Von Thorsten Eggeling

Der PC in der Firma und zu Hause, Notebooks und Netbooks, Tablet-PCs und Smartphones: Nie war der Computernutzer so mobil wie heute. Und er will natürlich von überall und von jedem Gerät aus auf seine Dokumente, Notizen und Bilder zugreifen können. Genau für diesen Zweck bietet Windows Live SkyDrive ausreichend Speicherplatz im Netz und mit Windows Live Mesh lassen sich Ordner zwischen mehreren PCs synchronisieren. Office 2010 bietet einige Funktionen, mit denen sich SkyDrive noch einfacher nutzen lässt.

Office Dokumente auf SkyDrive speichern

SkyDrive ist ein Online Speicherort (25 GB kostenlos) für Ihre Dateien. Mit SkyDrive verwalten Sie ihre Daten sicher und stellen Sie diese für ausgewählte Kontakte zur Verfügung. Sie benötigen lediglich eine Windows Live ID. Wenn Siee noch keine Windows Live ID besitzen, müssen Sie sich zuerst über live.com registrieren. Die Live ID ist beispielsweise für SkyDrive, Hotmail, Live Mesh und den Windows Live Messenger erforderlich.

Starten Sie dann Word, Excel oder Powerpoint 2010. Öffnen Sie die Datei, die Sie bei SkyDrive ablegen wollen, oder erstellen Sie ein neues Dokument. Gehen Sie dann auf „Datei“ und „Speichern und Senden“. Klicken Sie auf „Im Web speichern“ und dann auf „Anmelden“. Geben Sie Ihre Anmeldeinformationen ein und klicken Sie auf „OK“. Sie sehen jetzt den auf SkyDrive standardmäßig erstellten Ordner „Eigene Dokumente“. Klicken Sie auf „Speichern unter“ um die Datei hier abzulegen.

Anmeldeinfos speichern und löschen: Sie können im Anmeldefenster ein Häkchen vor „Automatisch anmelden“ setzen. Windows speichert dann die Anmeldeinformationen und Sie müssen sie beim nächsten Mal nicht erneut eingeben. Wenn Sie mehrere Live-IDs verwenden, etwa weil das Windows-Benutzerkonto von mehreren Personen verwendet wird, sollten Sie das Häkchen nicht setzen. Wenn Sie die Anmeldeinformationen nicht mehr speichern wollen oder sich mit einer anderen Live-ID anmelden möchten, klicken Sie nach der Anmeldung unter „In Windows Live SkyDrive speichern“ auf „Nicht [Benutzername]?“. Sie werden dann abgemeldet und das gespeicherte Kennwort wird gelöscht.

Unter Windows 7 können Sie die gespeicherten Anmeldeinformationen übrigens mit dem Kommandozeilenprogramm cmdkey verwalten. Bevor Sie den Befehl verwenden, schließen Sie den Browser und alle Office-Programme. Cmdkey /list zeigt alle gespeicherten Anmeldeinformationen an. Mit cmdkey /delete:passport.net\* löschen Sie den über Office 2010 für Windows Live gespeicherten Benutzernamen und das Kennwort.

Word 2010 In SkyDrive speichern

SkyDrive für die Teamarbeit unter Office 2010 nutzen

Online-Speicherorte wie SkyDrive bieten sich natürlich für die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten an. Für die Zusammenarbeit im Team erstellen Sie bei live.com einen eigenen Ordner, den Sie dann für die Mitglieder des Teams freigeben. Dazu gehen Sie auf „Office“ und dann auf „Neu -> Ordner“. Tippen Sie den Namen für den neuen Ordner ein, beispielsweise „Fußballverein“, und klicken Sie auf „Weiter“. Klicken Sie hinter „Freigegeben für:“ auf „Nur ich“ und dann auf „Berechtigungen bearbeiten“. Unter „Weitere Personen hinzufügen“ geben Sie die Namen oder E-Mail-Adressen der berechtigten Personen ein. Klicken Sie auf „Speichern“. Danach sehen Sie ein Formular, über das Sie die berechtigten Personen per E-Mail über den Speicherort informieren können.

Dateien auf SkyDrive ablegen: Speichern Sie dann die Dateien, die Sie gemeinsam bearbeiten wollen, im eben angelegten Ordner. Sie können das über Word, Excel oder PowerPoint 2010 erledigen oder sie laden die Dateien über den Browser hoch, wenn Sie diesen sowieso schon geöffnet haben. Klicken Sie auf der SkyDrive-Webseite auf den gewünschten Zielordner und dann auf „Dateien hinzufügen“. Geben Sie über die Schaltfläche „Durchsuchen“ die gewünschte Datei an und klicken Sie auf „Hochladen“. Wenn Silverlight installiert ist, sieht die Upload-Seite etwas anders aus. Sie können dann einfach eine oder mehrere Dateien vom Windows Explorer auf das Upload-Feld im Browser ziehen.

Datei zum Bearbeiten öffnen: Eine andere Person kann die Datei über den Link, den Sie ihr zugesandt haben, in Word öffnen. Es ist sogar möglich, dass mehrere Personen gleichzeitig an einem Text arbeiten. Sie erhalten dann in Word 2010 einen Hinweis, das mehrere Personen das Dokument bearbeiten. Beim Speichern führt Word die unterschiedlichen Versionen automatisch zusammen. Beim jeweiligen Dokument können Sie jederzeit auf „Mehr -> Versionsverlauf“ klicken. Sie sehen eine Übersicht mit allen Textfassungen. Mit einem Klick auf „Wiederherstellen“ können Sie bei Bedarf auch eine ältere Fassung zurückholen.

SkyDrive Ordner

Office 2010 Dateien auf Smartphones oder Tablet-PCs öffnen

Der einfachste Weg zu Ihren Office Dokumenten auf SkyDrive führt über den Browser Ihres mobilen Begleiters. Wenn Sie http://live.com aufrufen, erscheint in der Regel die mobile Version der Site. Wenn nicht, gehen Sie auf http://mobile.live.com.

Welche Funktionen Sie hier nutzen können, hängt vom Betriebssystem Ihres Smartphones ab. Nutzer von Windows Phone 7 beispielsweise können Office 2010 Dokumente ansehen und herunterladen. Die Bedienung unterscheidet sich nicht wesentlich von der im Browser des PCs. Im mobilen Internet Explorer sehen Sie rechts oben ein Menü, in dem Sie auf „SkyDrive“ klicken. Wählen Sie dann das gewünschte Dokument aus, um den Inhalt anzusehen. Über „Herunterladen“ lässt sich die Datei dann in Mobile Office öffnen, bearbeiten und wieder speichern. Weitere Infos zu Windows Live auf Smartphones und internetfähigen Handys finden Sie auf Windows Live Mobile.

WinPhone7

Office 2010-Datein über Live Mesh synchronisieren

SkyDrive eignet sich im Zusammenhang mit Office Programme vor allem für die Teamarbeit und zum Speichern einiger Dateien, die Sie vielleicht später auf einem anderen PC bearbeiten möchten. Allerdings müssen Sie immer daran denken, lokale Kopien der Dateien vorher auf SkyDrive abzulegen. Windows Live Mesh ermöglicht es dagegen, die Inhalte ganzer Ordner beispielsweise zwischen dem Firmen-PC und dem PC im Home-Office zu synchronisieren. Alle Dateien, die Sie in diesem Ordner ablegen, stehen automatisch auf beiden PCs zur Verfügung.

Nach dem Start von Windows Live Mesh (Bestandteil der Windows Live Essentials) melden Sie sich zuerst mit Ihrer Windows Live ID an. Klicken Sie dann auf „Ordner synchronisieren“ und wählen Sie den Ordner aus, den Sie synchronisieren möchten. Außerdem können Sie über den Link unter „Internet Explorer“ die Synchronisation ihrer Internet Explorer-Favoriten aktivieren. Unter „Mircrosoft Office“ finden Sie einen Link, der den Abgleich von Office Vorlagen, Stilen, Wörterbüchern und E-Mail-Signaturen aktiviert. Diese Schritte müssen Sie auf allen PCs durchführen, die Sie miteinander synchronisieren möchten. Auf den Inhalt der synchronisierten Ordner können Sie übrigens auch über die Windows Live Website zugreifen. Klicken Sie hier im Menü auf „Windows Live -> Geräte“.

LiveMesh

Fernzugriff auf einen PC über Live Mesh aktivieren: Mit Live Mesh können Sie über das Internet auf einen anderen PC zugreifen. Das ist vor allem dann praktisch, wenn Sie vergessen haben, eine benötigte Datei in den synchronisierten Ordner zu kopieren. Klicken Sie beispielsweise auf Ihrem Büro-PC in Live Mesh auf „Remote“ und dann auf „Remoteverbindung mit diesem Computer zulassen“. Melden Sie sich dann bei Windows ab. Wenn Sie sich nicht abmelden, muss die Remoteverbindung erst manuell bestätigt werden und ist daher nicht automatisch möglich.

Zu Hause gehen Sie in Live Mesh auf „Remote“ und klicken unter dem Namen des Büro-PCs auf „Verbindung mit diesem Computer herstellen“. Nach der Anmeldung haben Sie dann Zugriff auf den Desktop des Büro-PCs. Um dann eine Datei zu übertragen, markieren Sie diese im Windows Explorer und drücken Strg+C. Im Windows Explorers des lokalen PCs fügen Sie die Datei mit Strg+V ein.

Mit Office Web Apps jederzeit auf Dokumente zugreifen

Wenn Sie einmal auf einem PC oder Notebook arbeiten müssen, auf dem kein Office 2010 installiert ist, ist das auch kein Problem. Office Web Apps bieten Word, Excel, PowerPoint und OneNote als kostenlose Online-Anwendungen. Über die Startseite der Office Web Apps können Sie nach der Anmeldung mit Ihrer Windows Live ID auf Ihrem bei SkyDrive gespeicherten Dateien zugreifen oder über die großen Schaltflächen unter „Neues Onlinedokument erstellen“ neue Dateien anlegen. Nach einem Klick beispielsweise auf „Word“ geben Sie den gewünschten Dateinamen ein. Hinter „Freigeben für“ lässt sich mit einem Klick auf „Ändern“ schon jetzt festlegen, wer außer Ihnen selbst, noch auf das Dokument zugreifen darf. Klicken Sie dann auf „Speichern“. Sie sehen dann im Browser eine Oberfläche mit einem Menüband ähnlich wie bei Word 2010 und Sie können das Dokument wie gewohnt erstellen und formatieren.

In den Online-Versionen von Word, Excel, PowerPoint und OneNote stehen allerdings nicht alle Funktionen der installierten Programme zur Verfügung. So ist es beispielsweise nicht möglich, in Word die Eigenschaften von eingebundenen Grafiken zu verändern („Zeilenumbruch“ oder „Größe und Position“) oder Inhaltsverzeichnisse einzufügen. Daher entspricht die Darstellung im Browser auch nicht in jedem Fall dem Originallayout. Für das Inhaltsverzeichnis sehen Sie nur den Platzhalter „[Inhaltssteuerelement]“´, Bilder erscheinen immer über oder unter dem Text in einem eigenen Absatz. Sie können aber das Dokument beliebig bearbeiten und formatieren und Bilder, Cliparts oder Tabellen einfügen. Wenn Sie es dann speichern und später in Word 2010 öffnen, ist das ursprüngliche Layout aber erhalten geblieben. Beim Drucken über eine Office Web App („Datei -> Drucken“) wird übrigens auch nicht die Browser-Ansicht, sondern das Original-Layout auf den Drucker ausgegeben.

Zugriff auf OneNote-Notizbücher: Beim ersten Start von OneNote wird Ihnen angeboten, die Synchronisation mit Windows Live SkyDrive zu aktivieren. Sie können die Einstellungen aber später vornehmen. Dazu gehen Sie in OneNote auf „Datei -> Freigeben“.Wählen Sie das Notizbuch aus, das Sie mit dem Online-Speicherplatz synchronisieren wollen und unter „Freigeben in“ den Eintrag „Web“. Klicken Sie unter „Webspeicherort“ auf die Schaltfläche „Anmelden“. Wählen Sie dann den Ordner, in dem das Notizbuch abgelegt werden soll, beispielsweise „Eigene Dokumente“ und klicken Sie auf „Notizbuch freigeben“. Danach erfolgt automatisch der erste Abgleich der Daten zwischen OneNote und dem SkyDrive-Speicher. In Zukunft erfolgt die Synchronisierung automatisch. Über „Datei -> Informationen“ und die Schaltfläche „Synchronisierungsstatus anzeigen“ können Sie die Synchronisation aber jederzeit manuelle einleiten oder die Option „Offline arbeiten“ wählen.

Über die OnNote Web App haben lassen sich die freigegebenen Notizbücher dann auch im Browser ansehen und verändern. Wählen Sie auf office.live.com den Ordner, in dem Sie Ihre Notizbücher gespeichert haben, und klicken Sie bei dem gewünschten Notizbuch auf „Im Browser bearbeiten.“

Bei den Office Web Apps gibt es noch einige Besonderheiten. Nur in der Word Web App gibt es die Schaltfläche „Speichern“ und den Menüpunkt „Datei -> Speichern unter“. Bei der Excel, Powerpoint und OneNote Web App fehlt die „Speichern“-Schaltfläche. Sie ist auch nicht nötig, denn beim Schließen werden die Dateien automatisch gespeichert. Unter „Datei“ finden Sie außerdem den Menüpunkt „Freigeben“. Darüber können Sie festlegen, welche Personen Zugriff auf die Datei erhalten sollen. Das geht allerdings nur bei Dateien, die im Hauptverzeichnis von SkyDrive liegen. Ansonsten erben die Dateien die Freigabeeinstellungen des Ordners. Um diese zu ändern, gehen Sie auf „Office -> Ihre Dokumente“. Wenn Sie mit der Maus über einen Ordner fahren, und dann auf „Freigeben -> Berechtigungen bearbeiten“ klicken, können Sie die Freigabeoptionen für den Ordner ändern. Diese wirken sich dann auch auf alle darin enthaltenen Dokumente aus.

In der Dateiübersicht können Sie jederzeit wählen, ob Sie eine Datei im Browser öffnen möchten, also mit einer Web App oder mit dem zugehörigen Programm. Wenn ein Dokument bereits in einer Office Web App geöffnet ist, finden Sie auf der Registerkarte „Start“ außerdem eine Schaltfläche, etwa „In Excel öffnen“. Nach einem Klick darauf wird das Dokument in der Web App geschlossen und an das installierte Programm übertragen.

WebApps

Der Autor Thorsten Eggeling ist Systemadministrator, Buchautor und Verfasser von Fachartikeln zu Hardware, Windows, Linux und Software. Er arbeitete als Redakteur unter anderem für die PC-WELT