Hola amigos, en la pasada emisión de Activa TV tratamos un tema muy interesante como lo es el de OFFICE 365. Ese día hubo una gran acogida y hubo muchas preguntas que no pudimos responder al aire. Pues bien, tal como lo prometimos aquí están las preguntas y sus respuestas. (Son 29 preguntas, el tema estuvo muy bueno). Agradezco a Iván Gómez por su ayuda en la elaboración de las respuestas.

Pronto estaremos haciendo una sesión presencial en la ciudad de Bogotá, les estaré informando al respecto.

1. ¿Cuál es el link del video de los Datacenters?

El video se encuentra disponible en http://www.globalfoundationservices.com/

2. ¿Hay una aplicación de Office para BlackBerry?

No en el momento no existe dicha aplicación.

3. ¿Cómo se garantiza la confiabilidad de los datos?

Los datos se aseguran confiables dadas las políticas de privacidad de los servicios online de Microsoft. A grandes rasgos se puede decir que Microsoft usa los datos de los clientes para lo que estos pagan: mantener y proveer los servicios de Office 365 (Como por ejemplo escenarios de solución de problemas) y no para crear publicidad o minería de datos. De igual forma se restringen el acceso a los datos en los datacenter al personal de Microsoft y se mantienen rigurosos controles sobre las personas, sus roles y sus permisos sobre los mismos.

Para más información se puede consultar el documento “Privacy in the Public Cloud: The Office 365 Approach” (Disponible en: http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=28540) o consultar el portal “Office 365 Trust Center” (http://www.microsoft.com/en-us/office365/trust-center.aspx) para la información completa de las políticas de privacidad de Microsoft

4. ¿Cómo funciona la conectividad ODBC con Office 365 a una BD SQL Server?

Se debe usar los “Business Connectivity Services” (BCS) disponibles para exponer datos de un servicio local en SharePoint Online. En este caso se debe construir un web service basado en Windows Communication Foundation (WCF) para garantizar la transaccionalidad entre la nube y la plataforma local. Algunos vínculos de utilidad son:

· WCF: Building WCF Web Services for SharePoint 2010 Business Connectivity Services: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/gg318615

· Introduction to Business Connectivity Services in SharePoint Online: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh412217.aspx

· Manage Business Connectivity Service Applications: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-online-enterprise-help/manage-business-connectivity-service-applications-HA102677933.aspx

5. ¿Cómo recupero información borrada accidentalmente?

En Exchange online se pueden recuperar ítems eliminados de diferentes formas basados en políticas y periodos de retención configurables. Un usuario puede hacer recuperación de datos sin ayuda mediante la papelera de reciclaje. Si el mensaje se borró de la papelera de reciclaje, se puede recuperar con la ayuda de un administrador de office 365 de la compañía. Sin embargo, después de que un ítem es borrado permanentemente de Exchange Online, no se puede recuperar

Para más información: http://help.outlook.com/en-us/140/hh125820.aspx

En SharePoint Online se cuenta no solo con papeleras de reciclaje para ítems de usuarios (Documentos, elementos de listas o bibliotecas) sino también para colecciones de sitios completos borrados por un administrador de SharePoint Online.

Para más información: http://office.microsoft.com/en-us/sharepoint-online-enterprise-help/manage-the-recycle-bin-of-a-sharepoint-site-HA101969189.aspx

6. ¿Puedo pedir copia de mis archivos en físico?

No está previsto enviar copias físicas a los clientes puesto que sería una labor muy compleja debido a la cantidad de clientes que se tienen, pero cada cliente puede descargar sus archivos localmente (incluyendo los PSTs de los buzones de correo) y sacar las copias de seguridad que considere.

De igual forma el usuario puede acceder a sus archivos de SharePoint Online usando SharePoint Workspaces para realizar copias offline de sus documentos, bibliotecas y listas.

7. ¿Es igual o parecido a Google Apps?

Como concepto de servicio en la nube es parecido, pero no se compara con los niveles de servicio ofrecidos ni con la calidad de los productos. Lo más parecido a Google Apps son las herramientas de Windows Live y Messenger, que son gratis y están dirigidos a otro tipo de usuario.

8. ¿Qué es SLA?

SLA son las siglas de Service Level Agreement o Acuerdo de Niveles de Servicio y básicamente el acuerdo al que se llega entre un proveedor de servicios y un cliente para definir cuál va a ser la disponibilidad de dicho servicio en un período de tiempo. Normalmente se definen valores como 99.9%, 99.99% o 99.999% por año. Como para hacerse a una idea un 99.9 % (tres nueves) al año da una indisponibilidad de 8.76 horas por año y un 99.99% (cuatro nueves) da 52.56 minutos de indisponibilidad al año.

9. ¿Cómo se garantiza la seguridad y confidencialidad de la información?

Por medio de las políticas de privacidad y seguridad de los servicios online de Microsoft, así como los estándares de seguridad en los cuales se encuentra certificado el servicio.

Las políticas de seguridad ofrecen un enfoque multicapa a los retos de seguridad, incluyendo seguridad en las instalaciones (Vigilancia por video, biométricas y control de acceso), seguridad en el perímetro de red (Edge routers, Firewalls, detección de intrusos y revisión constante de vulnerabilidades), seguridad en la red interna (Autenticación de dos vías, detección de intrusos, revisión de vulnerabilidades), seguridad en el host (Control de acceso y vigilancia, Anti-Malware, Parches y manejo de configuraciones), seguridad en la aplicación (Ciclo de vida de desarrollo seguro, control de acceso y vigilancia, Anti-Malware), seguridad a nivel de personal (Manejo de cuentas, entrenamiento, concientización y detección) y seguridad al nivel de dato (Control de acceso y vigilancia, Integridad de Archivos/Datos).

Los servicios Online de Microsoft cumplen los siguientes estándares internacionales: ISO 27001, EU Model Clauses, EU Safe Harbor, HIPAA-Business Associate Agreement (HIPAA-BAA), Federal Information Security Management Act (FISMA), Data Processing Agreement (DPA).

Para toda la información relacionada con seguridad y privacidad, recomendamos visitar el Trust Center de Office 365: http://www.microsoft.com/en-us/office365/trust-center.aspx

10. Si un usuario paga por el servicio 4 meses y termina el contrato y al cabo de unos meses vuelve a pagar, ¿Qué sucede con la información mientras estuvo offline? ¿Se puede recuperar?

La información se mantiene en los servidores de Microsoft Online durante un periodo prudencial de 90 días, para que el usuario pueda recuperarla o volver a usar el servicio si decide volver a pagarlo.

Después de este tiempo Microsoft borra los datos con algoritmos de borrado seguro por lo que no es posible volver a recuperarlos

11. ¿Es posible que empresas financieras como un banco usen este servicio?

Es posible que una entidad financiera use Office 365 (Está diseñado para todo tipo de compañía). Si la entidad considera que algunas características de Office 365 no cumplen las expectativas para todos sus usuarios, se puede realizar una implementación hibrida, en la cual algunos usuarios seguirán usando la infraestructura local (Por ejemplo gerentes o aplicaciones de negocio core) mientras otros aprovechan las ventajas de los servicios en la nube.

12. ¿Puedo usar Office 365 con cualquier versión de Windows?

Office 365 se puede usar con las siguientes versiones de sistemas operativos:

· Windows 7 (Versiones de 32 y 64 bits)

· Windows Vista con Service Pack 2 (Versiones de 32 y 64 bits) – El soporte finaliza el 1 de Enero de 2014

· Windows XP con Service Pack 3 (Version de 32 bits) – El soporte finaliza el 1 de Enero de 2014

· Windows XP con Service Pack 2 (Version de 64 bits) – El soporte finaliza el 1 de Enero de 2014

· Windows Server 2008 y Windows Server 2008 R2

· Mac OS X 10.5, Mac OS X 10.6, o Mac OS X 10.7

13. ¿En este servicio se incluye Skype y algún servicio de teleconferencia?

Por ahora no está incluido Skype, y el servicio de teleconferencia se puede tener con el Lync, que viene incluido dentro del servicio.

Sin embargo el servicio de Lync online cuenta con el acceso a redes de mensajería publicas Microsoft, es decir, una persona de una compañía con el servicio de Lync Online puede (Siempre que el administrador de TI lo considere necesario) agregar a contactos de la red Messenger (@live, @hotmail entre otros) para realizar sesiones de mensajería y llamada.

14. ¿Cuál es el tamaño de archivo que se puede subir por paquete (Word, Excel, etc)?

Cada archivo subido a SharePoint Online puede pesar un máximo de 250 MB por archivo individual.

En cuanto almacenamiento en general, se tienen 10GB por compañía que el administrador de TI administra entre los diferentes sitios de la misma. Cada usuario con una licencia de tipo E otorga 500MB extras de almacenamiento al total de la compañía. Una compañía puede comprar almacenamiento extra según lo desee con un costo de GB/mes fijo. El tope máximo de almacenamiento para una misma compañía es de 25 TB.

15. ¿Si hago login en O365 desde mi pc y luego desde un Android y otro dispositivo como un iPAD qué pasa?

Queda conectado en todos los dispositivos, no lo saca de ninguno de ellos

16. ¿Qué otras tecnologías tiene Microsoft para la nube?

· Skydrive (https://skydrive.live.com/ ) Para almacenamiento de archivos.

· Dynamics (http://crm.dynamics.com/en-us/on-demand ) Que es un software de CRM (Customer Relationship Management Software)

· Azure (http://www.windowsazure.com/en-us/ ) Para proveer servidores Windows y Linux en la nube (IAAS) y aplicaciones en la nube

· Intune (http://www.microsoft.com/en-us/windows/windowsintune/pc-management.aspx) Para manejo de infraestructura de computación local desde la nube

· Microsoft Exchange Hosted Encryption (http://www.microsoft.com/online/exchange-email-encryption.aspx) Encripcion de correo empresarial desde los servidores de Microsoft

· Microsoft Exchange Online Archiving (http://www.microsoft.com/exchange/en-us/exchange-online-archiving.aspx) Archivamiento de correos corporativos en la nube (No servicio de correo, sino de archivamiento)

17. ¿Qué hay acerca de los costos?

En la charla no se mencionó el tema de los costos debido a que según el tipo de acuerdo de licencia que tenga un cliente estos costos pueden variar. Sin embargo y para tener una aproximación en el siguiente link se puede ver el tema (estos costos pueden variar en Colombia) http://www.microsoft.com/en-us/office365/compare-plans.aspx

18. Las empresas se preocupan por que al tener la información en la nube cualquier empleado la podrá abrir en cualquier parte del mundo. ¿Con qué argumentos se puede debatir esto?

Los empleados pueden tener acceso sólo a la información que disponga en la nube la empresa para ellos, de modo que es probable que cierta información muy sensible no lleve a la nube. Por otra parte, aquí es importante que la empresa firme acuerdos de confidencialidad con los empleados para el manejo de la información sensible.

19. ¿Qué limitaciones tiene Office 365 respecto al Office que se usa actualmente?

Office 365 en sus versiones avanzadas (Planes E3 o superior) cuenta con Office Professional Plus, el cual es la versión instalable de Office 2010 más completa actualmente. El cliente la descarga e instala en su equipo de manera local.

De igual forma, Office 365 en algunas de sus versiones cuenta con las Office Web Apps las cuales son una versión más ligera y sin necesidad de instalación en el equipo del usuario (Se consumen a través del navegador). Para la lista completa de las características de las Office web Apps, se recomienda el documento de descripción técnica del mismo: http://download.microsoft.com/download/0/9/6/096C9441-8089-4655-ABB3-DC0ABA01A98D/Microsoft%20Office%20Web%20Apps%20Service%20Description.docx

20. ¿Office 365 no tiene limitaciones de dispositivos, de modo que mi cuenta la podré usar desde cualquier pc literalmente?

En la charla se hizo un demo de acceso a la plataforma desde un Ubuntu Desktop. Aparte de dispositivos Windows también se puede tener acceso desde plataformas como iPad, iPhone y Mac entre otras.

Los dispositivos en los que se use la plataforma deben contar con ciertos requerimientos a nivel de navegador.

Para plataformas de escritorio se soportan navegadores Internet Explorer (7 o superior), Firefox, Chrome, Safari (7 o superior).

Para plataformas móviles se soporta Windows Phone 7.0, Apple IOS 4.0, Google Android 2.1, RIM BlackBerry 4.0 y Nokia Symbian 3.

21. ¿Por qué pagar por Office 365 si Google ofrece lo mismo gratis?

Lo que ofrece Google es similar pero no iguala los SLAs y calidad de los productos de la oferta de Microsoft.

Entre otras diferencias se pueden nombrar:

· La oferta de SaaS sólo proporciona capacidades básicas dejando a algunos usuarios sub - atendidos.

· No hay opciones locales, la integración generalmente se proporciona a través de 3ras partes o codificación personalizada

· Soporte basado en aplicaciones de consumo, y un SLA respaldado en créditos de servicio

· Una "talla única para todos" para cada tipo de usuario, independientemente de sus necesidades

22. ¿Cuánto cuesta en Colombia el servicio usuario/mes?

Como ya se dijo el precio varía según el contrato de servicios, pero se puede consultar en http://www.microsoft.com/en-us/office365/compare-plans.aspx para tener una primera aproximación del precio.

23. ¿Qué tiene O365 para el desarrollo con Access?

Office 365 cuenta con Access a nivel de Office Professional Plus y con Access services a nivel de SharePoint Online. Para más información: http://msdn.microsoft.com/en-us/office365trainingcourse_session-5_unit.aspx

24. ¿La integración entre O365 y Dynamics tiene algún costo? ¿Cómo se hace?

Microsoft Office 365 y Dynamics CRM Online funcionan para darle al usuario la mejor experiencia de productividad. Para la unificación de las tecnologías, se pueden usar webpart (Disponible para instalación del usuario en su administración de SharePoint online) de Dynamics en SharePoint online (Para la generación de Informes por ejemplo). De igual forma se integra con la plataforma de correo (Exchange) y con el cliente del mismo (Outlook) para facilidad del usuario.

En cualquier caso el mismo usuario puede realizar la configuración sin costo adicional

25. ¿Office 365 incluye Access?

Referirse a la pregunta 23

26. ¿Office 365 es compatible con JQuery y HTML5?

SharePoint Online permite el uso de JQuery y algunas características de HTML 5. Referirse al sitio de desarrollo de SharePoint Online: http://msdn.microsoft.com/en-us/library/hh147180.aspx

27. ¿Cuál es el sitio para Windows Phone?

La página de Windows Phone es http://www.microsoft.com/windowsphone/en-us/default.aspx

28. ¿Cuánto tiempo guarda mi información Microsoft?

Como se mencionó en un punto anterior, Microsoft Online guarda los datos de la compañía durante 90 días después de la cancelación antes de su borrado definitivo

29. ¿Se puede hacer backup de los datos?

Si. El usuario puede hacer backup desde Outlook u otro cliente de correo o de los documentos y sitios con SharePoint Workspace.