert und trainiert? Für eine hochwertige PowerPoint-Präsentation bleibt aber keine Zeit mehr? Das wird sich von nun an ändern.

Das kostenlose E-Book „PowerPoint 2010 – Einfach besser präsentieren“ hilft Ihnen, sich von vornherein gezielter auf Ihre Präsentationen vorzubereiten. Es zeigt Ihnen typische Fehler und Schwachstellen auf und bietet Lösungen, die zum sicheren Erfolg führen. Im ersten Teil lernen Sie, Ihre Botschaft zu visualisieren und sich für die richtige Vortragstechnik zu entscheiden. Goldene Regeln der Vortragstechnik helfen Ihnen, die Nervosität abzulegen und entspannter an Ihren Vortrag ranzugehen. Die Kapitel „Showtime“ und „Organisatorische Rahmenbedingungen“ liefern Tipps & Tricks für einen gelungenen Ablauf der Präsentation.
Im zweiten Teil folgt die praktische Umsetzung mit PowerPoint 2010: Lernen Sie den Folienmaster als Ihren besten Begleiter kennen, bauen Sie Grafiken, Tabellen, Diagramme sowie Audio- und Videodateien in Ihre Präsentation ein und lernen Sie, wie Animationen erstellt und Hyperlinks richtig eingesetzt werden.

Mit diesem Buch gehen Sie gut vorbereitet in Ihren nächsten Vortrag und können sogar Ihre eigene Show genießen!

PS: Das Buch gibt es auch in „echter Buchform“ – für 19 Euro portofrei im Microsoft Press Shop zu bestellen. Macht sich gut unter jedem Weihnachtsbaum!

Erfahren Sie alles über PowerPoint 2010 im KMU-Portal.

Viel Spaß beim Ausprobieren wünscht Ihnen

Rebecca Schickel