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Informationen besser organisieren – mit OneNote und Outlook 2010

Informationen besser organisieren – mit OneNote und Outlook 2010

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Von Thorsten Eggeling

Mit dem elektronische Notizbuch OneNote 2010 lassen sich die unterschiedlichsten Arten von Inhalten erfassen. So können Sie Texte direkt eintippen, aber auch Bilder oder Audio- und Video-Aufnahmen einfügen. Inhalte aus anderen Programmen lassen sich per Cut & Paste oder Drag & Drop übernehmen. Sehr praktisch ist auch das schnelle Speichern von Webseiten über das Kontextmenü des Internet-Explorer – diese werden weitgehend im Original-Layout in OneNote übernommen. Auch für die Team-Zusammenarbeit können OneNote Notizbücher genutzt werden, beispielsweise in Verbindung mit SharePoint oder Windows Live. Besonders interessant ist aber der effektive Einsatz der Kombination Outlook und OneNote, um so die Produktivität weiter zu verbessern.

Daten zwischen Outlook und OneNote austauschen

In Outlook 2010 sehen Sie auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Verschieben“ die Schaltfläche „OnNote“. Auf OneNote-Seite hingegen gibt es die Funktion „Seite per E-Mail senden“ auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Outlook“.

Das folgende Beispiel zeigt die praktische Anwendung dieser Funktionen: Sie erhalten beispielsweise häufig Kundenanfragen zu bestimmten Produkten, die Sie per Mail beantworten müssen. Damit Sie bei ähnlichen Anfragen nicht jedes Mal die Antwort neu formulieren müssen, bauen Sie sich eine Wissensdatenbank in OneNote auf. Diese können Sie dann auch Kollegen etwa über SharePoint zur Verfügung stellen.

Schritt 1: Erstellen Sie in OneNote zuerst ein neues Notizbuch. Gehen Sie auf „Datei - > Neu“. Wählen Sie unter „Notizbuch speichern in“ beispielsweise „Netzwerk“, geben Sie einen aussagekräftigen Namen für das neue Notizbuch ein, etwa „Support“ und konfigurieren Sie unter „Netzwerkspeicherort“ den Speicherort auf Ihrem SharePoint-Server oder Windows Live SkyDrive. Abschließend klicken Sie auf „Notizbuch erstellen“. Die Synchronisation mit dem Netzwerkspeicherort erfolgt automatisch, wenn Sie Inhalte in diesem Notizbuch ändern. Über „Datei“ und einen Klick auf die Schaltfläche „Synchronisierungsstatus anzeigen“ lässt sich dieses Verhalten aber ändern. Wählen Sie hier die Option „Offline arbeiten“, wenn gerade kein Netzwerk zur Verfügung steht. Mit einem Klick auf „Jetzt synchronisieren“ leiten Sie die Synchronisierung bei Bedarf manuell ein.

Schritt 2: Legen Sie im eben erstellen Notizbuch neuen Abschnittsgruppen und Abschnitte an. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Notizbuch und dann auf „Neuer Abschnitt oder „Neue Abschnittsgruppe“. Für Support-Anfragen können Sie beispielsweise Produktkategorien erstellen, oder Sie gliedern Ihre Ablage nach den Namen der Kunden.

Schritt 3: Nach diesen Vorbereitungen beginnen Sie damit, das OneNote-Notizbuch zu füllen. Wenn Sie eine Anfrage erhalten, wählen Sie die gewünschte Mail in Outlook 2010 aus und klicken in der Registerkarte „Start“ auf „OneNote“. Es öffnet sich der Dialog „Speicherort in OneNote auswählen“. Klicken Sie hier auf die Seite oder den Abschnitt, in dem Sie die Mail ablegen wollen, und dann auf „OK“. Danach öffnet sich OneNote und zeigt die neue Notiz an. Sie können jetzt den Eintrag bearbeiten und auch gleich Ihre Antwort auf die Kunden-Anfrage eingeben.

Speicherort in OneNote wählen

Wenn Sie einem Kunden Infos per E-Mail senden möchten, rufen Sie die passende Seite in OneNote auf und klicken auf der Registerkarte „Start“ auf „Seite per E-Mail senden“. Es öffnet sich eine neue Nachricht in Outlook, die den Seiteninhalt aus OneNote enthält.

In einigen Fällen werden Sie nicht den gesamten Seiteninhalt benötigen, sondern nur den Antwort-Text. Erstellen Sie dann zuerst die neue Nachricht in Outlook. Suchen Sie dann den gewünschten Antwort-Text in OneNote und kopieren Sie diesen in die Nachricht. Das geht übrigens am einfachsten, wenn Sie Sie das OneNote-Fenster über die Tastenkombination Strg+Alt+D an der Seite des Desktops andocken und dann die gewünschten Textpassagen einfach mit der Maus in das Outlook Nachrichten-Fenster ziehen. Drücken Sie abschließend noch einmal Strg+Alt+D, um OneNote wieder vom Desktop-Rand zu lösen. Weiter nützliche Hotkeys für OneNote finden Sie im Artikel Tastenkombinationen für OneNote 2010.

E-Mail-Signatur individuell anpassen: E-Mail-Nachrichten, die Sie wie beschrieben über OneNote erstellt haben, enthalten standardmäßig die Signatur „Erstellt mit Microsoft OneNote 2010. Der zentrale Ablageort für alle Ihre Notizen.“ Wenn Sie hier einen eigenen Text unterbringen möchten, gehen Sie in OneNote auf „Datei -> Optionen“ und dann auf „Erweitert“. Unter „Die folgende Signatur zu von OneNote erstellten E-Mail-Nachrichten und Webseiten hinzufügen“ können Sie den Text für die Signatur eingeben.

Besprechungstermine und Aufgaben in OneNote speichern

Die Zusammenarbeit zwischen Outlook und OneNote 2010 ist nicht auf E-Mails beschränkt. Auch Termineinträge und Aufgaben lassen sich in OneNote ablegen. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie projektbezogene Notizbücher in OneNote erstellt haben.

Zum Übertragen von Besprechungsterminen gibt es zwei Möglichkeiten. Wenn Sie sich gerade in Outlook befinden, wählen Sie im Kalender oder in der Aufgabenleiste einen Termin aus. Klicken Sie dann in der Registerkarte „Termin“ in der Gruppe „Aktionen“ auf „OneNote“. Alternativ klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Termin und im Kontextmenü auf „OneNote“. Wie bei der schon im E-Mail-Beispiel klicken Sie hier den Abschnitt an, in dem der Termineintrag erscheinen soll, und dann auf „OK“. Anschließend öffnet sich die OneNote-Seite mit dem hinzugefügten Termin. Sie sehen hier den Link „Verknüpfung mit Outlook-Element“. Mit einem Klick darauf öffnen Sie den Termin in Outlook. Sie können sich dann Details ansehen oder dem Termin-Eintrag ändern.

Sie können aber auch in OneNote auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Outlook“ auf „Besprechungsdetails“ klicken. In der Liste sehen Sie die für den Tag anstehenden Termine. Mit einem Klick darauf fügen Sie den Termineintrag in die gerade geöffnete Seite ein. Wenn Sie unter „Besprechungsdetails“ auf „Besprechung eines anderen Tages auswählen“ klicken, lassen sich über den Kalender auch Termine anderer Tage auswählen. Sollten Sie bei Outlook gerade nicht angemeldet sein, erscheint vorher ein Anmeldefenster.

Aufgaben in OneNote und Outlook erstellen: Besonders praktisch ist die Zusammenarbeit von Outlook und OneNote 2010 bei der Aufgabenplanung. Legen Sie in OneNote einen Abschnitt für ein Projekt an und klicken Sie dann auf der Registerkarte „Start“ in der Gruppe „Outlook“ auf „Outlook-Aufgaben“. Wählen Sie die gewünschte Option aus dem Menü, beispielsweise „Diese Woche“. Für das schnelle Einfügen von Aufgaben, können Sie auch einen Hotkey verwenden. Die Tastaturkürzel zeigt OneNote im Menü an. Tippen Sie einen Beschreibungstext für die Aufgabe ein. Wenn Sie weitere Details der Aufgabe bearbeiten möchten, klicken Sie noch einmal auf „Outlook-Aufgaben“ und dann auf „Aufgabe in Outlook öffnen“.

OneNote Aufgaben

Eine weitere Option sind benutzerdefinierte Aufgaben. Wenn Sie den Menüpunkt in OneNote anklicken, öffnet sich das Outlook-Fenster für neue Aufgaben und Sie können die Datum, Status oder Priorität wie gewohnt festlegen. OneNote hat bereits die „Verknüpfung mit Aufgabe in OneNote“ eingefügt. Per Doppelklick darauf, lässt sich die Aufgabe dann jederzeit in OneNote öffnen.

In OneNote lassen sich Aufgaben über das Menü „Outlook-Aufgaben“ als erledigt markieren oder löschen. Die Änderungen werden dabei sofort an Outlook übertragen. Der umgekehrte Weg funktioniert natürlich auch. Wird der Status einer Aufgabe in Outlook auf „Erledigt“ gesetzt, sehen Sie das auch in OneNote. In Outlook gelöschte Aufgaben bleiben allerdings in OneNote weiter sichtbar. Es erscheint aber ein Hinweis, dass die Aufgabe in Outlook nicht gefunden wurde.

Der Autor Thorsten Eggeling ist Systemadministrator, Buchautor und Verfasser von Fachartikeln zu Hardware, Windows, Linux und Software. Er arbeitete als Redakteur unter anderem für die PC-WELT.

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  • Nicht qualifiziert bei unqualifizierter autom. Übersetzung. Ergibt nur Quatsch!

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