Ein Gastbeitrag von Thorsten Eggeling

Der Umstieg auf eine neue Office-Version stellt für viele Unternehmen ein nicht zu unterschätzende Herausforderung dar. Im Vordergrund stehen zuerst die technischen Fragen. Dazu kommen kommt dann noch die Notwendigkeit, die Mitarbeiter beim Umstiegsprozess mitzunehmen und auf geeignete Weise zu informieren und zu schulen. Microsoft bietet für die Vorbereitung des Umstiegs aber zahlreiche Planungs- und Analyse-Tools sowie eine umfangreiche Dokumentation an.

Systemanforderungen für Office 2010 prüfen

Der Umstieg auf Office 2010 sollte kein Problem darstellen, wenn auf allen PCs bereits die Vorgängerversion Office 2007 installiert war. Die Anforderungen an die Hardware sind identisch. Beide Office-Versionen erfordern ein Minimum von 256 MB RAM, eine CPU ab 500 MHz und laufen unter Windows XP (SP3), Windows Vista (SP1) und Windows 7. Sind ältere Microsoft Office-Versionen im Einsatz, sollte man diese Minimalanforderungen beachten und gegebenenfalls die Computer aufrüsten oder Neuanschaffungen erwägen.

Das Update auf Office 2010 ist auch eine gute Gelegenheit, eventuell noch vorhandene Windows XP-Clients auf Windows 7 umzustellen. Das Rollout von Office 2010 und Window 7 lässt sich zusammen in einem Schritt erledigen. Wer in Zukunft ein 64-Bit-Betriebssystem einsetzen möchte, dem steht auch Office 2010 in der 64-Bit-Version zur Verfügung. Allerdings sollte man sich die Installation eines 64-Bit-Office reiflich überlegen. Microsoft rät zurzeit eher davon ab. Ausnahmen sind Systeme auf denen sehr große Dateien verarbeitet (> 2 GB) werden müssen. Weitere Informationen zu diesem Thema finden Sie im Artikel Office-2010-Entscheidungshilfe: 32 Bit oder 64-Bit-Version?.

Wer vorerst bei Windows XP bleiben will, etwa weil die vorhandene Hardware nicht für Windows 7 ausreicht, sollte auch jeden Fall dafür sorgen, dass sich alle Systeme auf dem aktuellen Stand befinden. Das betrifft vor allem die Installation des letzten Service Packs, aller zusätzlichen Updates und eine Aktualisierung des .Net-Frameworks. Nur dann ist sichergestellt, dass das Update auf Office 2010 oder die Neuinstallation auch wirklich funktionieren.

Vor dem Update sollte man sich folgende Fragen stellen:

  • · Welche Computer mit welcher Hardware-Ausstattung gibt es in meiner Firma
  • · Welche Software ist auf den PCs installiert
  • · Welche Microsoft-Office-Versionen sind installiert
  • · Welche Makros und Add-ins werden benutzt
  • · Welche Office-Dokumente in welchem Dateiformat befinden sich auf den Servern und auf den PCs und müssen/sollen eventuell konvertiert werden.

Für die Beantwortung dieser Fragen stellt Microsoft einige kostenlose Tools zur Verfügung, die ich im Folgenden vorstelle.

Inventarisieren mit dem Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit

Das Microsoft Assessment and Planning (MAP) Toolkit dient zur Inventarisierung der PCs im Netzwerk. Das englischsprachige Tool erfasst PC-Hardware, Betriebssysteme und die installierte Software. Das Programm kann ermitteln, welche PCs für ein Update auf Windows 7 und Office 2010 bereit sind und bei welchen vorher zusätzliche Maßnahmen erforderlich sind.

MAPT

Für MAP ist keine Installation auf den Client-PCs erforderlich. Der Zugriff erfolgt über WMI (Windows Management Instrumentation) und den Remoteregistrierungsdienst. Wenn alle Computer Mitglied einer Windows-Domäne sind, gibt es dabei keine Probleme. Sie müssen aber in jedem Fall die Rechte eines Domain-Admins besitzen.

Wenn Sie das Tool erst einmal in einem Test-Scenario ohne Domäne ausprobieren möchten, müssen weitere Voraussetzungen erfüllt sein:

  • · Die Benutzerkontensteuerung muss unter Vista/Windows 7 ausgeschaltet sein
  • · Die Windows-Firewall muss entweder deaktiviert sein oder Sie müssen sie die Kommunikation mit der Windows-Verwaltungsinstrumentation (WMI) explizit zulassen
  • · Der Dienst „Remoteregistrierung“ muss gestartet sein

Ob der Remotezugriff über WMI funktioniert testen Sie am einfachsten über Wbemtest.exe (starten über Windowstaste+R). Klicken Sie auf „Verbinden“, und geben Sie hinter „Namespace“ die Adresse eines PCs im Netzwerk in der Form „\\Rechnername\root\cimv2“ ein. Tragen Sie unter „Anmeldeinformationen“ Benutzernamen und Kennwort eines Benutzers mit administrativen Rechten ein und klicken Sie auf „Verbinden“. Nach einem Klick auf „Abfrage“ können Sie dann beispielsweise mit der Abfrage „select * from Win32_Processor“ eine WMI-Funktion testen. Sollte die Anmeldung oder die Abfrage fehlschlagen, prüfen Sie noch einmal die oben genannten Voraussetzungen. Weitere Hilfen bei WMI-Problemen finden Sie unter WMI Troubleshooting und WMI Isn't Working!

Testen Sie auch den Zugriff auf die Windows Registrierungsdatenbank eines Netzwerk-PCs. Dazu starten Sie Regedit.exe und gehen auf „Datei, Mit Netzwerkregistrierung verbinden“. Geben Sie den Namen oder die IP-Nummer des Rechners ein und klicken Sie auf „OK“. Wenn das Einbinden der Remote-Registry nicht gelingt, prüfen Sie, ob der Remoteregistrierung-Dienst auf dem Remote-PC, der Netzwerkzugriff möglich ist und die Firewall die Verbindung nicht verhindert.

Wenn der Remotezugriff funktioniert, können Sie das Microsoft Assessment and Planning Toolkit starten. Folgen Sie den Anweisungen des Programms und richten Sie eine neue Datenbank für die Testergebnisse ein. Klicken Sie dann auf „Discover and Readiness“ und auf den Link „Inventory and Assessment Wizard“. Ein Assistent begleitet Sie dann durch die nötigen Einstellungen. Unter „Discovery Methods“ aktiveren Sie „Use Active Directory Domain Services (AD DS)“, wenn sich Ihre PCs in einer Domäne befinden oder „Use System Center Configuration Manager (SCCM)“, wenn Sie einen Sie einen SCCM betreiben. Andernfalls verwenden Sie „Scan IP address range“ und geben dann den IP-Bereich ein, den Sie nach PCs durchsuchen wollen. Außerdem müssen Sie Anmeldeinformationen für den WMI-Zugriff eingeben (administratives Konto).

Nach dem Netzwerk-Scan finden Sie unter „Windows 7 Readiness“ Infos zur Windows-7-Tauglichkeit der PCs und Hinweise zu erforderlichen Hardware-Updates. Unter „Microsoft Office 2010 Readiness“ stehen die ausführlichen Angaben zu Office 2010, etwa ob Office 2010 auf den PCs bereits installiert ist, ob die Ausstattung für Office 2010 ausreicht oder ob Updates erforderlich sind. Mit einem Klick auf „Generate report/proposal“ erzeugen Sie einen ausführlichen Bericht. Über „View, Saved Reports and Proposals“ navigieren Sie in das Verzeichnis, in dem MAP die ausführlichen Berichte (Excel- und Word-Dateien) abgelegt hat.

Mehr Infos zu MAP gibt es im Technet-Artikel Microsoft Assessment and Planning Toolkit.

Add-ins mit dem Office Environment Assessment Tool (OEAT) prüfen

Mit dem Office Environment Assessment Tool untersuchen Sie auf Ihren PCs Office-Add-ins und Anwendungen, die mit Microsoft Office zusammenarbeiten. Das Tool sammelt Informationen zu Add-ins für Office 97 bis Office 2007 und zeigt Ihnen an, ob diese mit Office 2010 kompatibel sind. In vielen Fällen gibt es Updates für nicht-kompatible Add-ins und Zusatzprogramme. Wenn nicht, müssen Sie prüfen, ob Sie ein anderes Add-in mit den gleichen Funktionen verwenden können. Oder Sie weichen auf alternative Lösungen aus, etwa die parallele Installation eines älteren Office-Programmes (funktioniert nicht mit Outlook), Remotedesktopdienste oder Microsoft Application Virtualization (App-V).

Das Office Environment Assessment Tool wird direkt auf den beteiligten PCs ausgeführt. Voraussetzung dafür ist ein installiertes .Net-Framework mindestens in der Version 2.0.

OEAT nutzen: Entpacken Sie das Office Environment Assessment Tool in einen beliebigen Ordner und starten Sie OEAT.exe auf Ihrem PC. Mit einem Klick auf „Scan your System“ untersuchen Sie Ihren PC. Die Ergebnisse erhalten Sie als Excel-Tabelle nach einem Klick auf „Compile results“.

OEAT

Wenn Sie mehrere PCs in ihrer Firma untersuchen möchten, klicken Sie auf „Run wizard“. Folgen Sie dann den Anweisungen des Assistenten. Sie müssen dabei einen UNC-Pfad angeben, unter dem die Ergebnisdateien gespeichert werden sollen. Für diesen Pfad müssen alle Benutzer Schreibrechte besitzen. Das Programm erzeugt eine Datei Settings.xml, die Sie am besten zusammen mit OEAT.exe auf einer Netzwerkfreigabe ablegen. Starten Sie das Tool dann auf jedem PC, den Sie untersuchen wollen, beispielsweise über die Kommandozeile \\Server\Freigabe\OEAT.exe –scan. Erstellen Sie am besten eine Batch-Datei oder ein Script, das die Zeile automatisch nach dem Anmelden des Benutzers startet. OEAT erstellt für jeden PC eine eigene XML-Datei, die Sie dann mit einem Klick auf „Compile results“ in einen Excel-Bericht verwandeln.

Weiter Infos zu OEAT finden Sie im Technet-Artikel Anleitung für das Tool zur Bewertung der Office-Umgebung (OEAT) für Office 2010.

Dateien mit dem Microsoft Office Migration Planning Manager 2010 (OMPM) prüfen und umwandeln

Mit dem Microsoft Office Migration Planning Manager 2010 überprüfen Sie Office-Dateien (Office 97 bis 2003) auf Konvertierungsprobleme. Es sind außerdem Tools enthalten, mit denen Sie Office 97-2003-Dateien in das Office 2010 Format überführen können.

Entpacken Sie die Dateien in einen beliebigen Ordner und öffnen Sie die Datei Scan\offscan.ini. Passen Sie die Angaben in der INI-Datei entsprechend Ihrer Bedürfnisse an. Die ausführlichen Kommentare helfen Ihnen dabei. Kopieren Sie die OMPM-Dateien auf eine Freigabe und führen Sie dann Offscan.exe auf den PCs aus, die Sie untersuchen wollen. Dafür genügt eine einfache Batch-Datei. Sie können aber auch Microsoft System Center Configuration Manager 2010 oder ein Softwareverteilungsprogramm eines Drittanbieters verwenden. Im Technet-Library finden Sie auch ein VBS-Beispielscript zur Ausführung von OMPM.

Die von OMPM erzeugten Berichtsdateien importieren Sie anschließend in eine Datenbank (Microsoft SQL Server). Dafür bringt OMPM einige Batch-Dateien mit die Sie im Verzeichnis „Database finden“. Über \Report\ompm.accdr erzeugen Sie einen Bericht, der alle Dateien auflistet, die in das Office 2010 Format konvertiert werden sollen. Mit Ofc.exe aus dem Verzeichnis Tools lassen sich die Dateien anschließend automatisch umwandeln.

OMPM

Ausführliche Informationen zu OMPM und zur Erstellung der nötigen Datenbank finden Sie im Artikel Übersicht über Office Migration Planning Manager (OMPM) für Office 2010.

VBA-Code mit dem Microsoft Office Code Compatibility Inspector (OCCI) prüfen

Sie verwenden VBA-Code und mit Visual Studio erstellte Tools in Microsoft Office? Auch diese sollten Sie vor einem Update auf Office 2010 auf Kompatibilität prüfen. Dabei hilft Ihnen der Microsoft Office Code Compatibility Inspector. Dabei handelt es sich um Add-ins für Excel 2010, PowerPoint 2010, Word 2010 und Visual Studio 2008 mit der jeder Benutzer seine Add-ins beziehungsweise Visual Studio Tools testen kann. OCCI analysiert aber nur den Programmcode und fügt Kommentare ein. Die nötigen Anpassungen müssen Sie dann selbst vornehmen. Weitere Informationen zur Einrichtung und Verwendung von OCCI finden Sie im Artikel Microsoft Office Code Compatibility Inspector user's guide.

Der Autor Thorsten Eggeling ist Systemadministrator, Buchautor und Verfasser von Fachartikeln zu Hardware, Windows, Linux und Software. Er arbeitete als Redakteur unter anderem für die PC-WELT.