大部分企業內的員工如果要和客戶或協力廠商分享資訊,通常是用電子郵件或者FTP的方式進行,可是以電子郵件來進行大檔案的分享卻會受到信箱大小的限制,而以FTP的方式分享資訊除了需要麻煩MIS人員設定目錄與帳號之外,如果權限沒有謹慎設定好又將產生機密檔案外洩的疑慮.
有鑑於上述的限制,有些公司的員工便採用公司資訊架構以外的管道進行外部協同合作,例如使用MSN傳檔或把檔案放在Windows Live SkyDrive這樣的公眾網路平台上.這種作法固然便利,但在安全性上完全無法監督,潛在的問題可能遠大於這種方式所能提供的便利性!
SharePoint除了是企業內部廣泛被採用的協同合作平台,更可以把企業內部的協同合作方式擴大到企業外部的協同合作,藉由延伸SharePoint的設計架構至外部網路之外,藉由快速的外部帳號設定,以及良好的安全性控管,不但能夠快速地與外部人員分享檔案,更能夠確保資料的機密性與安全性!而IT人員也能夠藉由SharePoint內建的稽核功能去管控與防止資訊平台遭到濫用.這個解決方案的細部作法以及一些方便的管理工具可以在SharePoint產品部門最新發表的External Collaboration Toolkit for SharePoint中取得.