Microsoft für kleine und mittelständische Unternehmen

Themen rund um den Einsatz von IT in kleinen und mittelständischen Unternehmen

July, 2011

Beiträge
  • Lync Online: Interview mit MVP Thomas Wenzl

       Microsoft Lync                    Microsoft MVP

    Unser erstes Interview mit Microsoft MVP (Most Valuable Professional) Martina Grom zum Thema Office 365 kam hervorragend an. Deshalb geht’s jetzt auch schon weiter in unserer MVP-Interview-Serie. Dieses Mal hatte ich selbst das große Vergnügen, das Interview zu führen. Rede und Antwort zum Thema Lync Online stand mir Thomas Wenzl – neunfach ausgezeichnet mit dem MVP Award und weltweit erster MVP für Microsoft Lync Server.
    Besonders interessiert hat mich, was Lync Online denn eigentlich ausmacht: die einzelnen Funktionen und Einsatzmöglichkeiten sowie die Unterschiede und Vorteile im Vergleich zu Messenger-Diensten, wie wir sie bisher kannten. Das Interview können Sie im KMU-Portal nachlesen

    Viel Vergnügen wünscht

    Ihre Rebecca Schickel

  • Office 2010: Installation mit Product Key Card

    Office 2010 Product Key CardEine Product Key Card (PKC; deutsch: Produktschlüssel-Karte) ist eine neue Vertriebsform für Software. Sie kaufen eine Karte mit Produktschlüssel zum Beispiel, um ein vorinstalliertes Office 2010 auf einem neuen PC zu aktivieren und in vollem Umfang zu nutzen. Was aber, wenn auf dem PC keine Vorinstallation von Office 2010 ist? In dem Fall können Sie mit Hilfe des Produktschlüssels Office herunterladen.

    Das Vorgehen ist ganz einfach: Besuchen Sie zunächst die Webseite zur Verwendung der PKC. Klicken Sie dort unten auf den Schalter „Herunterladen“. Auf der nächsten Seite geben Sie zunächst den Produktschlüssel von der Karte ein, wählen eine Sprache aus und wiederholen den angezeigten Überprüfungscode:

    Office 2010 PKC Webseite

    Nachdem der Product Key überprüft wurde, können Sie auf der nächsten Seite (kostenpflichtig) einen Sicherungsdatenträger bestellen oder auf „Weiter“ klicken. Anschließend melden Sie sich mit Ihrer Windows Live ID an oder legen ein neues Konto mit einer bestehenden E-Mail-Adresse an:

    Anmeldung mit Live ID oder E-Mail-Adresse

    Anschließend zeigt Ihnen eine neue Seite die Downloads, die Ihnen zur Verfügung stehen. Klicken Sie einfach auf „Herunterladen“. Die nachfolgende Seite fasst nochmals alle Informationen für Sie zusammen. Ein Klick auf „Jetzt herunterladen“ startet den Download von Office 2010. „Jetzt installieren“ startet die Click-to-Run-Installation, bei der Sie mit Ihren gewohnten Anwendungen während laufender Installation weiterarbeiten können:

    Zusammenfassung der Kontoinformationen

    Einen zusätzlichen Service bietet der Link unten „Erweiterte Optionen“: In einem Pop-Up haben Sie dabei die Möglichkeit, statt der Standard-32-Bit-Edition die 64-Bit-Edition von Office 2010 zu wählen:

    Auswahl der 64-Bit Edition

    Aber Vorsicht: Wenn Sie sich fragen, warum Sie 64-Bit-Edition überhaupt einsetzen sollten, ist sie wahrscheinlich nichts für Sie: Die 64-Bit-Edition wird vor allem dann gebraucht, wenn Sie selbst Lösungen für Office entwickeln oder wenn Sie als Excel-Profi Tabellen von mehr als 2 Gigabyte Größe bearbeiten – alle anderen sind mit der 32-Bit Edition besser bedient. Die bietet die gleichen Funktionen und ist außerdem mit anderen 32-Bit-Programmen kompatibel. Und das ist wichtig, wenn Sie Add-Ins, ActiveX-Steuerelemente oder Programme mit Office-Schnittstelle auf 32-Bit-Basis nutzen. Das ist mit der 64-Bit Edition von Office nicht möglich!

    Office 2010 Informationen im KMU-Portal

    Office 2010 jetzt kostenlos testen

  • E-Mail-Management – muss das sein?

    1971 hat Computertechniker Ray Tomlinson die erste E-Mail verschickt. Nie hätte er gedacht, dass diese „Spielerei“, wie er es nannte, zur beliebtesten Kommunikationsart weltweit werden würde. Heutzutage ist die Mail aus keinem Büro mehr wegzudenken und auch im Privaten eine beliebte Abwechslung zur knappen SMS.

    Wie einfach ist es doch, mit wenigen Klicks Nachrichten in alle Welt zu verschicken und ein paar Minuten später schon die Antwort zu erhalten. Manchmal etwas zu einfach. Die Postfächer quellen über, den Überblick zu behalten fällt schwer. Und dann steht der Chef in der Tür und will genau die eine E-Mail sehen, die man gerade einfach nicht mehr finden kann. „Angebot“, „Anfrage“, „4.7.“, „Müller“, nein – „Meier“ oder „Mayer“? „Ich hab's gleich, Chef!“ Die Suche nach E-Mails kostet wertvolle Arbeitszeit, die wesentlich effektiver genutzt werden könnte.
    Außerdem lenken E-Mails ab. Zugegeben: Poppt das Fensterchen Neue Nachricht auf, ist man doch meist viel zu neugierig, als dass man es ignoriert und die E-Mail erst dann liest, wenn wirklich Zeit dafür ist. Orientierungshilfen vom Arbeitgeber wären sinnvoll: Was soll per E-Mail erledigt werden, was besser übers Telefon oder persönlich?

    BITKOM gibt praktische Tipps, die helfen, die tägliche E-Mail-Flut zu bewältigen.

    Ein starker Partner im täglichen E-Mail-Chaos ist Outlook 2010. Sie können damit zum Beispiel E-Mail-Unterhaltungen bündeln oder ganz ignorieren. Weitere Tricks, wie Sie wieder Frau bzw. Herr der Lage werden, verrät das Video.

    Neben der Unmenge an E-Mails, die viele Arbeitnehmer in dauerhaften Stress versetzt, wird ein Problem in Unternehmen häufig unterschätzt: E-Mails dienen zunehmend als Geschäftsbeleg, zum Beispiel auch für bindende Absprachen oder gar Vertragsabschlüsse. Und damit unterliegen sie den vom Gesetzgeber oder Aufsichtsbehörden geforderten Compliance-Anforderungen. Das sind Anforderungen an die Einhaltung der gesetzlichen, unternehmensinternen und vertraglichen Regelungen im IT-Bereich. Eine Übersicht bieten unter anderem die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). So sollte zum Beispiel vom Arbeitgeber eindeutig vorgegeben werden, wie mit privaten E-Mails am Arbeitsplatz umgegangen wird. Außerdem dürfen Rechnungen das Haus nur mit digitaler Signatur auf elektronischem Weg verlassen.
    Und besonders wichtig und vielen sicherlich nicht bewusst: Steuerlich relevante E-Mails sind bis zu elf Jahre unverändert und jederzeit zugriffsbereit aufzubewahren. Jedes Unternehmen sollte von vornherein definieren, welche E-Mails als steuerlich relevant angesehen werden müssen, und seine Mitarbeiter darüber aufklären. Empfohlen wird der Einsatz einer Software für die E-Mail-Archivierung. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten: E-Mails können entweder direkt nach Eingang ins Unternehmen, also noch vor Übertragung an den Mailserver, mittels eines Mail Transfer Agent (MTA) archiviert werden. An diesem Punkt ist die Mail noch ganz „frisch“, also nicht manipulierbar, und kann auch schon automatisch entschlüsselt werden. Ebenso verhält es sich beim Versenden von Mails. Die Nachrichten gehen vom Mailserver zunächst an den MTA und werden so noch vor Verlassen des Unternehmens archiviert.
    Alternativ können Mails auch aus dem Speicher des Mailservers archiviert werden.
    In beiden Fällen ist das „Journaling“ wichtig, das die bearbeiteten E-Mails und deren Verarbeitungsschritte genau auflistet. Somit kann jederzeit offen dargelegt werden, was zu welchem Zeitpunkt mit den E-Mails passiert ist.
    Auch der Nutzer selbst kann seine E-Mails ablegen: Das Archiv im E-Mail-Programm sieht dann wie ein normales Verzeichnis aus, wird aber aus einer anderen Quelle gespeist. Daten können aus einem beliebigen Postordner in das Archiv gezogen werden. Nachteil: In diesem Fall können Mails vor der Archivierung manipuliert werden.

    Microsoft bietet mit Exchange in der Cloud beste Möglichkeiten für die E-Mail-Archivierung.

    Mein Tipp: Klären Sie in Ihrem Unternehmen, wie mit E-Mails umzugehen ist, wie es um die Archivierung steht, und legen Sie sich eine für Sie übersichtliche Ordnerstruktur im E-Mail-Programm an. Entscheiden Sie selbst, ob und wann Sie sich von E-Mails ablenken lassen, und greifen Sie durchaus auch mal wieder zum Telefonhörer, um schwierige Themen persönlich zu besprechen. Die Zusammenfassung des Gesprächs kann dann immer noch per E-Mail nachgesendet werden. Damit behalten Sie den Überblick und lassen sich im sowieso schon anstrengenden Arbeitsalltag nicht zu sehr stressen!

    Beste Grüße

    Ihre Rebecca Schickel

  • So machen uns die Mäuse das Leben schwer

    Vor knapp 43 Jahren kam sie auf die Welt: die erste Computermaus. Oder zumindest wurde sie am 9.12.1968 im Auditorium der Brooks Hall in San Francisco erstmals der Öffentlichkeit präsentiert. Die Veranstaltung lockte schon damals rund 1.000 Computerspezialisten an und ist auch heute noch sehenswert. Douglas C. Engelbart, der mit einem Forscherteam des Augmentation Research Centers seit 1962 an dem klobigen Holzkasten namens Maus arbeitete, erklärte nämlich nicht theoretisch, sondern führte alles live dem Publikum vor. Sein Vortrag ging deshalb auch als ‚Mother of all Demos‘ in die Geschichte ein. Das Video ist online abrufbar. Neben der Maus stellte er an diesem denkwürdigen Tag aber noch mehr vor: Innovationen wie Hypertext oder die Shared-Screen-Zusammenarbeit über eine Netzwerkverbindung waren ebenso Teil seiner zukunftsweisenden Demo. Mit seiner Maus leitete Engelbart jedoch endgültig den Beginn des interaktiven Umgangs mit dem Computer ein, wie wir ihn heute kennen.

    Heute ist das kleine Ding (meist) rechts von der Tastatur gar nicht mehr wegzudenken von den Schreibtischen dieser Welt. Doch damit einher ging auch eine neue Volkskrankheit: der Mausarm oder in der Fachsprache „Repetitive Strain Injuries“ (RSI) genannt. Rund fünf Millionen Deutsche leiden darunter. Das ist kein Wunder, zählt Computerarbeit doch heute für etwa 21 Millionen Beschäftigte zum Arbeitsalltag. Schmerzen in der Hand und im Unterarm sind die Folge der ständig wiederholten kleinen Bewegungen durch das Klicken der Maus. Muskeln, Sehnen, Nerven und Gelenke werden belastet, was im äußersten Fall zu winzigen Verletzungen und damit zu chronischen Schmerzen führen kann. Besonders gefährlich ist die „Schmerzeinspeicherung“. Das Gehirn speichert bei sich ständig wiederholender Schmerzbelastung irgendwann die Info ab: Mausklick = Schmerz, so dass allein das Bewegungsmuster schon wieder die Empfindung hervorrufen kann, auch wenn die Schädigungen eigentlich abgeheilt sind. So kann es nach zwei Wochen Urlaub ohne Maus bereits nach fünf Minuten wieder zu den gleichen schmerzhaften Empfindungen kommen wie vorher.

    Jetzt haben Wissenschaftler der TU Darmstadt zusammen mit der Landesanstalt für Arbeitsschutz Nordrhein-Westfalen sogar ein spezielles Übungsprogramm entwickelt, das vorbeugen, aber auch bereits entstandene Schmerzen lindern soll. Die Teilnehmer absolvieren an zwei Tagen fünf Module, die von Muskelentspannung und Ergonomie über Arbeitsorganisation und Stressmanagement bis hin zur Physiotherapie mit einer Aufklärung zum Thema „Schmerzgedächtnis“ gehen. Alternativen zur Maus können getestet und Übungen erlernt werden, die in den fünf darauffolgenden Wochen in den Arbeitsalltag integriert und vertieft werden sollen. Ziel des RSI-Interventionskurses, wie ihn der Entwickler Professor Hardo Sorgatz nennt, ist eine dauerhafte Verhaltensänderung bei der Arbeit mit dem PC. Teilnehmen können zweimal jährlich zwölf Teilnehmer.

    Für alle anderen gibt es aber auch hier schon ein paar praxisnahe Tipps zur Vorbeugung des bösen Mausarms:

    - Sorgen Sie für eine ergonomische Gestaltung Ihres Arbeitsplatzes: Höhe von Tisch und Stuhl sollte aufeinander abgestimmt und der Monitor etwa auf Augenhöhe sein.
    - Halten Sie die Maus nur locker in der Hand und nehmen Sie die Hand weg, wenn Sie nicht mit der Maus arbeiten.
    - Legen Sie die Maus ab und zu zwischen sich und die Tastatur statt an die Seite. Das verhindert die Überstreckung des Arms und sorgt wiederum für Abwechslung für die beanspruchten Muskeln.
    - Versuchen Sie, Ihre Doppelklick-Geschwindigkeit zu reduzieren.
    - Wechseln Sie möglichst häufig zwischen Maus und Tastatur hin und her. Viele Klicks können Sie sich mit Shortcuts auf der Tastatur ersparen.
    - Halten Sie Ihre Gelenke warm und achten Sie auf regelmäßige Pausen mit Dehnübungen zur Entlastung der Hand.

    Natural Wireless Laser Mouse 6000 Die Natural Wireless Laser Mouse 6000 von Microsoft sorgt für eine natürliche Handhaltung.

     

     

     

     

     

     

    Noch mehr Mäuse finden Sie im Microsoft Store.

    Auf seiner Hardware-Seite gibt Microsoft zudem Tipps für mehr Ergonomie am Arbeitsplatz.

    So können Sie sich ohne Schmerzen auf Ihre Arbeit konzentrieren und der weltweit lieb gewonnenen Computermaus vielleicht noch ein langes Leben bescheren.

    Beste Grüße

    Ihre Rebecca Schickel

  • Whitepaper über die Sicherheit bei Office 365

    Mit Office 365 können Sie via Cloud nahezu überall und mit jedem Gerät auf die neuesten Office-Anwendungen zugreifen. Für kleine und mittelständische Unternehmen besonders interessant, da Sie mit Office 365 die IT Ihres Unternehmens verknüpfen können ─ ohne teure Serverlösungen und hohe Wartungskosten. Zusammenarbeiten in einer neuen Dimension. Aber auch mit neuem Sicherheitsrisiko, oder? Theoretisch: ja, schließlich werden Ihre Daten auf externen Servern gespeichert und verwaltet. Praktisch: nein, denn Microsoft nimmt Datensicherheit und Datenschutz sehr ernst. Schon seit vielen Office365_GrafikJahren bietet Microsoft im Rahmen seiner Microsoft Global Foundation Services (GFS) Onlinedienste wie MSN, Hotmail oder Bing an. Die GFS erfüllen den ISO 27001 Standard und werden durch regelmäßige Überprüfungen validiert. Im aktuellen Whitepaper lesen Sie mehr darüber, und Sie erfahren, wie Microsoft seine langjährigen Erfahrungen im Onlinegeschäft einbringt und für Ihre Sicherheit in der Cloud sorgt – egal, wie groß Ihr Unternehmen ist.

    Hier zunächst ein kurzer Überblick über die Sicherheitsmaßnahmen:

    Microsoft speichert die Daten von Office 365 in seinen riesigen, hochmodernen Rechenzentren. Diese sind auf möglichst hohe Sicherheit ausgelegt und sowohl gegen Naturkatastrophen als auch gegen Angriffe von außen geschützt. Rund-um-die-Uhr-Überwachung und regelmäßige Updates sorgen dafür, dass die Daten sicher verwahrt und die Systeme immer auf dem neuesten Stand sind. 2002 hat Microsoft die Initiative Trustworthy Computing ins Leben gerufen, um Software von Anfang an sicherer zu entwickeln. Darunter fallen auch die Office 365-Produkte.

    Ihre Daten bleiben auch Ihre Daten – dafür sorgt die Datenschutzrichtlinie Trust Center. Wenn Sie Office 365 nicht mehr nutzen wollen, haben Sie 90 Tage Zeit, Ihre Daten sicher zu exportieren und aus der Cloud zu entfernen.

    Ihre Daten werden zusammen mit denen anderer Kunden auf einer Hardware gespeichert. Um auch in diesem Fall den Datenschutz nicht zu gefährden, wird die Speicherung jedoch mit Hilfe spezieller Active Directory-Technologie sicher unter den Kunden aufgeteilt. Wünschen Unternehmen zusätzliche Datenisolierung, gibt es zudem eine Office 365-Version, die Informationen separat auf nur für sie bestimmter Hardware speichert.

    Für die Anmeldung bei Office 365 haben Nutzer zwei Möglichkeiten: mit Online-IDs, bei denen mit einem sicheren Passwort auf alle Bereiche zugegriffen werden kann, oder mit Firmen-IDs, zum Beispiel in Verbindung mit Smartcards. Zusätzlich ist die Internetverbindung mit SSL/TLS verschlüsselt.

    Neben standardmäßigen Antivirenprogrammen ist Microsoft Forefront Online Protection bei Microsoft Exchange eingebaut: ein vielschichtiger Viren- und Spamschutz für E-Mails, der ständig aktualisiert wird, um User vor den neuesten Gefahren zu schützen.

    Office 365 ist absolut flexibel. So können Sie jederzeit Anwendungen in die Cloud verlegen und wieder entfernen. Außerdem ist es möglich, Inhalte freizugeben, die von allen genutzt werden können, auch wenn nur ein Teil Ihrer Mitarbeiter in die Cloud integriert ist. Damit reagiert Office 365 auf die vielschichtigen Anforderungen im weltweiten Unternehmensdschungel.

    Probieren Sie es aus! 

    Weitere Informationen:
    Das White Paper: Security in Office 365 (engl.) zum Herunterladen.
    Mehr zu Office 365 für Selbstständige und Kleinunternehmen.

    Vielen Dank an Michael Epprecht für den Hinweis auf das Whitepaper.


    Viel Spaß hoch oben in der Cloud wünscht Ihnen

    Ihre Rebecca Schickel