L’idea di scrivere questo post è dovuto al fatto che in alcune situazioni, l’implementazione della funzionalità Fax di Windows, “Windows Fax Server”, necessità di una configurazione particolare per permettere una gestione centralizzata dei contatti FAX.
Quando “Windows FAX server” è utilizzato come una stampante condivisa, non è necessario utilizzare il servizio SMTP.
Per rendere centralizzata la configurazione del servizio FAX ed utilizzarla in congiunzione con Exchange Server è possibile utilizzare la configurazione che riporterò di seguito: in pratica è sufficiente configurare una Public Folder in modo che possa essere acceduto tramite la rubrica di Outlook e che quindi sia condiviso a livello aziendale \ dipartimentale.

Configurare e condividere una lista di contatti tramite Public Folder

Utilizzando una Public Folder è possibile condividere i contatti su Exchange Server in modo che tutti gli utenti utilizzino la stessa lista FAX.
Una nota importante per gli amministratori consiste nel creare o delegare il permesso agli utenti di poter creare una Public Folder sul server Exchange.

Vediamo ora praticamente i 3 passi da seguire per ottenere quanto descritto:

1 - Creare una Public Folder

  1. Avviare Microsoft Outlook
  2. Selezionare la scheda “Public Folders”
    Se non fosse visibile nell’area di lavoro a sinistra, cliccare sul menù “GO” e scegliere “Folder List”
  3. Selezionare il punto in cui si vuole creare la nuova Public Folder
    Per esempio in “All Public Folders”
  4. Dal menu “File” selezionare “New” e cliccare su “Folder”
  5. Sotto “Name” inserire il nome desiderato
  6. Sotto “Folder Contains” selezionare “Contact Items”
  7. Cliccare “OK”

2 - Aggiungere gli indirizzi di FAX alla lista dei contatti

  1. Selezionare la “Public Folder” appena creata
  2. Dal menu “File” selezionare “New” e “Contact”
  3. Inserire il nome del desiderato nel campo “Full Name”
  4. Configurare tutte le ulteriori informazione necessarie, in particolare il numero di FAX desiderato deve essere inserito nel campo “Business FAX”
  5. Cliccare “Save and Close”

3 - Configurare Public Folder in modo che sia accessibile dalla Rubrica degli utenti

  1. Selezionare la “Public Folder” appena creata
  2. Fare click con il tasto destro del mouse e selezionare “Properties”
  3. Selezionare la scheda “Outlook Address Book”
    1. Attivare l’opzione “Show this folder as an e-mail Address Book”
    2. Nella sezione “Name of the address book:” inserire il nome che sarà visualizzato nella Rubrica
  4. Cliccare “OK”

Dopo questa configurazione sarà possibile inviare un FAX utilizzando Outlook e la Public Folder sarà disponibile tramite il campo “Show Names from the” della Rubrica.

Errore NDR - Non Delivery Report

Può capitare di ricevere un Non Delivery Report NDR con il codice 5.1.2 in alcune situazioni.

In particolare se abbiamo creato un contatto in “Active Directory Users and Computers” e proviamo ad inviare un FAX tramite Microsoft Exchange Server 2000 o 2003.
Questo errore avviene anche se configuriamo il campo FAX con encapsulation, per esempio IMCEAFAX:123456789.

Il codice è generato quando abbiamo un indirizzo non-SMTP per il quale non esiste un connettore che indichi al sistema come gestire l’indirizzo o che non corrisponde ad un oggetto valido in Active Directory (AD).

Il problema si risolve creando un contatto in Outlook e configurando correttamente l’account FAX nel profilo dell’utente.

Informazioni aggiuntive sono disponibili sul sito TechNet: SMTP Transport Components

Paulo Canuto
Senior Support Engineer
Microsoft Enterprise Exchange Support