Quante volte vi è capitato di inviare una mail ad un destinatario che aveva la casella piena o più semplicemente l’utente era Out Of Office? Oppure, vi è mai capitato di rispondere ad una mail dove eravate in copia nascosta? :-)
I Mailtips sono stati introdotti in Exchange 2010 proprio per evitare l’invio di mail per errore o verso destinatari che potrebbero non ricevere il vostro messaggio
I vantaggi che questa funzionalità introduce possono essere riassunti in:

Per gli utenti
· Tutte le informazioni relative alla email ed i vari destinatari vengono visualizzate prima di inviare la mail stessa
· Vengono ridotti i problemi di messaggi inviati a recipienti che hanno dei limiti impostati (dimensioni o blocchi nella ricezione)
· Previene possibili “errori” di invio (ad esempio se un DL contiene molti utenti, se siamo in BCC, ecc…)

Per chi gestisce i server
· Riduce le chiamate fatte verso Help Desk
· Riduce il numero di NDR
· Riduce in generale il traffico di email non necessarie

I mailtips non sono bloccanti, non impedisco l’invio del messaggio, ma avvertono solo di possibili problemi. I warning appaiono sopra al campo TO

 warning

Le informazioni che possono essere ottenute dai vari MailTips sono:

MialTip

Da Outlook 2010 è possibile configurare quali mailtips attivare (per default lo sono tutti) e quali disattivare. il pannello si trova nelle opzioni delle mail.

MAILTIPS-Outlook

Come funziona
Cominciamo con il dire che questa funzionalità è un attiva solo con l’utilizzo di questi software:

  • Outlook Web App (ovviamente di Exchange 2010)
  •  Microsoft Outlook 2010

 

In pratica il client (che sia outlook 2010 o OWA), nel momento in cui eseguiamo determinate azioni, attiva un trigger che invia una query verso i CAS server che a loro volta coinvolgono sia AD che i mailbox server per ritornare le informazioni utili a determinare lo stato del recipient

MAILTIPS-ConnessioneCAS 

Il trigger (che si trova lato client) viene attivato da una delle seguenti azioni

  • Viene aggiunto un recipient
  • Viene aggiunto un attachment
  • Si fa un Reply o Reply to all
  • Viene aperto un messaggio precedentemente salvato nelle bozze

il risultato ottenuto, viene mantenuto per 24 ore nella cache del client (outlook/OWA), tranne che per i valori di “mailbox full” o “automatic reply” dove la cache scade dopo 2 ore. In ogni caso è possibile azzerare i valori riavviando il client

La configurazione dei MailTips avviene a livello di organization, tramite i comandi di powershell

  • Get-OrganizationConfig
  • Set-OrganizationConfig

I parametri che ci interessano nel nostro caso sono questi:

MailTips
AllTipsEnabled

 

Consente di specificare se i MailTips sono abilitati. Il valore predefinito è $true.

MailTips
ExternalRecipientsTipsEnabled

 

Consente di specificare se sono abilitati i MailTips per i destinatari esterni. Il valore predefinito è $false.

MailTips
GroupMetricsEnabled

 

Consente di specificare se sono abilitati i MailTips che fanno affidamento sui dati delle metriche di gruppo. Il valore predefinito è $true.

MailTips
LargeAudienceThreshold

 

Consente di specificare se è attivo il controllo sul numero dei destinatari. Il valore predefinito è 25.

MailTips
MailboxSourcedTipsEnabled

 

Consente di specificare se sono abilitati i MailTips che effettuano delle query, tramite RCP, verso i Mailbox Server (ad es. Per OOF o mailbox full)

Quali sono i limiti, e dove non funzionano

  • Se il client Outlook lavora in offline mode
  • Se il messaggio è inviato ad una lista di distribuzione, i recipient all’interno della lista non vengono valutati, tranne i destinatari esterni all’organizzazione
  • Se un messaggio ha piu di 200 recipients, MailTips non sono valutati per motivi di performance
  • Custom MailTips possono contenere al amassimo250 caratteri
  • Automatic Replies e Mailbox Full MailTips vengono riverificati ogni due ore, nel caso in cui il messaggio venga lasciato aperto per lungo tempo